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¬ŅC√≥mo aplicar Excel avanzado para negocios? F√≥rmulas m√°gicas para hacer crecer tu empresa

Hugo Rodríguez - 01 Jun 22

Articulo

7 min.

En tu empresa, ¬Ņya est√°n aplicando las funciones de Excel avanzado para negocios? No nos referimos a tablas comunes y c√°lculos b√°sicos, sino a funciones como las tablas din√°micas y macros.¬†

Dentro del mundo de los negocios, es cada vez más importante ser un experto en aplicar herramientas tecnológicas para llevar a cabo tareas del día a día. Es en este contexto, que se hace imprescindible contar con conocimientos de funciones y fórmulas de Excel. 

¬Ņ Para qu√© sirve Excel? Pues porque el programa de Microsoft es uno de los recursos m√°s importantes para realizar cualquier clase de c√°lculo matem√°tico que requieran los departamentos contables de las empresas. Las pr√°cticas de Excel avanzado mejoran la productividad de una empresa y reducen los errores humanos, al automatizar procesos y tareas cotidianas.

Incluso, este programa te sirve de gran utilidad para tareas b√°sicas, como puede ser realizar alg√ļn control de datos particulares.

En este post, te ense√Īamos algunos de los beneficios de aplicar Excel para los negocios, as√≠ como tambi√©n las mejores f√≥rmulas que puedes utilizar en el entorno laboral. Finalmente, cerramos con una serie de cursos¬†que no te puedes perder, si quieres dominar al m√°ximo este programa. ¬°Acomp√°√Īanos!

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Ventajas de utilizar Excel avanzado para negocios

Actualmente, son muchas las empresas que utilizan el programa de Microsoft dentro de su entorno laboral. Seg√ļn revela el portal de Harvard Business Review, este software "sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos", al ser¬†utilizado por m√°s de 750 millones de trabajadores en todo el mundo.

Entonces, queda claro que aprender Excel avanzado para negocios conlleva una serie de beneficios para las empresas incluso en la actualidad. Veamos algunas de estas ventajas.

1. Optimiza el tiempo

Una de las grandes virtudes de Excel es que permite procesar datos de forma automática y mucho más rápido que si se hiciera manualmente.

Esto implica una optimizaci√≥n en cuanto a la productividad, ya que el programa de Microsoft facilita el tratamiento que se le realizan a los datos, al poder utilizar funciones como los filtros, la b√ļsqueda, entre otros.

2. Facilita la toma de decisiones y reconoce tendencias

Con una mejor gestión de los datos, es mucho más factible ejecutar mejores medidas para tu negocio. En este sentido, la disponibilidad de datos y su procesamiento automático permite tomar decisiones estratégicas más acertadas para el negocio y utilizar Excel avanzado para negocios de la mejor forma posible.

Asimismo, ordenar tu información en este tipo de software permitirá identificar y reconocer tendencias del mercado, que te ayudarán a estar preparado ante cualquier posible eventualidad. Para ello, la realización de gráficos claros, así como la aplicación de líneas de tendencia ajustadas adecuadamente, serán fundamentales para reconocer cualquier tipo de patrón en las bases de datos.

Para cumplir este objetivo, te serán de gran ayuda las tablas dinámicas de Excel, las cuales permiten analizar información de bases de datos y mostrarlas en un cuadro compuesto por filtros, columnas, filas y valores dentro de una hoja de cálculo. 

Estas tablas son un excelente ejemplo de cómo se puede aplicar Excel avanzado para negocios. La ventaja principal es que permiten resumir, analizar y presentar los datos de la mejor manera posible. 

campos tabla dinamica 

Fuente: Microsoft

3. Aumenta la productividad

Como mencionamos anteriormente, muchas empresas utilizan Excel avanzado durante buena parte de su horario laboral. Por ende, se puede razonar que buena parte de la productividad de una empresa se encuentra condicionada por el manejo de los colaboradores de esta plataforma.

Por esta raz√≥n, si los profesionales de tu empresa realizan cursos de Excel avanzado te ser√° de gran ayuda para optimizar el desempe√Īo del grupo, desde 2 puntos de vista:

  • Con la opci√≥n de atajos de Excel (pegado especial, arrastre de f√≥rmulas, entre otros) facilitan una reducci√≥n considerable de la carga de trabajo regular.

