Aunque no lo parezca, el control de asistencia de personal es fundamental en cuanto al rendimiento de una empresa y al éxito o fracaso de la misma. Esto ocurre porque este sistema es el responsable de gestionar uno de los principales activos de tu empresa: los colaboradores.

En empresas de gran escala con colaboradores distribuidos en distintos países, la implementación de un registro y control de asistencia de personal adquiere una relevancia que va más allá de la supervisión, situándose en la optimización operativa y la conformación de una cultura organizacional eficiente.

En este blog post, te enseñaremos qué es el control de asistencia de personal, su importancia y la mejor forma de implementar este mecanismo de gestión en tu empresa. De esta forma, como HR Manager, podrás aplicar las mejores prácticas y estrategias para una gestión de asistencia del personal efectiva en entornos empresariales grandes y globalizados.

¿Qué es el control de asistencia de personal?

Se refiere al proceso administrativo mediante el cual es posible gestionar el control de la entrada y salida de los miembros de una empresa determinada. Aunque no sólo abarca estos dos aspectos, pues en un registro de este tipo también encontrarás los períodos de descansos de cada colaborador de la compañía.

Seguir este tipo de registro no es muy complejo. Básicamente, se debe verificar el cumplimiento de un control de asistencia de personal de forma digital o física, donde aparezcan reflejadas las horas efectivas trabajadas por cada uno de los integrantes de la organización.

Para poder llevar mejor este tipo de registro, se pueden utilizar herramientas como las siguientes:

• Aplicaciones.

• Plantillas.

• Sistemas.

¿Para qué sirve el control de asistencia de personal?

El registro de asistencia de personal cumple una función básica y esencial dentro de una empresa: saber cuánto trabajo realizan tus colaboradores y cómo lo llevan a cabo. Sin embargo, esta no representa la primera ni la única función disponible de este tipo de herramienta.

Principalmente, un sistema de control de asistencia de personal se ejecuta por las siguientes razones:

1. Brinda información al equipo de recursos humanos

Este tipo de registros es eficaz para que el Departamento de Recursos Humanos esté al tanto de cómo se están realizando los procedimientos dentro de la empresa. ¿De qué forma se puede apreciar esto específicamente? Pues a través de datos como la asistencia y la puntualidad de un colaborador, es posible establecer la productividad de los integrantes de la nómina de una empresa.

Si quieres entender los resultados de tu compañía, debes manejar los siguientes datos:

• Los colaboradores que están trabajando y cumpliendo con sus obligaciones.

• La franja horaria en la que las personas realizan sus asignaciones.

• Las horas extra que estén realizando los integrantes de tu personal.

En cuanto al tema de la productividad, es importante que recuerdes las palabras de nuestro profesor Cristian Situ, "trabajar 12 horas diarias no implica ser productivo", así que el hecho de que un empleado sume mucha cantidad de tiempo no implica que haya aprovechado ese tiempo, por lo que también debes revisar otros factores.

2. Disminuye el absentismo

El absentismo laboral es uno de los principales inconvenientes para mejorar la productividad de una empresa. Por ende, es muy importante que cuentes con los elementos necesarios para combatirlo.

¿Por qué debe combatirse el absentismo laboral? Este mal incide negativamente en la compañía, a través de los siguientes factores:

• Genera mayores pérdidas económicas.

• Reduce la productividad.

• Retrasa el trabajo y ralentiza los procesos empresariales.

Por esta razón, un control de asistencia de personal ayudará a que se vean disminuidas las consecuencias negativas de este inconveniente.

3. Previene los riesgos laborales

Existen una gran cantidad de accidentes laborales, producidos tanto por somnolencia como por el propio cansancio. Quedando en evidencia que no siempre trabajar en exceso garantiza mejores resultados para una compañía.

¿Cómo contrarrestar el cansancio en tus colaboradores? A través del descanso en la jornada laboral entre turnos, el control de asistencia de personal permite que se mejore notablemente la seguridad en el lugar de trabajo.

Y, por supuesto, también ayuda a prevenir cualquier posible riesgo de enfermedades, producto de padecimientos como el estrés laboral, por ejemplo.

¿Cuáles son las ventajas del control de asistencia de personal?

Ahora que entiendes la importancia del control de asistencia de personal, entenderás más sobre este sistema al comprender las ventajas que puede ofrecer este recurso. No sólo para tu compañía, sino también para los propios colaboradores.

Entre los principales beneficios del control de asistencia de personal, encontramos los siguientes:

• Podrás pagar a tus colaboradores las horas adecuadas: si conoces la cantidad de horas productivas de cada persona que trabaja en tu empresa, sabrás mejor cuál es el valor de la hora trabajada.

