¿Cómo hacer una base de datos en Excel? Revoluciona tu gestión de la información

¿Cómo hacer una base de datos en Excel? Revoluciona tu gestión de la información

Última actualización 6 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Sebastian Muñoz

¿Estás gestionando la información de tu emprendimiento o trabajo? Si es así, pues bienvenido. 😉Es importante saber que el correcto análisis de la información parte de una base de datos organizada y con información de valor para nutrir tus planes de marketing, ventas o cualquier otra área dentro de la empresa. Aquí le daremos respuesta a la incógnita de cómo hacer una base de datos en excel.

Hoy te ofrezco enseñarte eso y más. Junto con la teoría de Excel, importante para usarlo, te enseñaré a cómo hacer una base de datos en excel paso a paso, que llevará tu gestión de la información a otro nivel.

¿Listo para comenzar? 😎

Índice

  1. ¿Qué es un dato?
  2. ¿Qué es una base de datos?
  3. Elementos de una base de datos en Excel
  4. ¿Cómo crear una base de datos en Excel? 

¿Qué es un dato?

El primer paso para comprender, a profundidad, una base de datos es conocer la unidad mínima de información que la compone. Y es que un dato, según la RAE, es información concreta sobre algo que conoces y te servirá para tomar decisiones en base a ello. Es información que dispondrás y organizarás de manera específica en tu base de datos para su posterior análisis

¿Qué es una base de datos?

Las bases de datos son herramientas para la gestión de la información muy útiles para mantenerla ordenada y estructurada para localizarla fácilmente. Imagina tener en un solo lugar toda la información relacionada a tus clientes, proveedores, ventas, productos y demás.

Una base de datos realmente efectiva es aquella que está adaptada a tus objetivos y necesidades. En cuestiones técnicas, debe estar correctamente organizada y no tener errores o datos fuera de lugar. 

Sin lugar a dudas, la aplicación más conocida, por la mayoría de emprendedores, es la base de datos en Excel y hoy, tú también contarás con todos los conocimientos para empezar a transformar tu empresa mediante el orden y la organización para una gestión más efectiva, ¿genial, no?

 

El propósito para crear una base de datos en Excel

Y es que las herramientas están para servirte y no ser “esclavo” de ellas. No deben limitarte y, antes de empezar a utilizar una base de datos en Excel, es importante que tengas una idea balanceada de todas sus ventajas y desventajas. Una inversión de recursos, tiempo y capacitación no debe ser tomada a la ligera. En ese sentido, te comparto algunas ideas clave a tener en cuenta antes de empezar antes de crear una base de datos en Excel.

  • Acceder a información fácilmente. Si estás buscando incrementar la eficacia de tu equipo de trabajo. Es perfecto. Tardarán mucho menos para ingresar los datos o buscar información. Y no hablemos del volúmen de datos que podrás gestionar, porque es muy, pero muy grande.

 

  • Colaborativa. Al usarlo en la nube, todo tu equipo podrá acceder a la base de datos en Excel y trabajarla en simultáneo. Es clave si gestionarás un cantidad considerable de información.

 

  • Intuitiva. Si deseas agregar, editar o borrar información, podrás hacerlo sin problemas. Del mismo modo, serás capaz de verificar que la información no esté duplicada.

 

  • Estructurada. Podrás darle sentido a los datos que manejes y utilizar la base de datos en Excel como una herramienta de gestión y no solo operativa.

 

premium crehana

Ventajas de crear una base de datos en Excel

Si ya cuentas con los programas de Microsoft Office, no tendrás que gastar dinero en adquirir el programa. Si lo trabajas en la nube, será colaborativo y editable por tu equipo. Intuitivo y con herramientas varias, una base de datos en Excel, permitirá que ordenes tu trabajo de forma eficiente.

