Equipo híbrido: ¿qué es y cómo potenciarlo desde RRHH?

¿Qué es un equipo híbrido y cómo gestionarlo para cumplir objetivos?

Milagros García - 21 Sep 23

Articulo

7 min.

Contar con equipos híbridos es una tendencia que continúa en auge tras la pandemia y es una de las más elegidas por los empleados. De hecho, según investigaciones de Mckinsey, 2 de cada 3 empleados que prefieren los modelos híbridos dicen que es probable que busquen otras oportunidades si se les pide que regresen completamente a sus instalaciones. Asimismo, 4 de cada 5 encuestados que trabajan en modelos híbridos prefieren conservarlos en el futuro. Ahora bien, ¿tienes un equipo híbrido formado y quieres mejorar la forma en la que lo gestionas? ¿O estás considerando tener uno? Aquí te enseñamos todo que debes saber para grandes empresas.

¿Qué es un equipo híbrido?

Un equipo híbrido es una estructura de empleados que combina dos formas de trabajo: la modalidad presencial en oficinas y la modalidad remota o teletrabajo. En otras palabras, hay talentos que desempeñan sus funciones de manera presencial en un lugar físico en común, mientras que otros aprovechan la tecnología para colaborar y cumplir con los objetivos; así como también hay quienes ciertos días trabajan a distancia y otros desde la oficina.

Asimismo, una de las principales características de un equipo híbrido tiene relación con la flexibilidad y el grado de adaptabilidad que le permite a los colaboradores escoger cuál es la mejor ubicación para llevar a cabo sus tareas, según la naturaleza de sus responsabilidades, y las necesidades y requerimientos de la empresa.

Ahora bien, en un escenario post pandemia, la modalidad de trabajo híbrido representa una buena manera de mantener a los empleados felices en la vuelta a la oficina. El secreto está en ofrecer la posibilidad de que puedan elegir el esquema de trabajo en el que quieran desarrollar sus tareas, siempre que se entreguen los proyectos en tiempo y forma, y que los resultados estén a la altura de las expectativas.

¿Por qué es importante tener un equipo híbrido?

Fusionar lo mejor de los dos mundos es posible con un equipo de trabajo híbrido, porque ofreces la flexibilidad que provee el trabajo remoto y las oportunidades de colaboración e intercambio cara a cara que garantiza el esquema presencial. Por lo tanto, este modelo es favorable a la productividad, el bienestar laboral del talento y la adaptación a un entorno de trabajo en constante evolución. En otras palabras, cuando tus colaboradores pueden elegir dónde y cómo desempeñar sus funciones, fomentas un espacio de trabajo más equilibrado, inclusivo y efectivo que se traduce en un mayor rendimiento y satisfacción en el trabajo.

¿Cuáles son los beneficios de tener un equipo híbrido?

La creación de un equipo híbrido en tu empresa conlleva una serie de beneficios significativos, como los que te enseñamos a continuación:

Adaptación del entorno de trabajo de acuerdo con las necesidades del talento. Por ejemplo, un empleado puede optar por trabajar desde casa para cuidar a un familiar que requiere atención.
Capacidad para contratar personal distribuido, situación en la que se valoran más las habilidades y conocimientos especializados que la ubicación geográfica. Por ejemplo, una empresa dedicada al desarrollo de software puede tener empleados en Argentina, México, India y Portugal.
Ahorro en costos fijos, al requerir menos espacio físico de oficinas. Por ejemplo, una empresa puede reducir los gastos de alquiler de oficinas y abonar una suscripción para espacios de coworking para su equipo híbrido.
Mejor balance entre la vida personal y la laboral. Por ejemplo, un trabajador puede asistir a la cita médica de su hijo sin tener que pedir permiso especial.

¿Cuáles son los desafíos de gestionar un equipo híbrido?

Aquí te compartimos los principales:

Alinear el talento con una comunicación efectiva

Puede resultar compleja la gestión de la comunicación en un equipo híbrido. Frente a esto, puedes implementar herramientas de comunicación entre empleados centralizadas que permitan acceder a la información relevante de manera equitativa, ya sea a través de aplicaciones de mensajería y plataformas colaborativas. En adición, puedes programar reuniones periódicas que incluyan tanto a los empleados remotos como a quienes trabajan de forma presencial. La tecnología es tu aliada para lograrlo.

