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¿Cómo aplicar Excel avanzado para negocios? Fórmulas mágicas para hacer crecer tu empresa

¿Cómo aplicar Excel avanzado para negocios? Fórmulas mágicas para hacer crecer tu empresa

Última actualización 1 de Junio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

En tu empresa, ¿ya están aplicando las funciones de Excel avanzado para negocios? No nos referimos a tablas comunes y cálculos básicos, sino a funciones como las tablas dinámicas y macros. 

Dentro del mundo de los negocios, es cada vez más importante ser un experto en aplicar herramientas tecnológicas para llevar a cabo tareas del día a día. Es en este contexto, que se hace imprescindible contar con conocimientos de funciones y fórmulas de Excel. 

¿Para qué sirve Excel? Pues porque el programa de Microsoft es uno de los recursos más importantes para realizar cualquier clase de cálculo matemático que requieran los departamentos contables de las empresas. Las prácticas de Excel avanzado mejoran la productividad de una empresa y reducen los errores humanos, al automatizar procesos y tareas cotidianas.

Incluso, este programa te sirve de gran utilidad para tareas básicas, como puede ser realizar algún control de datos particulares.

En este post, te enseñamos algunos de los beneficios de aplicar Excel para los negocios, así como también las mejores fórmulas que puedes utilizar en el entorno laboral. Finalmente, cerramos con una serie de cursos que no te puedes perder, si quieres dominar al máximo este programa. ¡Acompáñanos!

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Ventajas de utilizar Excel avanzado para negocios

Actualmente, son muchas las empresas que utilizan el programa de Microsoft dentro de su entorno laboral. Según revela el portal de Harvard Business Review, este software "sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos", al ser utilizado por más de 750 millones de trabajadores en todo el mundo.

Entonces, queda claro que aprender Excel avanzado para negocios conlleva una serie de beneficios para las empresas incluso en la actualidad. Veamos algunas de estas ventajas.

1. Optimiza el tiempo

Una de las grandes virtudes de Excel es que permite procesar datos de forma automática y mucho más rápido que si se hiciera manualmente.

Esto implica una optimización en cuanto a la productividad, ya que el programa de Microsoft facilita el tratamiento que se le realizan a los datos, al poder utilizar funciones como los filtros, la búsqueda, entre otros.

2. Facilita la toma de decisiones y reconoce tendencias

Con una mejor gestión de los datos, es mucho más factible ejecutar mejores medidas para tu negocio. En este sentido, la disponibilidad de datos y su procesamiento automático permite tomar decisiones estratégicas más acertadas para el negocio y utilizar Excel avanzado para negocios de la mejor forma posible.

Asimismo, ordenar tu información en este tipo de software permitirá identificar y reconocer tendencias del mercado, que te ayudarán a estar preparado ante cualquier posible eventualidad. Para ello, la realización de gráficos claros, así como la aplicación de líneas de tendencia ajustadas adecuadamente, serán fundamentales para reconocer cualquier tipo de patrón en las bases de datos.

Para cumplir este objetivo, te serán de gran ayuda las tablas dinámicas de Excel, las cuales permiten analizar información de bases de datos y mostrarlas en un cuadro compuesto por filtros, columnas, filas y valores dentro de una hoja de cálculo. 

Estas tablas son un excelente ejemplo de cómo se puede aplicar Excel avanzado para negocios. La ventaja principal es que permiten resumir, analizar y presentar los datos de la mejor manera posible. 

campos tabla dinamica 

Fuente: Microsoft

3. Aumenta la productividad

Como mencionamos anteriormente, muchas empresas utilizan Excel avanzado durante buena parte de su horario laboral. Por ende, se puede razonar que buena parte de la productividad de una empresa se encuentra condicionada por el manejo de los colaboradores de esta plataforma.

