¿Cómo hacer y calcular una nómina en México y Colombia?

La gestión adecuada de la nómina es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector económico, y su impacto va más allá de la simple transacción financiera. ¿Sabías que, de acuerdo con Zippia, las empresas destinan el 2% de su nómina a programas de recompensa y reconocimiento de empleados? Este dato pone de manifiesto la importancia de una gestión eficaz de la nómina, no solo como instrumento de pago, sino también como herramienta para la motivación y el compromiso.

Por eso, es importante tener interiorizado el paso a paso para el cálculo de la nómina, así como también utilizar determinadas herramientas que sirven para agilizar la tarea (como una plantilla que te compartimos más adelante). Si eres un profesional administrativo de recursos humanos dentro de una empresa en crecimiento, en esta guía te proporcionaremos los conocimientos y las herramientas necesarias para simplificar la gestión de nóminas, reducir errores y garantizar la satisfacción de tus empleados.

En empresas grandes, donde la plantilla de empleados puede ser extensa y diversa, la recopilación precisa de datos personales es fundamental para asegurar que cada empleado reciba su salario de manera correcta y oportuna. Por eso, el primer paso sobre cómo hacer una nómina de empleados es recopilar toda la información necesaria de los colaboradores. Esto incluye detalles personales como nombre, dirección, número de seguro social, estado civil, número de cuenta bancaria para depósito directo, y cualquier información fiscal relevante, como certificados de exención de impuestos.

Mantén un sistema actualizado para registrar y gestionar esta información. A medida que los empleados ingresan a la empresa, cambian su situación personal o actualizan sus preferencias, es importante mantener estos registros al día. Estos datos son la base sobre la cual se calculan los salarios y las deducciones, y cualquier error en esta etapa puede llevar a problemas significativos en la emisión de las nóminas. Por lo tanto, es esencial establecer procedimientos sólidos y seguros para garantizar la integridad de la información del personal desde el principio.

2. Registra las horas y asistencia

En grandes entornos laborales, la gestión del tiempo y asistencia es crucial en el proceso de cómo hacer una nómina paso a paso. Utiliza sistemas de seguimiento del tiempo o software de gestión de asistencia para registrar las horas trabajadas, días de vacaciones, días de enfermedad y cualquier otro tipo de ausencia. Asegúrate de seguir las políticas de la empresa para el cálculo de horas extras y otras bonificaciones. Una forma práctica de integrar los registros de tiempo y asistencia es con un  sistema de nómina. Esto facilitará el cálculo de salarios y deducciones una vez que se complete el proceso de registro.

3. Calcula los ingresos

Lo siguiente a evaluar al pensar en cómo hacer una nómina es el cálculo de ingresos. Esto incluye su salario base, así como cualquier ingreso adicional, como horas extras, comisiones, bonificaciones y otros incentivos. Ten en cuenta lo que establece la normativa laboral local para el cálculo. Por ejemplo, sobre las horas extras en México, el empleador debe pagar un 100% adicional por las horas trabajadas. Entonces, si un empleado tiene un sueldo equivalente a 100 pesos la hora y hace una hora extra, la hora extra será de 200 pesos. En el cálculo de nómina de Colombia, los recargos varían según el tipo de hora extra y puede oscilar en un 125% a 250%.

Además, considera la posibilidad de incluir reconocimientos de empleados. Esto no solo incentiva el compromiso y el rendimiento de los empleados, sino que también puede aumentar la moral y la satisfacción en el trabajo. De hecho, de acuerdo con Mckinsey, los incentivos financieros pueden crear un mayor nivel de energía y entusiasmo en toda la organización e impulsar los esfuerzos discrecionales de los empleados. Por consiguiente, puedes establecer bonificaciones variables basadas en el cumplimiento de metas, competencias demostradas y resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeño. Con soluciones como la plataforma de Desempeño de Crehana, puedes tomar este tipo de decisiones en función de la información provista sobre logro de objetivos y metas.

Plataforma de Crehana

4. Calcula las deducciones

Otro punto clave al responder sobre cómo hacer una nómina, tiene relación con el cálculo de deducciones. Entre las deducciones más comunes en México, por ejemplo, se encuentran las siguientes:

• Retenciones del IMSS (aportes al seguro social).
• Pagos de créditos o abonos al Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores.
• Pagos adelantados.
• Pago de cuotas del sindicato.

En Colombia, las principales deducciones están relacionadas con aportes a la salud y a la pensión, que suele ser un 4% por parte del empleado. Si hubiera deudas con el empleador, también estas entrarían en juego en el cálculo de las deducciones en la nómina.

En otras palabras, en este punto sobre cómo hacer una nómina paso a paso, debes calcular las deducciones fiscales aplicables, incluyendo los impuestos federales y estatales. Utiliza las tasas de impuestos vigentes y las tablas de retención aplicables para garantizar la retención correcta de los impuestos sobre la renta de cada empleado. Ya que, por ejemplo, las tarifas aplicables para las retenciones del IMSS varían.

