Absentismo laboral: ¡aprende a prevenirlo y aumenta la productividad de tu equipo!

El absentismo laboral se ha convertido en una de las mayores preocupaciones para las empresas en los últimos años, especialmente con la implementación de nuevos modelos laborales, como el trabajo remoto y el método de trabajo híbrido.

Es normal que dentro de una compañía se den casos de absentismo laboral. Sin embargo, comienza a ser un grave problema cuando estas ausencias de personal perjudican la dinámica interna y externa de la empresa, afectando la productividad general de la compañía.

Por eso, en este blog post te enseñaremos qué significa el absentismo laboral y cuáles son los tipos de absentismo laboral existentes dentro de una empresa. Además, te diremos las principales causas del absentismo laboral y sus consecuencias para tu compañía. Por último, te daremos una serie de tips sobre cómo evitar el absentismo laboral.

Definición de absentismo laboral

El absentismo laboral se refiere a cuando un talento humano abandona el lugar de trabajo y las responsabilidades que conlleva el cargo que posee dentro de una empresa. Según el portal Economipedia, también puede considerarse "como la ausencia de una persona en su puesto de trabajo durante las horas que debería estar presente".

En otras palabras, el absentismo laboral en una empresa representa el incumplimiento del acuerdo establecido en el contrato laboral firmado entre la compañía y cada uno de sus equipos de trabajo. 

Si bien es cierto que las empresas realizan un cálculo de la cantidad de días laborales que una persona puede perder durante un año por asuntos de carácter médico, festivos, vacaciones u otros, el absentismo laboral no está contemplado en estas ausencias anuales.

¿Y en qué afecta este fenómeno a una organización? El excesivo absentismo laboral en las empresas puede acarrear una significativa disminución de la productividad, afectando las finanzas de la empresa y muchos otros factores internos.

En este sentido, aunque un miembro de un equipo presente un absentismo laboral justificado ante la compañía, el incumplimiento de las funciones por parte de este talento genera retrasos en los procesos de producción, al tiempo que afecta la cohesión entre los diferentes equipos de trabajo y departamentos de la compañía.

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¿Cuáles son los tipos de absentismo laboral?

Es necesario conocer y entender cada uno de estos tipos de absentismo laboral para abordar de manera idónea cada uno de los casos de absentismo laboral presentes en una empresa. Estos son los principales tipos de absentismo laboral en una empresa:

1. Absentismo laboral justificado

Este tipo de absentismo laboral se caracteriza por la ausencia del talento humano en su puesto de trabajo por motivos médicos, personales u otros. Sin embargo, esta persona deberá presentar ante su supervisor o jefe de equipo un justificativo legal que avale la ausencia del mismo. 

Este tipo de absentismo laboral no solo está presente en los equipos que trabajan de manera presencial, sino también en aquellos que aplican el teletrabajo o home office.

2. Absentismo laboral injustificado

¿Qué es el absentismo laboral no justificado? Básicamente, se genera cuando el talento no cumple con sus funciones diarias dentro de la compañía, ya sea por el retraso que presente en la hora de entrada o por la ausencia total en su puesto de trabajo. 

De igual manera, el abandono de funciones sin una razón legal y aprobada por la compañía puede calificarse como absentismo laboral injustificado. 

3. Absentismo laboral presencial

Este tipo de absentismo laboral es bastante común en los talentos que realizan sus funciones de la manera tradicional, es decir, este absentismo se produce en el propio lugar de trabajo y hace referencia a actividades que no están relacionadas directamente con las funciones del puesto laboral, por ejemplo:

• Hacer llamadas personales prolongadas.

• Ausentarse constantemente de su espacio de trabajo.

• Utilizar el equipo y los espacios de la oficina para asuntos personales.

• Realizar actividades externas a las funciones de la compañía.

4. Absentismo laboral emocional

Por último, tenemos el absentismo laboral emocional, el cual está relacionado con el desempeño de los equipos. Se trata de una desconexión emocional de las personas en su puesto de trabajo, lo que se traduce en bajos niveles de productividad y rendimiento. Esta desconexión puede ser generada por varias razones:

• Insatisfacción laboral.

• Estrés.

• Depresión.

• Pérdida de confianza hacia la empresa y el proyecto.

