¿Cómo comunicar un despido? 16 pasos para evitar problemas con tu fuerza laboral

Tener conocimientos sobre cómo comunicar un despido no se encuentra entre los objetivos a lograr por cualquier empleador o empresario. Pero, a pesar de la incomodidad que pueda generar analizar y poner en práctica lo aprendido, siempre es mejor saber cómo despedir a un empleado legalmente y evitar problemas.

Los despidos son medidas laborales habituales que tienen lugar de forma natural y simultánea en todo el mundo. Es por eso que, ante un error del trabajador, falta de disciplina, reducción de personal o hasta por el cierre de una empresa, siempre hay que estar preparados para saber cómo formalizar la destitución de un empleado.

Entonces, como sabemos que es una situación difícil de afrontar, pero, al mismo tiempo, inevitable, en este artículo te compartiremos los 15 pasos que debes de seguir para aprender cómo comunicar un despido a un trabajador. 

1. Infórmate sobre qué es el Offboarding

El Offboarding es el conjunto de procesos vinculados a la salida de un empleado que debes poner en práctica para aprender cómo comunicar un despido de manera transparente y respetuosa.

Entonces, ante esta explicación, no hay dudas de que la relevancia del proceso de Offboarding debe ser igual a la de los procesos de reclutamiento y retención del talento, ya que de ella dependerá si el empleado que ha sido despedido puede dejar su puesto laboral en buenas o malas condiciones. 

Por otro lado, también debes recordar que si el Offboarding es debido a una renuncia y no se relaciona con una notificación de despido, la empresa tiene que plantear el Employee Experience y escuchar al empleado para entender los motivos que lo llevaron a dar ese paso. 

En conclusión, está claro que el Offboarding puede ser un tanto desagradable, sobre todo si se trata de un despido, pero no por ello se le debe restar importancia y siempre debes informarte sobre este proceso antes de efectuar la destitución de un cargo.

2. Reúne documentos e información clave

Lo primero luego de saber que el empleado se desvinculará de la empresa es alistar una carta, que servirá para efectuar la notificación de despido y, al mismo tiempo, pautar una reunión. 

Pero, a pesar de que la carta debe ser breve, debes realizar un trabajo e investigación para reunir documentos vinculados al empleo e información clave sobre su paso por la empresa. 

¿Por qué la urgencia? Simplemente porque la situación de desvincular a un empleado es muy sensible y, si fallas en cómo despedir a un empleado legalmente, hay posibilidades de que el trabajador aproveche tu error para iniciar medidas judiciales. 

Entonces, ante una situación de despido, procura actuar de forma responsable, inmediata y eficaz, para que no se genere una situación contraproducente para toda la compañía.

3. Realiza una gestión contable

Este paso en tu aprendizaje sobre cómo comunicar un despido laboral tiene una estrecha relación con el anterior, ya que los documentos que hayas reunido serán esenciales para que puedas realizar una gestión contable. 

Una vez más hacemos mención a que desvincular a un trabajador es una situación compleja y riesgosa, por lo tanto, tienes que llegar a ella con un excelente y muy completo registro contable, el cual debe incluir los siguientes elementos:

• Declaración de impuestos. 
• Detalle del último pago de salario. 
• Compensaciones extra. 
• Periodos vacacionales que el empleado se haya tomado. 
• Cobertura médica que le ha sido brindada. 
• Licencias por enfermedad. 
• Entrega de días libres por situaciones de exámenes académicos.

4. Informa de la decisión

Ahora bien, ya en este punto debes asegurar que la comunicación con el empleado sea lo más fluida posible, para poder exponerle las condiciones del offboarding y explicarle a detalle la información de los documentos que deberá firmar y revisar. 

Además, en esta instancia, también es recomendable que el empleado organice una conversación cara a cara con su líder de equipo para que pueda coordinar cómo será el flujo de trabajo en los últimos días y tengan un espacio para conversar acerca de la decisión tomada.

En fin, es el paso intermedio entre la notificación del despido y la reunión formal al que deberás llegar bien preparado y sabiendo, casi a la perfección, cómo comunicar un despido.

