¬ŅQu√© es Notion? La app de productividad que organizar√° tu vida

01 de Diciembre del 2020

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Regina Pernaz

¬ŅQu√© es Notion? La app de productividad que organizar√° tu vida ¬ŅQu√© es Notion? La app de productividad que organizar√° tu vida

¬ŅPara qu√© sirve Notion? Notion es la app que necesitas si quieres organizar tu vida entera ya mismo. ¬ŅQuieres hacer una lista de tareas? Usa Notion. ¬ŅNo sabes d√≥nde apuntar los avances de tus proyectos? Usa Notion. ¬ŅNecesitas una tabla de control de gastos? ¬°Desc√°rgate Notion! Es un espacio de trabajo todo en uno para planificar lo que quieras. Aqu√≠ te contamos qu√© es Notion y c√≥mo funciona para que organices tu trabajo y mejores tu productividad.

¬ŅTe ha pasado que anotas recordatorios en distintas apps para organizar tareas? Una lista en Evernote, una nota en Google Keep, tablas de tareas en Trello y notificaciones en el calendario. Abres¬†tres o m√°s apps de organizaci√≥n¬†y, oh sorpresa ¬Ņ¬°no se sincronizan entre ellas!?¬†

No desesperes m√°s.

Notion puede ser la solución multiplataforma, minimalista y versátil que estabas buscando para tener todo ordenado en un solo lugar. Y sí, es gratis.

¬ŅTe interesa? Entonces veamos qu√© es Notion y c√≥mo usarlo a detalle.

√ćndice

  1. ¬ŅQu√© es Notion?
  2. ¬ŅC√≥mo funciona Notion?: bloques y p√°ginas
  3. ¬ŅC√≥mo organizar mi contenido en Notion?
  4. ¬ŅQui√©n puede usar Notion?

 

¬ŅQu√© es Notion?

Notion es un organizador de tareas multiplataforma que te permite llevar tu planificación personal y laboral al siguiente nivel. Ya sea que te encuentres conectado a internet o no, en desktop o desde el celular, podrás apuntar y organizar todo lo que se te ocurra y colaborar con quienes necesites.

Tal vez ya has estado buscando alguna aplicación para anotar ideas, tareas o gastos. Notion te permite escribir textos, listas, checkbox o bullets, y ordenar esta información en tablas, bases de datos, wikis o entradas. 

Para mayor orden, Notion te permite agregar filtros de navegación y encontrar todo rápidamente. Además, puedes adicionar páginas y subpáginas y organizarlas a tu antojo, como las carpetas de tu computadora.

 

Video: Notion

Entonces ¬Ņqu√© es Notion? ¬ŅUna app para organizarse? En realidad, es mucho m√°s que eso. Notion funciona como un ‚Äúsegundo cerebro‚Ä̬†con notificaciones, en el que puedes visualizar de forma ordenada todo lo que necesitas hacer en el trabajo y tu d√≠a a d√≠a.

¬ŅNotion funciona para empresas? As√≠ es. Con una suscripci√≥n de pago mensual o anual, Notion ofrece funcionalidades adicionales para la colaboraci√≥n entre equipos. Si, por ejemplo, a√Īades un presupuesto privado y, adem√°s, quieres adicionar las tareas de tu equipo, puedes colocar cada contenido en p√°ginas independientes con restricci√≥n de acceso.

ūüďƬ†Puedes revisar aqu√≠ los paquetes de suscripci√≥n para empresas de Notion.

Finalmente, ¬Ņquieres enviarle tu p√°gina de Notion a alguien? Sin problema. Puedes compartir tu contenido con otros usuarios de la aplicaci√≥n o con personas externas, igual que Dropbox.

 

Video: Notion

En serio, cuando te decimos que Notion es un excelente organizador de tareas, es porque hay buenas experiencias que lo garantizan. Hay usuarios que lo usan para guardar su bibliografía, hacer seguimiento a sus cotizaciones o planificar una boda. 

Un usuario de Notion, inclusive, se tom√≥ el tiempo de crear una base de datos Pok√©mon y categorizarlos por tipo de poder y evoluci√≥n. ¬ŅAlguien necesita un Pokedex?¬†ūü§ď

Si contin√ļas intrigado por conocer qu√© es Notion, sigue leyendo y descubre c√≥mo usar Notion desde cualquier dispositivo.

 

¬ŅC√≥mo funciona Notion?: bloques y p√°ginas

Para crear un usuario, solo necesitas conectarte con un correo electrónico o con tu cuenta de Google. Esto permitirá que, independientemente del dispositivo con el que te conectes, tu información pueda estar sincronizada.

