Las 15 fórmulas de Excel avanzado que te ahorrarán horas

Las 15 fórmulas de Excel avanzado que te ahorrarán horas

Última actualización 2 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Valeria Chauvel

¿Estás aburrido de pasar horas de horas frente a una computadora repitiendo las mismas acciones? No sufras más, te entendemos y, por eso, te traemos la solución para acabar con ese trabajo tedioso. Descubre con nosotros 15 fórmulas de Excel avanzado que te devolverán el sueño y muchos más.

Dominar las funciones avanzadas de Excel puede darte varias oportunidades y asegurarte trabajos en el mercado laboral. Si eres de los que todavía no conoce este maravilloso programa, déjanos contarte. Pero si ya eres conocedor, puedes pasar de frente a la sección 8 de nuestra nota y descubrir las fórmulas de Excel avanzado sin más. 

¿Qué es Excel?

Excel es un programa de Hoja de Cálculo, lo cual significa que está diseñado para que puedas realizar un sinfín de operaciones con data organizada en una cuadrícula por medio de fórmulas y funciones avanzadas de Excel. 

La cuadrícula de Excel está compuesta por múltiples celdas en las que puedes introducir números, textos, gráficos, tablas y fórmulas de Excel; estas últimas, ayudarán a hacer más eficaz tu trabajo. Por ello, Excel es un programa muy completo que se puede usar en muchos ámbitos, especialmente en finanzas, economía y contabilidad.

Si lo tuyo no está en esos campos e igual quieres saber qué maravillas tiene Excel para ti, conoce nuestro curso online de Excel para no financieros. Se trata de un curso básico de Excel o de nivel introductorio que te explicará todas las herramientas básicas de Excel para tener un mejor manejo de los números y reportes.

 

Microsoft Excel

Fuente: Microsoft

Características de Excel

Antes de revisar las fórmulas de Excel avanzado, debes saber que Excel se caracteriza por 10 elementos básicos:

1. Celdas: un rectángulo en donde se unen una fila y una columna. Aquí se escriben las fórmulas de Excel.

2. Hojas de trabajo: es la cuadrícula de trabajo.

3. Libros de trabajo: es un archivo que puede contener muchas hojas de trabajo.

4. Cintas de opciones: es el menú superior de herramientas.

5. Fórmulas de Excel: son operaciones matemáticas que puedes generar en una celda para presentar resultados.

6. Funciones de Excel: son operaciones predefinidas por Excel.

7. Gráficos estadísticos de Excel: son representaciones visuales para datos estadísticos. Conoce la importancia de los gráficos estadísticos y el poder que puede darte su uso para tu empresa ⚡.

8. Tablas de Excel: es una herramienta para almacenar datos tabulares en una sección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo que el usuario puede hacer con las funciones básicas y avanzadas de Excel.

9. Tablas dinámicas: es una herramienta que permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir fórmulas avanzadas de Excel. ¿Cómo usar tablas dinámicas en mi estrategia? ¡Nosotros te lo decimos! 🤓

10. Macros: aplicaciones que ayudan a la automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo, de forma que se puede programar conectividades en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros. Hacen parte de las funciones avanzadas de la hoja de cálculo.

 

cuadricula de excel

Fuente: Microsoft

La importancia de Excel

¿Por qué es importante Excel? Excel se distingue de muchos programas porque nos permite trabajar con datos informáticos. Esencialmente, es un programa que facilita el trabajo con números, además permite analizarlos con facilidad para generar reportes con herramientas y funciones avanzadas de una hoja de cálculo como los gráficos y las tablas dinámicas.

Por ello, Excel para las empresas llega a ser esencial, ya que permite la organización y el control de datos de una forma óptima. Para una empresa es importante ver procesos y organizar tareas, para lo cual los gráficos, las tablas y las fórmulas de Excel son de gran utilidad.

¿No es suficiente? ¿Quieres saber qué más cosas puedes hacer con Excel? ¡Ahora te decimos las funciones avanzadas de Excel!

 

¿Para qué sirve Excel?