Causas del absentismo laboral

En muchas ocasiones, los motivos de absentismo laboral en las empresas están justificados. Aunque no siempre sea así y en ese punto es que surgen los problemas dentro de la dinámica corporativa.

Para poder determinar si existe absentismo en una empresa, es necesario conocer cada una de las razones que generan este comportamiento en los equipos de trabajo. Por ello, hemos recopilado las principales causas del absentismo laboral y las hemos dividido en dos grupos.

Absentismo laboral por parte del talento humano

Muchas de las causas por las que se genera este fenómeno en una compañía son de carácter personal, es decir, son ausencias que podrían ser justificadas, aunque no siempre es de esta manera. Veamos cuáles pueden ser las causas de absentismo laboral por parte de un talento: 

1. Enfermedad

En este tipo de absentismo laboral se debe tomar en cuenta enfermedades comunes como una gripe o crónicas y específicas como asma. Estas ausencias deben estar justificadas ante la empresa.

No obstante, esta causa de absentismo laboral por causa médica puede ser ficticia o exagerada, con la finalidad de justificar las continuas ausencias ante la compañía.

2. Asuntos familiares

En este punto, es la compañía la que debe hacer un balance de cuánto tiempo tiene permitida la persona ausentarse de su trabajo. Algunos de los motivos que pueden generar esta ausencia laboral pueden ser: 

• Motivos de luto.

• El cuidado de un familiar por enfermedad o por un accidente.

3. Motivos de fuerza mayor

Las ausencias de las personas por causas ajenas a su voluntad son bastante comunes. En este tipo de absentismo laboral, el talento puede justificar su ausencia al puesto de trabajo por razones que escapan de su voluntad, por ejemplo, las fallas en el sistema de transporte.

4. Motivos personales

En este tipo de absentismo laboral las personas pueden alegar motivos personales para no presentarse en sus puestos de trabajo, por ejemplo:

• Exámenes médicos.

• Evaluaciones académicas.

• Diligencias bancarias.

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Absentismo laboral generado por la empresa

A diferencia de las causas del absentismo laboral por parte de los talentos, este tipo de ausencias están relacionadas directamente con aspectos de la compañía, es decir, con la dinámica interna de cada uno de los equipos en su entorno de trabajo.

1. Mal clima laboral

Los conflictos laborales entre los distintos equipos de trabajo y la intimidación o el acoso por parte de jefes y compañeros de trabajo son algunas de las principales causas de un mal clima laboral, ocasionando que las personas quieran desconectarse de la dinámica del trabajo en la medida de lo posible.

Esta desconexión hace que no exista un vínculo o compromiso entre los talentos y la compañía, poniéndose de manifiesto a través del absentismo laboral no justificado.

2. Falta de supervisión

Una empresa sin una supervisión adecuada está destinada a padecer masivamente el absentismo laboral. Para que una empresa funcione de manera adecuada, cada uno de sus equipos debe tener una constante supervisión de su desempeño laboral mediante los KPI 's de recursos humanos.

De acuerdo con nuestro profesor Carlos Mariño, “los KPI`s son todas las variables, factores y unidades de medida para generar una estrategia medible. (...) Los KPIs tienen diferentes propósitos", por ejemplo: 

• Medir el desempeño de las personas clave de la compañía.

• Evaluar un proceso.

• Evaluar una iniciativa existente o un programa.

3. Baja moral

De acuerdo con el portal Forbes, “la sensación de no ser apreciado por la compañía es una de las principales causas de absentismo laboral”. Todas las personas que forman parte de una empresa desean superarse constantemente, por lo que si dentro de la compañía no toman en cuenta sus aportes, puede generar malestar en ellos.

4. Rotación del personal

Las rotaciones constantes del personal se traduce en una insatisfacción por parte de los talentos al no mantener un sentido de pertenencia y compromiso con un puesto de trabajo, generando así el absentismo laboral en una empresa. 

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Consecuencias del absentismo laboral

El absentismo laboral es una falla que busca erradicarse en las empresas, dado que puede impedir o al menos reducir notablemente el avance de una compañía. Algunas de las consecuencias de esta dinámica de trabajo son las siguientes:

1. Disminución de la productividad

Una de las consecuencias más importantes que genera una tasa de absentismo laboral elevada es la significativa disminución de la productividad de la empresa, teniendo un impacto directo en su rentabilidad.

