¿Qué es un informe de entrevista y por qué es indispensable para seleccionar talentos?

Si trabajas en recursos humanos, debes conocer qué es un informe de entrevista, ya que se trata de un elemento que no puede faltar durante el proceso de reclutamiento y selección de nuevos colaboradores.

Las entrevistas laborales son uno de los mejores filtros para tomar mejores decisiones de negocios y así contratar a los candidatos ideales. Sin embargo, tan solo llevarla a cabo no es suficiente. Es probable que entrevistes múltiples candidatos y que, después, sea muy complejo comparar cada conversación entre sí, sobre todo si no existen criterios claros. Aquí entra en juego el informe de entrevista.

Sabemos que estarás de acuerdo con nosotros, si te decimos que los mejores perfiles profesionales deberán estar sí o sí en tu compañía, ¿cierto? La mejor manera de lograrlo y contratar al perfil que haga match con tu negocio, es a través de la elaboración de un reporte de entrevista de trabajo.

En este artículo, te contaremos qué es un informe de entrevista y por qué es importante. Además, te hablaremos de cuáles son las características de un reporte de entrevista y sus tipos. De igual manera, te explicaremos cuáles son las partes que lo conforman y cómo elaborar un informe de entrevista desde cero.

¿Qué es un reporte de entrevista?

Un reporte o un informe de una entrevista es un documento que trabaja el área de contratación o recursos humanos, en el que se resaltan los puntos más importantes de una entrevista de trabajo.

Usualmente, la elaboración de un informe de una entrevista, debe hablar de a quién se entrevista e indicar los detalles del motivo de la misma. Además, este documento lleva información como los datos básicos del entrevistado, las apreciaciones, los puntos más importantes de la entrevista y las conclusiones, acompañado de un juicio de opinión del entrevistador con respecto al perfil del candidato.

Entonces, ¿qué es el informe de una entrevista de trabajo? Básicamente, es un formato resumen de una entrevista realizada por un especialista (el entrevistador). Cuenta con pautas fundamentales para su desarrollo (lo veremos más adelante) y se trabajan los principales elementos que fueron observados a lo largo de la entrevista, valorando aspectos importantes a nivel conductual, de experiencia laboral y de competitividad.

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La importancia de elaborar un informe de una entrevista

El informe de entrevista es uno de los documentos más importantes para el reclutamiento y la adquisición de talento en una empresa. Sin embargo, no todos los especialistas de recursos humanos lo utilizan. Para darte una idea de cuáles son los beneficios de un reporte de entrevista, te comentamos algunos de los puntos más relevantes:

• Permite transmitir de manera objetiva la información más relevante de la entrevista en el informe de trabajo.
• Permite valorar la adaptabilidad de la persona para el puesto de trabajo.
• Facilita la evaluación de los aspectos intelectuales, además de la valoración psicológica y de comportamiento durante la entrevista.
• Personaliza los resultados y las conclusiones de la entrevista para alcanzar los objetivos esperados.
• Estructura los elementos de la entrevista resaltando lo más importante para facilitar la elección del candidato.
• Permite que las jefaturas tengan un insight del candidato sin necesidad de estar presente en la entrevista.

En conclusión, hacer un informe de una entrevista laboral a profundidad facilita la selección de los candidatos que son más idóneos para desempeñar un determinado empleo. El objetivo de encontrar la mejor persona para el puesto, requiere que se trabajen documentos como un reporte informativo, ya que permite que la selección del personal, sea respaldada a través de criterios objetivos.

No querrás que la elección de un futuro trabajador en tu compañía se dé de manera subjetiva y por criterios que no generan valor en tu empresa, ¿cierto? Para poder presentar un informe de entrevista y tomar decisiones de negocio, es importante establecer criterios de evaluación específicos, medibles y objetivos. Por ello, lo debe realizar un profesional especializado y con experiencia en el tema.

Si aún no cuentas con alguien que se encargue de ello, es importante que sepas también cuáles son las preguntas clave para reclutar personal de recursos humanos.

¿Para qué sirve el reporte de entrevista?

