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¿Qué es un plan de trabajo? ¡La solución para organizar tus proyectos!

¿Qué es un plan de trabajo? ¡La solución para organizar tus proyectos!

Última actualización 3 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Vania Escobar

¿No sabes qué es un plan de trabajo? ¿Sientes que le falta planificación a tus proyectos? Sabemos que planificar un proyecto no es fácil, más aún si no tenemos claro por dónde empezar, por ello tener un plan de trabajo es importante, pues ahorrarás tiempo y recursos para tu proyecto 💪.

Hoy te contaremos todo lo que debes saber sobre esta herramienta y por qué es importante en la gestión de proyectos 🧐. Comenzaremos explicando qué es un plan de trabajo y también te daremos consejos para la gestión de proyecto. Finalmente, como no queremos dejarte con las manos vacías, tenemos para ti varios recursos descargables que facilitarán este proceso 🤗.  

¿Estás listx? ¡Empecemos!

¿Qué es un plan de trabajo?

Queremos empezar la nota explicando un poco respecto a qué es un plan de trabajo. Según la agencia Hubspot, un plan de trabajo se puede definir de la siguiente manera:

“Un plan de trabajo es un documento que reúne la información necesaria para llevar a cabo un proyecto. Define los objetivos, los procesos y los tiempos de entrega. Es una herramienta que sirve de guía y establece estrategias que permiten alcanzar objetivos mediante la colaboración y el trabajo en equipo”

En pocas palabras, un plan de trabajo es la guía de ruta que te ayuda a planificar tu proyecto con anticipación, teniendo claros los objetivos ✌. 

Qué es un plan de trabajo

Imagen: Shutterstock

¿Cuál es la importancia de los planes de trabajo?

Luego de explicar qué es un plan de trabajo, queremos compartir contigo los beneficios de hacer un plan de trabajo:

Te ayuda a establecer un camino claro

La primera ventaja de hacer un plan de trabajo es que te ayuda a esclarecer y repensar los objetivos de tu proyecto. Por ello, es recomendable realizarlo junto a tu equipo de trabajo para que todos puedan ser parte del proceso.

Recuerda que a la hora de establecer objetivos debes verificar que se alineen con la misión y visión de la empresa o proyecto. Con ello, lograrás ir por la dirección correcta 💯.

Te permite ahorrar tiempo y medir el progreso de tu proyecto

Siguiendo la idea anterior, armar un plan de trabajo de tu proyecto te permitirá ahorrar tiempo. Esto debido a que tendrás una ruta determinada que guiará tus acciones, lo cual evitará que deambules en cuanto a qué paso seguir.

Luego, teniendo una planificación clara, con objetivos SMART, podrás medir el proceso de tu proyecto de forma más eficiente. Es decir, como ya tienes ciertas metas propuestas, si no las cumples, podrás mejorar y buscar soluciones más rápidamente.

Es el primer paso para convencer a potenciales patrocinadores y/o inversionistas

Un buen plan de trabajo será el primer paso para convencer a futuros inversionistas y/o patrocinadores. Esto es bastante importante, pues ellos deben estar seguros de que tu proyecto es sostenible y tiene objetivos claros.

Hasta ahora ya sabes más respecto a lo que es un plan de trabajo y por qué es importante. No te despegues de la nota que te mostraremos cómo hacer un plan de trabajo sencillo 🙋🏻.

Qué es un plan de trabajo

Imagen: Sales Loft

 

¿Cómo hacer un plan de trabajo sencillo?

Después de explicarte qué es un plan de trabajo, ahora viene lo práctico. Si tienes dudas de cómo hacer un plan de trabajo sencillo, te lo explicamos paso a paso. En este caso, realizaremos el plan de trabajo en Word 😁.

1. Primero, antes de empezar a realizar tu plan de trabajo en Word, es recomendable que tengas un borrador con los datos más importantes del proyecto para que los puedas colocar de forma más rápida.

2. Luego, debes entrar a Word y crear dos cuadros. El primero será el cuadro de las actividades de tu proyecto, el cual debe tener como columnas el número de fases que tiene tu proyecto. En cuanto a las filas, debes colocar las actividades que tienes pensado realizar en tu proyecto.

3. También es recomendable colocar un “deadline” o fecha de término a cada etapa del proyecto para que puedas saber cuándo medir tus resultados. Siempre será una fecha tentativa, pero te servirá para ordenar tus tiempos.

plan de trabajo en Word

Imagen: Crehana

4. Luego, en el segundo paso debes realizar una matriz de los resultados esperados del proyecto. Estos te servirán como indicadores para medir el desempeño de tu proyecto.

plan de trabajo en formato Word

Imagen: Crehana

5. También, puedes colocarle un título a cada fase del proyecto para que sea más personalizado. Si necesitas un  ejemplo de plan de trabajo, te invitamos a darle un vistazo a nuestro recurso gratuito de plan de trabajo en Word. ¡Es gratis! 👌

Consejos para la gestión de proyectos

Si te gustó todo lo que involucra lo que es un plan de trabajo y la planificación de proyectos en general, lo tuyo es la gestión de proyectos 💪.

Por ello, queremos compartir contigo algunos consejos para la gestión de proyectos que esperamos que te sean de utilidad para que sepas cómo empezar ese proyecto que tienes en mente:

Define el alcance del proyecto

Definir el alcance de tu proyecto es el primer paso para poder iniciar y plantear un plan de trabajo más aterrizado. Para determinar el alcance de tu proyecto, te debes preguntar ¿qué quieres lograr y a quiénes beneficia? 

Luego, también es recomendable resaltar los puntos que no están incluidos en el alcance para que los tengas claro en todo el proceso de desarrollo 😁. 

