La orientación laboral corresponde a una de las etapas iniciales del ciclo de vida de todo empleado. Conocida también como “onboarding” en inglés, este proceso tiene significativos impactos en la experiencia del personal y la curva de aprendizaje sobre la empresa, sus valores, los objetivos y la misión. Asimismo, según estudios de Harvard Business Review, las compañías que activan un programa formal de onboarding podrían ver un 50% más de retención de empleados entre los nuevos empleados.
¿Te gustaría que tu equipo experimente esa mejora? Reducir los esfuerzos de contratación y ahorrar costos asociados a una orientación laboral deficiente es posible con toda la información que aquí te compartimos: qué es la orientación laboral, cuáles son los objetivos y cómo implementarlo, entre otros.
¿Qué es la orientación laboral?
La orientación laboral constituye un factor esencial durante los primeros días de un nuevo empleado en su puesto de trabajo. Este proceso pretende dar a conocer al empleado a su equipo, familiarizarlo con su nuevo entorno de trabajo y gestionar los aspectos administrativos relacionados con la contratación. En adición, durante la orientación laboral, los empleados dedican tiempo a revisar información crucial de incorporación, como el manual de procedimientos internos y las políticas de ascensos.
Además, el proceso de orientación laboral es el momento en el que el nuevo empleado se sumerge por primera vez en el departamento en el que desempeñará sus funciones. Así, conocerá cuáles son las responsabilidades diarias del puesto, recibirá información sobre las herramientas y software que utilizará, y despejará dudas relacionadas con el trabajo en equipo.
¿Cuál es la importancia de la orientación laboral para las empresas?
¿Sabías que un tercio de los empleados nuevos se irán dentro de los primeros seis meses de contratación? Esto lo releva estudios de Deloitte que reflejan la importancia de echar un vistazo de cerca a la experiencia de incorporación de talento. De esta manera, una orientación laboral planificada, bien cuidada y atractiva puede hacer la diferencia cuando se trata de retener al nuevo personal, ofrecerle un ambiente de trabajo acogedor y que tenga confianza y seguridad para desarrollar las funciones que requiere el puesto.
Los principales beneficios de la orientación laboral son los siguientes:
- Alineación con las expectativas: si los nuevos empleados conocen cuáles son los estándares, las reglas y las responsabilidad a seguir y cumplir, es más fácil que puedan cumplir con los requerimientos de la empresa y los resultados que se pretenden que entreguen.
- Mejores niveles de productividad: con una orientación de trabajo detallada, el talento incorporado recientemente puede tener mayor confianza sobre sus capacidades y habilidades para contribuir al éxito de los proyectos. También, los empleados estarán más seguros y predispuestos.
- Mayor colaboración: una orientación laboral que da la bienvenida y entiende las preocupaciones y dudas sobre el talento contratado, da lugar a empleados más animados a colaborar y trabajar en equipo.
¿Cómo implementar la orientación laboral?
Para un onboarding informado, detallado, preciso y planificado para los nuevos talentos, hay elementos que no pueden faltar, como los antecedentes y la historia de la organización y una descripción general de las políticas y procedimientos internos, un detalle acerca de la compensación y los beneficios. Sin embargo, una orientación laboral exitosa no sólo consiste en la entrega de dicho material; es necesario que siga un orden y una lógica determinada. Sigue estos pasos para crear tu plan de orientación laboral:
1. Diseña un plan de orientación
El empleado llega el primer día sin una guía clara de lo que se espera y se siente desorientado. No se le presenta a ningún miembro del equipo, lo que dificulta su integración. A lo largo de las primeras semanas, el empleado se siente perdido y no sabe a quién acudir para obtener información sobre cómo avanzar en el proceso. Así es cómo se ve una orientación laboral sin planificación.
Para evitar esta situación, el primer paso es estructurar el plan, el cual debe abarcar desde el primer día hasta las primeras semanas del nuevo empleado en la empresa:
- Establece una secuencia clara de actividades y eventos que se deberían llevar a cabo (tienen que fomentar la integración del nuevo empleado).
- La extensión de la orientación laboral inicial debe ser adecuada, con el tiempo suficiente para una familiarización gradual y completa con la empresa.
- Identifica las personas clave con las que el nuevo talento debe interactuar (ten en cuenta que esto puede variar significativamente según el puesto y cargo que se trate, ya que no es lo mismo contratar a un gerente general que a un analista contable).
- Contempla las tendencias de onboarding de alto impacto para grandes entornos corporativos, como la gamificación, el aprendizaje experiencial, la integración y la inteligencia artificial.
En adición, a la hora de planificar este plan, recuerda cuáles son los objetivos de la orientación laboral:
- Integración en la cultura empresarial.
- Conocimiento de las responsabilidades.
- Conexión con colegas.
- Entendimiento sobre las expectativas.
- Formación y desarrollo inicial.