En pocas palabras, el reporte de entrevista sirve para sintetizar la información más importante de uno o más candidatos en un proceso de reclutamiento y adquisición de talento. Gracias a este documento, es posible ver fácilmente cuáles son los puntos fuertes y los puntos débiles de una persona, para saber si avanza hacia una siguiente etapa, o si se debe seguir buscando talentos para cubrir una determinada posición.

De alguna manera, en esta etapa se pasa de conocer las habilidades y los conocimientos de un candidato de forma superficial, a profundizar más en cada uno de los elementos que componen su perfil. El informe de entrevista también sirve para verificar si las expectativas de la persona son coherentes con la oferta de la organización, y para saber si el candidato comparte los valores de la empresa.

Todos los especialistas en recursos humanos deben utilizar el informe de entrevista como una herramienta complementaria con la que puedan filtrar a los candidatos y seleccionar los perfiles que más se ajustan a lo que está buscando la organización.

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Características del informe de una entrevista

La elaboración de un informe de una entrevista presenta características importantes que te ayudarán a mantener una entrevista estructurada y, como no queremos que se te pase nada durante la reunión con tus candidatos, te traemos los puntos que deberás tomar en cuenta sobre lo que debe llevar un reporte.

• Los reportes de entrevista presentan los datos más importantes que salen a relucir durante la entrevista.
• Los informes de una entrevista se someten previamente a un análisis para descartar los elementos que no aportan a la postulación (se recomienda repasar los objetivos y requerimientos del puesto).
• El informe de resultados de una entrevista tiene que ser impersonal y objetivo. Durante el proceso de redacción, el entrevistador debe poner a prueba su capacidad de síntesis y su habilidad para establecer juicios razonables y objetivos.
• El informe final de una entrevista debe contar con la fecha y lugar de la reunión, el nombre de la persona que fue entrevistada y el objetivo principal de la reunión.

En el siguiente punto, hablaremos sobre las partes del informe de una entrevista, que claramente complementarán de forma importante las características que te hemos mencionado. No tengas miedo en redactar tu primer reporte, pues, si logras describir correctamente los perfiles profesionales que estás buscando, entonces será mucho más fácil encontrar al candidato indicado.

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Partes del informe de una entrevista

A continuación, te mostraremos las partes básicas para elaborar un informe de una entrevista; utiliza esta estructura para realizar tus reportes sobre cada uno de tus candidatos.

Un reporte de una entrevista laboral debe contener mucha información; sin embargo, los especialistas en RRHH lo dividen en tres grandes partes: introducción, desarrollo y cierre. Conoce qué necesita llevar cada una.

Introducción

Como el propio nombre indica, la introducción incluye toda la información que se necesita para contextualizar el informe de la entrevista laboral.

En primer lugar, debe contener a quién se entrevistó.

• Datos generales del candidato: como el nombre completo, teléfono de contacto, correo electrónico, nivel de instrucción, ciudad de residencia, edad, número de identificación, etc. En este caso, esta primera sección es indispensable.
• Perfil profesional: no debe ser una copia de lo que aparece en su currículum vitae; sin embargo, es importante mencionar los conocimientos, habilidades y competencias que se relacionan con el perfil del puesto en cuestión.
• Logros profesionales: así como en el perfil profesional, en un informe de entrevista solo se deben anotar los logros destacados que sean relevantes para la situación.
• Otros datos de interés y referencias: en un informe de entrevista laboral se incluyen datos de interés adicionales que pueden ser importantes para el puesto, así como los comentarios más relevantes de las referencias de trabajo.

Después, sobre la propia entrevista de trabajo se debe tomar nota de lo siguiente:

• Cuándo: es bastante claro. Sólo anota cuál fue la fecha o las fechas de la entrevista.
• Por quién: pon el nombre del entrevistador en el informe de entrevista para que se sepa quién fue el responsable de la redacción del mismo.
• Por qué: ¿cuál es el motivo de esta entrevista laboral? ¿Cuál es el trabajo al que está postulando? En el informe de entrevista debe figurar cuál es el puesto por el que se está concursando y en qué etapa del proceso se encuentran. Asimismo, cabe recalcar que es relevante mencionar si es un proceso de reclutamiento interno o externo, ya que no se sostienen los mismos estándares al entrevistar a alguien que ya pertenece a la compañía o una persona nueva a la empresa.

