El proceso de offboarding marca el cese del vínculo laboral, un evento cargado de mucho estrés e incertidumbre que puede ser largo y tedioso si no se gestiona correctamente. La clave para lograr una transición desde un lado empático y respetuoso es el área de HR.
El HR Manager es quien establece las pautas para guiar al empleado a través de las fases del proceso de offboarding según las circunstancias de salida. Y, junto a su equipo, deberá poner en práctica los pasos para despedir a los colaboradores priorizando su bienestar.
En este artículo, analizaremos las ventajas de estructurar un programa de despido enfocándonos en el employee experience de inicio a fin. También, veremos cómo gestionar un proceso de offboarding en el contexto actual, en empresas locales y globales.
¿Cuál es la importancia del proceso de offboarding?
En un podcast de Harvard Business Review, Alison Dachner, profesora de administración en la Universidad John Carroll, y Erin Makarius, profesora de administración en la Universidad de Akron, comentan que el proceso de offboarding puede abrir la posibilidad de recontratación a futuro.
La reserva de talentos es una estrategia que funcionará únicamente si el vínculo laboral acaba en buenos términos. Ponerla en práctica supone un ahorro considerable en gastos de reclutamiento y selección. Además, aumenta la proactividad y eficiencia de la empresa en menor tiempo.
Otra de las ventajas de armar un proceso de offboarding enfocado en el bienestar de los empleados es que promueve la retención del talento. Si el proceso de salida se basa en el respeto y la empatía, los colaboradores lo notarán inmediatamente.
Tanto la persona que se despide como el equipo que permanece en la empresa, serán conscientes de que están trabajando para una empresa que se preocupa por su integridad y que los reconoce como parte fundamental de su éxito. Esto genera confianza y, por supuesto, aumenta el compromiso que tienen con la compañía.
El reconocimiento laboral, más allá del proceso de offboarding, es fundamental para crear un equipo leal, que esté alineado con los objetivos, la misión y la visión de la empresa. En Crehana contamos con una plataforma de clima laboral con soluciones de reconocimiento te servirá celebrar los logros de tu equipo y mantenerlos motivados día a día.
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¿Cómo gestionar un proceso de offboarding?
Desde el primer paso, el proceso de offboarding debe ser claro para el trabajador. Partiendo de las razones por las cuales la empresa ha decidido despedirlo, estas deben estar sustentadas para que la idea sea más fácil de procesar. Dejar cabos sueltos podría desencadenar conductas negativas en contra de la empresa.
¿Sabías que el 20% de las empresas ha experimentado violaciones de datos relacionadas con ex empleados? Los datos revelados por una investigación de Zippia nos dejan un importante alerta sobre lo trascendental que es gestionar un buen proceso de offboarding.
Veamos paso a paso cómo hacerlo:
Reunir los documentos para dar inicio al proceso
El despido de un colaborador debería empezar con la recopilación y organización de los documentos relacionados a la contratación. Esto con el fin de avanzar en cada etapa de manera justa, respetando la ley laboral que funciona en el país.
Te recomendamos reunir los siguientes documentos básicos:
- Contrato de trabajo.
- Acuerdo de confidencialidad.
- Evaluaciones de desempeño (en función del motivo de despedido, este documento puede servir para justificar la salida).
- Récord de asistencias y faltas.
- Días de vacaciones tomadas y pendientes.
- Licencias.
Analiza cada uno de estos documentos para determinar que todo está en orden y que no existen pagos o beneficios pendientes. Si los hubiera, deberás tomar nota para dar inicio al siguiente paso del proceso de offboarding.
Hacer la liquidación del pago final
Es recomendable prestar especial atención a este tema. Hacer un mal cálculo del pago final puede generar conflictos con el colaborador, además que alargará el proceso de offboarding innecesariamente.
Aunque se trate de un error contable, los empleados podrían pensar que la empresa quiere faltar al acuerdo establecido en la contratación. Incluso, algunos pueden considerar tomar medidas legales.
Para ejecutar correctamente la segunda fase del proceso de offboarding, te sugerimos tener a la mano este checklist:
- Declaración de impuestos.
- Compensaciones extra.
- Vacaciones tomadas y pendientes.
- Cobertura médica pagada.
- Licencias aceptadas.
- Monto del último pago.
- Bonos/utilidades.
