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Las mejores herramientas de gesti贸n de proyectos para no "ahogarte" con tus pendientes

Alexandra Carranza - 20 Jun 22

Articulo

7 min.

Con las herramientas de gesti贸n de proyectos 谩giles que existen en el mercado聽puedes planificar, organizar y administrar los procesos de tu equipo para que no se "ahoguen" entre pendientes, sino que "naden como peces" en lo realmente importante. Y es que ahora que el trabajo remoto聽o h铆brido lleg贸 para quedarse, m谩s vale que organices a tu equipo para facilitar el trabajo colaborativo y聽la gesti贸n de proyectos, incluso en la distancia, 驴no crees?

Seg煤n TIC Portal, las herramientas para gesti贸n de proyectos te permiten supervisar el inicio y la evoluci贸n de un proyecto, controlar y responder ante problemas que surjan durante el desarrollo de un聽proyecto y facilitar la finalizaci贸n y aprobaci贸n del proyecto. As铆 pues, cualquier empresa o聽negocio necesita de organizaci贸n y un trabajo en equipo eficiente para que el proyecto tenga 茅xito.聽

Por eso, confiar en聽las herramientas para la administraci贸n de proyectos es indispensable para monitorear el desempe帽o de todas las actividades.聽En esta nota te compartiremos las聽mejores herramientas de gesti贸n de proyectos gratuitas y de pago que te ayudar谩n a聽aumentar la productividad digital de tu equipo y aprovechar las ventajas de las aplicaciones digitales.聽

1. Asana

Asana es una de las herramientas de gesti贸n de proyectos m谩s populares del mundo, pues te permite configurar listas de tareas con las que podr谩s seguirle el rastro a tus proyectos, desde los peque帽os detalles聽hasta las operaciones a gran escala.

Con la interfaz limpia e intuitiva de este software para gesti贸n de proyectos, puedes ver el progreso de un proyecto determinado gracias a un registro de las tareas totales y las completadas.聽

Adem谩s, cada miembro tiene una secci贸n personal (My tasks) donde se encuentra un registro de todas las tareas que tiene asignadas junto con el proyecto al que pertenecen. As铆, podr谩s organizar tu trabajo y el de tu equipo para que todos est茅n enterados de las responsabilidades que tienen a cargo y avanzar con la gesti贸n de proyectos.聽

Caracter铆sticas de Asana

  • Con esta herramienta de gesti贸n de proyectos puedes crear flujos de trabajo personalizados en un solo panel compartido. As铆 cada miembro sabr谩 cu谩les son sus tareas, cu谩ndo deben entregarlas y qu茅 hacer para cumplirlas.

  • Asana ofrece distintas vistas como listas de tareas, cronogramas y tableros.

  • Con la creaci贸n de reglas, puedes automatizar el trabajo cotidiano de la gesti贸n de un proyecto, como la asignaci贸n de tareas o de fechas de entrega.

  • Tienes m谩s de 50 plantillas de gesti贸n de proyectos para elegir y personalizar seg煤n tu forma de trabajo.

  • Puedes anexar y compartir documentos en PDF, Word, Excel y m谩s para darles a tus colaboradores instrucciones claras sobre las tareas que deben hacer y su papel dentro de un proyecto.

  • Esta herramienta de gesti贸n de proyectos cuenta con m谩s de 100 integraciones para un proceso m谩s eficiente de principio a fin. Por ejemplo, puedes conectarla con Slack, Dropbox, Google Drive, Tableau, Salesforce, Zoom, Outlook y m谩s.

  • Puedes acceder a gr谩ficos e informes en tiempo real para monitorear el progreso de un proyecto en 3 estados: 鈥淓n curso鈥, 鈥淓n riesgo鈥 y 鈥淐on retraso鈥.

  • Asana es una herramienta de gesti贸n de proyectos segura que puedes trabajar en l铆nea.聽

Precio聽de Asana

Asana es gratis para elaborar distintos tipos de gesti贸n de聽proyectos ilimitados y con equipos de hasta 15 personas. Ofrece planes de pago聽a partir de US$10,99 por usuario/mes.聽

Prueba Asana

2. Notion

Notion es una herramienta de gesti贸n de proyectos que se ha popularizado en los 煤ltimos a帽os. Su principal caracter铆stica son sus infinitas posibilidades de personalizaci贸n.聽En Notion encuentras en un solo lugar las funcionalidades m谩s notorias de los principales programas para gesti贸n de proyectos.

