Control de empleados: cómo ir del caos al orden en empresas de gran tamaño

El control de empleados es un elemento clave para las organizaciones porque es relevante conocer si los colaboradores están cumpliendo con las tareas asignadas o metas propuestas.

La Organización Internacional del Trabajo establece que las estadísticas sobre la relación entre el trabajador y la unidad económica en la cual o para la cual realiza su trabajo son necesarias para una amplia variedad de fines, a efectos de los análisis tanto económicos como sociales. 

Porque sabemos la importancia del control de empleados, te invitamos a profundizar en este artículo cómo puedes realizar este ejercicio de monitoreo que podemos hacer desde dos frentes: control de ingreso y salida y control de actividades.

¿Qué es el control de empleados?

El control o gestión de empleados es el conjunto de procesos y herramientas utilizados por las empresas para supervisar, administrar y optimizar el desempeño de su fuerza laboral. Se refiere a la capacidad de una organización para monitorear y gestionar la asistencia, la productividad, el cumplimiento de tareas, la puntualidad y otros aspectos relacionados con el rendimiento de los empleados. 

El control de empleados busca garantizar que los colaboradores cumplan con las políticas y objetivos de la empresa, así como mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo.

¿Por qué es importante el control de empleados en empresas grandes?

En empresas grandes, donde la cantidad de empleados es significativa, el control de empleados se vuelve especialmente relevante. La implementación de una sólida gestión de empleados permite a estas organizaciones tener una visión clara y actualizada de la actividad de su fuerza laboral, identificar áreas de mejora, optimizar la asignación de recursos y tomar decisiones basadas en datos con mayor precisión. 

Además, la administración de empleados ayuda a promover la transparencia, la equidad y el cumplimiento de las normas internas, fomentando así un ambiente de trabajo productivo y cohesionado.

¿Cuáles son los desafíos de administrar una fuerza laboral numerosa?

El control de empleados presenta desafíos únicos para las empresas grandes. Algunos de estos desafíos incluyen:

• Comunicación efectiva: mantener una comunicación clara y fluida con todos los empleados puede ser complicado en grandes organizaciones. Es esencial establecer canales de comunicación eficientes y utilizar herramientas tecnológicas que faciliten la interacción y el intercambio de información.
• Coordinación y alineación: asegurarse de que todos los empleados estén alineados con los objetivos y políticas de la empresa requiere una coordinación constante. Es fundamental establecer procesos y estructuras que fomenten la colaboración, el trabajo en equipo y la cohesión organizacional.
• Supervisión y seguimiento: la implementación de sistemas y herramientas de gestión de empleados ayuda a facilitar este proceso y garantizar una supervisión efectiva.

¿Cuáles son los métodos de gestión de empleados más comunes?

Existen diversos métodos de control de empleados utilizados en empresas. Algunos de los más comunes son los siguientes:

Sistemas de registro polivalentes 

Los sistemas de fichaje o registro polivalentes es un formato de control de empleados que permite la agilidad y flexibilidad que puede utilizarse en diversos dispositivos como:

• Computadores.
• Tablets.
• Celulares.

Entre sus aportes, permite registrar a los colaboradores mediante un reporte manual de horario de entrada y salida o también el registro puede ejecutarse de forma automática. Este ejercicio se puede realizar por:

• Planillas.
• Hojas de cálculo.
• Libro de registros.

Por otra parte, permite registrar y documentar, en tiempo real, interacciones como tiempos de descanso o interrupciones que el colaborador registre durante la jornada diaria. 

Sistemas declarativos online

Este sistema de control de empleados es otra opción muy útil para llevar el control de los empleados o colaboradores tanto en su tiempo de entrada como de salida de acuerdo a sus horarios.

El funcionamiento de estos mecanismos de control de empleados online consiste en que los colaboradores accedan a un entorno web, bien sea programa o software, y digitalmente indiquen la hora de ingreso y hora de salida. 

Sistemas de control mediante tarjeta

Los procesos de control de empleados mediante tarjeta permite fichar el registro del inicio o fin de la jornada, bien sea, en modalidades como:

• Countless.
• Lector de código de barras.
• Chip.
• Banda magnética. 

Por esta razón, abordaremos las más usuales:

1. Tarjeta magnética

El control de empleados en una empresa mediante la tarjeta magnética empieza cuando el área de recursos humanos finaliza su proceso de contratación. En ese instante, dentro de su dotación, se encontrará este documento magnético para tener acceso a las instalaciones. 

Dicha tarjeta es fácil de usar porque solamente requiere que el colaborador pase esta herramienta por el lector al ingresar y salir de su puesto de trabajo. Cuenta con una banda magnética que puede ser leída por dispositivos electrónicos que, finalmente, recopilarán la información.