Comunicar la noticia a quienes corresponda
Cuando se trata de comunicar la noticia, un estudio de Gartner recomienda asignar esta tarea al Manager directo, pues es quien tiene más confianza con el colaborador y con el equipo. Además, conoce las razones que sustentan esta decisión.
En ese sentido, el área de HR debe preparar a los jefes para completar esta fase del proceso de offboarding. Es recomendable potenciar sus habilidades para el manejo de crisis, la escucha activa y la empatía. Se espera que el líder pueda transmitir seguridad y confianza ante la incertidumbre.
Por otro lado, además de notificar al colaborador que será despedido, es necesario también tener presente a los compañeros de trabajo y, en caso los tuviera, a sus clientes. Hay que tener en cuenta que, según el rol del trabajador, este podría tener más o menos grupos de interés. Estos son algunos tips para comunicar un despido a cada uno:
- Al colaborador: comunica tu decisión de manera objetiva, siendo específico en las razones que te hayan llevado a optar por la desvinculación laboral. Si puedes justificar lo que dices con documentos (evaluaciones) o informes, mejor.
- Al equipo: al dar la noticia procura ser breve y dar la información justa para que el grupo entre en contexto. Evita entrar en detalles o hacer juicios personales sobre el colaborador.
- A los clientes: explica la decisión tomada, también de forma breve, y expresa que los pondrás en contacto con el nuevo integrante de la compañía para que atienda sus solicitudes. Es importante que los clientes sientan que todo está bajo control.
En los dos primeros casos, te sugerimos reunir —en diferentes momentos— al colaborador y al equipo para informarles lo que está ocurriendo. Los clientes pueden ser contactados por teléfono o vía correo electrónico.
Definir cómo será el traspaso de tareas
Despedir a alguien es sinónimo de reestructuración. Esto quiere decir que, luego de que el colaborador abandona la empresa, alguien debe cubrir sus funciones, ya sea un nuevo ingreso o un colaborador que ya está trabajando en la compañía.
Sin importar cuál sea el caso, en esta etapa del proceso de offboarding, el HR manager deberá identificar las responsabilidades del rol para comunicarlas al empleado que tomará el cargo. Es recomendable también comunicar los objetivos y las expectativas que tienen los líderes para el puesto.
Puedes apoyarte compartiendo ejemplos de situaciones reales para guiar al colaborador hacia el resultado esperado. También, será necesario monitorear el rendimiento del nuevo integrante del cargo, sobre todo luego de pasar el periodo de adaptación.
Crehana: tu aliado para capacitar y evaluar a tu equipo
Cubrir un puesto implica entrar en un proceso de adaptación para el nuevo colaborador. Es por ello que dentro de esta fase del offboarding hay que contemplar también las capacitaciones y evaluaciones continuas. Sobre todo, si tomamos en cuenta de que el mercado laboral es muy cambiante y exigente.
Un informe sobre Perspectivas Sociales y del Empleo en el Mundo: Tendencias 2023 de la OIT, menciona que, “el perfeccionamiento de las competencias de los trabajadores (upskilling) y su adaptación a nuevos procesos y herramientas (reskilling) son esenciales para la implantación y difusión de nuevas tecnologías”, lo cual se traduce en ganancias de productividad.
En Crehana te ofrecemos dos plataformas clave para ir a la par del avance tecnológico y los nuevos retos. Nuestra solución de desarrollo de talento tiene los mejores recursos y funciones para capacitar a tus trabajadores. Con la solución de evaluación de desempeño podrás poner a prueba todo lo aprendido.
Pedir de vuelta el material de la empresa
Seguramente algunos de tus empleados trabajan con material de la compañía o tienen documentos de identificación que se les entregaron en el primer día de trabajo.
Como parte del proceso de offboarding, debes recuperarlos, ya que en el corto plazo serán utilizados por alguien más. Estos son algunos de los elementos que deberías solicitar luego de comunicar el despido:
- Laptop o computadora
- Celular
- Fotocheck
- Uniforme
- Llaves
- Vehículos
- Herramientas
- Tarjetas
- Router
Por supuesto, estos materiales dependen del puesto del colaborador, así como de la política de tu empresa. Haz una lista de todos los elementos prestados y asegúrate de tenerla presente para mantener el inventario al día.
Por otra parte, el proceso de offboarding también es necesario eliminar los accesos que tienen los colaboradores a la información confidencial de la empresa. Te sugerimos conversar con el equipo de IT para tomar acción al respecto y evitar la filtración de datos a terceros.
