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Clima laboral

驴C贸mo promover la comunicaci贸n entre los empleados y Recursos Humanos?

Hugo Rodr铆guez - 15 Jul 22

Articulo

7 min.

La comunicaci贸n con los colaboradores es fundamental para el desarrollo de la empresa y el cumplimiento de los objetivos establecidos. No se puede alcanzar el 茅xito si no existe una v铆a fluida de informaci贸n entre el equipo y sus l铆deres, por ende, deber谩s estructurar estos canales de forma tal que no salga perjudicada la organizaci贸n.

驴Has notado que la comunicaci贸n entre tu personal presenta dificultades? 驴Crees que podr铆a hacerse mucho m谩s en materia de comunicaci贸n interna, en pos de fortalecer el v铆nculo entre los empleados y el 谩rea de Recursos Humanos? Por medio de un buen manejo de comunicaci贸n interna, ver谩s que surgen nuevas formas de trabajo y conductas que impulsar谩n un ambiente laboral m谩s adecuado e ideal para el cumplimiento de los intereses empresariales.

En este post, revisaremos cu谩les son los tipos de comunicaci贸n laboral, qu茅 es la comunicaci贸n entre empleados, cu谩l es su importancia, ejemplos pr谩cticos de mala comunicaci贸n con empleados e ideas para mejorar la comunicaci贸n entre los empleados de una organizaci贸n, sea cual sea el rol de cada uno dentro de ella.

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驴Cu谩les son los tipos de comunicaci贸n interna en una empresa?

Antes de insertarnos por completo en c贸mo promover la comunicaci贸n entre empleados y Recursos Humanos, para mejorar la comunicaci贸n en tu empresa, es importante tener en claro cu谩les son los tipos de comunicaci贸n organizacional y saber en qu茅 momentos deben emplearse y bajo qu茅 tipo de circunstancias. 

En esta oportunidad, nos centraremos en la comunicaci贸n interna con el fin de focalizar la atenci贸n en el v铆nculo entre el personal de tu empresa, por medio de las v铆as de informaci贸n que te mencionaremos a continuaci贸n.

1. Comunicaci贸n formal

La comunicaci贸n formal implica una estructuraci贸n en torno a c贸mo debe darse y qu茅 puede expresarse, ya que no todo lo que ocurre dentro de una organizaci贸n es sumamente relevante.

Por lo tanto, este tipo de comunicaci贸n laboral remite a una serie de protocolos que determinan el flujo y la circulaci贸n de la informaci贸n en el interior de una organizaci贸n.

Este tipo de comunicaci贸n puede manifestarse en forma de los siguientes elementos:

  • Manuales

  • Reglamentos

  • Circulares y misivas

2. Comunicaci贸n informal

Por su parte, la comunicaci贸n informal est谩 relacionada con la espontaneidad de la circulaci贸n de la informaci贸n. Esta se da, principalmente, a partir de los espacios en com煤n que comparten los empleados, dentro y fuera de la oficina. Lo que implica que no necesariamente debe darse en una oficina o sala de reuni贸n.

驴Por qu茅 es importante conocer cu谩les son los tipos de comunicaci贸n? Sencillamente por el hecho de que permite dimensionar las formas que hay que contemplar en cada caso, ya que una es m谩s espont谩nea y la otra m谩s 鈥減lanificada鈥.

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驴Qu茅 es la comunicaci贸n entre empleados?

La comunicaci贸n entre empleados tiene que ver con el intercambio de informaci贸n en un plano m谩s horizontal. Aqu铆 no entran en juego las jerarqu铆as ni la distinci贸n por sector o 谩rea de trabajo.

Por ejemplo, 驴has notado que tu equipo de trabajo presenta dificultades para transmitir informaci贸n al equipo de un sector en particular? Esto puede implicar que existen fallos dentro de la comunicaci贸n de los colaboradores.

Como mencionamos anteriormente, mantener una buena comunicaci贸n interna es clave dentro de cualquier empresa. La idea es fomentar diversas acciones comunicativas, las cuales fomenten el di谩logo y la cooperaci贸n entre los colaboradores de tu compa帽铆a, sin tomar en cuenta la jerarqu铆a.