5. Comunica la notificación de despido con el equipo

Si bien no es un paso esencial para aprender cómo comunicar un despido laboral, informarle a los demás trabajadores que uno de sus colegas dejará su puesto es lo mejor que puedes hacer para saber cómo mejorar el clima laboral ante una situación sensible. 

Es decir, muchas veces se empiezan a oír rumores cuando un empleado es despedido y eso causa mucha incomodidad en el ambiente de trabajo. Por lo tanto, debes asumir la responsabilidad de comunicarlo de inmediato. 

Piensa que solo de esta forma lograrás captar la atención de los equipos de trabajo para explicar los argumentos para despedir a un empleado a los que se han recurrido y así evitarás que circulen datos incorrectos como consecuencia del desconocimiento. 

Por último, pero no menos importante, antes de entablar una conversación con los trabajadores, mantén un diálogo privado con el empleado que será despedido para saber de qué forma quiere comentarlo ante sus compañeros. 

6. Proyecta una gestión de materiales de trabajo

Cada empleado de una empresa, y sobre todo aquellos que llevan mucho tiempo en su puesto o tienen múltiples tareas a su cargo, tienen elementos de la compañía que deberán ser devueltos luego de que haya recibido la notificación de despido. 

Entonces, si quieres saber cómo comunicar un despido y accionar de forma correcta, procura cumplir con esta instancia, en la cual deberás solicitar la entrega de: 

• Laptops. 
• Celular. 
• Fotocheck. 
• Uniforme. 
• Llaves. 
• Tarjetas. 
• Vehículos. 
• Herramientas. 

Sin embargo, esto no es todo. Dentro de esta instancia, además de poner en práctica tus conocimientos sobre cómo mantener una comunicación difícil, también es recomendable que, por una cuestión de seguridad, anules los permisos y cuentas que el empleado tenga a su nombre. Por ejemplo: 

• Correo electrónico. 
• Accesos a información confidencial. 
• Tarjetas de la empresa. 
• Cuentas de Google Drive. 
• Contraseñas. 

7. Ponte en el lugar del trabajador despedido

Sin importar las causas, al momento de aprender cómo comunicar un despido piensa que, detrás de la acción, hay una persona que se queda sin trabajo y que pierde su principal fuente de ingresos. 

Por lo tanto, si la situación es irremediable, desde el primer momento al último intenta mantenerte calmo y reflexivo, dándole el espacio y el tiempo necesario al empleado para que pueda asimilar la notificación de despido.

Si planeas reconsiderar el despido, pero quieres aplicar una sanción, quizás te pueda ser de gran utilidad nuestra carta de suspensión laboral, una plantilla de descarga gratuita para comunicar una sanción a un colaborador. 

8. Organiza una entrevista de salida

Si has completado los siete pasos ya mencionados en esta guía sobre cómo comunicar un despido, probablemente estés en condiciones de organizar una entrevista de salida entre los representantes de la empresa y el empleado. 

Entonces, una vez que todos se encuentren cara a cara, intenta mantener un ambiente calmo y agradable, en el que se repasen los logros del trabajador y también se compartan algunos puntos de mejora en su trabajo.

Finalmente, también debes tener en cuenta que este es un espacio importante para utilizar frases para comunicar un despido formal, pero también para agradecerle por el esfuerzo y dedicación durante su estadía con la compañía.

9. Entrega un mensaje breve y respetuoso

Según Info Empleo, “no resulta conveniente prolongar el momento del despido”. Por lo tanto, si bien la reunión tiene que durar más de 5 minutos, intenta no excederte con las explicaciones de argumentos para despedir a un empleado. 

Es decir, sin perder el respeto por la persona que abandona el puesto, intenta organizar el encuentro antes de que suceda, para hablar lo justo y necesario, en poco tiempo. 

De todas formas, si el trabajador que ha recibido la notificación de despido desea expresar sus sentimientos y hablar más tiempo de lo esperado, no lo interrumpas. Solo así se sentirá cómodo y no habrá inconvenientes. 

10. Evita las discusiones o los malos momentos

Una vez más volvemos a mencionar que todo el proceso por el cual se desvincula a una persona de su puesto, es muy sensible. Y debido a esta situación, por más que se intente mantener un clima agradable con los recursos mencionados en esta guía sobre cómo comunicar un despido, quizás surjan discusiones o malos momentos. 