5. Haz el cálculo final

Una vez que hayas calculado todos los ingresos y deducciones, suma los ingresos brutos y resta las deducciones para obtener el salario neto de cada empleado. Este es el monto que finalmente se pagará al trabajador. Así es el proceso de cómo calcular la nómina de un trabajador de forma efectiva.

6. Utiliza una plantilla de nómina

Sabemos que se trata de una actividad muy repetitiva y operativa que incluso puede volverse tediosa si hay muchos colaboradores en el equipo. Usa nuestra plantilla de nómina en Excel y automatiza parte del cálculo.

Fuente: Crehana

7. Define el tipo de emisión de comprobantes de pago

La emisión de comprobantes de pago, ya sea en forma de cheques de salario o registros electrónicos, es un paso crítico en el proceso de nómina en recursos humanos. Esto implica la entrega de la compensación a los empleados y la documentación de todos los detalles relacionados con sus salarios y deducciones. En empresas grandes, es común utilizar métodos de pago electrónicos, como depósito directo, para la mayoría de los empleados. Esto proporciona eficiencia y seguridad en el proceso. Sin embargo, algunos empleados aún pueden preferir el pago en papel, por lo que es importante tener la capacidad de emitir cheques de salario si es necesario.

Si se utiliza el depósito directo, se debe proporcionar a los empleados un comprobante de pago electrónico. Este documento debe incluir detalles como el monto bruto, las deducciones específicas (impuestos, seguros, contribuciones a la jubilación, etc.), el monto neto y la fecha de pago. Los empleados pueden acceder a esta nómina electrónica a través de un portal en línea o recibirla por correo electrónico.

Para aquellos empleados que opten por recibir cheques de salario en papel, el proceso implica la impresión de los cheques y su distribución en el lugar de trabajo o su envío por correo a las direcciones especificadas por los empleados. Los cheques deben estar acompañados de un desglose claro de ingresos y deducciones.

8. Mantente al tanto de los cambios

A medida que la empresa crece y evoluciona, es importante mantenerse al día con los cambios en la nómina de los empleados. Esto incluye ajustar los salarios de los trabajadores, realizar actualizaciones de impuestos y adaptar las políticas de nómina según sea necesario. Por eso, revisa y evalúa las políticas de nómina de la empresa con cierta regularidad. Esto incluye las políticas relacionadas con salarios, beneficios, deducciones, horas extras, licencias y cualquier otra área relevante. Asegúrate de que estas políticas estén alineadas con los objetivos de la empresa y las leyes laborales vigentes.

Si la empresa introduce nuevos beneficios o realiza cambios en los existentes, asegúrate de reflejar estos cambios en la nómina de los empleados. Esto puede incluir ajustes en las contribuciones a planes de jubilación, seguros de salud, o cualquier otro beneficio que se ofrezca.

9. Automatiza el proceso con un software de nómina

Para simplificar y agilizar el proceso de nómina en empresas grandes, considera la implementación de softwares de nómina o sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS). Estas herramientas pueden automatizar gran parte del proceso, reduciendo la posibilidad de errores y ahorrando tiempo. Complementa el software de nómina con herramientas de recursos humanos que optimicen la gestión de talento y el desarrollo profesional. La automatización de estos procesos puede mejorar la eficiencia y la experiencia de los empleados. Estos  HR Tech como el de Crehana complementan muy bien a los programas de nómina, y son fundamentales en las empresas porque permiten automatizar y digitalizar ciertas tareas. Entre sus principales funcionalidades destacamos: 

• Permite alinear a tus equipos con las metas de la compañía.

• Agiliza la medición del desempeño y/o del clima laboral.

• Ayuda a identificar las fortalezas y brechas de tus equipos, así como a reforzar sus habilidades en las áreas más demandadas.

• Facilita el diseño de los OKR de cada equipo y cada persona.

Plataforma Crehana

La gestión de nóminas en empresas grandes puede parecer un desafío, pero con las herramientas adecuadas se puede simplificar de manera significativa. A lo largo de esta guía sobre cómo hacer una nómina, hemos explorado cómo se elabora una nómina paso a paso desde el Departamento de Recursos Humanos. Recuerda que la gestión de nómina de empleados requiere precisión y cumplimiento de regulaciones laborales y fiscales. Siempre es recomendable contar con la ayuda de profesionales de recursos humanos o contadores especializados en nómina para garantizar que todo se realice de manera adecuada y legal.

Con el enfoque correcto, puedes simplificar esta tarea administrativa y asegurarte de que tus empleados estén satisfechos y bien recompensados, al mismo tiempo que cumples con todas las regulaciones laborales y fiscales vigentes.