La clave est谩 en sostener una comunicaci贸n bidireccional, que genere un acercamiento entre los l铆deres y los colaboradores. Al mantener una buena estrategia comunicativa interna, el talento humano de tu empresa no s贸lo ser谩 consciente de su papel dentro de la organizaci贸n sino que, adem谩s, se sentir谩 part铆cipe de la compa帽铆a.

comunicaci贸n de equipo

Fuente: Pexels

Importancia de la comunicaci贸n entre los colaboradores y Recursos Humanos

Ahora, repasemos cu谩l es la importancia de la comunicaci贸n entre los empleados y Recursos Humanos, ya que este sector de las compa帽铆as tiene mucho que ver en la promoci贸n de buenas pr谩cticas que colaboran con el fortalecimiento de los v铆nculos del personal.

Mantener una comunicaci贸n con tus colaboradores permitir谩 que la empresa se beneficie de las siguientes acciones:

  • Incremento de la productividad de los empleados.

  • Aumento de los resultados de la empresa.

  • Clima laboral agradable para el trabajo.

  • Facilidad para la resoluci贸n de problemas y la toma de decisiones.

  • Fluidez para la creatividad.

Son muchos los beneficios de una buena comunicaci贸n entre los empleados y el 谩rea de Recursos Humanos. Es m谩s, los resultados suelen ser inmediatos, porque el clima laboral mejora y da lugar a una suerte de flexibilidad para el intercambio de informaci贸n m谩s formal.

Una buena comunicaci贸n es se帽al de que el rol del CEO y el HR Manager en la cultura organizacional es efectivo e impulsa a la empresa a mejorar y convertirse en la mejor versi贸n de s铆 misma.

comunicaci贸n de un colaborador

Fuente: Pexels

Se帽ales de una mala comunicaci贸n con los colaboradores

Con esto en mente, debes estar considerando si en tu empresa existe una comunicaci贸n con colaboradores que sea fluida y permita el cumplimiento de los objetivos o, por el contrario, existen m煤ltiples discrepancias entre los miembros de tu equipo de trabajo.

Una buena forma de tener en claro c贸mo es una buena comunicaci贸n con colaboradores es partiendo de diversas se帽ales que ayudar谩n a que la empresa se mantenga alerta y evite cualquier tipo de malentendidos.

Veamos algunas de ellas:

1. Los colaboradores no est谩n comprometidos

驴Tus colaboradores no se hallan en su lugar de trabajo? Si las personas no tienen 鈥減uesta la camiseta鈥, la desmotivaci贸n y la falta de compromiso estar谩n al orden del d铆a. Adem谩s de que, probablemente, el personal est茅 buscando nuevas oportunidades laborales en otras empresas por la carencia de motivaci贸n.

Por eso, es importante que las compa帽铆as transmitan su misi贸n y valores a nivel pr谩ctico y que no solo formen parte de las l铆neas de texto de un documento. De lo contrario, ocurre que los colaboradores no sienten compromiso para trabajar.

驴C贸mo solucionar esto? Volviendo al v铆nculo del personal y el 谩rea de Recursos Humanos, en este sector se debe dise帽ar una estrategia de feedback hacia los colaboradores donde se les haga saber que su trabajo es importante para la compa帽铆a y que su funci贸n no es menor dentro de la misma.

Las acciones dicen m谩s que las palabras y este es un ejemplo pr谩ctico. En LinkedIn, suelen haber publicaciones de colaboradores que suben fotograf铆as donde se observa que recibieron un regalo empresarial por su cumplea帽os, porque han alcanzado un objetivo importante o porque, simplemente, la organizaci贸n les quiso hacer saber que representan un recurso humano valioso.

Porque no importa lo que una organizaci贸n comercializa: una empresa no puede avanzar sin gente. Por eso, saber mantener a los equipos de trabajo avanzando juntos y en armon铆a es la diferencia entre el 茅xito y el fracaso.

