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驴C贸mo aplicar Excel avanzado para negocios? F贸rmulas m谩gicas para hacer crecer tu empresa驴C贸mo aplicar Excel avanzado para negocios? F贸rmulas m谩gicas para hacer crecer tu empresa

驴C贸mo aplicar Excel avanzado para negocios? F贸rmulas m谩gicas para hacer crecer tu empresa

Hugo Rodr铆guez - 01 Jun 22

Articulo

7 min.

En tu empresa, 驴ya est谩n aplicando las funciones de Excel avanzado para negocios? No nos referimos a tablas comunes y c谩lculos b谩sicos, sino a funciones como las tablas din谩micas y macros.聽

Dentro del mundo de los negocios, es cada vez m谩s importante ser un experto en aplicar herramientas tecnol贸gicas para llevar a cabo tareas del d铆a a d铆a. Es en este contexto, que se hace imprescindible contar con conocimientos de funciones y f贸rmulas de Excel.聽

Para qu茅 sirve Excel? Pues porque el programa de Microsoft es uno de los recursos m谩s importantes para realizar cualquier clase de c谩lculo matem谩tico que requieran los departamentos contables de las empresas. Las pr谩cticas de Excel avanzado mejoran la productividad de una empresa y reducen los errores humanos, al automatizar procesos y tareas cotidianas.

Incluso, este programa te sirve de gran utilidad para tareas b谩sicas, como puede ser realizar alg煤n control de datos particulares.

En este post, te ense帽amos algunos de los beneficios de aplicar Excel para los negocios, as铆 como tambi茅n las mejores f贸rmulas que puedes utilizar en el entorno laboral. Finalmente, cerramos con una serie de cursos聽que no te puedes perder, si quieres dominar al m谩ximo este programa. 隆Acomp谩帽anos!

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Ventajas de utilizar Excel avanzado para negocios

Actualmente, son muchas las empresas que utilizan el programa de Microsoft dentro de su entorno laboral. Seg煤n revela el portal de Harvard Business Review, este software "sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos", al ser聽utilizado por m谩s de 750 millones de trabajadores en todo el mundo.

Entonces, queda claro que aprender Excel avanzado para negocios conlleva una serie de beneficios para las empresas incluso en la actualidad. Veamos algunas de estas ventajas.

1.聽Optimiza el tiempo

Una de las grandes virtudes de Excel es que聽permite procesar datos de forma autom谩tica y mucho m谩s r谩pido que si se hiciera manualmente.

Esto implica una optimizaci贸n en cuanto a la productividad, ya que el programa de Microsoft facilita el tratamiento que se le realizan a los datos, al poder utilizar funciones como los filtros, la b煤squeda, entre otros.

2. Facilita聽la toma de decisiones y reconoce聽tendencias

Con una mejor gesti贸n de los datos, es mucho m谩s factible ejecutar mejores medidas para tu negocio. En este sentido,聽la disponibilidad de datos y su procesamiento autom谩tico permite tomar decisiones estrat茅gicas m谩s acertadas para el negocio聽y utilizar Excel avanzado para negocios de la mejor forma posible.

Asimismo, ordenar tu informaci贸n en este tipo de software permitir谩 identificar y reconocer tendencias聽del mercado, que te ayudar谩n a estar preparado ante cualquier posible eventualidad. Para ello, la realizaci贸n de gr谩ficos claros, as铆 como la aplicaci贸n de l铆neas de tendencia ajustadas adecuadamente, ser谩n fundamentales para reconocer cualquier tipo de patr贸n en las bases de datos.

Para cumplir este objetivo, te ser谩n de gran ayuda聽las tablas din谩micas de Excel, las cuales聽permiten analizar informaci贸n de bases de datos y mostrarlas en un cuadro compuesto por filtros, columnas, filas y valores dentro de una hoja de c谩lculo.聽

Estas tablas son un excelente ejemplo de c贸mo se puede aplicar Excel avanzado para negocios. La ventaja principal es que permiten resumir, analizar y presentar los datos de la mejor manera posible.聽

campos tabla dinamica

Fuente: Microsoft

3. Aumenta聽la productividad

Como mencionamos anteriormente, muchas empresas utilizan Excel avanzado durante buena parte de su horario laboral. Por ende, se puede razonar que buena parte de la productividad de una empresa se encuentra condicionada por el manejo de los colaboradores de esta plataforma.

