Nómina electrónica: Guía completa sobre su correcta gestión en grandes empresas

La nómina electrónica llegó para quedarse. El tradicional procesamiento de nóminas, en el que hay una gran cantidad de documentos impresos, horas dedicadas a la entrada manual de datos y una inevitable generación de errores como consecuencia, es historia pasada. Sólo causaba estrés y frustración en los departamentos de Recursos Humanos. Como cada entrada requiere atención minuciosa, los ajustes manuales consumen tiempo que podría emplearse en actividades más estratégicas, como las orientadas al desarrollo del talento.

Es en este contexto que la nómina electrónica surge como una solución que no solo alivia el dolor de cabeza del procesamiento manual, sino que redefine la eficiencia y la precisión en la gestión de recursos. Ahora bien, en general, las empresas están un paso más adelante en este tema; especialmente si gestionan nóminas globales. De acuerdo con un estudio de Deloitte, las organizaciones comprenden la importancia de tener una estrategia global de nómina que incluya abastecimiento (con proveedores externos) y tecnologías sólidas para la automatización de procesos.

Aunque muchas todavía no tienen una visibilidad completa de sus operaciones globales de nómina, están empezando a ver un camino y se están acercando. ¿Te gustaría saber cómo puedes sumarte a este fenómeno de transformación digital en RR. HH.? En esta guía, te compartimos todos los detalles sobre la administración de nóminas electrónicas en grandes empresas.

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es una forma digitalizada en la que puedes administrar y procesar toda la información relacionada con los salarios y beneficios de tus empleados. En lugar de depender de documentos impresos y procesos manuales, te apoyas en tecnología y sistemas informáticos para gestionar eficientemente las transacciones salariales y los aspectos relacionados con los recursos humanos.

Pero, ¿cuál es la esencia de la nómina electrónica? La automatización de la gestión de la nómina. Por ejemplo, la generación de recibos de sueldo, cálculos automáticos de salarios y deducciones, la emisión de informes fiscales y la integración con otros sistemas empresariales, como recursos humanos y contabilidad. Además, permite una eficiente gestión de anticipos salariales, ya que el personal puede solicitar anticipos de forma digital, agilizando el proceso de aprobación y eliminando la necesidad de trámites en papel.

Si en tu empresa aún no están gestionando la nómina de esta forma, imagina cuántos registros en papel podrías eliminar y cuántos errores humanos podrían desaparecer asociados con la entrada manual de datos.

¿Por qué es importante la nómina electrónica?

Su implementación marca un antes y un después en la gestión de Recursos Humanos, debido a que transforma la forma en que tu empresa se relaciona con tus empleados y responde a las obligaciones laborales y fiscales. Olvídate de las preocupaciones por errores en la elaboración de la nómina o por no cumplir con los plazos establecidos por las autoridades. La nómina electrónica te ayuda a cumplir con todas las obligaciones de forma segura y eficiente.

Por otra parte, al adoptar la nómina electrónica, tu organización se convierte en un referente de innovación y responsabilidad, atrayendo y reteniendo talento humano de alto valor. Este factor puede convertirte en un Top Employer. Ya que aquellas empresas que se preocupan por la eficiencia, la transparencia, el cumplimiento legal y la responsabilidad social son más propensas a ser reconocidas como empleadores de primer nivel. Ahora bien, es necesario implementar acciones constantes y estar en la búsqueda de siempre construir el mejor entorno dentro y fuera de las empresas, como explica Silvia Dávila, CEO de Danone, en uno de nuestros episodios de Amazing People Podcast by Crehana. Descubre más aquí:

¿Qué tipo de nóminas electrónicas hay para grandes empresas?

Si bien existen distintos tipos de nómina, hay particularidades para su versión digital. Cada una está diseñada para satisfacer diferentes necesidades y contextos empresariales. Algunos de los tipos más comunes son los que te compartimos a continuación:

• Nómina electrónica estándar: es la forma más básica que abarca la automatización de procesos como la generación de recibos de sueldo, cálculos automáticos de salarios y deducciones, así como la emisión de informes fiscales. Es esencial para cualquier empresa que busque agilizar la administración de la nómina.
• Nómina electrónica con autogestión para empleados: permite que tu talento acceda a sus propios recibos de sueldo, gestionar información personal y realizar solicitudes de manera autónoma a través de una plataforma online.
• Nómina electrónica con integración de beneficios: se integra con sistemas de beneficios que utilices a diario, para que tengas una visión global sobre la compensación de tu talento. Incluye la administración de beneficios como seguros de salud, planes de jubilación y otros incentivos.
• Nómina electrónica internacional: aborda complejidades relacionadas con la gestión de nóminas en múltiples países. Es ideal si tienes operaciones globales, o si tienes empleados distribuidos globalmente.

¿Cuáles son las ventajas de la nómina electrónica?