Puedes usarla聽para distintos proyectos como el desarrollo de productos e聽ingenier铆a, gesti贸n de聽recursos humanos, dise帽o, ventas, marketing, 隆e incluso para la gesti贸n de聽proyectos personales!聽

Caracter铆sticas de Notion

  • Puedes crear una 鈥淲iki鈥 de equipo al incluir toda la informaci贸n de un proyecto en los diferentes espacios de trabajo (workspace).聽

  • Esta herramienta聽de gesti贸n de proyectos te da la opci贸n de personalizar cualquier flujo de trabajo. En cada workspace puedes incluir tablas, tableros Kanban, gr谩ficos, listas, calendarios, checklists, galer铆as y l铆neas de tiempo para personalizar los flujos de trabajo.聽

  • Tienes la posibilidad de agregar cualquier tipo de contenido. Desde notas聽hasta documentos completos, en Notion puedes tener toda la informaci贸n centralizada y organizada para facilitar la gesti贸n de proyectos.聽

  • Puedes colaborar en tiempo real. Basta con mencionar a tus compa帽eros en cualquier lugar y espacio del workspace donde necesites su acompa帽amiento.

  • Esta es una herramienta de gesti贸n de proyectos que puedes tener en solitario para mejorar la聽productividad siendo freelancer, o para coordinar聽al聽equipo de tu empresa.

  • Puedes integrar m谩s de 500 aplicaciones en las p谩ginas y workspaces de Notion para gesti贸n de proyectos.

Precio聽de Notion

Notion cuenta con una versi贸n gratuita, sin embargo, los planes de pago comienzan desde US$4 en adelante.

Prueba Notion

Notion appFuente: Notion

3. Airtable

Una de las mejores herramientas de gesti贸n de proyectos聽vers谩tiles para dirigir el trabajo remoto es Airtable. En una 煤nica plataforma tienes las funcionalidades de las hojas de c谩lculo, bases de datos, flujos de trabajo y m谩s.

Su dise帽o es simple y f谩cil de usar. De hecho, en Airtable encuentras una variedad de plantilas de gesti贸n de聽proyectos de distintas 谩reas como calendarios de contenido, producci贸n de video, trackers de actividades, planeaci贸n de eventos, etc.

Caracter铆sticas de Airtable

  • Con esta herramienta para la administraci贸n de proyectos puedes crear bases de datos completas para cada proyecto. Agrega archivos adjuntos, notas, cuadros de verificaci贸n, enlaces y cualquier dato que tu equipo deber铆a conocer.

  • Airtable tiene diferentes modos de vista que facilitan la gesti贸n de proyectos. Cuenta con filtros, agrupaciones, parrillas, calendarios y organizaciones para que encuentres la mejor forma de visualizaci贸n seg煤n tus necesidades.聽

  • Puedes aprovechar las m谩s de 50 Airtable apps para optimizar el trabajo. Por ejemplo, puedes configurar diagramas de Gantt, horarios, dise帽ar p谩ginas web, entre otras cosas. 隆Incluso puedes crear tu propia app con JavaScript y React!

  • Esta es una de las herramientas de gesti贸n de proyectos 谩giles que cuenta con opci贸n de automatizaciones. As铆 tu equipo podr谩 ir m谩s r谩pido sobre las tareas repetitivas para enfocarse en otras de m谩s valor.

  • Adem谩s de las Airtable apps, puedes integrar otras聽herramientas de gesti贸n de proyectos en Airtable como Microsoft Teams, Gmail, Google Spreadsheets, Twitter, etc.

  • Airtable facilita la comunicaci贸n聽entre equipos de una misma empresa. Cada departamento puede tener su propio tablero y compartir los avances en la gesti贸n de un proyecto dentro de la misma herramienta.