Coordinar las tareas internas

Depender principalmente de correos electrónicos y reuniones ad hoc para coordinar las actividades puede traducirse con facilidad en una comunicación caótica y fragmentada. ¿Por qué? Algunos miembros pueden perder información crucial, lo que puede resultar en retrasos o errores en los procesos de Recursos Humanos. Sin una herramienta que permita establecer y comunicar prioridades de manera clara, los miembros del equipo pueden enfrentar dificultades para determinar qué tareas deben completar primero. Esto puede llevar a una distribución ineficiente del tiempo y los recursos.

Por eso es tan importante actuar frente a este desafío que supone la gestión de equipos híbridos, para asegurar que todos trabajen de manera armoniosa y coordinada para alcanzar los objetivos establecidos. Una buena práctica es la integración de herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello para asignar tareas, establecer plazos y hacer un seguimiento del progreso, así como también para que todos estén informados.

Garantizar la equidad

Imagina que, durante las reuniones de equipo híbrido, las discusiones y decisiones importantes tienden a suceder de manera informal en la oficina, excluyendo a los trabajadores remotos. Esto puede generar una percepción de que los que están en la oficina tienen más voz y control sobre las decisiones. Por eso, uno de los desafíos es garantizar que no haya una percepción de preferencia y que todos sean tratados de manera justa. ¿Cómo puedes lograrlo?

Da la palabra a todos los trabajadores y asegúrate de que cada uno sea escuchado.
Define políticas y normas que apliquen por igual a todos los miembros del equipo híbrido.
Emplea herramientas de videoconferencia y mensajería en línea.
Si es posible, fomenta la rotación de ubicaciones para que los empleados que trabajan completamente presencial puedan experimentar el trabajo remoto y viceversa. Esto puede ayudar a desarrollar empatía y comprensión mutua.

Ahora bien, el hecho de ofrecer la posibilidad de trabajar bajo la modalidad híbrida supone romper con el status quo de la oficina. Las prioridades de las personas y las formas de trabajo están en constante evolución: las tecnologías avanzan y se integran, creando formas disruptivas para trabajar. Dado que la flexibilidad es un factor clave para la atracción y retención de talento, te compartimos las claves de este tema en uno de nuestros episodios del podcast Amazing People by Crehana junto a Patricia Ávila de Unilever:

¿Cómo gestionar un equipo híbrido?

Sigue estos consejos y recomendaciones para tener un equipo de alto rendimiento bajo el modelo de trabajo híbrido:

Relaciona metas con objetivos

Es una manera de garantizar el éxito en un entorno híbrido. Así, sin importante dónde tus empleados se encuentren, puedes usar plataformas como la solución de Desempeño de Crehana para identificar las áreas de oportunidad y lograr equipos híbridos más productivos. Gracias a ella, puedes medir la eficiencia de tu compañía y tomar decisiones informadas para el desarrollo del talento. Asigna metas, gestiona, haz seguimiento y genera notificaciones al respecto.

Plataforma de Desempeño de Crehana

Garantiza una comunicación fluida entre el talento

¿Quieres que tus empleados híbridos estén en sintonía con las actividades del día a día y los requerimientos de los proyectos? El establecimiento de una comunicación efectiva y fluida resulta clave para esto:

Crea un entorno en el que se aliente compartir información de manera transparente, expresar ideas y plantear preocupaciones, sin temor.
Define y comunica claramente las expectativas sobre la frecuencia y los métodos de comunicación (ej. sobre los tiempos de respuesta).
Considera las preferencias de comunicación de cada talento del equipo híbrido y ajusta tu enfoque para garantizar que todos se sientan cómodos.

Capacita para habilitar el uso eficiente del tiempo y los recursos

¿Tu equipo híbrido ha experimentado problemas debido a la cantidad de tareas que debe manejar? ¿Tu talento siente que le falta tiempo para cumplir con sus responsabilidades? Puedes evitar tensiones y retrasos asociados a este escenario, el cual puede afectar la productividad y la calidad de trabajo. Es necesario capacitar sobre una adecuada gestión del tiempo y los recursos.

