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¿Cómo diseñar un plan de capacitación para grandes equipos? Conoce los pasos efectivos

Alexandra Carranza - 21 Sep 23

Articulo

7 min.

Un plan de capacitación estratégico y bien diseñado permite motivar a los empleados, atraer y retener talento, mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa, incrementar el compromiso laboral, etc. Es por esta razón que los planes de capacitación deben elaborarse en función de las necesidades de formación del equipo.

Para ello, el Departamento de Recursos Humanos debe hacer una investigación profunda para entender las necesidades de capacitación de todos los equipos de la empresa. Este modelo de plan de capacitación es un documento de trabajo que se utilizará en todas las áreas para asegurar que el empleado esté creciendo en el ámbito personal y profesional, además de cumplir con los objetivos de la organización.

En este artículo, te explicaremos los aspectos esenciales del diseño de un plan de capacitación efectivo para empresas grandes. Como HR Manager y líder de la gestión humana, descubrirás cómo aprovechar la tecnología, involucrar a los empleados y medir el impacto de la capacitación en la organización.

 

Establece tus objetivos comerciales

Antes de establecer los objetivos del plan de capacitación, debes pensar en las necesidades comerciales de la empresa. ¿En el área de marketing qué herramienta es indispensable utilizar? ¿Esa herramienta aumentará la productividad? ¿Incrementará las ventas?

Por ejemplo, si el equipo de venta no ha llegado a la cuota varios meses. Seguramente necesitarán algún coach especializado o mejorar sus soft skills para que su pitch sea más consistente. Ten en cuenta que la capacitación es una inversión. Dedícale tiempo para organizarla y obtener resultados.

Elabora un presupuesto de capacitación

Antes de diseñar un plan de capacitación es necesario que tengas definido un presupuesto. En función a esto podrás determinar cuántas personas podrán ser capacitadas, el material de estudio, el tiempo aproximado que duraría la capacitación, etc.

Para ello, debes establecer cuántos recursos financieros puedes asignar al programa de capacitación. Esto incluye costos relacionados con la contratación de instructores, desarrollo de materiales, herramientas tecnológicas, espacio físico para la capacitación, viajes y cualquier otro gasto asociado.

Identifica quiénes serán los responsables de diseñar, administrar y llevar a cabo el plan de capacitación. Puedes necesitar contratar instructores o facilitadores externos con experiencia en las áreas de capacitación requeridas. Además, el personal interno debe estar disponible para apoyar la logística y la gestión del programa.

Determina qué tecnología y recursos de aprendizaje son necesarios para el plan de capacitación. Esto puede incluir software de gestión del aprendizaje (LMS), herramientas de videoconferencia, plataformas de e-learning, manuales impresos, materiales didácticos en línea, entre otros. Asegúrate de que estos recursos estén disponibles y funcionen correctamente.

La asignación de recursos debe ser una parte cuidadosamente considerada del proceso de planificación de la capacitación, ya que garantiza que el programa se ejecute sin contratiempos y alcance los objetivos establecidos. Un enfoque estratégico en la asignación de recursos es esencial para maximizar el valor de la inversión en capacitación y desarrollo de los empleados en una empresa grande.

El entrenamiento de las personas en una empresa es un paso imprescindible dentro de cualquier estrategia que tenga como objetivo el aumento de la productividad de trabajo. Te compartimos un formato de presupuesto para que puedas planear a detalle el costo de la estructura de formación de tu equipo.

formato de presupuesto de capacitación en ExcelFuente: Crehana

Identifica las necesidades de formación

Al momento de crear un plan de capacitación, es fundamental comprender las necesidades específicas de tu empresa. Esto implica analizar las habilidades actuales de tu personal y determinar las brechas entre esas habilidades y las que son necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.

La identificación de las necesidades de formación permite a la empresa adoptar un enfoque estratégico para el desarrollo de su personal. En lugar de ofrecer capacitación genérica, se centra en áreas específicas que son críticas para el éxito empresarial.

Realiza una evaluación exhaustiva de las competencias y habilidades actuales de tus empleados. Esto puede involucrar pruebas de conocimiento, evaluaciones de desempeño y retroalimentación de los líderes.

Habla con los líderes de cada área para obtener sus perspectivas sobre las necesidades de formación. Ellos pueden proporcionar información valiosa sobre las áreas donde ven deficiencias o áreas de mejora.