Precio聽de Airtable

Airtable es gratis para las caracter铆sticas b谩sicas, sin embargo, desde US$10 al mes puedes aprovechar las funciones especiales de esta herramienta de gesti贸n de proyectos.

Prueba Airtable

dashboard de AirtableFuente: Airtable

4. Trello

La vieja confiable entre las herramientas de gesti贸n de proyectos es Trello. Basada en la metodolog铆a Kanban, Trello funciona con un sistema b谩sico de tableros, listas y tarjetas con las que puedes gestionar cualquier din谩mica de trabajo y alcanzar mejores niveles de productividad.

El tablero est谩ndar de Trello viene con 3 listas b谩sicas:

  • Por hacer (To Do)

  • En progreso (Doing)

  • Hecho (Done)

Sin embargo, Trello es聽tan vers谩til que puedes expandir y modificar las listas, crear m煤ltiples tableros y a帽adir cuantas tarjetas necesites para la gesti贸n de un proyecto.

Caracter铆sticas de Trello

  • La interfaz de esta herramienta de gesti贸n de proyectos es muy intuitiva. Incorpora funcionalidades "drag and drop" con las que puedes cambiar el estatus de cualquier tarea, de 鈥減endiente鈥 a 鈥渉echo鈥, con un simple arrastre.

  • Trello cuenta con funciones que te ayudar谩n a mejorar la productividad del equipo. Puedes crear y coordinar flujos de trabajo para reuniones, proyectos, eventos, metas o cualquier cosa.

  • A partir de la configuraci贸n de los tableros, listas y tareas, puedes elegir distintas vistas para este software de gesti贸n de proyectos como el calendario, cronogramas, estad铆sticas y m谩s.

  • Puedes hilar tan fino como quieras gracias a los espacios personalizables de las tarjetas Trello. Puedes insertar checklists, im谩genes, descripciones, etiquetas, fechas de vencimiento, archivos adjuntos, comentarios, links y m谩s.

  • Butler es la automatizaci贸n integrada de Trello, ideal para optimizar la gesti贸n de proyectos. Este robot usa comandos ling眉铆sticos naturales para automatizar acciones comunes como mover listas, crear procesos o informar al equipo de los plazos m谩s pr贸ximos.

  • Como en otras herramientas de gesti贸n de proyectos, en Trello puedes integrar diferentes aplicaciones adicionales como Asana, Slack, Evernote, Dropbox, Confluence, entre otras.

  • Puedes a帽adir Power-Ups para ajustar las funciones adicionales que necesites seg煤n tus requerimientos espec铆ficos. Puedes crear informes, campos personalizados e integraciones de software.

  • Cuenta con una app de gesti贸n de proyectos que puedes descargar en tu tel茅fono.

Precio聽de Trello

Trello es una de las herramientas de gesti贸n de proyectos gratis con la que puedes crear hasta 10 tableros con tarjetas y agregar miembros ilimitados. Sin embargo, la versi贸n paga te da acceso a tableros y Power-Ups ilimitados, entre otras funciones premium. Los pagos comienzan desde los US$10.

Prueba Trello

5. Monday

Con Monday puedes planificar, trackear, entregar y gestionar tus proyectos en un solo espacio de trabajo. Adem谩s de ser una herramienta de gesti贸n de proyectos, las funcionalidades de Monday聽te sirven para configurar funnels de marketing, CRM y ventas.

Caracter铆sticas de Monday

  • Tiene una interfaz sencilla, vers谩til y f谩cil de configurar. Puedes comenzar a trabajar en la gesti贸n de proyectos con una de las m谩s de 100 plantillas personalizables de Monday o crear la tuya.

  • Puedes integrar f谩cilmente tus herramientas favoritas en Monday como Outlook, Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Shopify y muchas m谩s.

  • Con esta herramienta para la administraci贸n de proyectos puedes ahorrar tiempo gracias a las automatizaciones. As铆 evitas errores humanos y tu equipo puede concentrarse en lo que importa.

  • Monday incorpora la opci贸n de distintas vistas como mapas, calendarios, cronogramas, Kanban y m谩s.