La herramienta funciona desde la web de maravilla, pero también puedes descargar Notion para Windows, Mac, Android y iOs. Aunque estés sin conexión a internet, el programa te permite seguir editando desde tu laptop y sincroniza la información nueva cuando vuelvas a estar online.

que es notion herramientas

Imagen: Notion

Ya sabes¬†qu√© es Notion y para qu√© sirve. Contin√ļa leyendo para ver c√≥mo usar las herramientas que Notion ofrece para organizar tareas y mejorar la productividad.

Bloques de contenido

Cada pieza de contenido que puedes a√Īadir en Notion recibe el nombre de bloque (block). Para agregar un bloque solo tienes que clicar en el signo + y revisar la lista de opciones disponibles. Si no quieres despegar las manos del teclado, tipea el s√≠mbolo / seguido de la herramienta que deseas adicionar. Por ejemplo: /headline.

Entre los bloques de contenido, puedes encontrar:

  • Texto
  • P√°ginas
  • To-do lists, listas enumeradas o con bullets
  • Checkbox
  • Titulares
  • Archivos multimedia como im√°genes y videos.
  • C√≥digos embebidos
  • Links
  • Carga de archivos
  • Citas
  • Tweets
  • Calendarios
  • Tablas
  • Y un largo etc√©tera

 

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¬ŅC√≥mo editar en Notion?

A primera vista Notion es, literalmente, un lienzo en blanco. Su estilo minimalista y simple ayuda a organizar tareas bajo una estructura limpia, ordenada y agradable de ver. Sin embargo, entender cómo funciona Notion puede ser confuso para algunos cuando todo lo que se tiene es una página vacía.

Pero temer no debes. Editar tu espacio de trabajo en Notion es tan f√°cil como dar clic en cualquier lugar de la pantalla y empezar a escribir.

 

Video: Notion

Editar textos

Notion te permite colocar textos en negrita, cursiva, cambiarles de color o agregar un enlace. Primero, selecciona el texto que deseas cambiar. Una barra de edición aparecerá encima de tu selección y podrás editar como gustes.

También puedes usar los comandos de edición usuales de tu dispositivo, como Ctrl+N si usas Windows o Comando+N si estás en Mac.

Arrastrar y soltar (Drag and drop)

Si ya creaste bloques, cambiarlos de lugar es muy sencillo.

En Notion web, Windows y Mac, te aparecer√°n seis puntos peque√Īos al costado de cada bloque creado. Clica all√≠ y arrastra el contenido hacia la posici√≥n en la que desees que aparezca. Para dispositivos m√≥viles, mant√©n el dedo apretado sobre la pieza de contenido que deseas mover, arrastra y suelta.

De arriba abajo o una columna al lado de otra. La personalización de cada página depende totalmente de ti.

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Turn into

¬ŅCreaste un calendario en vez de una tabla? No te preocupes. Selecciona el bloque que necesitas modificar y, en la barra de edici√≥n, clica Turn into. No es necesario eliminar tu avance, con esta opci√≥n puedes convertir una pieza de contenido en otra distinta con solo un click.

Etiqueta a otras personas

Si estás en un espacio de trabajo para equipos y necesitas mencionar a un colega, solo basta escribir @ y colocar su nombre. Esta persona recibirá una notificación y podrá revisar cualquier comentario que le hayas dejado. Muy similar a Trello.

que es notion app

Imagen: Notion

Personalización del espacio de trabajo en Notion

Ahora que tienes todo tu espacio de trabajo organizado y ya sabes cómo funciona Notion, ¡es momento de personalizarlo!

En la esquina superior derecha de Notion para web, Windows y Mac, encontrar√°s tres puntos horizontales. Al darle clic all√≠ te aparecer√°n las opciones de estilo de fuente, tama√Īo de texto y ancho del contenido en pantalla.

Juega con los botones hasta que tu cuenta de Notion quede exactamente como la necesitas. No olvides que a cada p√°gina y subp√°gina le puedes a√Īadir un emoji, para diferenciarlo de forma sencilla, y una imagen de portada, para personalizar a√ļn m√°s tu espacio de trabajo.

Finalmente, es necesario mencionar que, por el momento, Notion solo está disponible en los idiomas inglés y coreano.

ūüďƬ†¬ŅBuscas alg√ļn tutorial para Notion? Te recomendamos ver los videos explicativos que tienen en su canal de Youtube.