  • La creaci√≥n de Macros (de la que hablaremos m√°s adelante) permite la opci√≥n de automatizar tareas repetitivas, creando funcionalidades a la medida del usuario, lo que ayudar√° a que se ahorre tiempo en tareas repetitivas y rutinarias.

Recuerda: al mejorar los tiempos de los procesos internos, cualquier negocio empieza a operar de forma más eficiente. 

4. Evita errores

Al aplicar Excel avanzado para negocios, verás cómo al automatizar ciertos procesos y realizar cálculos de forma computarizada, se evitan posibles errores de tipo manual.

Todos estos procesos hacen que, adem√°s, los empleados trabajen mucho m√°s tranquilos.

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5. Te mantiene actualizado

Uno de los puntos fuertes de esta plataforma de Microsoft es que, desde su lanzamiento en 1985, se ha mantenido constantemente actualizada. Sin embargo, estas actualizaciones no implican un cambio radical en el manejo del programa, pues un usuario que utilice versiones anteriores podrá dominar la versión más reciente.

Aunque lo bueno de realizar un curso de Excel avanzado es que podr√°s conocer m√°s sobre las versiones m√°s recientes del programa. Y con cada nueva actualizaci√≥n, el software a√Īade nuevas y variadas funcionalidades, que sirven para nutrir y potenciar los beneficios de utilizar esta plataforma.

6. Aprender√°s Macros y VBA

Los cursos de Excel avanzado son especialmente importantes para aprender Macros. ¬ŅQu√© son estas funciones? Son secuencias de comando, las cuales se almacenan dentro de las plantillas de c√°lculo y sirven para dise√Īar funcionalidades que se adapten a las necesidades del usuario, optimizando de mejor forma su tiempo gracias a la automatizaci√≥n de tareas repetitivas y cotidianas.

Esta función te permite grabar una serie de pasos, para que el programa repita este procedimiento las veces que sea necesario. Básicamente, reemplazan tareas rutinarias que en vez de realizarse en, por ejemplo, 30 minutos, se realizan en segundos. 

Para poder utilizar las macros en Excel, es esencial dominar los conceptos fundamentales de la programación (principalmente, la creación de algoritmos), además de poder dominar el lenguaje en el que se escriben: Visual Basic for Applications (VBA).

Fuente: Microsoft

7. Impulsa tu carrera profesional

Aprender Excel avanzado para¬†negocios no implica √ļnicamente hacer tu vida laboral m√°s f√°cil (o la de tu empresa). Al contar con m√ļltiples funcionalidades, las grandes compa√Ī√≠as suelen reclamar que muchos de los perfiles profesionales que buscan tengan un manejo de esta herramienta (as√≠ sea b√°sico).

Esto demuestra la importancia que tiene este software. Así que, dominar esta plataforma de forma avanzada y profesional le dará un gran plus a tu hoja de vida, dándole un mayor valor.

Excel para negocios

Fuente: Unsplash

Funciones y f√≥rmulas √ļtiles para usar Excel avanzado

Microsoft Excel es, sin dudas, una de las aplicaciones m√°s utilizadas en el mundo, sobre todo en lo que respecta a las empresas. As√≠ que, es muy com√ļn que en diferentes b√ļsquedas laborales pidan como requisito tener hecho alg√ļn curso avanzado de Excel.¬†

Por esa raz√≥n,¬†es tan importante empezar cuanto antes a utilizar las funciones de Excel avanzado para negocios en tu empresa, sea cual sea su tama√Īo. Desde microemprendimientos hasta grandes corporaciones, todas funcionan con datos.

Y, para ello, son fundamentales las f√≥rmulas. Como se explica en el sitio oficial de Microsoft, "una f√≥rmula es una ecuaci√≥n que realiza un c√°lculo sobre n√ļmeros o valores en una hoja de c√°lculo".¬† Existen much√≠simas f√≥rmulas para distintos prop√≥sitos, pero hoy nos concentramos √ļnicamente en las f√≥rmulas de Excel avanzado m√°s comunes.