  • Si tienes problemas t茅cnicos con el software para gesti贸n de proyectos de Monday, el equipo de soporte siempre est谩 disponible para darte asistencia personalizada en menos de una hora.

Precio聽de Monday

Monday tiene un periodo de prueba gratis por 7 d铆as. A partir de ese tiempo, el plan b谩sico cuesta US$8 por usuario/mes. Los planes de pago聽comienzan por US$10 en adelante.

Prueba Monday

gesti贸n de proyectos en MondayFuente: Monday

6. Chanty

Chanty es una de esas herramientas de gesti贸n de proyectos que funciona como una plataforma de colaboraci贸n en equipo y como un sistema de gesti贸n de tareas. Puedes crear una tarea a partir de un mensaje, asignarla a un miembro del equipo, establecer una fecha de vencimiento y la prioridad de la tarea.聽

Caracter铆sticas de Chanty

  • Chanty tiene llamadas de audio y video incorporadas.聽

  • Puedes integrar Chanty con otras herramientas para la聽administraci贸n de proyectos, como Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, Onedrive, Github, Gitlab, Bitbucket, Mailchimp, Giphy y otras.

  • Al igual que Trello, Chanty es una herramienta de gesti贸n de proyectos basada en la metodolog铆a Kanban.聽

Precio de Chanty

Chanty ofrece un plan gratuito con acceso m谩ximo de 10 usuarios. Si quieres ampliar las funcionalidades de este software de gesti贸n de proyectos, puedes optar por su plan de pago que cuesta desde $3 por usuario / mes.

Prueba Chanty

interfaz de ChantyFuente: Chanty

7. Filestage

Se trata de una de las herramientas de gesti贸n de proyectos 谩giles que ayuda a los equipos a revisar y aprobar los entregables de sus trabajos con mayor rapidez. Filestage agiliza, organiza y automatiza los comentarios sobre los entregables a lo largo del proceso de revisi贸n, al tiempo que reduce los errores y garantiza que se cumplan los lineamientos.

Caracter铆sticas de Filestage

  • Permite que colegas y clientes vean y anoten los entregables del proyecto (como documentos, im谩genes o videos) en tiempo real para proyectos de marketing, producci贸n de videos, dise帽o de sitios web, cat谩logos de productos o cualquier otro rubro, y para aprobar archivos cuando est茅n completos.

  • Este software de gesti贸n de proyectos tiene un panel de control personalizado para mantener una visi贸n general de todos los avances, teniendo en cuenta todos los comentarios, notas o detalles espec铆ficos.

Precio de Filestage

Es una herramienta de gesti贸n de proyectos que tiene un costo a partir de 89 d贸lares al mes.

Prueba Filestage

herramienta de gesti贸n de proyectos FilestageFuente: Filestage

Plantillas de gesti贸n de proyectos gratis

Ahora que ya tienes a la mano las mejores herramientas de gesti贸n de proyectos, es momento de conocer otros recursos que te ayuden聽a optimizar tus tareas diarias. En Crehana hemos dise帽ado algunas plantillas de gesti贸n de proyectos que puedes utilizar para organizar el trabajo de tu equipo y llevar tus proyectos a la cima. 隆Desc谩rgalos gratis!

1. Plantilla de propuesta de proyecto en Word

驴Quieres persuadir a tus futuros socios o inversionistas de manera efectiva? Adem谩s de emplear las mejores herramientas de gesti贸n de proyectos, debes tener una plantilla de propuesta de proyecto consistente y cautivadora para presentar tu idea de forma exitosa.

Por eso, te compartimos esta plantilla de propuesta de proyecto en Word lista para ser llenada, en la cual puedes redactar tu informaci贸n dejando intacta la matriz del documento. Otra opci贸n es escribir de forma corrida (redactando los p谩rrafos sin cuadros) y solo guiarte de los subt铆tulos de nuestra propuesta de proyecto.

Descarga gratis la plantilla de propuesta de proyecto en Word

Plantilla de propuesta de proyecto en Word

2. Plantilla para presentar el desarrollo de tus proyectos

Si ya te aceptaron la propuesta de proyecto, el siguiente paso es mostrar el desarrollo de esta gran idea de manera creativa y disruptiva. Si bien la mayor铆a聽de las herramientas de gesti贸n de proyectos 谩giles cuentan con una variedad de plantillas, muchas de ellas son de pago.

