¿Qué es un informe de entrevista y por qué es indispensable para seleccionar talentos?

Si trabajas en Recursos Humanos, conocer qué es un informe de entrevista es esencial, ya que es una técnica que no puede faltar en durante el proceso de reclutamiento y selección de nuevos colaboradores. 

Las entrevistas laborales son uno de los mejores filtros para tomar mejores decisiones de negocios y así contratar a los candidatos ideales. Sin embargo, tan solo llevarla a cabo no es suficiente. Es probable que entrevistes múltiples postulantes y que, después, sea muy complejo comparar cada conversación entre sí, sobre todo si no existen criterios claros. Aquí entra en juego la importancia de un informe de entrevista.

Sabemos que estarás de acuerdo con nosotros, si te decimos que los mejores perfiles profesionales deberán estar sí o sí en tu compañía, ¿cierto? La mejor manera de lograrlo y contratar al perfil que haga match con tu negocio, es a través de la elaboración de un reporte de entrevista de trabajo.

En el artículo de hoy, te contaremos qué es un informe de entrevista y por qué es importante. Además, te hablaremos de cuáles son las características de un reporte de entrevista  y sus tipos, así como explicaremos cuáles son las partes que lo conforman y cómo elaborar un informe de entrevista desde cero.

¡Prepárate un snack y tómate un break para leer lo que viene!

¿Qué es un reporte de entrevista?

Un reporte o un informe de una entrevista es un documento que trabaja el área de contratación o recursos humanos, en el cual se manifiestan los puntos más importantes de una entrevista de trabajo.

Usualmente, la elaboración de un informe de una entrevista, debe hablar de a quién se entrevista e indicar los detalles del motivo de la misma. Además, lleva información como los datos básicos del entrevistado, las apreciaciones, los puntos más importantes de la entrevista y las conclusiones, acompañado de un juicio de opinión del entrevistador con respecto al perfil del candidato.

Entonces, ¿qué es informe de una entrevista de trabajo? Básicamente, es un formato resumen de una entrevista realizada por un especialista (el entrevistador). Cuenta con pautas fundamentales para su desarrollo (lo veremos más adelante) y se trabajan los principales elementos que fueron observados a lo largo de la entrevista, valorando aspectos importantes a nivel conductual, de experiencia laboral y de competitividad.

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La importancia de elaborar un informe de una entrevista

• Permite transmitir de manera objetiva la información más relevante de la entrevista en el informe de trabajo.
• Permite valorar la adaptabilidad de la persona para el puesto de trabajo.
• Facilita la evaluación de los aspectos intelectuales, además de la valoración psicológica y de comportamiento durante la entrevista.
• Personaliza los resultados y las conclusiones de la entrevista para alcanzar los objetivos esperados.
• Estructura los elementos de la entrevista resaltando lo más importante para facilitar la elección del candidato.
• Permite que las jefaturas tengan un insight del postulante sin necesidad de estar presente en la entrevista ni sesgos de opinión. 

En conclusión, hacer un informe de una entrevista laboral a profundidad facilita la selección de los candidatos que son más idóneos para desempeñar un determinado empleo. El objetivo de encontrar la mejor persona para el puesto, requiere que se trabajen documentos como un reporte informativo, ya que permite que la selección del personal, sea respaldada a través de criterios objetivos.

No querrás que la elección de un futuro trabajador en tu compañía se dé de manera subjetiva y por criterios que no generan valor en tu empresa, ¿cierto? Para poder presentar un informe de entrevista y tomar decisiones de negocio, es importante establecer criterios de evaluación específicos, medibles y objetivos. Por ello, necesita ser un profesional especializado que tenga experiencia en el tema. 

Si aún no cuentas con alguien que se encargue de ello, será importante que sepas cuáles son los criterios y preguntas esenciales para reclutar un HR Manager perfecto para las necesidades de tu empresa. 

Características del informe de una entrevista

La elaboración de un informe de una entrevista presenta características importantes que te ayudarán a mantener una entrevista estructurada y, como no queremos que se te pase nada durante la reunión con tus postulantes, te traemos los puntos que deberás tomar en cuenta sobre lo que debe llevar un reporte.

• Los reportes de entrevista presentan datos más importantes que salen a relucir durante la entrevista.
• Los informes de una entrevista se someten previamente a un análisis para descartar los elementos que no aportan a la postulación (se recomienda repasar los objetivos y requerimientos del puesto).
• El informe de resultados de una entrevista tiene que ser impersonal y objetivo. Durante el proceso de redacción, el entrevistador debe poner a prueba su capacidad de síntesis y su habilidad para establecer juicios razonables y objetivos. 
• Las características que debe tener un informe final de una entrevista consta de la fecha y lugar de la reunión, el nombre de la persona que fue entrevistada y el objetivo principal de la reunión.

En el siguiente punto, hablaremos sobre las partes del informe de una entrevista, que claramente complementarán de forma importante las características que te hemos mencionado. No tengas miedo en redactar tu primer reporte, pues, si logras describir correctamente los perfiles profesionales que estás buscando, entonces será mucho más fácil encontrar al candidato indicado.

