Conocer distintos modelos de cartas empresariales puede ayudarte a optimizar el feedback comunicacional del departamento de Recursos Humanos con el talento de la empresa. En efecto, la comunicación escrita es uno de los medios más utilizados dentro de la administración de capital humano.
Llevar a cabo certificaciones laborales, aceptaciones de empleos, comunicaciones de despidos, amonestaciones y ascensos son solamente algunas de las posibilidades que ofrecen los diferentes tipos de cartas empresariales para agilizar los procedimientos de tu empresa.
Por eso, para que conozcas qué son las cartas empresariales y cuáles son los ejemplos de cartas empresariales más eficientes, hemos preparado esta guía. En ella podrás descargar las plantillas de cartas empresariales de forma gratuita.
1. Carta de aceptación de trabajo
Si necesitas redactar una carta empresarial para aceptar una propuesta de trabajo, esta plantilla es ideal para ti. Se trata de una de las cartas empresariales más útiles, ya que te permitirá comunicar que has revisado y aceptas las condiciones laborales planteadas para un determinado puesto de trabajo.
Es una de las cartas empresariales que se utilizan para dejar asentado el inicio de la relación de un talento con una compañía.
La carta empresarial que te compartimos a continuación no solo es útil para el talento que desea aceptar una propuesta de trabajo, porque también puede ser utilizada por los reclutadores y los profesionales de recursos humanos que quieren agilizar el proceso de contratación y establecer mecanismos de comunicación formales.
► Descarga la Carta de aceptación de trabajo
2. Carta de queja laboral
Otra de las cartas empresariales que tenemos que mencionar es la carta de queja laboral, que sirve para que los colaboradores expresen su descontento con cierto tipo de situaciones que tienen lugar dentro de la empresa.
Este es uno de los modelos de cartas empresariales que más se utilizan en el ámbito corporativo, sobre todo porque sirven para canalizar los conflictos y encontrar soluciones efectivas.
Generalmente, va dirigida a recursos humanos, y en ella se pueden realizar quejas sobre acoso laboral, discriminación, problemas con los compañeros de trabajo, o cualquier situación que esté afectando el bienestar de la persona.
Si quieres que tu empresa se destaque por tener una cultura organizacional saludable, debes poner a disposición de los colaboradores este modelo de carta de queja laboral que te compartimos.
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3. Carta de certificación laboral
Este es un tipo de carta empresarial que se utiliza para dejar constancia de que alguien forma parte de la empresa. Precisamente por ello se llama “carta de certificación de trabajo”.
Lo habitual es que los talentos envíen este tipo de carta empresarial durante sus búsquedas de empleo, junto con la carta de presentación empresarial.
Esta carta es emitida por el departamento de recursos humanos, quien respalda la trayectoria profesional del talento y confirma su vinculación con la empresa. Es importante que se redacte con mucho cuidado, porque cualquier error puede impactar negativamente en las oportunidades de la persona de conseguir otro empleo en el futuro.
Las cartas empresariales tienen propósitos muy variados, y hay que aprender a distinguirlas para saber con precisión en qué momento se utiliza cada una de ellas.
Para garantizar la validez de esta carta empresarial, se deben incluir el membrete de la empresa, los detalles de contacto, y la firma del jefe de recursos humanos.
Te recomendamos descargar este recurso e incluirlo dentro de tu carpeta de modelos de cartas empresariales.
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4. Carta de suspensión laboral
Muchas son las razones por las que una empresa puede decidr suspender a uno de los integrantes de sus equipos de trabajo. Sin embargo, al momento de hacerlo se debe mantener la formalidad, y utilizar un modelo de carta empresarial muy particular: el de suspensión laboral.
La carta debe ser redactada por recursos humanos, notificando al colaborador la decisión que se tomó, detallando cuáles son las razones por las que se le está suspendiendo y estableciendo la cantidad de tiempo que estará suspendido de su trabajo.
Esta carta empresarial debe incluir los siguientes datos:
- Nombre y apellido de la persona.
- Causa de suspensión.
- Cláusulas del contrato de trabajo y/o de convivencia que haya transgredido con su accionar.
- Tiempo en el que estará suspendido de sus funciones laborales.
No está de más señalar que esta carta empresarial se debe redactar con un tono profesional y objetivo, ya que no se trata de nada personal en contra del colaborador que incumplió alguna de las normas o políticas de la empresa.