Mantente al tanto de las tendencias emergentes en tu industria y de los cambios tecnológicos que puedan afectar las habilidades requeridas. Esto te ayudará a anticipar las necesidades futuras de formación para el diseño del plan de capacitación.

Sin duda, un entrenamiento de equipos exitoso es aquel que toma en cuenta las necesidades futuras tanto de las compañías como de la sociedad en su conjunto, tal como indica un estudio realizado por Deloitte. Con nuestra plantilla para identificar necesidades de capacitación conoce qué skills son fundamentales para el éxito de tus equipos.

Plantilla de necesidades de capacitaciónFuente: Crehana

Selecciona a los empleados que necesitan capacitación

Lo cierto es que no todas las empresas pueden capacitar a todos sus empleados al mismo tiempo. Establece prioridades. Para esto, es importante que evalúes el desempeño de las áreas de la empresa y determinar quienes son los empleados que necesitan capacitación con más urgencia.

Identifica las áreas de la empresa que tienen un impacto directo en la consecución de los objetivos estratégicos. Las áreas que son esenciales para el éxito de la organización deben recibir una alta prioridad. Analiza las brechas de habilidades entre los empleados actuales y las habilidades requeridas para alcanzar los objetivos de la empresa. Los empleados que tengan brechas significativas deben ser identificados como candidatos prioritarios para el plan de capacitación.

Reconoce a los empleados con potencial de liderazgo y crecimiento dentro de la organización. Invertir en su desarrollo puede ser beneficioso tanto para ellos como para la empresa.

Luego de seleccionar a tus trabajadores, agenda una reunión con el líder de cada equipo para entrar en detalle sobre sus necesidades de formación. Revisa algunas métricas de desempeño y traza una ruta de aprendizaje como referencia.

 

Define el contenido de la capacitación

No olvides que debe existir coherencia entre el contenido de la capacitación y tus objetivos comerciales. No escojas cursos sin analizarlos bien. Puedes hacer una pequeña investigación para ver algunos planes de capacitación que las empresas están implementando. Tener referencias te ayudará a planificar mejor.

Una vez que hayas evaluado y seleccionado el contenido adecuado, crea un plan que detalle qué temas se abordarán, cuándo se impartirán y cómo se relacionan con los objetivos de la empresa. Es importante estructurar el contenido de manera lógica y progresiva para facilitar la comprensión y el aprendizaje.

Si planeas utilizar tecnología o recursos en línea, asegúrate de que estén perfectamente alineados con el contenido de la capacitación. Esto podría incluir la selección de una plataforma de gestión del aprendizaje (LMS) adecuada o la creación de recursos multimedia interactivos.

El contenido de la capacitación no debe ser estático. Como líder de recursos humanos, debes actualizar y mejorar el contenido a medida que cambian las necesidades comerciales y las tendencias de la industria. La formación continua es clave para mantener la relevancia y la efectividad del programa.

Considera diversas opciones de capacitación

Actualmente, existen varios proveedores de capacitación o plataformas de desarrollo para fomentar el aprendizaje de los equipos. Compara precios, beneficios y sobre todo la calidad del contenido. De nada te servirá tener más cursos si la calidad no es buena. Tus empleados merecen una inversión que les permita formarse satisfactoriamente.

Es importante realizar un análisis de costos para garantizar que estás obteniendo el mejor valor por tu inversión. Como te mencionamos antes, compara los precios ofrecidos por diferentes proveedores y considera factores como la duración de los cursos, el acceso a recursos adicionales y los servicios de seguimiento y soporte.

No solo se trata del costo, sino también de los beneficios que ofrecen los proveedores de capacitación. Algunos pueden proporcionar servicios adicionales, como seguimiento del progreso de los empleados, informes detallados, certificaciones reconocidas en la industria y acceso a redes de profesionales. Evaluar estos beneficios adicionales es esencial para determinar el valor real del plan de capacitación.

Investigar la experiencia de otras empresas que han trabajado con proveedores de capacitación específicos puede proporcionar información valiosa. Comunícate con empresas similares o busca revisiones y testimonios en línea para obtener una perspectiva realista de la calidad y el impacto del plan de capacitación que ofrecen.

Aprovecha la oportunidad de personalizar la oferta de capacitación para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Algunos proveedores pueden estar dispuestos a adaptar sus cursos o desarrollar contenido personalizado para abordar las brechas de habilidades específicas de tu organización.

