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¿Cómo hacer una base de datos en Excel? Revoluciona la gestión de tu información

¿Cómo hacer una base de datos en Excel? Revoluciona la gestión de tu información

Última actualización 10 de Septiembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Andrea Flores

Aprender cómo hacer una base de datos en Excel te permitirá desarrollar un análisis más eficiente de la información de tu empresa. Esto debido a que podrás separar la información general de la información de valor, la cual es necesaria para que tus planes de marketing, de ventas o de cualquier otra área obtengan resultados eficientes. 

Pero antes de ver cómo crear una base de datos en Excel, ¿ya sabes qué es una base de datos en Excel? En pocas palabras, una base de datos es una herramienta que te permitirá ordenar tu información para localizarla rápidamente. Sumado a esto, si la elaboras en Microsoft Excel, la cantidad de datos que podrás gestionar y actualizar será más amplia de lo que imaginas. 

Entonces, presta mucha atención en este paso a paso para crear una base de datos en Excel que hemos elaborado para ti el día de hoy. Piénsalo, si aprendes cómo hacer una base de datos en Excel, podrás tener toda tu información en una plataforma colaborativa, intuitiva y estructurada, además, evitarás acumular decenas de archivos en tu PC. Suena bien, ¿no?

Así que, si ese pequeño spoiler de las ventajas de la creación de una base de datos en Excel te ha convencido para armar la tuya, no te despegues de la nota, pues, a continuación, descubrirás cómo hacer una en simples pasos. ¡Comencemos! 

Elementos para crear una base de datos en Excel

Antes de enseñarte cómo hacer una base de datos en Excel, es necesario que comprendas cuáles son los elementos de una base de datos en Excel. De esta manera, sabrás todos los componentes que intervienen en la creación de esta herramienta para la organización de datos. 

¡Presta atención a cada uno de ellos! 

1. Tablas

Cuando aprendas cómo hacer una base de datos en Excel, necesitarás de este elemento para darle forma al resultado final. Las tablas son un formato que se aplica a un determinado rango de celdas para que tengan relación entre sí. 

Según Microsoft Support, una tabla en Excel se utiliza para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados. Entonces, al hacer una base de datos utilizando tablas, podrás optimizar la estructura de los datos de tu empresa para evitar contratiempos futuros. 

En ese sentido, antes de utilizarlas, debes tener en claro que las tablas están conformadas por dos componentes: 

  • Columnas: dispuestas de forma vertical y con letras asignadas, son útiles para determinar el tipo de información que desees gestionar. 
  • Filas: aquí se introducirán los registros individuales de información para lograr obtener muchos datos y complementarlos.

tabla en excelImagen: Curso de Excel avanzado para expertos

2. Llave primaria

Otro elemento clave para saber cómo hacer una base de datos en Excel es la llave primaria, un identificador para el registro de cada fila de nuestra tabla. En otras palabras, la llave primaria es un campo de la tabla que adopta un valor diferente según los datos que incluya.

Dependiendo del área en la que te encuentres, este valor puede cambiar, pero los más reconocidos al momento de crear una base de datos en Excel son los siguientes: número de serie, documento de identidad, o un código asignado.

3. Consultas

Esta herramienta es una de las funciones más útiles para buscar y relacionar información una vez que hayas aprendido cómo hacer una base de datos en Excel. Asimismo, es una forma de ver información específica que reúne datos de diferentes tablas o de distintas bases de datos. 

persona usando laptopImagen: Pexels

4. Filtros

Esta es de las más sencillas de aprender y de las que más usarás en tu día a día al generar una base de datos en Excel para tu emprendimiento, pues es vital para enfocarte en la información que sea necesaria en el momento. 

Como te mencionamos antes, Excel te da la oportunidad de manejar grandes cantidades de datos; sin embargo, a veces, algunos datos no serán tan relevantes para desarrollar una actividad en particular. En ese sentido, para evitar agobiarte con tantos registros, cuando quieras visualizar solo la información que necesitas, los filtros te sacarán del apuro. 

5. Macros

Si bien este concepto en el proceso para saber cómo hacer una base de datos en Excel se encuentra en un nivel más avanzado, dominar los Macros te ayudará a potenciar aún más la base de datos que elabores.  

Pero, ¿qué son los macros en Excel? Según Valentín Rodriguez, profesor del curso de Excel avanzado para expertos, esta herramienta hace referencia a un código que le da instrucciones a la computadora para ejecutar tareas repetitivas en tu base de datos en Excel, las cuales no cuentan con funciones en el programa. 