Por esta raz贸n, si los profesionales de tu empresa realizan cursos de Excel avanzado te ser谩 de gran ayuda para optimizar el desempe帽o del grupo, desde 2 puntos de vista:

  • Con la opci贸n de atajos de Excel (pegado especial, arrastre de f贸rmulas, entre otros) facilitan una reducci贸n considerable de la carga de trabajo regular.

  • La creaci贸n de Macros (de la que hablaremos m谩s adelante) permite la opci贸n de automatizar tareas repetitivas, creando funcionalidades a la medida del usuario, lo que ayudar谩 a que se ahorre tiempo en tareas repetitivas y rutinarias.

Recuerda: al mejorar los tiempos de los procesos internos, cualquier negocio empieza a operar de forma m谩s eficiente.聽

4. Evita聽errores

Al aplicar Excel avanzado para negocios, ver谩s c贸mo聽al automatizar ciertos procesos y realizar c谩lculos de forma computarizada, se evitan posibles errores de tipo manual.

Todos estos procesos hacen que, adem谩s, los empleados trabajen mucho m谩s tranquilos.

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5. Te mantiene actualizado

Uno de los puntos fuertes de esta plataforma de Microsoft es que, desde su lanzamiento en 1985, se ha mantenido constantemente actualizada. Sin embargo, estas actualizaciones no implican un cambio radical en el manejo del programa, pues un usuario que utilice versiones anteriores podr谩 dominar la versi贸n m谩s reciente.

Aunque lo bueno de realizar un curso de Excel avanzado es que podr谩s conocer m谩s sobre las versiones m谩s recientes del programa. Y con cada nueva actualizaci贸n, el software a帽ade nuevas y variadas funcionalidades, que sirven para nutrir y potenciar los beneficios de utilizar esta plataforma.

6. Aprender谩s Macros y VBA

Los cursos de Excel avanzado son especialmente importantes para aprender Macros. 驴Qu茅 son estas funciones? Son secuencias de comando, las cuales se almacenan dentro de las plantillas de c谩lculo y sirven para dise帽ar funcionalidades que se adapten a las necesidades del usuario, optimizando de mejor forma su tiempo gracias a la automatizaci贸n de tareas repetitivas y cotidianas.

Esta funci贸n te permite grabar una serie de pasos, para que el programa repita este procedimiento las veces que sea necesario. B谩sicamente, reemplazan tareas rutinarias que en vez de realizarse en, por ejemplo, 30 minutos, se realizan en segundos.聽

Para poder utilizar las macros en Excel, es esencial dominar los conceptos fundamentales de la programaci贸n (principalmente, la creaci贸n de algoritmos), adem谩s de poder dominar el lenguaje en el que se escriben: Visual Basic for Applications (VBA).

Fuente: Microsoft

7. Impulsa tu carrera profesional

Aprender Excel avanzado para聽negocios no implica 煤nicamente hacer tu vida laboral m谩s f谩cil (o la de tu empresa). Al contar con m煤ltiples funcionalidades, las grandes compa帽铆as suelen reclamar que muchos de los perfiles profesionales que buscan tengan un manejo de esta herramienta (as铆 sea b谩sico).

Esto demuestra la importancia que tiene este software. As铆 que, dominar esta plataforma de forma avanzada y profesional le dar谩 un gran plus a tu hoja de vida, d谩ndole un mayor valor.

Excel para negocios

Fuente: Unsplash

Funciones y f贸rmulas 煤tiles para usar Excel avanzado

Microsoft Excel es, sin dudas, una de las aplicaciones m谩s utilizadas en el mundo, sobre todo en lo que respecta a las empresas. As铆 que, es muy com煤n que en diferentes b煤squedas laborales pidan como requisito tener hecho alg煤n curso avanzado de Excel.聽

Por esa raz贸n,聽es tan importante empezar cuanto antes a utilizar las funciones de Excel avanzado para negocios en tu empresa, sea cual sea su tama帽o. Desde microemprendimientos hasta grandes corporaciones, todas funcionan con datos.

Y, para ello, son fundamentales las f贸rmulas. Como se explica en el sitio oficial de Microsoft, "una f贸rmula es una ecuaci贸n que realiza un c谩lculo sobre n煤meros o valores en una hoja de c谩lculo".聽 Existen much铆simas f贸rmulas para distintos prop贸sitos, pero hoy nos concentramos 煤nicamente en las f贸rmulas de Excel avanzado m谩s comunes.