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Partes del informe de una entrevista 

A continuación, te mostraremos las partes básicas para elaborar un informe de una entrevista; utiliza esta estructura para realizar tus reportes sobre cada uno de tus candidatos.

Un reporte de una entrevista laboral debe contener mucha información; sin embargo, los especialistas en RRHH lo dividen en tres grandes partes: introducción, desarrollo y cierre. Conoce qué necesita llevar cada una. 

Introducción

Como el propio nombre indica, la introducción consiste de toda la información necesaria para contextualizar el informe de la entrevista laboral. 

En primer lugar, debe contener a quién se entrevistó. 

• Datos generales del postulante: como el nombre completo, teléfono de contacto, correo electrónico, nivel de instrucción, ciudad de residencia, edad, número de identificación, etc. En este caso, esta primera sección es indispensable. 
• Perfil profesional: no debe ser una copia de lo que aparece en su currículum vitae; sin embargo, es importante mencionar los conocimientos, habilidades y competencias que se relacionan con el perfil del puesto en cuestión. 
• Logros profesionales: así como en el perfil profesional, en un informe de entrevista solo se deben anotar los logros destacados que sean relevantes para la situación. 
• Otros datos de interés y referencias: en un informe de entrevista laboral se incluyen datos de interés adicionales que pueden ser importantes para el puesto, así como los comentarios más relevantes de las referencias de trabajo.

Después, sobre la propia entrevista de trabajo se debe tomar nota de lo siguiente:

• Cuándo: es bastante claro. Sólo anota cuál fue la fecha o las fechas de la entrevista. 
• Por quién: pon el nombre del entrevistador en el informe de entrevista para que se sepa quién fue el responsable de la redacción del mismo.  
• Por qué: ¿cuál es el motivo de esta entrevista laboral? ¿Cuál es el trabajo al que está postulando? En el informe de entrevista debe figurar cuál es el puesto por el que se está concursando y en qué etapa del proceso se encuentran. Asimismo, cabe recalcar que es relevante mencionar si es un proceso de reclutamiento interno o externo, ya que no se sostienen los mismos estándares al entrevistar a alguien que ya pertenece a la compañía versus una persona nueva a la empresa. 

Desarrollo de la entrevista

Básicamente, esta sección del informe de una entrevista laboral consta de las ideas principales. Aunque no es necesario copiar textualmente todo el diálogo, es importante anotar las respuestas que, como profesional, crees que vale la pena destacar. 

Pero, exactamente ¿cuál es el contenido del informe de una entrevista?

• Interés y motivación sobre el puesto: escribe en una línea dentro del reporte de la entrevista cuál es el interés y la motivación que demuestra el candidato sobre el puesto (quizás en 3 ó 4 palabras).
• Herramientas de valoración utilizadas y sus resultados: a lo largo de cualquier proceso de selección de personal, se aplican diversos instrumentos psicológicos y pruebas de capacidades para medir las habilidades del postulante, evaluar sus competencias y determinar su compatibilidad con el puesto. Además, durante la entrevista, es posible que se apliquen algunas técnicas. En un informe de entrevista, es importante mencionar cuáles son, qué miden y cuáles fueron los resultados que se obtuvieron. 
• Puntos fuertes: incluye una pequeña lista en el informe de la entrevista con los soft y hard skills claves de tu entrevistado. Asimismo, puedes anotar algunas ideas que te parecen que resaltan de su perfil como candidato. 
• Puntos de mejora: dentro del informe de entrevista, indica los puntos que debe mejorar el candidato y si está trabajando en ello.
• Transcripción de preguntas y respuestas relevantes: dentro de los puntos anteriores, puedes incluir una transcripción directa de interacciones que te parecen relevantes para dar evidencia y ejemplificar las anotaciones. 
• Observaciones adicionales: finalmente, en el informe de la entrevista se puede complementar la información de los resultados 

Cierre

La última sección de un informe de una entrevista laboral es la síntesis de toda la conversación y lo que has podido concluir de los resultados revisados. Principalmente, consiste en dos puntos importantes. 

• Observaciones del entrevistador: resume tus observaciones claves acerca de la entrevista. Recuerda que este punto es importante para la elección del postulante, debes practicar la objetividad en tus textos. Por ejemplo, puedes colocar qué te parecieron las respuestas del candidato y la experiencia general durante la entrevista.  
• Conclusiones: finalmente, ¿cuáles son las conclusiones finales de la entrevista? Sintetiza la conversación en máximo 2 o 3 párrafos. Cabe mencionar que las conclusiones de un informe de entrevista deben responder directamente a las necesidades del asunto y necesitan redactarse con la mayor objetividad posible. 

Sin embargo, si hay algo que quieras agregar y es relevante para tu compañía, entonces no dudes en incluirlo. Esta estructura sobre lo que lleva el informe de una entrevista es solamente referencial, entonces siéntete libre de personalizarlo y adecuarlo a los requerimientos de tu empresa.

Tipos de reporte de entrevista

Ahora que ya conoces qué es un informe de una entrevista y por qué es importante hacerla, vamos a ver las diferencias entre un informe de entrevista individual y un informe de entrevista grupal.