• Reducirás costos por ausencia de un colaborador: la gestión de las ausencias es más adecuada, pues evidencia mejor los tiempos de permisos o incapacidades.

• Asegurarás el tiempo de desconexión de tus colaboradores: con este sistema, no delegarás asignaciones fuera del horario laboral.

• Flexibilizarás mejor los turnos: al mejorar la organización de los turnos, podrás evitar aglomeraciones en tu oficina y un mejor control de los empleados, en caso que trabajen de forma presencial o híbrida.

¿Cómo gestionar la asistencia de personal en una empresa grande?

Si bien el control de asistencia de personal queda a criterio de cada empresa que decida aplicarlo, hay varios factores que debes tomar en cuenta al momento de ejecutar este tipo de registro.

1. Conoce los tipos de control de asistencia de personal

Lo principal que debes recordar es que cada mecanismo responde a distintas necesidades ni suelen ser iguales entre sí. Con eso en mente, te enseñamos algunos de los métodos más comunes para registrar la asistencia laboral:

Libros de registros en papel

Uno de los métodos de control de asistencia de personal más clásicos. Se realiza a mano y no es posible mediante ninguna clase de automatización, lo que conlleva a más gastos en cuanto a la gestión (útil sólo para empresas pequeñas, con menos de 10 empleados en nómina).

Hojas de cálculo

Excel siempre fue fundamental para llevar este tipo de control. Sin embargo, actualmente hay sistemas mucho mejores, pues esta plataforma no sólo carece de gran flexibilidad, sino también de escalabilidad.

No obstante, más allá de tener acceso a dicho registro, una plantilla de control de asistencia de personal en Excel te permitirá identificar si algún miembro de tu equipo está teniendo dificultades para acudir puntualmente a su puesto de trabajo, de modo que puedas conocer los motivos y plantear posibles soluciones para optimizar el flujo de ingreso.

Fuente: Crehana

Máquinas de fichar

Comparados con el resto de herramientas, suelen considerarse como sistemas seguros, pero relativamente caros, dada la inversión inicial y el mantenimiento que requieren. Dentro de estas categorías están los lectores de huellas digitales o el reconocimiento biométrico. De modo que si buscas un sistema de control de asistencia de personal con huella digital, esta podría ser una opción ideal para ti.

Software digital

Esta es la mejor opción actualmente, al tratarse de una innovación empresarial. No requiere de ningún tipo de instalación y se puede acceder a ellas a través de la web, además de ser fáciles de mantener y flexibles.

La automatización de procesos suele simplificar muchos aspectos de la empresa. Como bien menciona el portal Forbes, "si estos procesos de gestión laboral involucran sistemas manuales, semi automáticos o sistemas heterogéneos, probablemente la organización experimente un sinnúmero de síntomas que muestran la necesidad de tomar una solución de administración de la fuerza laboral".

2. Diseña políticas de asistencia flexibles

La flexibilidad en las políticas de asistencia de personal es un componente importante para gestionar eficazmente la fuerza laboral en una empresa grande con colaboradores en distintas ubicaciones geográficas. Reconociendo las complejidades que surgen debido a las diferencias en zonas horarias y prácticas laborales regionales, es esencial establecer políticas que permitan la adaptabilidad sin comprometer la eficiencia operativa.

Adopta el trabajo remoto y la flexibilidad laboral, estableciendo políticas que permitan a los empleados ajustar sus jornadas laborales de acuerdo con sus necesidades personales y profesionales, así como reconociendo que la presencia física no siempre es indicativa de productividad.

Para ello, puedes implementar plataformas tecnológicas que faciliten la gestión de horarios y la comunicación eficaz entre equipos dispersos. Las herramientas de colaboración en línea pueden ayudar a coordinar eficientemente el trabajo en diferentes zonas horarias.

3. Aplica una evaluación basada en resultados

Centra la evaluación del desempeño en los resultados y metas alcanzadas, en lugar de la cantidad de tiempo dedicado. Esto fomenta una cultura centrada en la productividad y la calidad del trabajo, independientemente de la ubicación o el horario de los empleados.

A través de plataformas de evaluaciones de desempeño puedes definir objetivos claros y medibles para cada empleado, equipo o proyecto. Estos objetivos deben alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y ser comprensibles para todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación.

Desde recursos humanos, asegúrate de comunicar de manera clara las expectativas de desempeño, enfatizando la importancia de los resultados sobre el cumplimiento de horarios. Garantizar que los empleados comprendan cómo sus contribuciones individuales se alinean con los objetivos generales de la empresa.