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Desarrollo de la entrevista

Básicamente, esta sección del informe de una entrevista laboral consta de las ideas principales. Aunque no es necesario copiar textualmente todo el diálogo, es importante anotar las respuestas que, como profesional, crees que vale la pena destacar.

Pero, exactamente ¿cuál es el contenido del informe de una entrevista?

• Interés y motivación sobre el puesto: escribe en una línea dentro del reporte de la entrevista, cuál es el interés y la motivación que demuestra el candidato sobre el puesto (quizás en 3 ó 4 palabras).
• Herramientas de valoración utilizadas y sus resultados: a lo largo de cualquier proceso de selección de personal, se aplican diversos instrumentos psicológicos y pruebas de capacidades para medir las habilidades del candidato, evaluar sus competencias y determinar su compatibilidad con el puesto. En un informe de entrevista, es importante mencionar qué técnicas se usaron, qué miden y cuáles fueron los resultados que se obtuvieron.
• Puntos fuertes: incluye una pequeña lista en el informe de la entrevista con los soft y hard skills claves de tu entrevistado. Asimismo, puedes anotar algunas ideas que te parecen que resaltan de su perfil como candidato.
• Puntos de mejora: dentro del informe de entrevista, indica los puntos que debe mejorar el candidato y si está trabajando en ello.
• Transcripción de preguntas y respuestas relevantes: dentro de los puntos anteriores, puedes incluir una transcripción directa de interacciones que te parecen relevantes para dar evidencia y ejemplificar las anotaciones.
• Observaciones adicionales: finalmente, en el informe de la entrevista se puede complementar la información de los resultados

Cierre

La última sección de un informe de una entrevista laboral es la síntesis de toda la conversación y lo que has podido concluir de los resultados revisados. Principalmente, consiste en dos puntos importantes.

• Observaciones del entrevistador: resume tus observaciones claves acerca de la entrevista. Recuerda que este punto es importante para la elección del candidato, debes practicar la objetividad en tus textos. Por ejemplo, puedes colocar qué te parecieron las respuestas del candidato y la experiencia general durante la entrevista.
• Conclusiones: finalmente, ¿cuáles son las conclusiones finales de la entrevista? Sintetiza la conversación en máximo 2 o 3 párrafos. Cabe mencionar que las conclusiones de un informe de entrevista deben responder directamente a las necesidades del asunto y necesitan redactarse con la mayor objetividad posible.

Sin embargo, si hay algo que quieras agregar y es relevante para tu compañía, entonces no dudes en incluirlo. Esta estructura sobre lo que lleva el informe de una entrevista es solamente referencial, entonces siéntete libre de personalizarlo y adecuarlo a los requerimientos de tu empresa.

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Tipos de reporte de entrevista

Ahora que ya conoces qué es un informe de una entrevista y por qué es importante hacerlo, vamos a ver las diferencias entre un informe de entrevista individual y un informe de entrevista grupal.

• Informe de entrevista individual: es aquel se realiza siguiendo criterios de evaluación de desempeño previamente establecidos con la finalidad de valorar si el candidato cuenta con el perfil ideal para el puesto, basándose en los resultados de la entrevista y datos, como intereses, referencias, estudios y experiencia laboral.

• Informe de entrevista grupal: por otro lado, el informe de entrevista grupal se realiza siguiendo criterios de evaluación grupal, que se basan en variables importantes para la compañía; esto, para hallar a las personas con los perfiles más adecuados para el puesto.

Es que la elaboración de ambos informes de entrevista sea clara y concisa, para que puedan ser leídos y comprendidos con facilidad por la persona que se encargará de la decisión final de la contratación. Te recomendamos descargar nuestra guía de entrevistas a remoto para que tengas todo a la mano antes de elaborar tu reporte final.

¿Cómo hacer un reporte de una entrevista?