Las hojas de cálculo de Excel te permiten observar y analizar información. Con esta herramienta podrás:

  • Realizar facturas
  • Llevar la contabilidad de negocios
  • Crear gráficos estadísticos 
  • Analizar datos estadísticos
  • Generar reportes
  • Administrar información
  • Tabular data (como puede ser esta tabla de ahorros mensual 😉)
  • Hacer operaciones matemáticas y financieras
  • Crear listas

 

Con Excel podrás almacenar una gran cantidad de datos, manejarlos y actualizarlos. Por lo que saber cómo usar las fórmulas y funciones avanzadas de Excel ayudará al correcto funcionamiento y control de tu empresa. 

¿Qué pasaría si las empresas explotaran sus datos y los utilizaran para tomar mejores decisiones? Seguramente entenderían qué están haciendo mal y, enseguida, diseñarían estrategias para tomar mejores decisiones que favorezcan su crecimiento. Esta es la importancia de dominar las fórmulas avanzadas en Excel.

¿Quieres ser un analista de data? Conoce nuestro curso online de SQL (Structured Query Language) para el análisis de datos ¡Aprende a generar reportes en Excel y tomar decisiones aplicadas a los negocios!

Asimismo, te invitamos a nuestro curso online de análisis de data con Excel y Tableau, donde también te ayudaremos a mejorar la toma de decisiones a partir del procesamiento, el análisis de datos y el conocimiento de funciones avanzadas de la hoja de cálculo. ¡Puedes escoger el que sea más afín a tus necesidades!

Ahora que ya sabes lo básico, pasaremos a las fórmulas de Excel; razón por la que Excel es el programa favorito de muchas personas.

 

Microsoft Excel

 Fuente: Microsoft.

¿Qué es y para qué sirve una fórmula de Excel?

Una fórmula de Excel es una expresión que se efectúa en una celda con la finalidad de generar una operación, un cálculo o un procesamiento de valores, donde el nuevo valor o resultado será visualizado en dicha celda.

Ejemplo:  =MAX (A1:A14) | =(A1 + C2)

 

Microsoft Excel formulas

 Fuente: Microsoft.

Diferencia entre Fórmula y Función

Las funciones son fórmulas matemáticas predefinidas por el mismo programa. Las fórmulas de Excel por lo general son combinadas con las funciones; esto significa que puedes tener fórmulas que contengan más de una función para poder llevar a cabo su objetivo. 

Ambas son recursos que facilitan y agilizan nuestro trabajo; asimismo, ambas inician con el símbolo (=). Sin embargo, la diferencia está en la estructura: las fórmulas de Excel se crean añadiendo valores y colocando una operación matemática y las funciones se crean a partir de argumentos utilizando paréntesis. 

Fórmula: =A1+B1

Función: =SUMA (A1:B1)

 

Conoce estos trucos de Excel que muy pocos saben

 

10 Fórmulas básicas de Excel

1. Fórmula SUMA

Sintaxis: =B4+D6

Esta fórmula de Excel es elemental, nos permite sumar los valores de un grupo de celdas o, incluso, filas y columnas enteras. La suma puede ser efectuada tanto por celdas separadas como por intervalos. 

2. Fórmula RESTA

Sintaxis: =A2 - A3

Esta fórmula de Excel es tan esencial como la anterior, su función está en restar valores con las mismas posibilidades que la anterior fórmula.

3. Fórmula MULTIPLICACIÓN

Sintaxis: =A1 * A3 * A5

Esta fórmula de Excel sirve para multiplicar los valores de dos o más celdas. Se marcan las celdas cuyos valores queremos usar y entre ellas se coloca el símbolo de multiplicar (*).

4. Fórmula DIVISIÓN

Sintaxis: =A2 / C2

Esta fórmula de Excel es la complementaria de la anterior, su función es dividir valores. Para ello usaremos el símbolo "/" entre las casillas cuyos valores queremos emplear. 

5. Fórmula PROMEDIO

Sintaxis: =PROMEDIO(A1:A365)

Esta fórmula de Excel es para obtener el promedio de un conjunto de datos registrados en la hoja de cálculo.

6. Fórmula MAX | Fórmula MIN

Sintaxis: =MIN(A5,B6,C9)

Sintaxis: =MAX(A5,B6,C9)

Estas fórmulas de Excel se emplean para conocer los valores máximos y mínimos que están en un conjunto de celdas. Para calcularlos usaremos los términos MAX y MIN junto con las celdas requeridas para el análisis.