Este programa para llevar el control de los empleados es de los más utilizados por la facilidad de su uso. Además, una ventaja de la digitalización de estos procesos es que se pueden realizar informes virtuales en los que se detallen los datos que el departamento requiere asociados a este aspecto.

La tarjeta de proximidad, como mecanismo de control de empleados, utiliza tecnología RFID (Identificación de Radiofrecuencia). Esta herramientas es aún más fácil de usar porque, gracias a su material plástico, solo debe acercarse al núcleo del circuito integrado y su respectiva antena de comunicación para dar paso. 

Según expertos, cada elemento de este tipo contiene un número de serie que es identificado por una frecuencia de radio de 125kHz. Así mismo, es seguro porque puede recibir un único código, de más de 1 billón de combinaciones, para evitar su falsificación.

Otra de las ventajas del control de empleados por esta vía es que es más amplio su tiempo de vida porque no requiere algún tipo de manejo manual explícito.

Sistemas biométricos

Los sistemas biométricos de control de empleados poseen alta tecnología que hace más sofisticado su uso. Esta pieza de ingeniería se produce cuando se aplican técnicas matemáticas y estadísticas sobre rasgos físicos o conductas de una persona. Esto sirve para verificar su identidad. 

Esta herramienta de control de empleados puede funcionar con algunas características físicas como:

• Huellas dactilares.
• Patrones faciales.
• Retinas.
• Iris.
• Palma de la mano.

En este punto, revisemos en qué consisten los sistemas de control de empleados más populares de esta rama en más detalle:

1. Identificación por huellas dactilares

Este software de monitoreo y control de empleados es eficaz porque, con solo la huella de un dedo de la mano que se registre en el sistema, queda habilitado para tener acceso a lo que la empresa le asigne. 

Otro beneficio del control de empleados por esta alternativa es que es 100% automatizado, además, es en un 99% seguro. Por tanto, los colaboradores y las compañías no temen a peligros como:

• Suplantación de identidad.
• Falsificación.

Recordemos que el proceso de registro del ingreso y salida de un colaborador de su puesto de trabajo es engorroso. Por tanto, es deber de la compañía facilitar para que el personal no se sienta invadido, agredido o vulnerado.

2. Identificación por biometría vascular

Este mecanismo de control general de empleados es más avanzado porque lee el patrón de las venas de las manos. Más allá de las huellas. 

Esta tecnología es una de las más confiables y seguras dentro del campo que corresponde a la biometría de manos porque, con el escaneo de las venas de la palma de la mano, se puede realizar la identificación a través del reflejo de ondas de frecuencia corta.

3. Identificación por biometría facial

Este modelo de control de asistencia para empleados es de los más completos en el mercado porque permite el reconocimiento de la identidad de una persona basado en condiciones muy concretas.

Precisamente, su sistema analiza detalladamente todos los rasgos faciales para guardar esta información en su base de datos y, cuando se activa, el colaborador pueda registrar su ingreso o salida. 

Es importante recalcar que es prácticamente inviolable este sistema porque las características faciales de una persona son inigualables, por tanto, los peligros de vulneración se reducen en un 99%.

4. Identificación por escáner de iris u ojos

Este sistema de control de entrada y salida de empleados consiste en la biometría facial, pero en este caso, es específica de la zona ocular. 

En este punto, el software analiza detalladamente el iris del ojo, o el ojo completo, para hacer un registro preciso de las características del colaborador. Una vez hecho esto, se procede a guardar la información en la base de datos del sistema para habilitar los accesos requeridos para su cargo.

5. Biometría de perfil de mano

El control de horarios de empleados también se puede hacer gracias a software de biometría de manos. En este caso, no se analiza solo la huella o las venas sino toda la mano.

Este control de acceso de empleados resulta fantástico y sofisticado debido a su función de reconocimiento de la morfología de esta parte del cuerpo.

Por otra parte, en términos generales, recuerda que la implementación de estos recursos es vital para aumentar la productividad de los colaboradores y la compañía. Por eso, adelanta un plan de desarrollo individual y adelántate a la competencia.

Sistemas de control de actividad

También existen herramientas con las que se puede controlar un colaborador a través de su actividad. Estos son algunos recursos para la gestión de empleados que son populares en las áreas administrativas:

1. Proxys de bloqueo

Los famosos Proxys de bloqueo son herramientas intermediarias entre un ordenador y una página web. Consiste en infiltrar el internet de los equipos de la corporación para distribuir los accesos de quien lo use.

Se puede implementar mediante los sistemas de Whitelist donde se registra un listado de direcciones web permitidas estableciendo el acceso únicamente a las que se asignen.

Aquellas que no sean parte de las direcciones web necesarias para la organización, ingresarán al llamado Blacklist. Por otra parte, también se pueden bloquear:

• Servicios de mensajería.
• Programas de descarga.
• URL de redes sociales.