La evaluación basada en resultados no solo transforma la percepción de la asistencia de personal, sino que también impulsa una cultura de alto rendimiento, motivación y responsabilidad en un entorno empresarial global y diverso.

Plataforma Desempeño de Crehana

4. Haz un monitoreo proactivo

El monitoreo proactivo en la gestión de asistencia de personal es esencial para identificar y abordar de manera efectiva cualquier desafío antes de que se convierta en un problema recurrente. Esta estrategia no solo se trata de hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados, sino de analizar patrones, prever posibles inconvenientes y promover un ambiente de trabajo saludable.

Establece sistemas de alerta temprana que permitan identificar patrones de ausencia o irregularidades en la asistencia. Estos sistemas pueden estar vinculados a plataformas de gestión de recursos humanos que generen notificaciones automáticas ante comportamientos inusuales.

Evalúa si hay problemas organizacionales que puedan estar contribuyendo a la falta de asistencia, ya sea a nivel individual o a nivel de equipo. Pueden incluir problemas de carga de trabajo, falta de motivación o dificultades en la comunicación interna. Abordar estos problemas mejora la cultura laboral y, por ende, la asistencia de personal.

No solo te centres en la cantidad de ausencias, sino también en comprender los motivos detrás de ellas. Implementa encuestas o sesiones de retroalimentación para comprender las razones y abordar cualquier problema de fondo que pueda estar afectando la asistencia.

Plataforma Crehana

5. Desarrolla una cultura de confianza

Una cultura basada en la confianza no solo fortalece la relación entre empleados y empleadores, sino que también mejora la colaboración y el compromiso. Establece expectativas claras con respecto a la asistencia de personal, pero también en relación con el trabajo y los objetivos de la empresa. Asegúrate de que todos los empleados comprendan lo que se espera de ellos y cómo su contribución impacta en los resultados.

Brinda a los empleados la autonomía para gestionar sus propios horarios y responsabilidades. La autonomía promueve la responsabilidad personal y demuestra confianza en la capacidad de los empleados para cumplir con sus tareas de manera efectiva.

Fomenta una comunicación abierta y transparente en todos los niveles de la organización. Cuando los líderes comparten información de manera transparente, construyen un ambiente donde los empleados se sienten informados y valorados.

Al priorizar una cultura de confianza, las empresas no solo mejoran la gestión de asistencia de personal, sino que también crean un entorno donde los empleados se sienten motivados, comprometidos y conectados con la misión y valores de la organización. Esto, a su vez, contribuye significativamente al rendimiento y la satisfacción general en el lugar de trabajo.

Fuente: Crehana

6. Reconoce y recompensa la asistencia de los empleados

Esto no solo refuerza la importancia de la presencia regular, sino que también motiva a los empleados a mantener una asistencia constante. Crea programas específicos de reconocimiento para la puntualidad. Celebra a aquellos empleados que llegan a tiempo de manera consistente, ya que esto contribuye no solo a la asistencia, sino también a la eficiencia operativa.

También puedes establecer bonificaciones o recompensas financieras para aquellos empleados que mantienen una asistencia continua durante períodos específicos. Esto puede incluir bonificaciones mensuales o trimestrales por una asistencia sin faltas.

Inclusive hay plataformas digitales que te permiten reconocer la asistencia de personal de manera periódica, destacando a los equipos o individuos con un rendimiento excepcional. Este enfoque público puede motivar a otros a seguir el ejemplo y fortalecer el sentido de logro.

Al incorporar estrategias específicas de reconocimiento y recompensas en la gestión de asistencia de personal, las empresas pueden no solo promover la presencia regular, sino también cultivar un entorno donde la asistencia se perciba como una contribución valiosa al éxito organizacional. Este enfoque no solo mejora la cultura de asistencia, sino que también refuerza la conexión entre el rendimiento individual y el bienestar organizacional.

Plataforma Crehana

Realizar el control de asistencia de personal es una actividad muy importante, que no debe ser subestimada por las empresas, pues permitirá llevar un mejor registro del funcionamiento de la compañía. ¿Lo mejor de todo? La amplia variedad de mecanismos que existen para llevar una gestión más adecuada de este sistema.

Sin embargo, es importante que recuerdes que diversas organizaciones han cambiado sus estructuras empresariales, incluyendo el control de asistencia laboral. Principalmente porque, como bien menciona el medio Gartner, "el 32 % de las organizaciones está reemplazando a empleados a tiempo completo por trabajadores temporales", lo que evita que haya una regulación similar a la que había antes de 2020.

¡Éxitos!