2. Los colaboradores entran en conflicto f谩cilmente

Los conflictos constantes en una organizaci贸n son una se帽al de que la comunicaci贸n entre colaboradores y Recursos Humanos falla al 100%. El mal clima laboral no es algo que deba aceptarse y darse por sentado; de lo contrario, los resultados no aparecer谩n ni en el corto, mediano o largo plazo.

驴C贸mo evitar que los colaboradores entren en conflicto? Una opci贸n implica la apertura de nuevas v铆as de comunicaci贸n entre las personas, para la resoluci贸n de problemas, de manera de que se pueda evitar que estos lleguen a instancias mayores.

3. Los colaboradores no pueden comunicarse

Las empresas deben partir del hecho de que no todos los colaboradores cuentan con las mismas habilidades para su trabajo diario. Por esta raz贸n, es imprescindible realizar una capacitaci贸n adecuada para que tu equipo de trabajo sea capaz de comunicarse entre s铆.

Un claro ejemplo puede ser la crisis sanitaria generada por el COVID-19. Muchas organizaciones optaron por el trabajo remoto durante la cuarentena, lo cual ocasion贸 la siguiente situaci贸n:

  • Los m谩s j贸venes pudieron adaptarse sin problemas, gracias a tener una mayor tendencia a la comunicaci贸n virtual.

  • Los m谩s adultos, en su mayor铆a, tuvieron m谩s dificultades para la adaptaci贸n.

Tan solo basta repasar las estad铆sticas que difundi贸 el portal Forbes: el porcentaje de los colaboradores que recibieron capacitaci贸n en las empresas disminuy贸 de 21% en 2018 a 11% en 2019. Por ende, es importante que, para una buena comunicaci贸n con tus colaboradores, estos cuenten con la formaci贸n necesaria, tanto en las t茅cnicas comunicativas como en las herramientas tecnol贸gicas con las que pueden relacionarse.

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驴C贸mo mejorar la comunicaci贸n entre l铆deres y colaboradores?

Otra arista a tener en cuenta en la comunicaci贸n entre los colaboradores es, precisamente, la comunicaci贸n entre los jefes y el personal; ya que esta puede repercutir en el intercambio de informaci贸n de un equipo a otro. Por eso, se recomienda observar la comunicaci贸n desde un lugar m谩s hol铆stico.

Algunos consejos para mejorar la comunicaci贸n dentro de una organizaci贸n son los siguientes:

1. Dise帽a un manual corporativo

Una de las primeras acciones que te servir谩n para mejorar la comunicaci贸n con tus colaboradores es contar con un manual corporativo, el cual es un mecanismo perfecto para recibir a todos las personas que ingresen a tu organizaci贸n.

驴De qu茅 forma funciona este manual? Principalmente, para dos aspectos fundamentales:

  • El nuevo miembro del equipo de trabajo ser谩 capaz de romper el hielo y sentirse m谩s agusto y activo.

  • Se producir谩 una adaptaci贸n m谩s r谩pida y 谩gil.

Este manual tiene que contar con una serie de elementos que no pueden faltar, no s贸lo por la comunicaci贸n interna de la empresa, sino por dejar sentados los pilares de la compa帽铆a.

2. Debes ser claro

Muchos malentendidos pueden darse en la comunicaci贸n entre colaboradores y la comunicaci贸n entre jefes y las personas por el uso de t茅rminos t茅cnicos de la especializaci贸n de cada equipo.

Si sientes que tu equipo no est谩 comprendiendo las instrucciones al pie de la letra, es momento de evaluar si est谩s transmitiendo la informaci贸n de forma clara y sencilla. Tienes que ser lo m谩s conciso que puedas al momento de transmitir el mensaje, independientemente de que la otra persona tenga mucha experiencia en el 谩rea, pues quiz谩 exista un problema de comunicaci贸n de tu parte.

3. No des las cosas por sobreentendidas

Una de las preguntas que debe estar en la boca de todo empleado es: 驴me hago entender? o, m谩s bien, 驴me podr铆as decir qu茅 comprendiste de lo que expres茅 para cerciorarme de haberme explicado correctamente?