• Informe de entrevista individual: es aquel se realiza siguiendo criterios de evaluación de desempeño previamente establecidos con la finalidad de valorar si el candidato cuenta con el perfil ideal para el puesto, basándose en los resultados de la entrevista y datos, como intereses, referencias, estudios y experiencia laboral. 

• Informe de entrevista grupal: Por otro lado, el informe de entrevista grupal se realiza siguiendo criterios de evaluación grupal, los cuales se basan en variables importantes para la compañía que se establecen en un ranking de candidatos; esto para hallar a las personas con los perfiles más adecuados para el puesto.

Es importante tomar en cuenta que, la elaboración de ambos informes de una entrevista individual o grupal, deben ser claros y concisos de leer y entender para la persona que se encargará de la decisión final de la contratación. Te recomendamos descargar nuestra guía de entrevistas a remoto para que tengas todo a la mano antes de elaborar tu reporte final.

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¿Cómo hacer un reporte de una entrevista?

Conversamos con el profesor de Crehana, Martin Arenas, del curso online Hiring Managers: cómo entrevistar a un candidato, y nos compartió un punto importante para tomar en cuenta al momento de hacer un reporte de una entrevista.

Es importante tomar en cuenta el interés de un aspirante cuando está en el proceso de selección, cuando un aspirante es agradable o no, saber cuál es su filosofía de vida y carrera y, además, cuáles son los conocimientos técnicos y soft skills con los que cuenta.

Otro punto relevante, es conocer qué tanto es el interés del aspirante por conseguir el trabajo; asimismo, es importante saber que hay ciertas cosas que tienen que hacer match, más allá de los conocimientos técnicos y más allá de los conocimientos soft skills, estas son la filosofía y valores que comparte la compañía y las del candidato.

¿Tus candidatos hacen match con los valores y filosofía de tu empresa? Esperamos que la respuesta sea afirmativa y, si aún no lo sabes, anímate a descubrirlo siguiendo los pasos para hacer un reporte de una entrevista:

1. Acordar la entrevista. Define a quién vas a entrevistar, cuándo, dónde y qué preguntas realizarás.
2. Llevar a cabo la entrevista. Lleva un cuaderno para que apuntes lo más importante; esto te servirá para redactar el informe de tu entrevista. Asimismo, puedes grabar un audio (previo consentimiento del entrevistado).
3. Manejar emociones y liderazgo. Maneja técnicas de comunicación asertiva en la entrevista para que el candidato se sienta cómodo al momento de responder tus preguntas. Considera también el buen manejo de emociones para generar un clima de confianza y liderazgo en la reunión.
4. Estructurar ideas claves. Cuando tengas la información toma las ideas claves de la reunión y estructúralas para elaborar el informe de la entrevista.
5. Redactar el reporte. Comienza con una breve introducción indicando el nombre del entrevistado y la vacante disponible.
6. Transcribir la entrevista. Transcribe de forma textual las preguntas y respuestas más relevantes de la entrevista.
7. Sintetizar la entrevista. Realiza un párrafo de resumen sobre lo más relevante y esencial de la reunión.
8. Redactar la conclusión y recomendaciones. Escribe la conclusión final sobre el perfil del entrevistado.

Consideraciones del informe final de una entrevista

¿Sabías que estas consideraciones, según The balance careers, para el informe final de una entrevista, pueden ser tan importantes como la experiencia que tiene tu futuro candidato? ¡Tómalas en cuenta y asígnales un puntaje de evaluación!

• Puntualidad y presencia.
• Actitud en la entrevista.
• Colaboración y trabajo en equipo.
• Antecedentes laborales.
• Estudios académicos.
• Cartas de recomendación.
• Test psicológicos.

¿Cómo se redacta el informe de una entrevista?

La mayoría de informes de una entrevista se redactan tomando en cuenta el siguiente orden con el uso de la tercera persona.

• El título (nombre del puesto).
• El nombre del entrevistador
• El nombre del entrevistado
• El lugar y fecha de la entrevista
• Una introducción
• El cuerpo del texto (fragmentos textuales de la entrevista)
• La conclusión final.

La redacción de un informe de una entrevista debe interpretarse e integrarse según el motivo y objetivo de la entrevista. Recuerda que todo el informe debe responder a los objetivos del perfil que están buscando para llegar a conclusiones sólidas que permitan tomar decisiones adecuadas para la compañía.

El lenguaje de redacción del reporte de la entrevista suele ser formal, claro y preciso. Si en las conclusiones finales decides dar tu punto de vista, es importante que esté sustentado con ejemplos claros sobre las conductas observadas que justifiquen tu opinión sobre dicho candidato.

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¡Esperamos que el artículo de hoy te haya sido útil! ¿Lista o listo para elaborar tu primer informe de una entrevista de trabajo? Recuerda seguir las pautas que te mencionamos y agregar los requerimientos más relevantes para tu compañía.

Y, si parte de tu estrategia y crecimiento profesional es ser un buen líder para gestionar equipos grandes (esperamos que sí), estos cursos online de liderazgo pueden sumar bastante en tu crecimiento profesional y personal.

¡Buena suerte!