Por esta razón, si los profesionales de tu empresa realizan cursos de Excel avanzado te será de gran ayuda para optimizar el desempeño del grupo, desde 2 puntos de vista:

  • Con la opción de atajos de Excel (pegado especial, arrastre de fórmulas, entre otros) facilitan una reducción considerable de la carga de trabajo regular.

  • La creación de Macros (de la que hablaremos más adelante) permite la opción de automatizar tareas repetitivas, creando funcionalidades a la medida del usuario, lo que ayudará a que se ahorre tiempo en tareas repetitivas y rutinarias.

Recuerda: al mejorar los tiempos de los procesos internos, cualquier negocio empieza a operar de forma más eficiente

4. Evita errores

Al aplicar Excel avanzado para negocios, verás cómo al automatizar ciertos procesos y realizar cálculos de forma computarizada, se evitan posibles errores de tipo manual.

Todos estos procesos hacen que, además, los empleados trabajen mucho más tranquilos.

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5. Te mantiene actualizado

Uno de los puntos fuertes de esta plataforma de Microsoft es que, desde su lanzamiento en 1985, se ha mantenido constantemente actualizada. Sin embargo, estas actualizaciones no implican un cambio radical en el manejo del programa, pues un usuario que utilice versiones anteriores podrá dominar la versión más reciente.

Aunque lo bueno de realizar un curso de Excel avanzado es que podrás conocer más sobre las versiones más recientes del programa. Y con cada nueva actualización, el software añade nuevas y variadas funcionalidades, que sirven para nutrir y potenciar los beneficios de utilizar esta plataforma.

6. Aprenderás Macros y VBA

Los cursos de Excel avanzado son especialmente importantes para aprender Macros. ¿Qué son estas funciones? Son secuencias de comando, las cuales se almacenan dentro de las plantillas de cálculo y sirven para diseñar funcionalidades que se adapten a las necesidades del usuario, optimizando de mejor forma su tiempo gracias a la automatización de tareas repetitivas y cotidianas.

Esta función te permite grabar una serie de pasos, para que el programa repita este procedimiento las veces que sea necesario. Básicamente, reemplazan tareas rutinarias que en vez de realizarse en, por ejemplo, 30 minutos, se realizan en segundos. 

Para poder utilizar las macros en Excel, es esencial dominar los conceptos fundamentales de la programación (principalmente, la creación de algoritmos), además de poder dominar el lenguaje en el que se escriben: Visual Basic for Applications (VBA).

Fuente: Microsoft

7. Impulsa tu carrera profesional

Aprender Excel avanzado para negocios no implica únicamente hacer tu vida laboral más fácil (o la de tu empresa). Al contar con múltiples funcionalidades, las grandes compañías suelen reclamar que muchos de los perfiles profesionales que buscan tengan un manejo de esta herramienta (así sea básico).

Esto demuestra la importancia que tiene este software. Así que, dominar esta plataforma de forma avanzada y profesional le dará un gran plus a tu hoja de vida, dándole un mayor valor.

Excel para negocios

Fuente: Unsplash

Funciones y fórmulas útiles para usar Excel avanzado

Microsoft Excel es, sin dudas, una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo, sobre todo en lo que respecta a las empresas. Así que, es muy común que en diferentes búsquedas laborales pidan como requisito tener hecho algún curso avanzado de Excel. 

Por esa razón, es tan importante empezar cuanto antes a utilizar las funciones de Excel avanzado para negocios en tu empresa, sea cual sea su tamaño. Desde microemprendimientos hasta grandes corporaciones, todas funcionan con datos.

Y, para ello, son fundamentales las fórmulas. Como se explica en el sitio oficial de Microsoft, "una fórmula es una ecuación que realiza un cálculo sobre números o valores en una hoja de cálculo".  Existen muchísimas fórmulas para distintos propósitos, pero hoy nos concentramos únicamente en las fórmulas de Excel avanzado más comunes.