Un buen consejo es evitar dar por sentado que el otro comprendi贸 exactamente lo que se le dijo, porque all铆 suelen surgir los problemas. De esta forma, ver谩s c贸mo mejora la comunicaci贸n con tus colaboradores.

4. Emplea diversos canales de comunicaci贸n seg煤n su funci贸n

No todos los canales o v铆as de comunicaci贸n tienen la misma funci贸n. Dependiendo de la naturaleza del mensaje que desees transmitir, debes asegurarte de enviarlo en el canal informativo correspondiente.

Por ejemplo, es conveniente que una comunicaci贸n muy relevante y que no puede pasar desapercibida sea enviada por correo electr贸nico y que, posteriormente, se refuerce a partir de una reuni贸n.

5. Apuesta por un mayor conocimiento entre colaboradores

El cuarto consejo para mejorar la comunicaci贸n entre los l铆deres, colaboradores y personal de Recursos Humanos es apostando por un mayor conocimiento del otro; por ejemplo, a partir de encuestas o de reuniones m谩s informales.

Por ello, es importante que te realices las siguientes preguntas:

  • 驴Cu谩nto saben los colaboradores del resto del personal?

  • 驴Cu谩nto saben los jefes de los colaboradores de su propio equipo?

Las respuestas no tienen que ver necesariamente con el plano emocional, sin embargo, tambi茅n es importante que los jefes tengan en cuenta las situaciones particulares de cada uno para empatizar.

6. Impulsa actividades para mejorar la comunicaci贸n entre los colaboradores

En el mundo empresarial, existen muchas actividades sumamente 煤tiles y eficaces para promover la comunicaci贸n entre los colaboradores. Algunas de ellas son:

Juego del malentendido

Los juegos suelen ser la excusa perfecta para conocerse mejor y que la comunicaci贸n entre colaboradores fluya como el agua. En este caso, el juego del malentendido es un claro ejemplo de c贸mo la informaci贸n se puede tergiversar si no se comunica de manera correcta y clara.

Este juego consiste en sentar a dos personas de espaldas: una debe tener un objeto, el cual debe describir, y la otra debe hacer un dibujo siguiendo las indicaciones de quien posee el objeto.

After office

Hay empresas que organizan un after office por su cuenta para mejorar la comunicaci贸n entre los colaboradores, por iniciativa del 谩rea de Recursos Humanos.

De esta manera, buscan que la mayor铆a de sus colaboradores asistan a un espacio de encuentro mucho m谩s informal, sea virtual o presencial, donde puedan conversar de cuestiones que sean ajenas al trabajo propiamente dicho.

Espacios de comunicaci贸n flexibles

驴Tus equipos tienen espacios de comunicaci贸n flexibles para comunicarse entre s铆? Muchas veces, si la comunicaci贸n se da 100% por escrito, sea a trav茅s de un correo electr贸nico o mensajes por Slack, se pierden los v铆nculos y se promueve la idea de 鈥渦na tarea m谩s para hacer鈥.

Evitar esto permitir谩 una mejor comunicaci贸n entre los colaboradores. As铆 que, debes asegurarte de garantizar que los canales de informaci贸n, se mantengan activos y disponibles.

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7. Establece reuniones peri贸dicas

Otra de las claves de la comunicaci贸n interna de tu empresa pasa por realizar reuniones peri贸dicamente, tanto en los departamentos como de forma global. Eso s铆, estos encuentros no deben ser innecesarios o no poseer alg煤n tipo de finalidad.

驴Qu茅 actividades puedes realizar durante estas reuniones? Puedes optar por algunas de las descritas anteriormente o optar por otras personales, para impulsar y promover la comunicaci贸n interna. En estos espacios, puedes realizar acciones como las siguientes:

  • Compartir pensamientos y sensaciones.

  • Proponer las ideas que desees.

  • Delegar o solicitar alg煤n tipo de ayuda.

