Macros en Excel: Qué es, cómo funcionan y cómo se crean [2021]
¿Qué son los Macros en Excel? ¡Agiliza el trabajo repetitivo!

¿Qué son los Macros en Excel? ¡Agiliza el trabajo repetitivo!

Última actualización 11 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Yohanny Pérez

Microsoft Office con su paquete ofimático nos ofrece una serie de recursos, herramientas de gran ayuda en ciertos campos laborales. Dentro de este paquete podemos encontrar el software de Excel, con muchas funciones bastante útiles, algunas de esas funciones no las conocemos todavía y nos aportan tantos beneficios que debemos conocerlas ya.

Excel tiene un sinfín de aplicaciones, es muy versátil y es utilizada por muchos profesionales: profesores, economistas, contadores, administradores, ingenieros y más, son algunas de las ocupaciones más frecuentes donde podemos encontrar esta útil herramienta. 

Además de un ámbito profesional, en una hoja de cálculos Excel se pueden llevar a cabo cuentas domésticas o crear presupuestos para iniciar pequeños proyectos. Incluso en el ámbito estudiantil puede ser utilizado para crear horarios y llevar una administración de tus materias, esto es un claro ejemplo de ello. 

Existe para ello una herramienta llamada Macros de Excel que en términos generales, te permite repetir la misma serie de acciones una y otra vez para ahorrar tiempo y ayudarte a hacer tus tareas u obligaciones de una manera más rápida y eficiente. 

Dentro de este artículo estaremos estudiando una definición más amplia de esta herramienta, así como también el proceso para crearla y aprender a usarla. ¡Empecemos! 
 

¿Qué es Excel?

Excel es una hoja de cálculos donde podemos llevar alrededor de 300 funciones y crear nuestras propias fórmulas para que el programa las ejecute todas en cuestión de segundos. 

Desde cálculos sencillos como suma, resta, multiplicación o división hasta cálculos como porcentajes, tasa nominal o frecuencia son algunas de las herramientas que tenemos disponibles. 

Además podemos personalizar la hoja de cálculo a nuestro gusto, cambiando los colores y bordes de las celdas, las fuentes de las letras así como sus colores o dar formatos específicos, Excel contiene una amplia gama de modificación y personalización a sus hojas de cálculos.

Para muchas personas, llevar hojas de cálculos en Excel conlleva gran parte de su vida como profesional y en muchas ocasiones los procesos que deben realizar en hojas de cálculo son los mismos. 

 

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Fuente: unsplash.

 

¿Qué son los Macros en Excel?

Decimos que los Macros en Excel son una herramienta que te permite grabar una serie de pasos para que el programa haga repetitivo este procedimiento las veces que sea necesario.

Realmente lo que hace el programa es crear un código que represente la serie de pasos ejecutados, es decir, prácticamente lo que hace es crear un programa dentro del mismo. Es una útil herramienta que te permite tomar los datos de manera tal que siempre ejecutes el mismo procedimiento.

Imagina que debes hacer modificaciones a unos registros que vienen con un formato específico y cada vez que te lleguen debes hacerle 30 modificaciones a la hoja de cálculo y será un proceso extremadamente tedioso de realizar. Con una Macro de Excel puedes realizar este proceso y en vez de realizarlo en (supongamos) una hora, se hace automáticamente en un par de segundos, increíble, ¿No?

 

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¿Para qué sirven los Macros en Excel?

Las Macros en Excel son una herramienta óptima para realizar tareas rutinarias o procesos complejos, que nos permiten sacarle mucho provecho a las hojas de cálculos. Puedes obtener muchas ventajas de ellas, tales como: 

Eficiencia

Con herramientas como los Macros en Excel, un trabajo que te lleva realizarlo en horas, puedes realizarlo en segundos. Desde procedimientos sencillos y complejos, hasta personalización de las celdas, puedes ejecutar tus tareas en Excel, con mayor eficiencia. 

Por otro lado, muchos de los procesos que hacemos en Excel, al tener un alto nivel de complejidad, lleva a cometer errores. En un ámbito laboral, estos errores pueden reflejarse en pérdidas de tiempo o de dinero e incluso en campos como la contaduría, podría reflejarse en problemas legales. 

Así que, al automatizar estos procesos con las Macros en Excel, no solo evitamos el trabajo tedioso, sino que sabemos que siempre y cuando hagamos un buen uso de esta herramienta, el resultado final será efectivo y certero. 