Aquí los principales beneficios de la nómina electrónica:

• Optimización del tiempo: impulsa una gestión más eficiente al eliminar las tareas manuales asociadas al procesamiento y envío de la nómina. La agilidad en la generación y distribución electrónica simplifica tus procedimientos y te libera tiempo valioso para actividades estratégicas.
• Reducción de costos: genera ahorros financieros significativos al reducir gastos vinculados con el envío y manejo de documentos impresos.
• Mejora de la experiencia del empleado: la accesibilidad y comodidad asociadas con la nómina electrónica reflejan un compromiso con la modernización y satisfacción de los trabajadores.
• Facilitación de auditorías y cumplimiento normativo: al proporcionar un registro digital preciso y rastreable.

Desafíos de la nómina electrónica

Estos son los más destacados:

1. Cumplimiento normativo

La evolución constante de las regulaciones fiscales y laborales puede representar un desafío para la nómina electrónica. Desde luego, mantenerse actualizado y ajustarse a los cambios normativos puede ser un proceso complejo, especialmente en entornos empresariales con operaciones internacionales.

Por ejemplo, los cambios en las tasas de impuestos o regulaciones laborales en un país pueden requerir ajustes rápidos en el sistema de nómina electrónica para garantizar el cumplimiento. Si hubiera un retraso en la actualización, esto podría llevar a errores en los cálculos y posibles sanciones.

2. Seguridad de la información

A pesar de los avances en seguridad digital, la protección de la información sigue siendo un desafío crítico. La nómina electrónica contiene datos sensibles, y garantizar la seguridad contra amenazas cibernéticas y accesos no autorizados es fundamental para que puedas mantener la integridad de la información. De hecho, según un informe de Kaspersky, el 33% de las empresas cuyos profesionales de seguridad informática fueron encuestados ha sufrido al menos una brecha de ciberseguridad en los últimos dos años.

Así, un ataque cibernético al sistema de nómina electrónica de tu empresa podría exponer información confidencial de tu talento, como las direcciones residenciales, los números telefónicos de contacto, detalles de cuentas bancarias e información sobre préstamos o anticipos salariales, entre otros. Todo esto puede traer graves consecuencias para ambas partes, incluyendo el riesgo de robo de identidad, fraudes financieros, y problemas de privacidad y seguridad laboral.

3. Capacitación de RR. HH.

La resistencia al cambio y la falta de familiaridad con las nuevas tecnologías pueden ser obstáculos a los que te enfrentes al comienzo. Frente a esto, la capacitación del personal es la clave. De lo contrario, si tu equipo no recibe la capacitación adecuada sobre el nuevo software de nómina electrónica, pueden cometer errores al ingresar datos, realizar ajustes o acceder a la información.

Asimismo, la capacitación de Recursos Humanos es fundamental para que profundicen en temas relacionados, como la productividad y la gestión de la experiencia del empleado. Por consiguiente, podrías implementar estrategias que impulsen los indicadores de productividad del talento a partir del reconocimiento y la celebración de logros. Imagina que si tienes high potentials en la nómina, puedes recompensarlos monetariamente para aumentar su motivación y compromiso.

Para eso, soluciones de Desarrollo como la de Crehana te ayudan a potenciar la experiencia de desarrollo de tus equipos, con contenidos de alta calidad en una única plataforma. Además, incluye Skill XP Evolution para que puedas identificar las habilidades de tus empleados y mejorarlas.

Plataforma de Desarrollo de Crehana

¿Qué conceptos se deben incluir en la nómina electrónica?

Aquí los principales:

• Salario básico: es el importe que corresponde al sueldo mensual del empleado antes de la aplicación de las deducciones correspondientes. Puede ser el sueldo mínimo que establece cada país por ley, o superior al mismo.
• Horas extras: son las horas trabajadas por un empleado por encima de la jornada laboral ordinaria. Por ejemplo, Juan trabajó 10 horas extras en la última semana, las cuales se pagan con un recargo del 25%.
• Vacaciones: es el pago por el periodo de vacaciones del empleado. Por ejemplo, Pedro tiene derecho a 15 días de vacaciones al año. Esos días son pagos y se pagan con su salario normal.
• Bonificaciones: son pagos adicionales al salario por el logro de objetivos o por otras razones. Por ejemplo, hay empresas que entregan una bonificación anual equivalente a un mes de salario por el cumplimiento de metas.
• Retención en la fuente: es el impuesto sobre la renta que se le retiene al empleado de su salario. De acuerdo con Infobae, este impuesto aplicaría a más personas a partir de 2024 debido al reajuste de la unidad de valor tributario (UVT), en Colombia.
• Primas: son las bonificaciones adicionales que recibe el empleado por ley o por acuerdo con la empresa.

¿Cómo hacer una nómina electrónica?

Este es el proceso esencial para efectuar una nómina digital y difiere bastante de cómo hacer una nómina paso a paso tradicional:

1. Define tu equipo de nómina

Necesitas conformar un equipo con experiencia en nómina, contabilidad, recursos humanos, IT y legal para asegurarte la correcta implementación del sistema de nómina electrónica. De esta forma, cada integrante aportará su expertise y conocimiento especializado para tener una visión integral del proyecto. En adición, cada uno tendrá un rol y responsabilidad en particular, lo cual evitará confusiones y duplicación de esfuerzos.