Por lo tanto, si además de aprender cómo hacer una base de datos en Excel, profundizas en el concepto de los macros, te será posible optimizar tus procesos de consulta de datos aún más.

macros en excelImagen: Curso de Excel avanzado para expertos

¿Cómo hacer una base de datos en Excel? 

¡Muy bien! Ahora que ya conoces todos los elementos que intervienen en el proceso para hacer una base de datos en Excel, ha llegado el momento que estabas esperando desde que inicio la nota. 

En las siguientes líneas, te describiremos cómo elaborar una base de datos en Excel de manera sencilla, la cual puedes aplicar en distintas áreas de tu empresa. Por ejemplo, según Hubspot, las empresas emplean esta herramienta, en su mayoría, para almacenar información de los clientes, de recursos humanos, así como datos de inventario. 

Como puedes ver, las bases de datos en Excel son una herramienta muy versátil y te permitirán aprovecharlas para lo que necesites. Genial, ¿no te parece?

Entonces, ¿estás listo para aprender cómo hacer una base de datos en Excel? ¡Toma nota! 

1. Crea tu libro de Excel

El primer paso para aprender cómo hacer una base de datos en Excel es crear el documento inicial o libro de Excel. Para ello, deberás hacer lo siguiente: 

  1. Ve a la aplicación, crea tu libro de Excel y asegúrate de guardarlo como “Libro de Excel habilitado para Macros”.
  2. Crea dos hojas en tu libro de Excel. La primera se llamará “Registro” y la otra servirá para guardar la información que desees gestionar, puedes llamarla “Datos”. 
 

➤ En la hoja “Registro”

Completa tu base de datos en Excel con la información que has recolectado de tus clientes. Puedes incluir el nombre, apellido, edad, correo, número telefónico, país, dirección, entre otros. Además, deberás insertar una celda para el “Código”.

Si lo deseas, ingresa indicaciones para que todo el equipo esté en línea con el funcionamiento de la base de datos en Excel, así todos podrán intervenir para complementar la información del archivo. 

Por último, personaliza la hoja como prefieras: agrega color, bordes, tipo de letra, y todo lo que consideres esencial para que la base de datos en Excel sea llamativa y fácil de usar. 

➤ En la hoja “Datos”

Ingresa en las columnas diferentes, los datos que tienes a tu disposición. Es importante que no escribas en la fila inferior a la cual están los tipos de datos, pues esta debe ser intocable. Para recordarlo, puedes colorearla de color rojo o algún otro que sea llamativo y te permita tener en mente lo que te mencionamos. 

Adicionalmente, debido a que, en ocasiones, otras personas además de ti tendrán acceso a la base de datos en Excel, también puedes optar por inmovilizar dicha fila ingresando al menú Vista, haciendo clic en Inmovilizar y seleccionando la opción Inmovilizar paneles. 

Ahora sí, has logrado darle una buena estructura a tu base de datos en Excel.

personas trabajando en oficinaImagen: Pexels

2. Agrega fórmulas a tu libro de Excel

Seguidamente, otro de los pasos importantes para aprender cómo hacer una base de datos en Excel es agregar fórmulas a las hojas que has creado en el paso anterior para que tu herramienta gane funcionalidad.

Para empezar, te recomiendo iniciar tu base de datos en Excel desde la primera celda, así será mejor posicionarte visualmente en ella.

Entonces, teniendo en cuenta lo mencionado previamente, ingresa a la hoja “Registro” y selecciona la celda donde irá el primer código. Luego, sigue los siguientes pasos: 

  1. Introduce la fórmula: =contar(Datos!A2:A10000)+1, ahora podrás ver el número “1” en esa celda. 
  2. Acto seguido, deberás seleccionar la celda y dar clic derecho a la opción “Formato de celdas”.
  3. En tu hoja de cálculo aparecerá una ventana, selecciona la pestaña “Número” y dale clic a la opción “Personalizada”. 
  4. Donde dice “Tipo” escribe: \A\0000 y haz clic en el botón “Aceptar”.

Ahora, ve a la hoja “Datos” y selecciona todas las celdas en la columna “Código” sin incluir la celda de la fila coloreada. Repite el proceso si deseas cambiar el formato de las celdas.

hombre utilizando laptopImagen: Pexels

3. Añade el botón “Guardar” 

El tercer paso para aprender cómo hacer una base de datos en Excel de manera eficiente es añadir botones para automatizar tareas y así lograr una interacción más eficiente con la herramienta. 