7. Fórmula CONTAR

Sintaxis: =CONTAR(A1:A10)

Esta fórmula de Excel te permite contar valores (las celdas vacías o con texto son ignoradas). Sirve bastante cuando necesitas contar solo los datos y no el total de celdas en una cuadrícula con datos incompletos.

8. Fórmula ESPACIOS

Sintaxis: =ESPACIOS("texto")

Esta fórmula de Excel sirve como herramienta para establecer espaciados que faciliten la búsqueda y procesamiento de datos en las hojas de cálculo, ya que se encarga de quitar los espacios sobrantes y regularizar los espaciados.

9. Fórmula ALEATORIO.ENTRE

Sintaxis: =ALEATORIO.ENTRE(inferior, superior)

Esta fórmula de Excel sirve para devolver un número entero aleatorio entre los números que especifique. Esta es ideal para llenar una tabla con números distintos de manera rápida en un rango específico.

Si sólo deseas mostrar una previsulización de tu tabla, esta herramienta te quita el trabajo de rellenarla de forma manual. 

10. Fórmula NOMPROPIO

Sintaxis: =NOMPROPIO("texto")

Microsoft Excel

Fuente: Microsoft.

Esta fórmula de Excel es muy útil para limpiar tablas de datos, si este se encontraba con nombres en minúsculas o para poner la regla previamente para evitar el proceso anterior cuando rellenen las personas el contenido.

 

15 Fórmulas de Excel avanzado

1. Fórmula SI

Sintaxis: =SI(C2=5, entonces devolver un VERDADERO, en caso contrario devolver un FALSO)

Fuente: Support Microsoft.

Esta fórmula de Excel avanzado te permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. Por esta razón, la fórmula SI puede tener dos resultados: si la comparación es Verdadera y si la comparación es Falsa. Esta fórmula de Excel permite evaluar texto o valores, asimismo, errores. 

También, puedes usar operadores matemáticos y realizar cálculos adicionales según criterios. Además, esta fórmula de Excel se puede combinar con otras fórmulas avanzadas.

No debes olvidar que, si usas texto en las fórmulas, este debe ir entre comillas ("Texto"). Sólo no se aplica a VERDADERO o FALSO, porque Excel entiende de forma automática.

2. Fórmula SUMAR.SI

Sintaxis: =SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

Fuente: Excel Total.

Estas fórmulas de Excel avanzado nos permiten realizar una suma o un promedio solamente para los valores que cumplen una condición. Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo formato que las condiciones utilizadas en CONTAR.SI y el SI.

3. Fórmula CONTAR.SI

Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;"criterio")

Función: Excel Total.

Esta fórmula de Excel avanzado se usa para sumar los valores de un intervalo que cumplen los criterios especificados. También, puedes aplicar los criterios de un rango y sumar los valores correspondientes de otro rango. Usando esta fórmula, Excel contará las celdas que ofrecen la condición que hayamos marcado. 

Un ejemplo de función avanzada de Excel sería el nº de casos en un tiempo determinado, el nº de depósitos de una persona concreta o el número de veces que un nombre aparece en una lista, etc.

La función CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas de más de 255 caracteres o con la cadena #VALUE!.

4. Fórmula CONCATENAR

Sintaxis: =CONCATENAR(“A1”, “espacio“, “B1”)

Fuente: Excel Total.

Esta fórmula de Excel avanzado nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por ejemplo, si tenemos una columna “nombres” y otra “apellidos”, y queremos crear una tercera columna llamada “nombre completo”, esta fórmula de Excel te ahorra el trabajo manual, asimismo, te permite colocar un espacio entremedio.

5. Fórmula IZQUIERDA | Fórmula DERECHA

Sintaxis: =IZQUIERDA("texto",[núm_de_caracteres])

Sintaxis: =DERECHA(texto,[núm_de_caracteres])

IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario.

DERECHA devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres especificado.

Fuente: Capacitación virtual.

Estas fórmulas de Excel avanzado son muy útiles para crear códigos en las bases de datos. Puedes usarlo para cortar la parte derecha o izquierda de una celda. Si combinas esto con Concatenar, puedes crear códigos para usuarios de manera rápida.

6. Fórmula ELEGIR

Sintaxis: =ELEGIR(núm_índice; valor1; [valor2]; ...)

Fuente: Excel Total.