2. Selecciona un proveedor de software de nómina electrónica

Si es la primera vez que te enfrentas a este reto, es probable que no desconozcas qué hace que un software de nómina digital sea más conveniente para tu empresa que para otras. Por eso, aquí te enseñamos cuáles son los criterios de evaluación básicos:

• Funcionalidades: debe cubrir necesidades específicas de tu organización, como el cálculo de nómina y generación de recibos de pagos, liquidaciones de impuestos y aportes a la seguridad social, gestión de vacaciones y permisos, integración con otros sistemas de la empresa, reporte y análisis de datos, y seguridad y confidencialidad de los datos, entre otros.
• Certificaciones: debe estar certificado por una autoridad fiscal correspondiente para asegurarte que cumple con los estándares establecidos.
• Costo: evalúa las licencias, la implementación, mantenimiento y soporte técnico.
• Facilidad de uso: tiene que ser amigable para los usuarios, así tus empleados podrán empezar a utilizarlo rápido.
• Reputación: investiga la opinión de otros clientes. Hay sitios webs dedicados a la recopilación de reseñas sobre tecnología empresarial. Puedes investigar en ellos.

Sí aún no tienes un software de nómina de preferencia, puedes comenzar con una plantilla de nómina en Excel.

Vista previa de la plantilla de nómina en Excel elaborada por Crehana

3. Considera la información que debe tener la nómina

Los componentes de la nómina electrónica que debes tener en cuenta pueden variar de un país a otro, al tener en cuenta lo que estipulan las leyes locales. Pero, en líneas generales, las nóminas electrónicas suelen incluir:

• Datos del empleado: nombre completo, dirección, número de seguro social y fecha de nacimiento.
• Historia laboral: fecha de inicio y fin, posición, departamento y cambios en la posición.
• Asignaciones y deducciones: bonificaciones, comisiones u otros beneficios, impuestos, seguros y préstamos.
• Horas trabajadas: horas regulares, horas extras y cualquier otra categoría de tiempo trabajado.
• Datos fiscales: obligaciones fiscales, retenciones de impuestos y cualquier otro aspecto fiscal aplicable al empleado.
• Información sindical: detalles sobre la afiliación sindical, contribuciones sindicales y otros aspectos relacionados con la relación laboral y sindical.

4. Genera la nómina electrónica

• Ingresa la información básica de la empresa y el período de pago.
• Ingresa la información de los empleados, incluyendo datos personales, datos del contrato de trabajo, asignaciones y deducciones, horas trabajadas, inasistencias, permisos y vacaciones.
• Valida que la información ingresada sea correcta y completa.
• Verifica que los cálculos sean precisos.
• Genera el archivo XML de la nómina electrónica según el formato que haya establecido la autoridad fiscal correspondiente y fírmalo.

5. Integra el software con otros sistemas

Imagina que puedes integrar este software para traer datos de otras plataformas que utilicen en tu empresa de forma ágil y automatizada. Por ejemplo:

• Sistemas de contabilidad: facilita la automatización de la generación de asientos contables relacionados con la nómina, como los pagos a empleados, las retenciones de impuestos y las contribuciones a la seguridad social.
• Sistemas de recursos humanos: permite actualizar automáticamente la información de los empleados en el sistema de recursos humanos, como los datos de contacto, las fechas de vacaciones y los cambios de salario.
• Sistemas de control: para controlar el ingreso y la salida de tus empleados.

6. Desarrolla un proceso de control de calidad

¿Cómo puedes asegurarte que la información de tu nómina electrónica sea precisa y esté completa? Tienes que definir un proceso de control de calidad. Para eso, establece estándares de calidad como la precisión en los cálculos y la puntualidad de la entrega, y realiza pruebas periódicas para asegurar que todo esté en regla.

Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica

Despeja las dudas más frecuentes:

¿Quién está obligado a la nómina electrónica?

Esto también depende de cada país. Así, por ejemplo, quienes están obligados a la nómina electrónica en Colombia depende de la cantidad de empleados que tengan, según la DIAN.

¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la nómina electrónica?

Generalmente, la nómina electrónica se suele emitir mensualmente, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente. En algunos casos particulares, puede emitirse de forma quincenal, semanal o incluso por cada pago al empleado.

¿Qué pasa si no se presenta la nómina electrónica?

Las consecuencias de no presentarla a tiempo varían según el país y las regulaciones locales. Pero, entre las principales consecuencias, suelen encontrarse las siguientes:

• Sanciones económicas: son multas que puedes recibir como empleador por cada día de retraso en la presentación de la nómina electrónica.
• Dificultades para hacer trámites: puedes tener dificultades para realizar trámites ante las autoridades, como solicitar créditos o presentar declaraciones de impuestos.
• Problemas para las auditorías: la falta de presentación de la nómina electrónica puede ser un problema grave.

Como ves, la nómina electrónica permite ganar un plus de eficiencia en las grandes empresas, pero también es muy útil en pequeños y medianos negocios. Constituye una de las soluciones que más impacto ha tenido desde su introducción en el entorno empresarial. ¡Sigue apostando por la transformación digital de RR. HH.!