Programa una entrevista de salida
Una entrevista de salida es un recurso utilizado por los HR managers para saber cómo fue la experiencia del colaborador en la empresa. En esta reunión también se espera conocer su opinión con respecto a diferentes aspectos organizacionales: clima, relaciones laborales, asignación de tareas, etc.
Es una fase clave del proceso de offboarding porque te ayudará a encontrar oportunidades de mejora para construir un mejor espacio de trabajo. Algunas de las preguntas que puedes tomar en cuenta para ello son las siguientes:
- ¿Qué es lo que más te gustaba de trabajar con nosotros?
- ¿Qué es lo que menos te gustaba de trabajar con nosotros?
- ¿Cómo describirías la cultura organizacional y el ambiente laboral en tu área?
- ¿Cómo fue la relación con el gerente del área?
- ¿El trabajo cumplió con tus expectativas?
Al ser preguntas abiertas, debes darle al colaborador todo el tiempo que necesite para responder. Este proceso debe ser lo más natural y cómodo posible para el talento humano, sobre todo si se espera conseguir respuestas reales. Recuerda que su aporte te llevará a mejorar la experiencia en la empresa.
Te recomendamos descargar nuestro formato de entrevista de salida si quieres ahorrar tiempo en esta etapa del offboarding. En este documento encontrarás más de 10 preguntas relacionadas a la experiencia del colaborador y un pequeño cuadro de evaluación.
Organiza la despedida del colaborador
La reunión de despedida es el paso final del offboarding. El objetivo de este evento es agradecer al colaborador por su contribución en los procesos de la empresa.
Por lo general, el Manager directo es quien organiza el evento. Sin embargo, desde HR, es recomendable mencionarle algunos puntos cruciales para llevarlo a cabo:
- La reunión debe ser pactada con antelación para un día y hora específica.
- Se trata de un evento de despedida, por lo que es importante reconocer el aporte del colaborador, por ejemplo, con un pequeño discurso de agradecimiento.
- Para amenizar el evento es común designar a un equipo para decorar el ambiente, comprar bocaditos y bebidas para compartir en grupo.
Otra forma de agradecer es haciendo entregas de regalos, tarjetas o a través de una carta de despedida firmada por el líder y sus compañeros. Utiliza el método que funcione mejor en tu empresa, tomando en cuenta la situación del colaborador (tiempo de permanencia, motivo de despido, etc), para finalizar el proceso de offboarding con éxito.
¿Cómo gestionar un proceso de offboarding en equipos globales?
El proceso de offboarding puede variar cuando se trata de despedir empleados globales. A distancia, se vuelve complicado programar la devolución de los implementos proporcionados por la empresa, así como organizar una reunión de despedida.
Por supuesto, el proceso de offboarding internacional ha logrado mejorar con la tecnología. Empresas como Deel cuentan con servicios de HR a escala global para que puedas tratar temas de pagos, contratación, compliance y re-localización de colaboradores.
Despedir colaboradores en empresas globales implica conocer la leyes locales para estar al día con los derechos que le corresponde a cada trabajador. Por ejemplo, la indemnización en caso de despido, la gratificación y las vacaciones varían en cada país.
A continuación, te dejamos una lista de los derechos laborales y cómo gestionarlos en algunos países de Latinoamérica:
- Código del Trabajo en Chile
- Derechos laborales en Argentina
- Código Sustantivo del Trabajo en Colombia
- Derechos laborales en Perú
- Ley Federal del Trabajo en México
Cuando se trata de organizar una reunión de despedida en una empresa global, los líderes pueden recurrir a plataformas como Zoom para juntar al equipo. La dinámica aquí será la misma que en un proceso de offboarding tradicional: agradecer al colaborador por su tiempo y dedicación, y, si es posible, hacer entrega de un detalle a nombre de todo el grupo.
Despedir a un colaborador implica gestionar diversas etapas de un proceso para lograr que la persona se sienta cómoda y reconocida por su esfuerzo. El objetivo es que esta experiencia sea lo más agradable posible, para así lograr que ambas partes (empleado y empresa) puedan ver el lado positivo.
Para ello, es recomendable evitar cualquier acción que genere más estrés en el colaborador. Hay que ser muy cuidadosos al transmitir la información para no causar malentendidos y concluir el vínculo laboral de la mejor manera.