 

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que es notion equipos de trabajo

Imagen: Notion

 

¬ŅC√≥mo organizar mi contenido en Notion?

Llegados a este punto, probablemente ya entendiste qu√© es Notion y por qu√© es una de las mejores herramientas para organizar tareas. Ahora te daremos unos √ļltimos tips para usar Notion de forma √≥ptima y planificar tus proyectos personales y de trabajo.

Plantillas de Notion

¬ŅTe parece mucho esfuerzo crear bloque por bloque? ¬ŅNo tienes tiempo para desarrollar una p√°gina? Una vez m√°s, Notion te trae una soluci√≥n simple y efectiva: plantillas de trabajo predeterminadas.¬†ūüĆü

¬ŅQu√© son? P√°ginas de trabajo listas para usar. Solo debes elegir la plantilla que ofrezca las funcionalidades que necesitas, importarla a tu cuenta y ¬°voil√°! Ya puedes comenzar a a√Īadir tus tareas, ideas o estatus de proyecto.

Las plantillas de Notion se encuentran divididas por categor√≠as y subcategor√≠as de trabajo. Dentro de las plantillas de Dise√Īo, por ejemplo, puedes importar roadmaps o bases de datos de investigaci√≥n de usuarios.

En la categor√≠a de Marketing, encontrar√°s plantillas para calendarios de contenido, lista de notas de prensa o apuntes de reuniones. Como ves, todas han sido creadas con los bloques de Notion y organizadas seg√ļn el objetivo al que apuntan.

 

Espacio de trabajo personal y para equipos

Todas las p√°ginas y subp√°ginas creadas se muestran en la barra lateral de Notion. ¬ŅAlguna p√°gina es m√°s importante que otra? M√°rcala como favorita y la encontrar√°s primero en la lista.

En caso hayas adquirido uno de los paquetes de Notion para equipos de trabajo, tu cuenta se dividir√° en dos: Espacio de trabajo y espacio personal. Mientras que el primero ser√° visible para todos tus compa√Īeros de equipo, tu espacio personal continuar√° siendo privado y solo t√ļ lo podr√°s editar.

 

Importar contenido de otras apps de organización

Si te interesan las herramientas para mejorar la productividad, probablemente Evernote o Trello ya son parte de tu arsenal de apps para organizar tareas. En caso quieras probar suerte con Notion, puedes importar rápidamente el contenido de tus aplicaciones a esta plataforma. Solo busca la opción de importar en la barra lateral.

Entre las aplicaciones de las que puedes importar datos se encuentran Evernote, Trello, Asana, Google Docs, Dropbox Paper, así como CSV y HTML.

¬ŅQui√©n puede¬†usar Notion?

En realidad, todo aquel que necesite mejorar su planificación y esté buscando un organizador de tareas gratis, puede beneficiarse de Notion. Es más, si tu objetivo simplemente es dejar de ser una persona desordenada, Notion es para ti.

Veamos algunos ejemplos:

ūüďƬ†Estudiantes y profesorado: Notion puede funcionarte para elaborar anotaciones en clases, llevar un calendario de trabajos y ex√°menes, tener las lecturas del s√≠labo a mano, marcar los avances de tesis, y muchas cosas m√°s.

Importante¬†‚ėĚÔłŹ¬†Si accedes a Notion con un correo electr√≥nico acad√©mico, todas sus funcionalidades son gratuitas.

ūüďĆ Freelancers, creativos y creativas:¬†Organizador de tareas, avance de proyectos, seguimiento a cotizaciones, control de facturas, entre otras soluciones.

ūüďĆ Peque√Īas empresas: ¬Ņbuscas una app para organizar a tu equipo pero preferir√≠as no tener que suscribirte a tres aplicaciones distintas? Los paquetes empresariales de Notion pueden ser una alternativa muy beneficiosa para nuevos y peque√Īos negocios. Las posibilidades de mejorar la productividad al¬†organizar listas de tareas, manuales, onboardings o roadmaps de productos, convierten a Notion en un gran aliado de la planificaci√≥n de equipos de trabajo.

ūüďĆ Cualquier persona que quiera organizarse: Anota la lista del mercado, haz una planificaci√≥n personal de¬†tu pr√≥ximo viaje, guarda los cursos de Crehana que te interesan o arma tu rutina de ejercicio semanal. El l√≠mite lo pones t√ļ.

 

Y llegamos a la parte final. Hemos visto qué es Notion y cómo funciona en la organización de tareas, equipos y, en verdad, cualquier aspecto de tu vida.

¬ŅComenzamos a organizar el 2021?

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