Entonces, ¿qué se puede hacer ante una problemática de estas características? ¡Simple! Por un lado intenta ser reflexivo y empático, para brindarle la comodidad necesaria al trabajador y así lograr que mantenga la calma. 

Pero, si has utilizado todas las herramientas y ninguna ha logrado su cometido, recurre a tus habilidades de comunicador para contener al empleado que recibió la notificación de despido e intenta finalizar la discusión lo antes posible. 

Utilizar herramientas para medir el rendimiento de un colaborador es una práctica común en muchas empresas. Estas herramientas, como la plataforma de desempeño de Crehana, pueden ayudar a los líderes a determinar cuándo es necesario un despido. 

11. Explica los motivos del despido

A pesar de que desde el primer momento el trabajador puede ser totalmente consciente de por qué lo despiden, en otros casos, nunca lo termina de entender por completo. 

Entonces, para que esto no suceda, dentro de tu aprendizaje sobre cómo comunicar un despido, siempre debes incluir estrategias que te permitan hablar de forma clara y puntual, para que el empleado comprenda todo a la perfección. 

Y, si con las frases para comunicar un despido que has utilizado no es suficiente, también puedes recurrir a otras personas de la empresa que aporten una opinión desde su punto de vista, con el objetivo de que el trabajador llegue a una conclusión. 

12. Actúa desde un plano legal

“Para que la empresa no tenga problemas, el despido debe ajustarse a la legalidad”, según CGADE School. Por lo tanto, a pesar de que la relación con el empleado sea muy buena, nunca desvíes tu foco de atención en el tema principal. 

Entonces, a pesar de que la persona despedida no lo considere necesario, procura que firme todos los documentos que tenga que firmar, reciba toda la información protocolar y que acceda a todos los datos que lo vinculen con la empresa. 

Y, para mantener este perfil legal, si te has convertido en un profesional en cómo comunicar un despido a un trabajador, también debes poner la misma intensidad en garantizar que la persona reciba la indemnización correspondiente. 

13. Busca apoyo del área de Recursos Humanos

En la gran mayoría de los casos, todo el procedimiento para aprender y aplicar técnicas para saber cómo comunicar un despido, es organizado por el área de Recursos Humanos de una empresa. 

Pero, en otros casos, también es probable que la difícil tarea de anunciarle a una persona que se ha quedado sin trabajo esté en manos de un gerente, administrador o jefe de área. 

Por lo tanto, si quieres poner en práctica lo que sabes de cómo comunicar un despido, pero sientes que es mucha responsabilidad sobre tus hombros, no dudes en recurrir al área de Recursos Humanos. 

Finalmente, si aún necesitas algo más para controlar la situación, no dudes en seguir capacitándote en el tema con nuestra Academia de Recursos Humanos. 

14. Lidera una última reunión de despedida

Sin importar las razones por las que el empleado se va de la empresa, siempre debes agradecerle y demostrarle que valoras todo el esfuerzo que ha realizado en su paso por tu compañía. 

Por la coyuntura no se podrá realizar una fiesta o actividad colectiva, pero sí puedes dejar de lado las frases para comunicar un despido y organizar una reunión virtual con su equipo de trabajo en la cual puedan pedir comida por delivery, hacer dinámicas grupales, etc. 

Por otro lado, una buena idea también es mandarle un detalle de agradecimiento que puede incluir una carta de su líder o alguna tarjeta con el logo de la empresa que lleve un mensaje motivador, deseándole buena suerte para su próxima etapa laboral.

15. Mantén un seguimiento

Que tu empleado se vaya de la empresa no quiere decir que nunca más se comunicarán o que su relación se ha visto afectada de gravedad luego de que haya recibido la notificación de despido. 

Por lo tanto, en estos casos, mantener una relación positiva es lo más recomendable. Es decir, intenta seguir en contacto con tu ex empleado por medios como LinkedIn o por canales que creas más apropiados.

Entonces, cuidar la relación con la persona que te ha tocado despedir, es la mejor alternativa. Quizás no lo puedas imaginar, pero… ¡sus caminos laborales se pueden volver a cruzar en un futuro!