Estas son las fórmulas de Excel avanzado para negocios que más te servirán:

1. Fórmula SI

Esta fórmula usa una de las funciones lógicas para devolver un valor si una condición es verdadera, y otra si es falsa. Por ejemplo:

  • =SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto") =SI(A2=B2,B4-A4,"").

Esta fórmula te será de gran utilidad para realizar todo tipo de cálculos, ya sea en una hoja de cálculo con las métricas de la empresa o para realizar informes estadísticos. Solo es cuestión de adaptar la sintaxis en excel (la fórmula que va luego del =).

2. Fórmula SUMAR.SI

La fórmula SUMAR.SI es primordial en el Excel avanzado para negocios, ya que permite realizar una suma solamente para los valores que cumplen determinada condición. Por ejemplo, para sumar solo los valores mayores a 5, la fórmula sería: 

  • =SUMAR.SI(B2:B25,">5").

También se pueden aplicar los criterios a un rango, y sumar los valores de otro rango. Por ejemplo, la fórmula =SUMAR.SI(C2:C10,"Impuestos",D2:D10) suma solamente los valores del rango D2:D10 en los que las celdas correspondientes del rango C2:C10 es igual a "Impuestos".  

3. Fórmula CONTAR.SI

Ante la pregunta de cómo usar la función si en Excel, las respuestas son variadas. En este caso, tenemos otro ejemplo de fórmula que utiliza la funcionalidad SI. 

CONTAR.SI es una de las funciones estadísticas, que sirve para contar el número de celdas que cumplen un criterio. Por ejemplo, para contar cuántas veces se vendió determinado producto en el listado de ventas de un día específico.

Se escribe de la siguiente manera:

  • =CONTAR.SI(A2:A5,"producto").

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4. Fórmula CONCATENAR

Otra de las fórmulas habituales de Excel avanzado para negocios, es CONCATENAR. Esta fórmula, en las últimas versiones de Excel, puede encontrarse bajo el nombre CONCAT.

CONCATENAR es una de las funciones de texto en Excel, la cual sirve para unir dos o más celdas con información. Se utiliza de la siguiente manera:

  • =CONCATENAR(B2; " "; C2).

Esta fórmula busca unir el texto de B2 con C2, separado con un espacio.

5. Fórmula BUSCARV

Esta es sin dudas una de las fórmulas más usadas en Excel, ya que te permite buscar datos en una tabla. Por ejemplo, puedes buscar el nombre de un empleado colocando su número de identidad, o buscar el código de un producto en función de su nombre. 

Se la utiliza ingresando la siguiente fórmula:

  • =BUSCARV(valor de búsqueda, rango que contiene el valor de búsqueda, el número de columna del rango que contiene el valor devuelto, Coincidencia aproximada (VERDADERO) o Coincidencia exacta (FALSO)).

6. Fórmula EXTRAE

Esta fórmula avanzada de Excel devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición y en función del número de caracteres que especifique. EXTRAE cuenta cada carácter como 1, ya sea de un byte o de doble byte e independientemente de la configuración predeterminada de idioma.

Se usa de la siguiente manera:

  • =EXTRAE(texto, posición_inicial, núm_de_caracteres).

Excel avanzado

Fuente: Unsplash

Ejemplo de fórmulas avanzadas de Excel

Las fórmulas que vimos anteriormente usan diferentes funciones de Excel. Pero ¿cuáles son las funciones más importantes en lo que refiere a Excel avanzado para negocios? 

Estas son las funciones avanzadas que más se utilizan: 

  • SUMA

  • SI

  • BUSCAR

  • BUSCARV 

  • COINCIDIR 

  • ELEGIR

  • FECHA

  • DÍAS

  • ÍNDICE

Seguramente conozcas algunas de estas funciones, además de haberlas leído en las fórmulas que mencionamos anteriormente. Lo cierto es que no todos se acostumbran a incluirlas en su día a día laboral.