Si aún no sabes si tus candidatos hacen match con los valores y filosofía de tu empresa, anímate a descubrirlo siguiendo los pasos para hacer un reporte de una entrevista:

1. Acuerda la entrevista. Define a quién vas a entrevistar, cuándo, dónde y qué preguntas realizarás.
2. Realiza la entrevista. Lleva un cuaderno para que apuntes lo más importante; esto te servirá para redactar el informe de tu entrevista. Asimismo, puedes grabar un audio (previo consentimiento del entrevistado).
3. Maneja tus emociones y tu liderazgo. Maneja técnicas de comunicación asertiva en la entrevista para que el candidato se sienta cómodo al momento de responder tus preguntas. Considera también desarrollar tus habilidades para el manejo de emociones, con el propósito de generar un clima de confianza en la reunión.
4. Estructura las ideas claves. Cuando tengas la información toma las ideas claves de la reunión y ordénalas para elaborar el informe de la entrevista.
5. Redacta el reporte. Comienza con una breve introducción indicando el nombre del entrevistado y la vacante disponible.
6. Transcribe la entrevista. Transcribe de forma textual las preguntas y respuestas más relevantes de la entrevista.
7. Sintetiza la entrevista. Realiza un párrafo de resumen sobre lo más relevante y esencial de la reunión.
8. Redacta la conclusión y las recomendaciones. Escribe la conclusión final sobre el perfil del entrevistado.

Como señala Martin Arenas, docente del curso online Hiring Managers: cómo entrevistar a un candidato, "es importante tomar en cuenta el interés de un aspirante cuando está en el proceso de selección, identificar cuando un aspirante es agradable o no, saber cuál es su filosofía de vida y carrera y, además, cuáles son los conocimientos técnicos y soft skills con los que cuenta.

Arenas agrega que "otro punto relevante, es conocer qué tan alto es el interés del aspirante por conseguir el trabajo; asimismo, es importante saber que hay ciertas cosas que tienen que hacer match, más allá de los conocimientos técnicos y más allá de las soft skills, el candidato debe compartir los valores y la filosofía de la empresa".

Consideraciones del informe final de una entrevista

¿Sabías que estas consideraciones, según The balance careers, para el informe final de una entrevista, pueden ser tan importantes como la experiencia que tiene tu futuro candidato? ¡Tómalas en cuenta y asígnales un puntaje de evaluación!

• Puntualidad y presencia.
• Actitud en la entrevista.
• Colaboración y trabajo en equipo.
• Antecedentes laborales.
• Estudios académicos.
• Cartas de recomendación.
• Test psicológicos.

¿Cómo se redacta el informe de una entrevista?

La mayoría de informes de una entrevista se redactan tomando en cuenta el siguiente orden con el uso de la tercera persona.

• El título (nombre del puesto).
• El nombre del entrevistador.
• El nombre del entrevistado.
• El lugar y fecha de la entrevista.
• Una introducción.
• El cuerpo del texto (fragmentos textuales de la entrevista).
• La conclusión final.

La redacción de un informe de una entrevista debe interpretarse e integrarse según el motivo y objetivo de la entrevista. Recuerda que todo el informe debe responder a los objetivos del perfil que están buscando para llegar a conclusiones sólidas que permitan tomar decisiones adecuadas para la compañía.

El lenguaje de redacción del reporte de la entrevista suele ser formal, claro y preciso. Si en las conclusiones finales decides dar tu punto de vista, es importante que esté sustentado con ejemplos claros sobre las conductas observadas que justifiquen tu opinión sobre el candidato.

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Tips para hacer un buen informe de entrevista

Hacer un buen informe de entrevista requiere de conocimientos y habilidades sobre el tema, sobre todo, porque es necesario saber muy bien cuál es la información que se debe incluir y qué se debe evitar. En este apartado te queremos dar algunos consejos para que puedas hacer el reporte de una entrevista de la mejor manera posible.

Ten presente que se trata de recomendaciones, por lo que tú puedes decidir qué consejos tomar en cuenta para hacer tu informe de entrevista. Se trata de algunas cosas muy sencillas de lograr, así que empieza a tomar nota.

Planifica con anticipación la entrevista

Para que tu informe de entrevista sea lo suficientemente efectivo, es necesario que planifiques muy bien tu estrategia y que pienses en qué preguntas hacer para recopilar información valiosa. Como especialista de recursos humanos, tú eres quien debe llevar el ritmo de la conversación y conseguir la información que se necesita para hacer una mejor evaluación de los candidatos.