Estas son las fórmulas de Excel avanzado para negocios que más te servirán:

1. Fórmula SI

Esta fórmula usa una de las funciones lógicas para devolver un valor si una condición es verdadera, y otra si es falsa. Por ejemplo:

  • =SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto") =SI(A2=B2,B4-A4,"").

Esta fórmula te será de gran utilidad para realizar todo tipo de cálculos, ya sea en una hoja de cálculo con las métricas de la empresa o para realizar informes estadísticos. Solo es cuestión de adaptar la sintaxis en excel (la fórmula que va luego del =).

2. Fórmula SUMAR.SI

La fórmula SUMAR.SI es primordial en el Excel avanzado para negocios, ya que permite realizar una suma solamente para los valores que cumplen determinada condición. Por ejemplo, para sumar solo los valores mayores a 5, la fórmula sería: 

  • =SUMAR.SI(B2:B25,">5").

También se pueden aplicar los criterios a un rango, y sumar los valores de otro rango. Por ejemplo, la fórmula =SUMAR.SI(C2:C10,"Impuestos",D2:D10) suma solamente los valores del rango D2:D10 en los que las celdas correspondientes del rango C2:C10 es igual a "Impuestos".  

3. Fórmula CONTAR.SI

Ante la pregunta de cómo usar la función si en Excel, las respuestas son variadas. En este caso, tenemos otro ejemplo de fórmula que utiliza la funcionalidad SI. 

CONTAR.SI es una de las funciones estad√≠sticas, que sirve para contar el n√ļmero de celdas que cumplen un criterio. Por ejemplo, para contar cu√°ntas veces se vendi√≥ determinado producto en el listado de ventas de un d√≠a espec√≠fico.

Se escribe de la siguiente manera:

  • =CONTAR.SI(A2:A5,"producto").

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4. Fórmula CONCATENAR

Otra de las f√≥rmulas habituales de Excel avanzado para negocios, es CONCATENAR. Esta f√≥rmula, en las √ļltimas versiones de Excel, puede encontrarse bajo el nombre CONCAT.

CONCATENAR es una de las funciones de texto en Excel, la cual sirve para unir dos o más celdas con información. Se utiliza de la siguiente manera:

  • =CONCATENAR(B2; " "; C2).

Esta fórmula busca unir el texto de B2 con C2, separado con un espacio.

5. Fórmula BUSCARV

Esta es sin dudas una de las f√≥rmulas m√°s usadas en Excel, ya que te permite buscar datos en una tabla. Por ejemplo, puedes buscar el nombre de un empleado colocando su n√ļmero de identidad, o buscar el c√≥digo de un producto en funci√≥n de su nombre.¬†

Se la utiliza ingresando la siguiente fórmula:

  • =BUSCARV(valor de b√ļsqueda, rango que contiene el valor de b√ļsqueda, el n√ļmero de columna del rango que contiene el valor devuelto, Coincidencia aproximada (VERDADERO) o Coincidencia exacta (FALSO)).

6. Fórmula EXTRAE

Esta f√≥rmula avanzada de Excel devuelve un n√ļmero espec√≠fico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posici√≥n y en funci√≥n del n√ļmero de caracteres que especifique. EXTRAE cuenta cada car√°cter como 1, ya sea de un byte o de doble byte e independientemente de la configuraci√≥n predeterminada de idioma.

Se usa de la siguiente manera:

  • =EXTRAE(texto, posici√≥n_inicial, n√ļm_de_caracteres).

Excel avanzado

Fuente: Unsplash

Ejemplo de fórmulas avanzadas de Excel

Las f√≥rmulas que vimos anteriormente usan diferentes funciones de Excel. Pero ¬Ņcu√°les son las funciones m√°s importantes en lo que refiere a Excel avanzado para negocios?¬†

Estas son las funciones avanzadas que más se utilizan: 

  • SUMA

  • SI

  • BUSCAR

  • BUSCARV¬†

  • COINCIDIR¬†

  • ELEGIR

  • FECHA

  • D√ćAS

  • √ćNDICE

Seguramente conozcas algunas de estas funciones, además de haberlas leído en las fórmulas que mencionamos anteriormente. Lo cierto es que no todos se acostumbran a incluirlas en su día a día laboral.