Plataforma Desarollo de CrehanaPlataforma Desarrollo de Crehana

Determina la duración

Considera que tus empleados tienen un horario de trabajo establecido y dentro del mismo deberían llevar las sesiones de capacitación. Esto porque muchas veces no pueden ajustar sus horarios y si sienten que les están pagando esas horas que estudian no sentirán rechazo. Sin importar la dinámica que establezcas con tu equipo, sé flexible y empático con ellos, su experiencia de aprendizaje debe ser la mejor.

La duración del plan de capacitación también debe tener en cuenta la capacidad de retención de los empleados. Los estudios de psicología del aprendizaje sugieren que las personas pueden retener mejor la información cuando las sesiones de aprendizaje son más cortas y se dividen en segmentos más pequeños en lugar de largas sesiones. Por lo tanto, es aconsejable dividir el contenido en módulos o sesiones más cortas en lugar de sesiones prolongadas.

La duración de las sesiones de capacitación debe estar en línea con el contenido y los objetivos específicos de cada sesión. Algunos temas pueden requerir más tiempo de estudio y práctica, mientras que otros pueden ser más breves y centrarse en conceptos clave. Asegúrate de que la duración de cada sesión se adapte a la complejidad y al alcance del contenido.

Escoge a un proveedor de capacitación

Luego de realizar un estudio de los proveedores de capacitación, te recomendamos solicitar un demo para que puedas testear cuál es el plan de capacitación que mejor se adapta a tus colaboradores. 

Esto implica pedirles que te muestren su contenido de capacitación, ya sea a través de sesiones en vivo o proporcionándote acceso a muestras de cursos en línea. La mayoría de los proveedores estarán dispuestos a ofrecer esto como parte de su proceso de ventas.

Un demo te brinda una vista previa de la experiencia que tendrán tus empleados al utilizar la plataforma de capacitación o participar en las sesiones. Esto te ayuda a evaluar la usabilidad y la interfaz de usuario.

Después de recibir demos o pruebas de varios proveedores, compara sus ofertas en función de factores clave como la calidad del contenido, la flexibilidad, la compatibilidad con tus necesidades específicas y el costo. No solo te fijes en el precio, sino también en el valor que ofrecen en relación con la calidad.

Elegir el proveedor de capacitación adecuado es esencial para garantizar que tu inversión en formación sea efectiva y beneficie a tus colaboradores. Al solicitar demos o pruebas, puedes tomar una decisión más fundamentada y asegurarte de que el plan de capacitación cumpla con tus expectativas y objetivos empresariales.

Realiza una evaluación

Luego de que elegiste a un proveedor, es necesario que ya tengas un diseño de la evaluación de esta capacitación para medirla cuando acabe. Desarrolla métodos para evaluar el impacto de la capacitación en los empleados y la organización. Esto puede incluir exámenes, evaluaciones de desempeño y retroalimentación de los participantes. Utiliza estos datos para hacer ajustes en el programa si es necesario, considerando los siguientes criterios:

  • Reacciones: ¿Cómo reacciona el personal luego de la capacitación? ¿Cuáles son sus comentarios?  

  • Aprendizaje: ¿En cuánto han aumentado los participantes sus habilidades? ¿Cómo las pondrán en práctica?

  • Comportamiento: ¿Hay cambios en la actitud del personal hacia el trabajo? ¿Cómo han mejorado sus relaciones interpersonales?

  • Resultados: se determina el impacto de la capacitación con indicadores específicos. Por ejemplo: productividad, mejora de productos, proyectos nuevos, etc.

¿Quieres mejorar el seguimiento de tus planes de capacitación corporativa? Nuestra plantilla de plan de formación es ideal para organizar la capacitación de tu equipo. Si quieres mejorar la eficiencia de tus procesos de recursos humanos y tener un equipo de alto desempeño, entonces nuestro recurso es para ti.

Plantilla de plan de formación para seguir la capacitación de tus empleadosFuente: Crehana

Como puedes ver, el diseño de un plan de capacitación es un proceso que requiere una planificación cuidadosa y estratégica. La capacitación y el desarrollo de los empleados es una inversión en el futuro de la compañía, ya que contribuye a mejorar el desempeño, la productividad y la competitividad en un mundo empresarial en constante evolución.

Al seguir estos pasos y pautas, las empresas grandes pueden diseñar planes de capacitación que no solo aborden las necesidades actuales, sino que también preparen a su personal para enfrentar los desafíos futuros. La formación es una herramienta poderosa que impulsa el crecimiento y el éxito de la organización, por lo que debes tener en cuenta todos los tipos de capacitación para crear una experiencia de aprendizaje efectiva y satisfactoria.