► Descarga la Carta de suspensión laboral
5. Carta de amonestación laboral
Entre las cartas empresariales también encontramos las que sirven para la comunicación de amonestaciones laborales. A diferencia de la carta empresarial de la que hablamos en el punto anterior, en la que se suspende a alguien por algún incumplimiento grave, en esta solo se hace un llamado de atención.
En esta carta se pueden tratar algunos temas como problemas de rendimiento, comportamientos inapropiados, o incumplimiento de algunas de las normas de la organización. Además se comunica la necesidad de que la persona rectifique aquello en lo que ha fallado.
Lo ideal es que al momento de redactar esta carta empresarial, se haga un esfuerzo por comunicar de manera clara cuáles son los errores o faltas que se cometieron, y cuáles son las pautas que se deben seguir para rectificarlos.
Te compartimos dos modelos de cartas empresariales que te permitirán advertirle a la persona amonestada a qué acciones se enfrenta, en caso de que incumpla nuevamente con las normas de la empresa o que demuestre un mal comportamiento.
► Descarga las Cartas de amonestación laboral
6. Carta de despido en Word
En la actualidad y debido a la inestabilidad laboral, enviar una carta de despido suele ser común. Por ejemplo, como afirma un análisis de Statista, muchas de las compañías consideradas como “startups”, han decidido reducir su talento humano como resultado de un replanteamiento de las estrategias de negocio. Y lamentablemente, han tenido que despedir personal para reducir sus costos.
Por eso, las cartas empresariales de despido son útiles para optimizar la comunicación con las personas que deben atravesar un proceso de offboarding tras culminar lo que se conoce como el " ciclo de vida del empleado".
Según un estudio de la consultora española Lukkap, presentado en una nota de Forbes, uno de los indicadores más importantes dentro de la gestión de Recursos Humanos es el Employee Net Promoted Score (eNPS) o Índice de Recomendación. Se trata de una variable que mide el nivel de recomendación de aquellas personas que forman o han formado parte de la empresa. Para ello, es necesario tener en cuenta el tipo de comunicación que se lleva a cabo dentro de un contexto de offboarding y la contención emocional que aplican los líderes de trabajo en estas instancias.
Siendo así, para despedir a alguien y disminuir el impacto personal y empresarial, es necesario cuidar cada detalle. Y ello incluye la redacción de cartas empresariales de despido.
En este caso, te presentamos una carta empresarial de despido por motivo disciplinario en Word, pero puedes editarla y adaptarla a cada una de las prioridades de Recursos Humanos.
► Descarga el ejemplo de carta de despido en Word
7. Carta de ascenso laboral
En esta guía de cartas empresariales, te presentamos el modelo de carta de ascenso laboral. Es una oportunidad ideal para certificar la evolución de una persona dentro de la organización.
Pero no solamente sirve para establecer el momento específico de ascenso en el trabajo y el nuevo salario a percibir. Al mismo tiempo, es una de las cartas empresariales que te permitirá reconocer el desempeño de la persona y motivarla para que siga trabajando con dedicación.
► Descarga el Modelo de carta de ascenso laboral gratis
8. Carta de terminación de contrato
Entre las cartas empresariales más útiles, es necesario destacar aquellas que se emplean para finalizar contratos laborales.
Lo más común es que se utilice cuando la empresa ha decidido poner fin al contrato laboral por alguna reestructuración o por la terminación del contrato de mutuo acuerdo. En algunos casos, le recuerda a las personas que tienen un contrato temporal que la fecha de finalización está cerca.
Si tus equipos de trabajo tienen un contrato temporal, las partes de esta carta empresarial te servirán para:
- Establecer fecha de cese de trabajo teniendo en cuenta el período de preaviso.
- Explicar los motivos por los que se ha decidido no renovar el contrato.
- Agradecer el buen desempeño durante el tiempo de contratación.
En algunos casos muy particulares, esta carta empresarial puede ir acompañada de instrucciones para que la persona devuelva equipos o activos de la empresa, y detalles sobre las compensaciones pendientes o los beneficios a los que tiene derecho según las leyes laborales.
► Descarga el Modelo de carta de terminación de contrato en Word
9. Modelo de carta de traslado laboral
Siguiendo con los ejemplos de cartas empresariales, hablamos del modelo de carta de traslado laboral. Este tipo de carta es fundamental tenerla a mano, especialmente, cuando se va a reubicar a un colaborador, bien sea que se trate de departamento o de un cambio de sucursal.