Por ello, te recomendamos que revises este ejemplo, el cual puede ayudarte a entender un poco más la forma adecuada de utilizar las fórmulas avanzadas de Excel y, así, poder explotar al máximo los beneficios de esta herramienta.

Puedes empezar incluyendo, por ejemplo, la función SI. Ten presente que la sintaxis de la función SI varía de acuerdo a la fórmula que estés usando, por ejemplo si usas CONTAR.SI o SUMAR.SI. ¡Veamos un ejemplo!

tabla excel funcion si

Fuente: Microsoft

  • Sintaxis: =SI(C2>B2,"Presupuesto excedido","Dentro de presupuesto").

La función en este caso dice: SI(C2 es mayor que B2, devolver "Presupuesto excedido"; de lo contrario, devolver "Dentro de presupuesto").

Cursos de Excel avanzado para negocios 

Una vez que conoces los beneficios y las utilidades de aprender Excel avanzado para negocios, es momento de prepararte para dominar la herramienta. Pues no te preocupes, estás en la dirección adecuada para comenzar.

Así que, en este post te traemos los mejores cursos de Excel avanzado, para que puedas cambiar cuanto antes la forma de llevar la contabilidad, así como la gestión de datos de tu empresa y empezar a ver los resultados.

1. Curso online de Excel para no financieros

Si no tienes muchos conocimientos de Microsoft Excel, ya que recién empiezas a usarlo y directamente no tienes nada que ver con el rubro financiero, entonces este curso de Excel para no financieros es ideal para ti. 

Durante este curso introductorio, dictado por Alejandro Castro, aprenderás los conceptos más básicos de este programa, y al finalizar estarás capacitado para hacer lo siguiente:

  • Reportes financieros.

  • Planillas de gastos.

  • Inventarios de negocios.

Pese a que este curso no parezca que ofrezca información teórica y práctica sobre Excel avanzado para negocios, te será de gran ayuda para que puedas reforzar aquellos conocimientos que no manejes del todo bien o que perfecciones la teoría que ya conoces de antemano.

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2. Curso online de Excel avanzado para expertos

Este curso está destinado a personas que ya cuenten con ciertos conocimientos avanzados de Excel. ¿Qué conceptos y temas aprenderás?

Con este curso de Excel online, dictado por Valentín Rodríguez Del Pozo, aprenderás a manejar grandes cantidades de datos y conocerás el lenguaje de programación Visual Basic. Asimismo, verás qué es una tabla dinámica y qué es una macro, a través de ejercicios de Excel avanzado que te permitirán darle un uso mucho más potente a la plataforma. 

Este curso consiste de 8 módulos totalmente online. Por medio de estas clases, descubrirás la forma en la cual aplicar este conocimiento a tu empresa y optimizar los procesos laborales.

➤ Inscríbete al curso online de Excel avanzado para expertos

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Como bien menciona el profesor Rodríguez del Pozo, el programa de Microsoft "es la planilla de cálculos por excelencia, pero pocos conocen cómo salir del límite de las celdas. La mayoría utilizan Excel para manejar operaciones sencillas, pero (...) se puede trabajar con tablas dinámicas, analizar datos y bases de datos". Y eso es justo lo que buscamos enseñarte en este post.

Utilizar Excel avanzado para negocios te será de gran ayuda para optimizar mejor los procesos de tu compañía, mejorar su rendimiento e impulsar su desarrollo por encima de la competencia. Así que, si capacitas a tus profesionales de la forma adecuada (o consigues talento que maneje la herramienta), verás que la aplicación de este software hará que tu negocio crezca y se consolide en el mercado.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca del aprendizaje de Excel avanzado para negocios, inscríbete en nuestros cursos de análisis de data, con los que aprenderás la mejor forma para gestionar todo tipo de información numérica, imprescindible para tu negocio.

También te dejamos algunos trucos de Excel que muy pocos conocen, con los cuales podrás dominar a la perfección todo lo que engloba este programa en sí.

¡Éxitos!

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