Una mayor cantidad de absentismo laboral reduce la posibilidad de alcanzar los objetivos planteados por la compañía, ya que la falta de personal hace que los procesos laborales se retrasen.

2. Ambiente laboral tóxico

Al existir un significativo absentismo laboral en una empresa el trabajo a realizar se recarga sobre unos pocos, generando así cuellos de botella en la producción y poniendo en aprietos a los líderes de equipo, que deben cumplir con los plazos establecidos en las asignaciones. 

Esta recarga de funciones genera un mal ambiente laboral con aquellos talentos ausentes, así como con los líderes de equipo y jefes. Ahora bien, con la ayuda de nuestra plantilla de Matriz RACI en Excel, podrás distribuir de manera correcta los roles de tu equipo de trabajo y evitar este tipo de inconvenientes.

3. Incremento de costos

El absentismo laboral no solamente genera retrasos y disminución de la productividad, sino también conlleva un aumento de costos generales de los productos y servicios, ya que se deben pagar horas extra a las personas que suplantan a los compañeros ausentes.

Una de las consecuencias del absentismo laboral excesivo es la fuga del capital de la compañía, disminuyendo sus ganancias netas.

4. Abandono de la compañía

Al existir un sobrecargo de responsabilidad en unos pocos talentos por causa de un absentismo laboral significativo, puede generar solicitudes de transferencia de puestos de trabajo o renuncias masivas, al verse sobrecargados de exigencias.

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¿Cómo evitar el absentismo laboral?

El absentismo laboral no es un problema sin solución, aunque así lo parezca. Y si bien el grado de dificultad dependerá de cuán arraigado está este problema a la estructura interna de una organización, es posible disminuir el absentismo laboral en una empresa. Bien, estas son algunas maneras sobre cómo reducir el absentismo laboral:

1. Implementa planes de desarrollo profesional

El crecimiento profesional de cada uno de los talentos de la compañía es trascendental para aumentar la motivación, ayudando a disminuir la desconexión con el proyecto, con la compañía y lo más importante, el absentismo laboral.

2. Realiza sesiones de feedback

Conocer la experiencia laboral de cada una de las personas de la empresa es importante para entender las principales causas del absentismo laboral. Con la realización de sesiones periódicas de feedback, se puede comprender el entorno laboral y las aspiraciones personales y profesionales de los miembros.

Si en tu compañía sientes que existe un mal clima laboral que genera absentismo laboral, la mejor solución para lidiar con este ambiente laboral es brindar una sesión de retroalimentación directa y sincera. 

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3. Mejora el sistema de solicitud de permisos

En muchos casos, los talentos desconocen por completo los pasos a seguir para solicitar o validar un permiso de absentismo laboral justificado. Lo ideal en este tipo de situaciones dónde la causa del problema sea el sistema de permisos, es capacitarlos o crear un sistema más práctico y sencillo.

También otra manera es establecer una política clara de asistencia laboral con incentivos. Un contrato de trabajo y un manual son una cosa, pero ¿existen incentivos más allá del pago mensual para garantizar que todos se presenten a trabajar? 

Días adicionales de vacaciones, días libres pagados, licencia de maternidad/paternidad, horarios flexibles, bonos, etc., son algunos de los incentivos que agregan valor más allá de un salario monetario.

Las políticas de asistencia deben ser fáciles de entender, interpretar y distribuir a todos los equipos (desde el director general hasta las personas que laboran por tiempo completo o tiempo parcial). Estos talentos deben saber cuánto tiempo libre se permite, cómo solicitar un permiso, cómo registrar ausencias y tardanzas, e incluso cómo se manifiesta el absentismo laboral emocional.

4. Haz un seguimiento de las ausencias laborales

Una buena forma de saber si se ha incrementado la tasa de absentismo laboral en tu empresa y realizar un plan de acción para reducirla es que el equipo de Recursos Humanos monitoree las ausencias de los talentos constantemente.

Si estás comenzando a ver un patrón de comportamiento específico, el momento de abordarlo es ahora, no más tarde. Lo que podría ser solo un pequeño problema puede convertirse rápidamente en una situación incontrolable en poco tiempo.

¿Cómo se calcula la tasa de absentismo laboral?