Estas son las f贸rmulas de Excel avanzado para negocios que m谩s te servir谩n:

1. F贸rmula SI

Esta f贸rmula usa una de las funciones l贸gicas para devolver un valor si una condici贸n es verdadera, y otra si es falsa. Por ejemplo:

  • =SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto") =SI(A2=B2,B4-A4,"").

Esta f贸rmula te ser谩 de gran utilidad para realizar todo tipo de c谩lculos,聽ya sea en una hoja de c谩lculo con las m茅tricas de la empresa o para realizar informes estad铆sticos. Solo es cuesti贸n de adaptar la sintaxis en excel (la f贸rmula que va luego del聽=).

2. F贸rmula SUMAR.SI

La f贸rmula SUMAR.SI es primordial en el Excel avanzado para negocios, ya que permite realizar una suma solamente para los valores que cumplen determinada condici贸n. Por ejemplo, para sumar solo los valores mayores a 5, la f贸rmula ser铆a:聽

  • =SUMAR.SI(B2:B25,">5").

Tambi茅n se pueden aplicar los criterios a un rango, y sumar los valores de otro rango. Por ejemplo, la f贸rmula =SUMAR.SI(C2:C10,"Impuestos",D2:D10) suma solamente los valores del rango D2:D10 en los que las celdas correspondientes del rango C2:C10 es igual a "Impuestos".聽聽

3. F贸rmula CONTAR.SI

Ante la pregunta de c贸mo usar la funci贸n si en Excel, las respuestas son variadas. En este caso, tenemos otro ejemplo de f贸rmula que utiliza la funcionalidad SI.聽

CONTAR.SI es una de las funciones estad铆sticas, que sirve para contar el n煤mero de celdas que cumplen un criterio. Por ejemplo, para contar cu谩ntas veces se vendi贸 determinado producto en el listado de ventas de un d铆a espec铆fico.

Se escribe de la siguiente manera:

  • =CONTAR.SI(A2:A5,"producto").

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4. F贸rmula CONCATENAR

Otra de las f贸rmulas habituales de Excel avanzado para negocios, es CONCATENAR. Esta f贸rmula, en las 煤ltimas versiones de Excel, puede encontrarse bajo el nombre CONCAT.

CONCATENAR es una de las funciones de texto en Excel, la cual sirve para unir dos o m谩s celdas con informaci贸n. Se utiliza de la siguiente manera:

  • =CONCATENAR(B2; " "; C2).

Esta f贸rmula busca unir el texto de B2 con C2, separado con un espacio.

5. F贸rmula BUSCARV

Esta es sin dudas una de las f贸rmulas m谩s usadas en Excel, ya que te permite buscar datos en una tabla. Por ejemplo, puedes buscar el nombre de un empleado colocando su n煤mero de identidad, o buscar el c贸digo de un producto en funci贸n de su nombre.聽

Se la utiliza ingresando la siguiente f贸rmula:

  • =BUSCARV(valor de b煤squeda, rango que contiene el valor de b煤squeda, el n煤mero de columna del rango que contiene el valor devuelto, Coincidencia aproximada (VERDADERO) o Coincidencia exacta (FALSO)).

6. F贸rmula EXTRAE

Esta f贸rmula avanzada de Excel devuelve un n煤mero espec铆fico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posici贸n y en funci贸n del n煤mero de caracteres que especifique. EXTRAE cuenta cada car谩cter como 1, ya sea de un byte o de doble byte e independientemente de la configuraci贸n predeterminada de idioma.

Se usa de la siguiente manera:

  • =EXTRAE(texto, posici贸n_inicial, n煤m_de_caracteres).

Excel avanzado

Fuente: Unsplash

Ejemplo de f贸rmulas avanzadas de Excel

Las f贸rmulas que vimos anteriormente usan diferentes funciones de Excel. Pero 驴cu谩les son las funciones m谩s importantes en lo que refiere a Excel avanzado para negocios?聽

Estas son las funciones avanzadas que m谩s se utilizan:聽

  • SUMA

  • SI

  • BUSCAR

  • BUSCARV聽

  • COINCIDIR聽

  • ELEGIR

  • FECHA

  • D脥AS

  • 脥NDICE

Seguramente conozcas algunas de estas funciones, adem谩s de haberlas le铆do en las f贸rmulas que mencionamos anteriormente. Lo cierto es que no todos se acostumbran a incluirlas en su d铆a a d铆a laboral.