Si el colaborador conoce a los otros miembros del del equipo, tanto en el departamento como en el resto de la empresa, se sienten mucho m谩s implicados y compenetrados con tu organizaci贸n, lo que aumentar谩 el sentimiento de unidad entre las personas y se fomentar谩 el trabajo en equipo.

8. Contar con un buen departamento de RR.HH.

El departamento de Recursos Humanos es un elemento fundamental para cualquier empresa, ya que se trata de la conexi贸n entre los directivas entre los l铆deres y los colaboradores. Contar con este sector en tu compa帽铆a no s贸lo funciona como un enlace con tu personal, sino que tambi茅n impacta positivamente en el funcionamiento interno de la compa帽铆a.

Y si tu empresa a煤n no es lo suficientemente grande como para contar con todo un departamento de Recursos Humanos, tambi茅n puedes optar por externalizar este tipo de servicio. Como, por ejemplo, con la aplicaci贸n de una consultor铆a de este tipo.

9. Implanta un buz贸n de sugerencias y/o un tabl贸n de anuncios

Otro de los elementos de comunicaci贸n con los colaboradores es uno de los cl谩sicos en materia empresarial: los buzones de sugerencias. De esta manera, pondr谩s a disposici贸n de tu equipo un medio interpersonal, mediante el cual el colaborador tendr谩 la opci贸n de plantear ideas que tenga en mente o de sugerir algo en particular sobre otro colaborador o sobre la misma empresa.

Aunque pueda parecer un mecanismo obsoleto, que no cuenta con mucha receptividad en las empresas contempor谩neas, contin煤a surtiendo efecto dentro de las compa帽铆as en la actualidad.

Por otra parte, si deseas informar sobre temas determinados o acerca de situaciones relevantes o urgentes, puedes optar por instalar un tabl贸n de anuncios, que sea f谩cilmente consultable por todos los miembros de la empresa.

驴Por qu茅 seguir utilizando este m茅todo? Un tabl贸n de anuncio es muy 煤til, ya que impide la saturaci贸n de las bandejas de correos electr贸nicos de las personas y evita que el utilizar demasiados mails con noticias internas se convierta en un potencial spam.

Si quieres que un tabl贸n de anuncios tenga resultados, impulsa la participaci贸n de tu personal y utiliza ideas como por ejemplo:

  • Planificaci贸n de comidas en diversos departamentos.

  • Propuestas para actividades grupales tras el trabajo.

canales de comunicaci贸n

Fuente: Pexels

Comunicarte adecuadamente es uno de los factores claves de cualquier empresa. As铆 que, la clave es hacerlo desde el punto de vista de la empat铆a por lo cual deber谩s escuchar a Paula Mu帽oz y Carlos Modonese, profesores de nuestro curso online de Comunicaci贸n asertiva y emp谩tica, que lo encontrar谩s en nuestra Academia de Comunicaci贸n: "para lograr una comunicaci贸n asertiva y emp谩tica, debemos integrar lo emocional con la l贸gica".

Este tipo de comunicaci贸n te ayudar谩 a conectar mejor con tu personal. Sin lugar a dudas, la comunicaci贸n entre colaboradores y el 谩rea de Recursos Humanos influye en los resultados y el grado de productividad de una organizaci贸n, as铆 que no descuides este apartado en tu empresa.

Recuerda lo que menciona el sitio web Medium: "una buena comunicaci贸n en la empresa y un buen clima de trabajo son necesarios para el buen funcionamiento de ella. Al final, estos afectan en su propia imagen y reputaci贸n, por lo que son tambi茅n otra 'herramienta' de la empresa para su buen funcionamiento y su 茅xito".

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber m谩s acerca de la comunicaci贸n con los colaboradores, inscr铆bete en nuestras academias, donde encontrar谩s todo lo que necesitas saber para mejorar la relaci贸n con tu equipo de trabajo y mantener el bienestar entre tu talento humano.

Tambi茅n, te ofrecemos nuestro recurso editable Dos verdades, una mentira, para reforzar la comunicaci贸n dentro de tu equipo de trabajo.

隆脡xitos!