Para calcular la tasa de absentismo laboral de una persona, toma el número de sus ausencias injustificadas durante un período de tiempo y divídelo por el período total, luego multiplícalo por cien para obtener un porcentaje.

Por ejemplo, supongamos que Mario tiene tres ausencias injustificadas en el transcurso de un mes (25 días laborales). Para calcular su tasa de absentismo laboral, debes aplicar la siguiente fórmula:

• 3 ausencias durante 25 días hábiles

• 3 / 25 = 0,12

• 0,12 x 100 = 12% es la tasa de absentismo laboral

¿Cómo se calcula la tasa de tiempo perdido?

La tasa de tiempo perdido es el tiempo total de trabajo perdido debido a las ausencias de un miembro de la organización. Puedes usar esto para obtener más información sobre cómo las ausencias de un talento afectan su trabajo y el rendimiento de la empresa en general.

Al igual que la tasa de absentismo laboral, para calcular la tasa de tiempo perdido de una persona, toma su número total de ausencias (días/horas) y divídelo por el posible total de trabajo (horas/días) en un período específico y multiplícalo por cien.

Por ejemplo, Sara trabaja cinco días a la semana, todas las semanas, por un total de 25 días al mes. En el último mes, ha perdido cuatro días de trabajo. Para calcular su tasa de tiempo perdido:

• 4 días perdidos durante 25 días

• 4 / 25 = 0,16

• 0,16x100 = 16% es la tasa de tiempo perdido 

Esto nos dice que el 16% del tiempo potencial de trabajo de Sara en un mes se perdió por absentismo laboral, que son 32 horas de trabajo a razón de ocho horas diarias. 

¿Qué haces con esta información? Cuando tu equipo de recursos humanos tiene más tiempo para ser estratégico, puede ayudar con cálculos, como la tasa de absentismo laboral o la tasa de tiempo perdido, con datos confiables y seguros en todo momento.

5. Ejecuta un programa de bienestar laboral

A veces, cuando los miembros de un equipo están estresados ​​durante un período prolongado, les puede provocar problemas de salud (enfermedades cardíacas, depresión, etc.) que, a su vez, conducen al absentismo laboral emocional o crónico. Sin embargo, existe una excelente manera de ayudarlos antes de que lleguen a ese punto: un programa de bienestar.

Los programas de bienestar en el lugar de trabajo que se centran tanto en la educación sobre la salud como en las modificaciones del estilo de vida tienen la mejor oportunidad de aumentar la productividad y el compromiso de los equipos. 

También brindan beneficios que van mucho más allá del lugar de trabajo para tener éxito en tu tiempo personal. Desde terapias personalizadas a las necesidades de las personas hasta consejos de salud física, un programa de bienestar, sin duda, puede reducir el absentismo laboral en una empresa.

6. Brinda flexibilidad en el lugar de trabajo

Especialmente después de que el mundo laboral cambió con la pandemia y todos comenzaron a trabajar de forma remota, una programación flexible que incluya trabajo remoto o híbrido podría ser una de las mejores formas de prevenir el absentismo laboral. 

Permitir que los talentos tengan la oportunidad de elegir horarios flexibles que se adapten mejor a sus vidas generalmente genera una fuerza laboral más feliz, saludable y productiva. Si contratas a las personas adecuadas, debes confiar en que harán su trabajo a su tiempo.

7. Lidera con el ejemplo

Si los líderes de tu empresa a menudo están fuera de la oficina, sin excusas razonables, puede parecer un permiso tácito para que los demás hagan lo mismo. Aunque no lo creas, este ejemplo de absentismo laboral puede afectar al compromiso de los equipos.

Por lo tanto, haz que cada persona sea responsable de su asistencia y asegúrate de que cada ausencia se rastree, administre y aborde de la misma manera.

Fuente: Pexels

Como puedes ver, el absentismo laboral es una de las grandes preocupaciones existentes actualmente, no solo por sus significativas consecuencias que trae este fenómeno para la rentabilidad y la eficiencia de las empresas, sino también por las distintas causas que generan este comportamiento en los equipos de trabajo.

Por esta razón, los departamentos de Recursos Humanos son los encargados de realizar una medición y un control de esta problemática, para determinar las principales causas del absentismo laboral en una compañía y desarrollar un plan de acción para contrarrestar este inconveniente.

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