Otra ventaja de este sistema de control de empleados es que se pueden establecer horarios de bloqueo permitiendo deshabilitarse en los tiempos libres de los colaboradores.

2. Cortafuegos o Firewalls

El control de empleados de una empresa mediante su actividad también pasa por los cortafuegos o Firewalls. Están incluidos en los sistemas operativos de cada ordenador.

La principal ventaja es la simplicidad que permite bloquear cualquier tipo de programa o web desde el mismo equipo. Así que es factible para la organización.

Sin embargo, existe una desventaja general y es que el usuario del ordenador podría modificar la configuración del propio firewall para saltarse las restricciones establecidas por la organización por lo que es recomendable no habilitarlo como administrador.

Es necesario aclarar que todos estos mecanismos pueden percibirse, por parte del personal, como una medida invasiva y agresiva teniendo un efecto totalmente negativo sobre ellos y generando:

• Ambiente de trabajo enrarecido.
• Desmotivación laboral.

¿Cómo optimizar la gestión de empleados en empresas grandes?

Para optimizar la gestión de empleados en empresas grandes, es importante considerar los siguientes pasos:

1. Implementar sistemas de gestión de recursos humanos

Utilizar software especializado en la gestión de empleados permite centralizar la información, automatizar procesos y facilitar la supervisión y el seguimiento de la fuerza laboral.

2. Establecer políticas claras y comunicarlas efectivamente

Es fundamental adoptar políticas y procedimientos claros para el control y la administración de empleados, y asegurarse de que sean comunicados de manera efectiva a toda la organización.

3. Fomentar la transparencia y la participación

Para una buena gestión de colaboradores, es clave promover una cultura de transparencia y participación en la empresa, donde los empleados tengan voz y puedan contribuir activamente a la mejora continua de los procesos de gestión.

4. Capacitar a los líderes y supervisores

También, se debe brindar formación y capacitación a los líderes y supervisores de la empresa para que puedan gestionar al personal de manera efectiva y equitativa, fomentando un ambiente de trabajo positivo y productivo.

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Herramientas para la gestión de empleados en empresas grandes 

Como hemos visto, en el entorno empresarial actual, las empresas grandes se enfrentan al desafío de administrar eficientemente a su fuerza laboral. Para facilitar esta tarea, existen diversas herramientas diseñadas para mejorar el control de empleados y optimizar la gestión del personal. 

Estas herramientas ofrecen funcionalidades clave que permiten a las organizaciones supervisar, coordinar y maximizar el rendimiento de sus empleados. A continuación, presentamos algunas de las herramientas más efectivas para la gestión de empleados en empresas grandes:

1. Software de gestión de recursos humanos 

Los sistemas de gestión de recursos humanos ofrecen una amplia gama de funcionalidades para el control de empleados. Estas herramientas permiten centralizar información como registros de asistencia, tiempos de trabajo, vacaciones y ausencias. Además, facilitan la gestión de nóminas, beneficios y evaluaciones de desempeño. Estas plataformas también pueden generar informes y análisis que brindan una visión integral del rendimiento y la productividad de los empleados.

2. Herramientas de seguimiento y gestión del tiempo

Como mencionamos antes, el seguimiento preciso del tiempo de trabajo es fundamental para el control de empleados en algunas empresas. 

Las herramientas de seguimiento y gestión del tiempo, como Toggl o Harvest, permiten a los empleados registrar y categorizar el tiempo dedicado a diferentes tareas y proyectos. Además, ayudan a identificar patrones de productividad, optimizar la asignación de recursos y facilitar la facturación o compensación de horas trabajadas.

3. Sistemas de evaluación de desempeño

Para una gestión efectiva de empleados, es esencial contar con sistemas de evaluación de desempeño. Estas herramientas permiten establecer metas, realizar seguimientos regulares, proporcionar retroalimentación y evaluar el rendimiento de los empleados. También, ayudan a identificar fortalezas, áreas de mejora y oportunidades de desarrollo profesional.

Estas herramientas mencionadas son solo algunas de las opciones disponibles para la gestión de empleados en empresas grandes. La elección de la adecuada dependerá de las necesidades y características de cada compañía.

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En conclusión, el control de empleados se ha convertido en una pieza fundamental para las empresas grandes que buscan mantenerse competitivas en el mercado actual. La capacidad de gestionar eficientemente a una fuerza laboral numerosa es clave para maximizar la productividad, impulsar la colaboración y garantizar un ambiente laboral armonioso. 

A través de herramientas tecnológicas, enfoques innovadores y estrategias personalizadas, las organizaciones pueden optimizar la gestión de sus colaboradores y lograr un control efectivo que les permita alcanzar sus metas y objetivos empresariales. No importa cuán grande sea una empresa, el control de empleados se convierte en el motor que impulsa su éxito y crecimiento sostenible.