Sigue estas recomendaciones finales

Estos controles adicionales pueden ayudarte a garantizar que el proceso de offboarding esté completo, que nada importante se haya pasado por alto y que estés preparado para cualquier eventualidad que pueda surgir. 

1. Utiliza una encuesta de salida y analiza los resultados:

Una encuesta de salida es una herramienta valiosa para obtener retroalimentación sobre la experiencia laboral de una persona que está por dejar la empresa. Al recopilar información sobre lo que funcionó bien y lo que no, puedes mejorar los procesos internos y la cultura laboral de la organización. 

Analizar los resultados de la encuesta de offboarding te ayudará a identificar patrones y áreas de mejora, lo que a su vez te permitirá hacer cambios significativos para el futuro.

2. Comunica el proceso de manera clara y oportuna:

La comunicación es clave en todo proceso de offboarding. Asegúrate de que las personas sepan exactamente lo que va a suceder y en qué momento. Hazle saber lo que se espera de ellos y lo que pueden esperar de la empresa. Comunica cualquier cambio en el proceso y sé transparente en todo momento. Un offboarding claro y bien comunicado puede reducir la ansiedad y el estrés para todas las partes involucradas.

3. Rompe la conexión laboral inmediatamente

Es importante que la conexión laboral entre la empresa y la persona termine de manera clara y sin complicaciones. Esto significa que la empresa debe tomar medidas inmediatas para desactivar el acceso del empleado a todos los sistemas, cuentas de correo electrónico y demás recursos empresariales, como mencionamos antes. 

Aunque pueda parecer un acto severo, romper la conexión laboral inmediatamente ayuda a evitar problemas de seguridad y garantiza que la información institucional no se pierda o se filtre. Este proceso es clave al desvincular a una persona de la empresa. 

4. Mantén una relación positiva con las personas que salen de tu equipo

Aunque la persona ya no forme parte de la empresa, es importante mantener una relación positiva con ellos. La forma en que te comportas durante el proceso de desvinculación puede influir en la reputación de la empresa y en la disposición del colaborador para proporcionar referencias futuras. Siempre trata a las personas con respeto, hazles saber que su trabajo ha sido valorado y agradéceles por su tiempo en la empresa.

5. Finaliza la documentación del offboarding previo a la fecha de partida

Para saber cómo comunicar un despido es importante contar con toda la documentación necesaria. Esto puede incluir la firma de acuerdos de confidencialidad, la finalización de evaluaciones y cualquier otra documentación requerida por la empresa. Asegúrate de que toda la documentación esté en orden antes de la fecha de partida de la persona para evitar problemas legales o administrativos en el futuro.

6. Crea una experiencia positiva para la despedida

Un offboarding bien estructurado puede ayudar a crear una experiencia positiva para la persona que se va. Esto puede incluir una carta de recomendación, una fiesta de despedida o la oportunidad de compartir sus logros y experiencias laborales en la empresa. Una experiencia positiva permite a la persona sentir que su trabajo ha sido valorado y agradecido.

7. Evalúa el proceso de offboarding

Al final de la desvinculación laboral, es importante evaluar cómo ha ido todo. Analiza los resultados de la encuesta de salida y cualquier otra retroalimentación que hayas recibido. Considera lo que ha funcionado bien y lo que se podría mejorar en el futuro. Utiliza esta información para hacer un offboarding exitoso y garantizar que la empresa proporcione una experiencia de salida positiva y eficiente para todas las personas que dejan la empresa.

Comunicar una desvinculación laboral no es una tarea fácil, pero es una parte inevitable de la gestión empresarial. Al seguir los pasos adecuados, se puede hacer que el proceso de despido sea más efectivo y menos estresante tanto para el empleador como para el colaborador que se va.

No hay dudas de que, según la situación que tengas por delante, quizás no puedas cumplir con todos estos pasos a seguir para aprender cómo comunicar un despido, pero con sólo aplicar unos pocos podrás mejorar el clima en el que planeas desvincular a un empleado de la compañía. 

Al final del día, es importante recordar que los despidos son una parte normal de cualquier negocio y, aunque pueden ser difíciles, pueden ser una oportunidad para que la empresa crezca y se adapte a los cambios en el mercado.