Versatilidad

Aunque Excel cuente con muchísimas herramientas, los Macros para Excel no son más que otro componente que nos pueden ayudar a diseñar nuevas funcionalidades. Si sabes programar, puedes crear un mundo entero dentro de Excel añadiendo nuevas funciones a través de código. 

 

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¿Cómo se programan los Macros en Excel?

Previamente, decíamos que el programa consiste en crear una serie de líneas de código, así que te preguntarás: ¿Necesito saber programar para hacer Macros en Excel? Existen dos respuestas a esta interrogante: 

1. No. Originalmente puedes desarrollar Macros en Excel sin necesidad de saber programación. Solo necesitas empezar a grabar y el programa irá guardando todos tus pasos. 

2. Sí. A pesar de que puedes realizar tus Macros en Excel, no saber programar tiene una importante desventaja. Cuando empiezas a grabar tus Macros en excel, debes realizar cada uno de los pasos. 

Imagina que debes realizar una serie de 20 pasos. Apenas olvides uno de esos pasos, tendrás que repetir todo el procedimiento y no equivocarte, eso si no quieres seguir grabando el Macro en excel.

Es por ello, que es muy ventajoso saber programar para realizar Macros en Excel. Si te equivocas o llegas a olvidar un paso, mediante las líneas de código, puedes modificar el algoritmo de manera tal que cumpla con todos los pasos necesarios. 

Excel, al igual que el resto de programas del paquete Microsoft Office, usan un lenguaje de programación llamado: Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje de programación registra los pasos que vas ejecutando y Excel tiene características que generan automáticamente el código fuente. ¡Así es como funcionan los macros en excel!

 

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Fuente: unsplash.

 

¿Cómo hacer Macros en Excel?

A continuación te mostraremos cómo crear Macros para Excel. Para ello, debemos seguir la siguiente serie de pasos: 

Dependiendo de la versión de Excel que tengas, deberás realizar este paso para habilitar Macros en Excel y poder encontrar la opción de “Macros” en Excel. 

 

Haz clic en la pestaña “Archivo”.

Captura de: Microsoft Excel.

 

Selecciona “Opciones”.

Captura de: Microsoft Excel.

 

Dirígete a “Personalizar la cinta de opciones” en donde encontrarás un listado de todas las pestañas principales, entre las que podrás encontrar la pestaña de Programador.

Captura de: Microsoft Excel.

 

Marca la casilla de “Desarrollador” y confirma haciendo clic en “OK”. Ahora la pestaña ya se encuentra en la cinta de opciones.

Captura de: Microsoft Excel.

 

Posterior a esto, debes dirigirte a la pestaña de “Vista”, en la parte superior derecha. Dependiendo de tu versión de Excel, si tuviste que realizar el paso anterior, entonces tendrás que dirigirte a la pestaña programador. Si ese es el caso, a partir del siguiente punto, todos los pasos son iguales.

Dentro de esta sección, podrás encontrar la opción “Macros” a la derecha de todo. Debes hacer click sobre esta opción y posteriormente, hacer click sobre la opción de “Grabar Macro”.

macros excel

Captura de: Microsoft Excel.

 

Te saldrá un cuadro llamado “Grabar Macro”. Allí, deberás dirigirte al recuadro “Nombre de la Macro” y escribir el nombre que quieras darle a tu Macro. 

Cuando lo tengas, pulsa en el botón de Aceptar para empezar a grabar el macro. Puedes, adicional al nombre, añadirle una descripción, un acceso abreviado y donde deseas guardar el libro. 

Una vez presiones “Aceptar”, el programa empezará a grabar todos los clicks del ratón al igual que las teclas que vayas presionando durante el proceso de grabación. 

Captura de: Microsoft Excel.

 

Una vez hayas terminado la secuencia, deberás dirigirte a la sección “Vista” nuevamente. Te saldrá un cuadro desplegable y tendrás que oprimir “Detener Grabación”. Una vez hagas este paso, tendrás tu macro de Excel lista. 

macros excel

Captura de: Microsoft Excel.

 

Para ejecutar el macro puedes oprimir el comando que configuraste o puedes ir a sección “Vista”, pulsar “Macros” y posteriormente ver los libros que tengas, donde tendrás la opción de ejecutarlos, modificarlos o eliminarlos. 

Captura de: Microsoft Excel.