Su función, como se puede deducir fácilmente de su nombre, es comunicarle a la persona que su lugar de trabajo cambió, y proporcionarle detalles importantes sobre la fecha en la que se hace efectivo el traslado, la ubicación, los horarios y las nuevas responsabilidades en caso de que sea necesario.
Utilizarla es fundamental, porque no solo mejora la comunicación entre recursos humanos y los colaboradores, tal como sucede con las otras cartas empresariales que mencionamos, sino que brinda claridad y transparencia sobre el proceso que se va a llevar a cabo.
Para evitar malentendidos, también es recomendable que esta carta empresarial incluya información sobre los beneficios que se mantendrán o que serán modificados. Es decir, se debe aclarar cuál es el salario, las bonificaciones y las prestaciones que recibirá el colaborador.
Entre más completa sea la carta de traslado, más sencillo resultará todo tanto para recursos humanos como para la persona que la recibe.
► Descarga el Modelo de carta de traslado laboral
10. Carta agradecimiento a candidatos no seleccionados
Para cualquier empresa es fundamental tener una buena reputación, tanto con los clientes como con los talentos, y la forma en la que se trata a quienes participan de un proceso de selección influye en ello. Una empresa no debería prestar atención solo a quienes avanzan en el proceso, sino que debe comunicarse de forma amigable también con los candidatos que no fueron seleccionados.
En este contexto, la carta empresarial de agradecimiento es sumamente útil, porque permite mantener una comunicación formal con los candidatos, y brindarles feedback sobre su postulación.
Si no habías escuchado sobre el Candidate Relationship Management es momento de que conozcas de qué se trata, y que entiendas cuál es su impacto sobre la capacidad de las empresas de atraer talentos.
Y es que cuando se utiliza una carta organizacional para notificar a los candidatos que no quedaron seleccionados, se demuestra que se tiene consideración, y que se respeta a cada una de las personas que participaron del proceso.
Esto habla muy bien de la empresa, porque reconoce la inversión de tiempo y dedicación que hicieron los candidatos, independientemente de que hayan sido seleccionados o no. Definitivamente, es una carta empresarial que debes utilizar cada vez que corresponda.
► Descarga el Modelo de carta de agradecimiento a candidatos no seleccionados
11. Carta de bonificación laboral: ¡motiva a tu equipo!
Este formato de carta empresarial genera alegría en quienes la reciben, porque se utiliza para comunicar que se obtuvo una bonificación por desempeño laboral o por cualquier otro motivo que aplique. En pocas palabras, en ella se incluyen detalles sobre el aporte que la persona ha hecho a la empresa, y sobre la retribución económica que recibirá por ello.
Es una forma de reconocimiento laboral que puede tener un impacto significativo sobre el desempeño de los equipos de trabajo, así que hay que aprovecharla para motivar a los colaboradores y aumentar su compromiso laboral.
Lo ideal es que se escriba de una forma que le permita entender al talento que la empresa aprecia lo que hace, y que por eso ha decidido reconocer su trabajo a través de una bonificación. Dependiendo de lo que se incluya en ella puede tener un impacto mayor o menor, así que lo mejor es utilizar un modelo de carta empresarial adecuado para ello.
► Descarga el Modelo de carta de bonificación laboral
12. Carta de reintegro laboral [Formato en Word]
Para finalizar la lista de cartas empresariales que debe tener disponible un departamento de recursos humanos, tenemos que hablar de la carta de reintegro laboral. Es una carta que se utiliza con menos frecuencia que las otras que mencionamos, pero vale la pena tener un modelo de ejemplo.
Esta carta se suele usar cuando se va a reincorporar a un colaborador después de un periodo de ausencia o de suspensión laboral. En ella se detallan datos como la fecha de la reincorporación y cualquier información adicional que facilite el proceso.
Una buena idea es incluir expresiones de bienvenida que ayuden a expresar la disposición de la empresa de restablecer la relación con el talento. De esta manera, se puede estimular la motivación de la persona, lo que le puede ser de ayuda para integrarse sin complicaciones al equipo de trabajo.
► Descarga el Modelo de carta de reintegro laboral
En resumen, las cartas empresariales son herramientas indispensables para optimizar la comunicación dentro de una empresa. Esperamos que estos formatos de cartas empresariales que te hemos compartido te sirvan para agilizar todos tus procesos comunicacionales.
Utiliza estos ejemplos de cartas empresariales y potencia la comunicación entre tu equipo y el área de talento. De esta manera, podrás optimizar los procesos de recursos humanos y convertir tu empresa en un espacio ágil de crecimiento.