Para ayudarte en este proceso, hemos elaborado una presentaci贸n PPT de m谩s de 20 diapositivas. De hecho, su estructura es variada y bastante din谩mica que te permitir谩 realizar una presentaci贸n de alto impacto y deslumbrar a tu jefe o inversionista.

Descarga gratis la plantilla para presentar el desarrollo de tus proyectos

Plantilla para presentar el desarrollo de tus proyectos

3. Plantilla de cronograma para un proyecto

驴No sabes c贸mo organizar todas las tareas de tu plan de trabajo? Si quieres mantener a todo tu equipo informado sobre las 煤ltimas actualizaciones y estados de cada pendiente, entonces una plantilla de cronograma de actividades ser谩 tu mejor aliada.

Para elaborar un plan de trabajo y delegar las tareas correspondientes, el primer paso es descargar una plantilla de cronograma de actividades en Excel de forma gratuita. 隆Y, justamente, tenemos una disponible para ti! De hecho, puedes importarla dentro de cualquier herramienta de gesti贸n de proyectos.

Luego es importante que tomes en cuenta cada comentario de cada celda para que puedas completar el formato de cronograma de proyectos o actividades de manera correcta.

Descarga gratis la plantilla de cronograma para un proyecto

Plantilla de cronograma para un proyecto

4. Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Una de las herramientas de gesti贸n de proyectos m谩s importantes es el diagrama de Gantt. B谩sicamente, es la representaci贸n visual de la gesti贸n, administraci贸n y el avance de un proyecto a lo largo de un tiempo espec铆fico.

Si quieres hacerle seguimiento a un proyecto desde cero o identificar la duraci贸n real y proyectada de cualquier trabajo, entonces es b谩sico utilizar un diagrama de Gantt en Excel que te ayude a ordenar tus actividades personales y laborales.

Afortunadamente, tenemos esta plantilla de diagrama de Gantt en Excel que contiene lo necesario para llevar una gesti贸n de proyectos de manera organizada y eficiente.

Descarga gratis la plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

5. Plantilla de informe de proyecto en Word

La elaboraci贸n de un informe de proyecto es relevante para cualquier negocio, ya que ayuda a identificar f谩cilmente los riesgos y los puntos de mejora en el desarrollo de un proyecto empresarial. De este modo, podr谩s reunir toda la informaci贸n y realizar una gesti贸n de proyectos de manera 贸ptima.

驴Necesitas presentar un informe de avance o estado de un proyecto importante para mantener actualizado a tu equipo de trabajo? Entonces, esta plantilla de informe de proyecto en Word te permitir谩 hacer una presentaci贸n original, atractiva y ganadora. Adem谩s, para que el proyecto se mantenga en curso de manera exitosa y dentro del presupuesto.

Descarga gratis la plantilla de informe de proyecto en Word

Plantilla de informe de proyecto en Word

Como puedes ver, usar las mejores herramientas de gesti贸n de proyectos te permiten聽escalar tu negocio y cumplir con todos los objetivos que te has trazado, ya sea de forma personal o laboral.聽隆Impulsa el trabajo colaborativo en estos tiempos de聽digitalizaci贸n!聽

Seg煤n Mart铆n Arenas, profesor del curso online de Gesti贸n de proyectos y tareas, 鈥渟aber c贸mo gestionar proyectos y tareas de manera integral es la clave del 茅xito, por eso, es importante saber c贸mo organizar el tiempo, administrar tareas e identificar puntos de mejora en tus procesos individuales y en la administraci贸n de proyectos en general. Esto le dar谩 un valor agregado a tu perfil y generar谩 un impacto positivo en tu espacio de trabajo鈥.

驴Quieres mejorar tu productividad en equipo? 驴O deseas adoptar un enfoque de liderazgo con visi贸n estrat茅gica? Si es as铆, dale un vistazo a nuestros cursos online de gesti贸n de negocios. 隆Aprende a llevar una gesti贸n de proyectos 贸ptima!

隆Nos vemos!