2. Elabora una agenda detallada
Un ejemplo de orientación laboral con una agenda detallada incluye una amplia variedad de actividades, como puede ser una presentación de bienvenida, una introducción a la cultura empresarial, reuniones con el equipo y capacitación en las funciones específicas del empleado. ¿Cuál es la clave en este tema? Cada actividad tiene que tener un por qué y un tiempo asignado de duración máxima.
3. Establece una vía de comunicación con el nuevo empleado
Supongamos que un nuevo empleado llega al primer día sin haber recibido ninguna comunicación previa de la empresa. No sabe qué esperar ni cómo prepararse; puede favorecer a la ansiedad, desconfianza y mala predisposición para iniciar el proceso. Por eso, una buena práctica de orientación laboral es tomar contacto con el empleado los días anteriores a su ingreso.
- Comunícate con él para brindarle información esencial.
- Consulta sus dudas y responde con claridad para demostrar que tienes interés en que se incorpore a la empresa.
- Utiliza un canal de comunicación efectivo, como el correo electrónico.
4. Prepara la documentación y crea un ambiente acogedor
Imagina que un nuevo empleado ingresa a tu compañía. Se le presenta una pila de formularios para completar, lo que consume gran parte de su tiempo y lo hace sentir abrumado. No se le informa al equipo sobre su llegada, por lo que nadie lo saluda ni lo orienta en su primer día. ¿Cómo es su experiencia desde el momento cero? Cuidar cada aspecto de la orientación al nuevo empleado es necesario para evitar la alta rotación que señalamos al principio.
- Reúne todos los documentos necesarios para el proceso de incorporación.
- Siempre que sea posible, procura completar la documentación de antemano a la llegada del talento.
- Informa al equipo sobre la llegada del nuevo empleado y anima a que lo saluden.
- Organiza una introducción formal al equipo, donde el nuevo empleado pueda conocer a sus colegas y comprender sus roles.
5. Crea un programa de capacitación específico para el rol
Este programa de orientación debe incluir sesiones detalladas sobre las responsabilidades, metas y expectativas del empleado, así como una introducción completa a los valores y la visión de la empresa. Explica cómo estos elementos juegan un rol relevante y guían las operaciones internas.
Por otro lado, es posible que detectes de antemano áreas en las que el empleado requiere desarrollo de sus habilidades para hacer determinadas tareas; sobre todo si el puesto requería un seniority más elevado pero finalmente contrataste uno inferior, por ejemplo. Con Skill XP Evolution de Crehana, puedes identificar brechas de habilidades para luego crear, organizar y gestionar la capacitación de los nuevos colaboradores.
Skill XP Evolution en la plataforma de Desarrollo de Crehana
6. Incluye actividades de team building desde un principio
Para que haya interacciones que den lugar a la colaboración y proactividad grupal, es necesario incluir actividades de team building. Por lo tanto, puedes diseñar actividades sociales como coffee breaks virtuales o juegos en línea que permitan conocer a todos los miembros del equipo.
Asimismo, estas actividades contribuyen a la construcción de una cultura de trabajo positiva y comprometida. Si quieres saber más sobre la relación entre cultura y engagement en las empresas, las tendencias actuales y cómo las organizaciones pueden aprovecharlas para mejorar el bienestar y el desempeño, te invitamos a escuchar este episodio de Amazing People Podcast por Crehana junto a Gustavo Bolio de Amedirh:
7. Pide retroalimentación y haz mejoras continuas
Este representa un paso crítico para asegurar que el proceso de orientación laboral evolucione de forma favorable. Pero, ¿cómo implementarlo?
- Reserva tiempo en la agenda para el feedback: reserva tiempo específico para que el nuevo empleado comparta sus comentarios y opiniones sobre su experiencia. Puede ser un 1:1 o en equipo.
- Evalúa la experiencia del nuevo empleado: aprovecha los comentarios recibidos para identificar áreas de mejora. Si el nuevo empleado señala aspectos confusos o que podrían ser más efectivos, considera implementar cambios en futuros procesos de onboarding.
- Haz encuestas de orientación laboral: pregúntale al talento cómo está viviendo esta experiencia, si considera que necesita más ayuda o qué dudas tiene sobre el puesto o la empresa en sí.
Encuesta de onboarding por Crehana
8. Lleva un registro del proceso
Por último, es importante llevar un registro sobre cómo se está llevando a cabo el proceso de orientación al empleado nuevo, ya sea para tomar nota sobre la evolución y el progreso del candidato, así como también para no olvidar las tareas o actividades implicadas.
Al respecto, la elaboración de una checklist para un proceso de onboarding efectivo te ayudará a definir aquellos puntos que no debes pasar por alto en las primeras etapas de inducción y presentación.
Checklist para un onboarding efectivo elaborado por Crehana
Ahora conoces el significado de la orientación laboral para nuevos empleados y cómo como HR Manager puedes potenciar la experiencia del talento recientemente contratado. ¿Qué esperas para mejorar tu tasa de retención?