 

¡Y listo! Esto es todo lo que debes saber para hacer Macros en Excel.
 

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¿Quiénes se pueden beneficiar de los Macros en Excel?

Como decíamos al inicio del artículo, existe una gran gama de profesionales que generalmente trabajan con hojas de cálculos de Excel y utilizan herramientas como por ejemplo los Macros de Excel.

Además de poder recolectar un sinfín de datos, estos datos pueden ser utilizados mediante fórmulas, gráficos y más, para posteriormente hacer un análisis de resultados y obtener respuestas. 

Revisaremos entonces, una serie de profesiones que usualmente trabajan con este software y que a través de las herramientas de Macros en excel, podrían desempeñar su trabajo de manera más eficiente. 

 

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Administradores y gerentes

El primer caso, es para los administradores y gerentes. Estos, son los encargados dentro de una empresa de llevar la planificación, organización, dirección y control de todas las tareas para obtener los resultados esperados. 

Aprendiendo a usar Excel, junto con todas sus herramientas, los administradores y gerentes pueden reducir su trabajo incluso hasta en un 50%. Algunos de los términos que pueden obtener a través de Excel son: Política de precios, administración del inventario, administración de escenarios, facturas, control de almacén o stock, entre otras.

Si a través de los Macros en Excel pudiéramos automatizar estos procesos, la variedad de resultados que podríamos obtener y la versatilidad que le daríamos al software sería enorme.

 

Contadores

Un contador es aquel que se encarga de registrar los estados económicos de una empresa, aquel que lleva a cabo la legislación aplicable y es el que registra los ingresos y egresos de las cuentas de la empresa. Los Macros de Excel podrían facilitar su trabajo en los siguientes puntos: Análisis de ganancias y gastos, elaborar el balance de los libros financieros, crear presupuestos, examinar cuentas y registros, calcular montos, entre otros. 

Excel es una util herramienta para un contador, le puede ahorrar mucho en términos de tiempo y recursos empleados. Saber utilizar los Macros en Excel es algo muy importante, así que deben tomarlo en cuenta.

 

Ingenieros

La ingeniería es una de las ramas más antiguas de la humanidad y en la actualidad existen muchos tipos de ingeniería. Estas funciones de Excel engloban lo más general de la ingeniería, es decir, análisis y cálculo. 

Obtener variables como por ejemplo: Tablas dinámicas, gráficos 2D y 3D, insertar fórmulas con el editor de ecuaciones, conversión de unidades; a través de Macros en Excel, es de gran valor y tienen cientos de aplicaciones. 

No solo en ingeniería como tal, sino en centenares de carreras basados en métodos numéricos, ecuaciones y funciones, por lo que la automatización de estos procesos, se podrían traducir como una gran e importante ventaja. 

Asociamos a los ingenieros, físicos o matemáticos, con estudiar sobre un cuaderno y hacer todos los cálculos manuales, pero con esta herramienta, pueden ahorrarse mucho tiempo. Por ejemplo, con los Macros en Excel puedes cambiar un dato y el resultado de la ecuación automáticamente cambiaría; mientras que mediante cálculos manuales, habría que realizar todos estos cálculos nuevamente. Es una herramienta muy útil, ¿No?

 

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Fuente: pixabay.

 

Profesores

Hemos visto que a través de los Macros de Excel, son muchas las opciones y funcionalidades que podemos obtener con ellas. Los profesores, docentes y maestros no son la excepción. 

Esta profesión lleva consigo mucha planificación, organización y procesos rutinarios, es decir, si un profesor tiene 5 secciones (por ejemplo), tendría que realizar los mismos procedimientos de control, evaluaciones y obtención de resultados o notas. Además, los superiores suelen pedir estadísticas tales como el promedio de la sección, de una materia en específico, etc. 

Básicamente todo el trabajo de un profesor podría expresarse en Excel. Si a eso le añadimos las Macros de Excel, el profesor básicamente solo tendría que preocuparse de dar su clase y de pasar los datos pertinentes a la hoja de cálculo. Algunos de los procesos que podrían desarrollar son: Horarios, seguimiento de notas académicas, diario de clase, calendario académico, entre muchas cosas más.

 

Las Macros en Excel son una de las herramientas muy recomendadas que te ahorrarán tiempo y te ayudarán de gran manera en tu vida profesional. Hoy mismo puedes empezar a crear tus Macros en Excel

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¡Mucha suerte!

 

 

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