También, otra recomendación en la gestión de proyectos es comenzar a lo grande y reducir el enfoque del proyecto. De esta forma, empezará de lo macro e irá reduciendo posibilidades en base a sus recursos y otros factores externos. 

Conoce el cronograma de tu proyecto

Luego, determinar el cronograma de tu proyecto es muy importante. Ahora que sabes qué es un plan de trabajo se te hará mucho más fácil esa primera etapa de planificación 💪.

Para tener todo más claro, puede responder preguntas como:

  • ¿Cuándo se completará su proyecto?

  • ¿Cuánto tiempo le asignarías a cada actividad?

  • ¿Cuales son los resultados que quiero lograr? 

Evalúa tus recursos disponibles

Otro aspecto importante a considerar en la gestión de proyectos es determinar los recursos disponibles que te ayudarán a comenzarlo. Entre los recursos que debes tener en cuenta tenemos los siguientes:

  • Recursos humanos

  • Recursos económicos/ inversión

  • La maquinaria y el equipo disponible

Sin embargo, debe considerar que no tendrás control directo sobre tus recursos. Por ejemplo, algunas personas se desempeñan mejor que otras, y eso no se puede controlar desde un inicio. En este aspecto, saber analizar los riesgos es clave; lo cual también puedes encontrar como gestión de riesgos 🧐. .

No dejes de comunicarte con tu equipo

Otro aspecto clave en la gestión de proyectos es la comunicación. Después de obtener la aprobación de tu plan de proyecto, debes reunir a tu equipo para hablarles sobre el proyecto e informarles sobre los detalles.

Para ello, debes incentivar la participación, establecer reuniones periódicas, entre otras estrategias para mantener estable la comunicación interna y evitar malentendidos a futuro  👌.

Delega funciones

Si eres líder de equipo, gerente del proyecto o el dueño de un negocio, puede que delegar funciones no sea fácil al comienzo. Sin embargo, debes tener en cuenta que emprender un proyecto significa trabajo en equipo, y, por lo tanto, delegar funciones es la opción más viable.

Si tienes el puesto de jefe, debes concentrarte más en la supervisión y el control de toda la cadena de empleados que están a tu cargo. Para ello, si quieres aprender más del tema, puedes revisar nuestro curso de Gestión de equipos en trabajo remoto 🙌.

¡Apunta todo!

Este es otro punto importante en la gestión de proyectos. si bien puede que tengas buena memoria, siempre es mejor tener documentado todo, desde el principio hasta el final del proyecto 🤓.

En caso hagas modificaciones en alguna fase del proyecto, debes mantener un registro de dichas variaciones para poder actualizar tus actividades u otros aspectos del proyecto. 

Realiza un seguimiento constante

Una vez que tu proyecto ha comenzado, debes monitorear el progreso de las actividades, las entregas y todo lo que afecte a tu proyecto.

Es recomendable establecer KPI’s para poder medir los resultados de tus actividades. Esto es importante pues es la mejor forma de analizar el desempeño de tu proyecto

Consejos para la gestión de proyectos

Imagen: Evanston Group

📌 ¿Te interesa la gestión de proyectos? Con nuestro curso de SCRUM: Gestionando equipos de trabajo podrás hacer realidad tu idea de negocio mediante esta famosa metodología ágil. ¿Te animas a ser parte? 🤩

Si quieres saber más detalles de este curso, te invitamos a ver el vídeo que nuestro profesor Elohin Fuentes ha preparado para ti:

Plantillas de planning que no sabías que necesitabas

Si bien ya sabes qué es un plan de trabajo y algunos consejos para gestión de proyectos, queremos compartir contigo algunas plantillas de planning que son indispensables para emprender cualquier proyecto 😉. 

¿Sabes lo mejor? ¡Todas las plantillas en excel son gratuitas!

Plan de trabajo en Excel

Como ya sabes qué es un plan de trabajo, esta plantilla en excel es perfecta para planificar tu proyecto 🙌.

Encontrarás más variables que puedes usar a la hora de emprender un plan de trabajo para tu proyecto. De la misma forma, un ejemplo de cómo llenarlo 😀.

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Formato de tareas diarias en Excel

Luego, si se te dificulta ordenar tus tareas de la semana, nuestro formato de tareas diarias en excel ordenará tu vida 😉.

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Cronograma de actividades personales en Excel

Si buscas otra forma de organizar tu tiempo o las actividades de tu proyecto, nuestro cronograma de actividades personales te puede ayudar 💪. 

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Calendario anual en Excel

Por otro lado, si necesitas un calendario anual en excel, también tenemos un recurso gratuito para ti. Si tu proyecto dura alrededor de un año, es perfecta para ordenar las fases y actividades que tengas en mente 🤗.

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Formato de minuta en Excel

Finalmente, si tienes problemas para organizar tus reuniones. nuestro formato de minuta en excel te ayudará a organizar los acuerdos finales a los que se llegaron. También, podrás tener más claro cuáles son las tareas siguientes, las personas a cargo y la fecha límite prevista 🧐.

www.crehana.com/recursos/herramientas/formato-minuta-de-reunion/
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Esperamos que luego de leer esta nota tengas más claro qué es un plan de trabajo y cómo empezar un proyecto. También, esperamos que puedas usar nuestras plantillas para llevar a cabo tus proyectos. ¡Compartela con tus amigos!

Recuerda que usar softwares te pueden ahorrar mucho tiempo, por ejemplo, los programas de Office 365 son una gran herramienta que debes dominar para armar informes y presentaciones 😉.

¡Nos vemos pronto!

 

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