Por lo tanto, comienza con lo siguiente: 

  1. Selecciona la pestaña Archivo y dale clic a “Opciones”. 
  2. Aparecerá un menú donde deberás seleccionar “Personalizar cinta de opciones”. 
  3. Acto seguido, haz clic en la opción “Desarrollador” y acepta los cambios: inmediatamente verás que se ha creado una nueva pestaña en Excel. 
  4. Descubrirás que se agregó al menú superior la pestaña de “Desarrollador”.

Dirígete a la hoja de cálculo “Registro” y haz clic en la pestaña “Desarrollador”. Elige la opción Insertar y luego haz clic en Insertar botón para guardar. Seguidamente, dibuja el botón en el lugar de la hoja de Excel que prefieras. Cuando lo hayas creado, selecciona “Aceptar”. 

Haz clic sobre esa celda en tu base de datos en Excel y, con el botón derecho, despliega la opción “Modificar texto”. Puedes cambiar el nombre actual con “Guardar Nuevo Registro” o simplemente poner “Guardar”. 

4. Programa el botón “Guardar”

El último paso para aprender cómo hacer una base de datos en Excel es el indicado para sacar el máximo provecho de la herramienta que estás elaborando para optimizar el área de tu empresa. 

Para comenzar, en la pestaña de “Desarrollador”, deberás hacer clic en “Macros” y luego en el botón “Grabar macro”. En esa ventana, guarda la macro con el nombre de “Guardar” y acepta los cambios.

Luego, ve a la hoja de cálculo “Datos” y selecciona la fila que está por debajo de las celdas coloreadas. Enseguida, da clic derecho en el número de la fila y haz clic en la opción “Insertar”. Selecciona la opción “El mismo formato de abajo”.

Una vez completado lo anterior, ve a la pestaña “Registro” y selecciona la celda “Código” y digita en tu teclado “Ctrl+C” o “Command+C”

Ahora, ve a la pestaña Datos y digita “Ctrl+V” o “Command+V” al posicionarte en la primera celda de la fila que esté abajo de la coloreada, es decir, en la columna “Código”. Repite el proceso con todos los datos de tu hoja de registro. 

Una vez concluido ese proceso, ve a la hoja “Registro” y selecciona, una por una, cada celda de datos y da clic en “Eliminar”, menos a la celda “Código”. Al finalizar este procedimiento, guarda el documento. 

Por último, en la pestaña de “Desarrollador”, selecciona la opción de “Detener grabación”. Luego, haz clic derecho en el botón “Guardar Nuevo Registro”, aquel que tú creaste y elige la opción “Asignar macro”. Finalmente, guarda los cambios.

 

5. Prueba tu base de datos

¡Felicidades! Has logrado completar todos los pasos para aprender cómo hacer una base de datos en Excel: es hora de probar tu nueva creación. Para hacerlo, solo deberás ingresar un nuevo registro y presionar el botón “Guardar Nuevo Registro”. 

Si los datos desaparecen, tranquilo, no pasa nada, para encontrarlos, solo deberás ir a la pestaña “Datos”. Después de leer este artículo, tienes todo lo necesario para empezar a gestionar tu nueva base de datos en Excel y llevar a tu empresa al siguiente nivel.

personas chocando manosImagen: Unsplash

Como has podido ver a lo largo del artículo, aprender cómo hacer una base de datos en Excel te permitirá, a bajo costo, organizar todos tus contactos, el inventario de tu empresa y todo lo que necesites para que tu negocio sea más eficiente. Si bien el procedimiento es un poco largo, estamos seguros que valdrá la pena el esfuerzo. 

En ese sentido, si quieres mejorar la usabilidad de esta plataforma y tener una experiencia más amigable al aplicar el proceso de cómo hacer una base de datos en Excel, te recomendamos revisar estos trucos para Excel

Asimismo, para llevar tus conocimientos sobre gestión y manejo de datos a otro nivel, puedes inscribirte en el curso de análisis de data con Tableau y Excel, el cual te permitirá mejorar la toma de decisiones en tu empresa. 

Por último, no te olvides de revisar nuestro catálogo de cursos de emprendimiento y negocios, para poder transformar todos los datos que almacenes en estrategias eficientes para que tu negocio pueda alcanzar sus metas en el corto plazo. Recuerda que, si bien los datos tienen potencial, tú eres el responsable de “hacerlos hablar”. 

¡Mucha suerte! 

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