Por ello, te recomendamos que revises este ejemplo, el cual puede ayudarte a entender un poco más la forma adecuada de utilizar las fórmulas avanzadas de Excel y, así, poder explotar al máximo los beneficios de esta herramienta.

Puedes empezar incluyendo, por ejemplo, la función SI. Ten presente que la sintaxis de la función SI varía de acuerdo a la fórmula que estés usando, por ejemplo si usas CONTAR.SI o SUMAR.SI. ¡Veamos un ejemplo!

tabla excel funcion si

Fuente: Microsoft

  • Sintaxis: =SI(C2>B2,"Presupuesto excedido","Dentro de presupuesto").

La función en este caso dice: SI(C2 es mayor que B2, devolver "Presupuesto excedido"; de lo contrario, devolver "Dentro de presupuesto").

Cursos de Excel avanzado para negocios 

Una vez que conoces los beneficios y las utilidades de aprender Excel avanzado para negocios, es momento de prepararte para dominar la herramienta. Pues no te preocupes, estás en la dirección adecuada para comenzar.

Así que, en este post te traemos los mejores cursos de Excel avanzado, para que puedas cambiar cuanto antes la forma de llevar la contabilidad, así como la gestión de datos de tu empresa y empezar a ver los resultados.

1. Curso online de Excel para no financieros

Si no tienes muchos conocimientos de Microsoft Excel, ya que recién empiezas a usarlo y directamente no tienes nada que ver con el rubro financiero, entonces este curso de Excel para no financieros es ideal para ti. 

Durante este curso introductorio, dictado por Alejandro Castro, aprender√°s los conceptos m√°s b√°sicos de este programa, y al finalizar estar√°s capacitado para hacer lo siguiente:

  • Reportes financieros.

  • Planillas de gastos.

  • Inventarios de negocios.

Pese a que este curso no parezca que ofrezca información teórica y práctica sobre Excel avanzado para negocios, te será de gran ayuda para que puedas reforzar aquellos conocimientos que no manejes del todo bien o que perfecciones la teoría que ya conoces de antemano.

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2. Curso online de Excel avanzado para expertos

Este curso est√° destinado a personas que ya cuenten con ciertos conocimientos avanzados de Excel. ¬ŅQu√© conceptos y temas aprender√°s?

Con este curso de Excel online, dictado por Valentín Rodríguez Del Pozo, aprenderás a manejar grandes cantidades de datos y conocerás el lenguaje de programación Visual Basic. Asimismo, verás qué es una tabla dinámica y qué es una macro, a través de ejercicios de Excel avanzado que te permitirán darle un uso mucho más potente a la plataforma. 

Este curso consiste de 8 módulos totalmente online. Por medio de estas clases, descubrirás la forma en la cual aplicar este conocimiento a tu empresa y optimizar los procesos laborales.

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Como bien menciona el profesor Rodr√≠guez del Pozo, el programa de Microsoft "es la planilla de c√°lculos por excelencia, pero pocos conocen c√≥mo salir del l√≠mite de las celdas. La mayor√≠a utilizan Excel para manejar operaciones sencillas, pero (...) se puede trabajar con tablas din√°micas, analizar datos y bases de datos". Y eso es justo lo que buscamos ense√Īarte en este post.

Utilizar Excel avanzado para negocios te ser√° de gran ayuda para optimizar mejor los procesos de tu compa√Ī√≠a, mejorar su rendimiento e impulsar su desarrollo por encima de la competencia. As√≠ que, si capacitas a tus profesionales de la forma adecuada (o consigues talento que maneje la herramienta), ver√°s que la aplicaci√≥n de este software har√° que tu negocio crezca y se consolide en el mercado.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca del aprendizaje de Excel avanzado para negocios, inscríbete en nuestros cursos de análisis de data, con los que aprenderás la mejor forma para gestionar todo tipo de información numérica, imprescindible para tu negocio.

También te dejamos algunos trucos de Excel que muy pocos conocen, con los cuales podrás dominar a la perfección todo lo que engloba este programa en sí.

¬°√Čxitos!