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para el análisis de escenarios financieros. Usa el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Debes seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice. 

 

Microsoft Excel

Fuente: Microsoft.

 

7. Fórmula BUSCARV

Sintaxis: =BUSCARV (valor de búsqueda, rango que contiene el valor de búsqueda, el número de columna del rango que contiene el valor devuelto, la coincidencia aproximada (TRUE) o la coincidencia exacta (FALSO)).

Fuente: Support Microsoft.

Esta fórmula de Excel avanzado permite buscar elementos en una tabla o en un rango por fila, y retornar el valor en la misma fila para otra columna diferente (el valor de búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango para que la fórmula de Excel funcione correctamente).

Puedes especificar VERDADERO si deseas una coincidencia aproximada o FALSO si deseas una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especificas nada, el valor predeterminado de esta fórmula avanzada de Excel siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.

8. Fórmula PARTIDO DE ÍNDICE

Sintaxis: =ÍNDICE(C3: E9, PARTIDO (B13, C3: C9,0), PARTIDO (B14, C3: E3,0))

Fuente: Excel Total.

Esta fórmula de Excel avanzado es una excelente función para finanzas más especializada que las fórmulas VLOOKUP o HLOOKUP. ÍNDICE devuelve el valor de una celda en una tabla basada en la columna y el número de fila. PARTIDO devuelve la posición de una celda en una fila o columna. 

9. Fórmula SI.ERROR

Sintaxis: =SI.ERROR(valor;valor_si_error)

Fuente: Aglaia.

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para interceptar y controlar errores en una fórmula. Esta fórmula de Excel devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; en caso contrario, devuelve el resultado de la fórmula. 

Esta fórmula de Excel nos puede ser muy útil para limpiar resultados que dan error, ya que podemos sustituir estos valores por un texto o número de nuestra elección.

Se evalúan los siguientes tipos de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!

10. Fórmula EXTRAE

Sintaxis: =EXTRAE("texto", posición_inicial, núm_de_caracteres)

Fuente: Excel Total.

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para devolver un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición y en función del número de caracteres que especifique. Esta fórmula de Excel es muy útil cuando la extracción de datos que tenemos está «sucia» y necesitamos extraer una parte del texto de las celdas.

EXTRAE siempre cuenta cada carácter como 1, ya sea de un byte o de doble byte e independientemente de la configuración predeterminada de idioma.

11. Fórmula SI.CONJUNTO

Sintaxis: =SI.CONJUNTO(Prueba_lógica1; Valor_si_verdadero1; Prueba_lógica2; Valor_si_verdadero2)

Función: Support Microsoft.

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para comprobar si se cumplen una o varias condiciones y devolver un valor que corresponda a la primera condición VERDADERO. Esta fórmula de Excel te permite añadir variables más complejas a otras fórmulas para, por ejemplo, realizar una operación siempre que un conjunto de pruebas se cumplan. 

12. Fórmula COINCIDIR

Sintaxis: =COINCIDIR (valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia]) 

Fuente: Excel Total.

Esta es una de las fórmulas de Excel avanzado que sirve de búsqueda y referencia. Con esta puedes buscar un elemento determinado en un intervalo de celdas y después devolver la posición relativa de dicho elemento en el rango. 

13. Fórmula ESERROR

Sintaxis: =ESERROR (valor que se desea evaluar) 

Fuente: Excel Total.

La función ESERROR sirve para comprobar si un valor —una celda o una fórmula— es un error y nos devuelve el valor VERDADERO si existe un error, o FALSO si la fórmula o celda tiene un valor correcto. 

14. Fórmula PROMEDIO.SI

Sintaxis: =PROMEDIO.SI (rango; criterios; [rango_promedio])

Fuente: Capacitación virtual.

Esta es una fórmula avanzada de Excel para fines estadísticos. La fórmula PROMEDIO SI en Excel sirve para devolver el promedio de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

La fórmula PROMEDIO SI nos puede ser muy útil para sacar diferentes promedios de una base de datos en función de variables que establezcamos. Por ejemplo, un promedio por cliente, por ticket medio de venta, por producto, etc.

15. Fórmula Y

Sintaxis: =Y(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)

Fuente: Support Microsoft.

Esta fórmula de Excel permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas tienen como resultado el valor VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la función devolverá FALSO.

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