Esto te facilitará el proceso y hará que todo resulte más sencillo a la hora de conversar con el candidato. También es buena idea que utilices un formato de reporte de entrevista y vayas transcribiendo la información en el momento en el que conversas con el talento.

Define el tono que utilizarás para hacer el informe de una entrevista

Si prestaste atención cuando te hablamos sobre qué es un informe de entrevista, entonces sabes que se trata de un documento formal, que debe cumplir con cierto tono y estar ajustado al público al que está dirigido. Por ello, te recomendamos definir qué tono vas a utilizar y de qué manera vas a escribir los puntos más importantes sobre la entrevista.

Por ejemplo, no es lo mismo que realices un informe de entrevista que vas a leer junto a tus compañeros de recursos humanos, que hacer uno para mostrarle a los directivos de la empresa cuáles son los puntos fuertes y débiles de cada uno de los candidatos a una posición determinada.

Elige bien qué formato utilizar para hacer tu informe de entrevista

Para hacer un informe de entrevista, puedes utilizar diferentes formatos, así que te recomendamos utilizar el que te resulte más conveniente para tu propósito. Por ejemplo, puedes utilizar un formato narrativo, o un formato de preguntas y respuestas.

Debes pensar cuál de los estilos de reporte de entrevista te ofrece más opciones para sintetizar toda la información sobre los candidatos. De igual manera, debes recordar que cualquiera de los formatos que utilices debe tener una introducción, el desarrollo del texto, y las conclusiones de la entrevista.

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Descarga una plantilla de reporte de entrevista

Para llevar a cabo todo el proceso, no es necesario partir de cero, así que puedes ayudarte descargando una plantilla que te sirva para saber cómo hacer un reporte de entrevista, y con el que te puedas asegurar de cumplir con cada una de las partes que componen a este tipo de documento.

En Internet existen una infinidad de recursos disponibles y que puedes descargar de manera gratuita, así que vale la pena que revises cuál de ellos te sirve para cumplir tus objetivos. Esto te ayudará a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

Haz una doble lectura de tu reporte de entrevista

Ninguna persona, por más conocimientos, habilidades y experiencia que tenga en un tema, está exento de equivocarse. Por ello, te recomendamos hacer un doble check para verificar que tu informe de entrevista está listo para ser compartido.

Es decir, debes verificar que no haya errores de redacción, de ortografía o de sintaxis. Una buena forma de verificar que todo esté en orden es leer en voz alta, así puedes ver si escribiste el reporte de entrevista de la forma adecuada o si hay algo que puedas mejorar.

De igual manera, te recomendamos tratar de hacer el informe de entrevista lo más pronto que puedas, de manera que puedas recordar con precisión los detalles de cada una de las personas que entrevistaste y que no tengas problemas para transcribir la información importante.

Utiliza un software para automatizar el proceso

Si bien el formato de informe de entrevista es muy útil, con los cambios tecnológicos de los últimos años es posible automatizar gran parte de los procesos de recursos humanos, y tal vez utilizar una solución digital pueda ser una buena forma de ahorrar recursos y hacer todo mucho más rápido.

Por ejemplo, con un software como Highmatch es posible automatizar el proceso de reclutamiento y adquisición de talento. Gracias a ello, es posible obtener insights sobre cada candidato de forma automática, y entender mejor qué es lo que ofrece cada perfil a la búsqueda de talento de la empresa.

A pesar de lo importante que es un informe de entrevista, los viejos formatos que se deben realizar de forma manual están quedando en el pasado. Por ello, vale la pena observar bien cuáles son las alternativas que existen en el mercado y estudiar cuáles son los beneficios que le ofrecen a las empresas.

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¡Esperamos que el artículo de hoy te haya sido útil! ¿Lista o listo para elaborar tu primer informe de una entrevista de trabajo? Recuerda seguir las pautas que te mencionamos y agregar los requerimientos más relevantes para tu compañía.

Y, si parte de tu estrategia y crecimiento profesional es ser un buen líder para gestionar equipos grandes (esperamos que sí), estos cursos online de liderazgo pueden sumar bastante en tu crecimiento profesional y personal.

¡Buena suerte!