Por ello, te recomendamos que revises este ejemplo, el cual puede ayudarte a entender un poco m谩s la forma adecuada de utilizar las f贸rmulas avanzadas de Excel y, as铆, poder explotar al m谩ximo los beneficios de esta herramienta.

Puedes empezar incluyendo, por ejemplo, la funci贸n SI. Ten presente que la sintaxis de la funci贸n SI var铆a de acuerdo a la f贸rmula que est茅s usando, por ejemplo si usas CONTAR.SI o SUMAR.SI. 隆Veamos un ejemplo!

tabla excel funcion si

Fuente: Microsoft

  • Sintaxis: =SI(C2>B2,"Presupuesto excedido","Dentro de presupuesto").

La funci贸n en este caso dice: SI(C2 es mayor que B2, devolver "Presupuesto excedido"; de lo contrario, devolver "Dentro de presupuesto").

Cursos de Excel聽avanzado para negocios聽

Una vez que conoces los beneficios y las聽utilidades de aprender Excel avanzado para negocios, es momento de prepararte para dominar la herramienta. Pues no te preocupes, est谩s en la direcci贸n adecuada para comenzar.

As铆 que, en este post te traemos los mejores cursos de Excel avanzado, para que puedas cambiar cuanto antes la forma de llevar la contabilidad, as铆 como聽la gesti贸n de datos de tu empresa聽y empezar a ver los resultados.

1. Curso online de Excel para no financieros

Si no tienes muchos conocimientos de Microsoft Excel, ya que reci茅n empiezas a usarlo y directamente no tienes nada que ver con el rubro financiero, entonces este curso de Excel para no financieros es ideal para ti.聽

Durante este curso introductorio, dictado por Alejandro Castro, aprender谩s los conceptos m谩s b谩sicos de este programa, y al finalizar estar谩s capacitado para hacer lo siguiente:

  • Reportes financieros.

  • Planillas de gastos.

  • Inventarios de negocios.

Pese a que este curso no parezca que ofrezca informaci贸n te贸rica y pr谩ctica sobre Excel avanzado para negocios, te ser谩 de gran ayuda para que puedas reforzar aquellos conocimientos que no manejes del todo bien o que perfecciones la teor铆a que ya conoces de antemano.

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2. Curso online de Excel avanzado para expertos

Este curso est谩 destinado a personas que ya cuenten con ciertos conocimientos avanzados de Excel. 驴Qu茅 conceptos y temas aprender谩s?

Con este curso de Excel online,聽dictado por Valent铆n Rodr铆guez Del Pozo,聽aprender谩s a manejar grandes cantidades de datos y conocer谩s el lenguaje de programaci贸n Visual Basic.聽Asimismo, ver谩s qu茅 es una tabla din谩mica y qu茅 es una macro, a trav茅s de ejercicios de Excel avanzado que te permitir谩n darle un uso mucho m谩s potente a la plataforma.聽

Este curso聽consiste de 8 m贸dulos totalmente online. Por medio de estas clases, descubrir谩s la forma en la cual aplicar este conocimiento a tu empresa y optimizar los procesos laborales.

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Como bien menciona el profesor Rodr铆guez del Pozo, el programa de Microsoft "es la planilla de c谩lculos por excelencia, pero pocos conocen c贸mo salir del l铆mite de las celdas. La mayor铆a utilizan Excel para manejar operaciones sencillas, pero (...) se puede trabajar con tablas din谩micas, analizar datos y bases de datos". Y eso es justo lo que buscamos ense帽arte en este post.

Utilizar Excel avanzado para negocios te ser谩 de gran ayuda para optimizar mejor los procesos de tu compa帽铆a, mejorar su rendimiento e impulsar su desarrollo por encima de la competencia. As铆 que, si capacitas a tus profesionales de la forma adecuada (o consigues talento que maneje la herramienta), ver谩s que la aplicaci贸n de este software har谩 que tu negocio crezca y se consolide en el mercado.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber m谩s acerca del aprendizaje de Excel avanzado para negocios, inscr铆bete en nuestros cursos de an谩lisis de data, con los que aprender谩s la mejor forma para gestionar todo tipo de informaci贸n num茅rica, imprescindible para tu negocio.

Tambi茅n te dejamos algunos trucos de Excel que muy pocos conocen, con los cuales podr谩s dominar a la perfecci贸n todo lo que engloba este programa en s铆.

隆脡xitos!