Diseña programas de capacitación que respondan a cómo administrar el tiempo de una mejor manera.
Enseña diferentes técnicas efectivas para la gestión del tiempo de tu equipo híbrido, como la técnica Pomodoro o la matriz de Eisenhower.
Integra ejercicios prácticos y estudios de caso que permitan a los miembros del equipo aplicar las técnicas aprendidas en situaciones reales.

Plataforma de Desarrollo de Crehana

Crea oportunidades para la conexión

Imagina organizar una sesión mensual de "Historias y Pasiones" donde cada miembro comparte una experiencia personal o una afición que les apasiona. Podría ser desde una anécdota de viaje hasta una habilidad especial que poseen. Esta situación podría darse con una frecuencia regular en tu equipo híbrido para fortalecer las relaciones interpersonales, y es un claro ejemplo de cómo ser un buen líder híbrido.

Diseña actividades de team building que resulten divertidas y participativas.
Incluye juegos virtuales, sesiones de preguntas y respuestas, o incluso fomenta que cada talento comparta anécdotas o historias personales.

Democratiza el acceso a los modos de colaboración

De acuerdo con estudios de Gartner, dos tercios de los empleados informan que sus expectativas de trabajar de manera flexible han aumentado desde el año pasado. Desde luego, mitigar este problema significa empoderar a los empleados para que tengan acceso equitativo a todos los modos de trabajo. Al respecto, Gartner explica sobre cuatro formas de colaboración en las que puedes invertir por igual para tener éxito con tu equipo híbrido:

Trabajar juntos, juntos: cuando los equipos están ubicados, contribuyendo a las reuniones en un espacio compartido.
Trabajar juntos, separados: cuando los equipos están distribuidos, pero participando en reuniones virtuales.
Trabajar solos, juntos: cuando los equipos están en espacios compartidos, pero no trabajan al mismo tiempo.
Trabajar solo, aparte: cuando los equipos están distribuidos y los individuos realizan un trabajo de concentración profunda.

Promueve un ambiente saludable para trabajar

Propiciar un ambiente que promueva el equilibrio, la confianza y el respeto contribuye a un rendimiento óptimo y a la satisfacción en el trabajo, y esto es totalmente posible si tienes un equipo híbrido. Por consiguiente, puedes garantizar horarios flexibles, dar mayor flexibilidad respecto a los días libres de descanso y dar apoyo para el cuidado de la salud física y mental.

Un claro ejemplo de esta recomendación para la gestión de equipos híbridos es la realización de encuestas de clima laboral para evaluar el bienestar y la satisfacción de los miembros del equipo. A través de ellas, puedes conocer las opiniones de tus empleados y cuáles son sus preocupaciones respecto del ambiente de trabajo. En base a toda la información que recolectes, podrás identificar oportunidades de crecimiento y hacer ajustes en tus políticas de trabajo híbrido.

Vista previa del recurso Evaluación de clima laboral por Crehana

Integra la tecnología a las reuniones híbridas

Cuando se trata de colaborar en tiempo real, uno de los escenarios más comunes son las reuniones virtuales. Pero, ¿qué ocurre si se trata de un equipo híbrido? En este sentido, debes facilitar el acceso a la tecnología tanto para quienes trabajan a distancia como para quienes lo hacen desde las oficinas.

La sala de reuniones virtuales debe permitir que todos los talentos sean vistos y escuchados.
Tus trabajadores presenciales deben contar con cámara, micrófono y pantalla para participar.
Los altavoces integrados son una buena opción para los trabajadores en oficinas.
Todo el equipo híbrido debe contar con una computadora portátil y deben ser capaces de ejecutar el software necesario para ingresar a las reuniones.

Proporciona feedback constructivo

Una cultura basada en el feedback ofrece orientación, implica el reconocimiento de los logros y contribuye a la mejora de tu equipo híbrido. Para eso, puedes seguir los siguientes consejos:

Define y comunica las expectativas sobre cómo brindar y recibir feedback.
Utiliza herramientas tecnológicas diseñadas para recopilar y compartir feedback en tiempo real, para reducir esfuerzos considerando el volumen de personal, como Crehana.
Anima a que tu equipo híbrido reconozca y celebre los logros individuales y grupales.