 

Desventajas de crear una base de datos en Excel

Deberás automatizar los procesos de forma manual y esto podría, al menos en un principio, consumir tiempo de tu equipo. Asimismo, al ser completamente editable, se podrían cometer errores en el llenado de la información en la base de datos en Excel. Esto podría ser perjudicial para la eficiencia del trabajo de tu equipo.

Elementos de una base de datos en Excel

Tablas

Empecemos por aquello que le dará forma a tu base de datos en Excel: las tablas. Con un formato muy parecido a las hoja de Excel, este en un formato que se aplica a un determinado rango de celdas para que tengan relación entre sí. Más adelante te enseñaré cómo convertir tu hoja de cálculo en Excel a una base de datos. Y es que una tabla tiene dos componentes:

  • Las columnas. Dispuestas de forma vertical y con letras asignadas, son útiles para determinar el tipo de información que desees gestionar. Por ejemplo, algunas categorías serían el nombre, la edad, el país, la ciudad, el teléfono.

 

  • Las filas. Aquí se introducirán los registros individuales de información para lograr obtener muchos datos  y complementarlos. Por ejemplo, un registro sería Sebastian Muñoz, Perú, Lima, y así, consecutivamente.

 

 

La llave primaria

Otro elemento clave para saber cómo hacer una base de datos en excel efectiva es la llave primaria, identificador para el registro único de cada fila. Un número de serie, el documento de identidad, o un código asignado son excelentes opciones.

Consultas

Una de las funciones más útiles de excel para buscar y relacionar información. Es una forma de ver información específica que reúne datos de diferentes tablas o de distintas bases de datos.

 

Filtros

De las más sencillas de aprender y de las que más usarás en, día a día, al trabajar en tu base de datos en excel. Es vital que filtres data porque no toda tu información te servirá en todo momento. A veces, habrá datos que no serán tan relevantes.

Macros y Módulos

Esto es un nivel avanzado, si sabes de programación y estás listo para potenciar el uso de tu base de datos en excel. Con estas herramientas, te será posible optimizar tus procesos al automatizar la consulta de datos.

¿Cómo crear una base de datos en Excel? 

1. Crea tu libro de Excel

Ve a la aplicación, crea tu libro de Excel y asegúrate de guardarlo como “Libro de Excel habilitado para Macros”.

Crea dos hojas en tu libro de Excel. La primera se llamará “Registro” y la otra servirá para guardar la información que desees gestionar. Un nombre apropiado podría ser “Datos”.

En la primera hoja, Registro, completa los datos que has decidido que recolectarás de tus clientes. Puedes incluir el nombre, apellido, edad, correo, número telefónico, país, dirección, entre otros. ¿Recuerdas la llave primaria? Esta se representará por un “Código”. Si lo deseas, ingresa indicaciones para que todo el equipo esté en línea con el funcionamiento de la base de datos en Excel. Personaliza la hoja como lo prefieras. La usarás todos los días. Ahora dirígete a la hoja “Datos”

Ingresa en las columnas, el tipo de datos que recolectarás. Es importante que no escribas en la fila inferior a la cual están los tipos de datos. Para recordarlo, puedes colorearla. Debe ser intocable.

Es una regla básica y vital. Para que todos la cumplan, asegúrate en el menú “Vista” donde podrás inmovilizar esa fila. Ahora sí, has logrado darle estructura a tu propia base de datos en Excel

2. Agrega fórmulas a tu libro de Excel

En la hoja de registro, selecciona la celda donde irá el código de registro. Una vez allí, introduce la fórmula: =contar(Datos!A2:A10000)+1

Esta es la celda de la columna código (la que está coloreada). Te recomiendo utilizar tu base de datos en Excel aprovechando desde la primera celda, será mejor para posicionarte visualmente en ella.

Ahora podrás ver el número “1” en esa celda. Acto seguido, deberás seleccionar la celda y dar clic a la opción “Formato de celdas”.

En tu hoja de cálculo aparecerá una ventana, selecciona la pestaña “Número” y dale clic a la opción “Personalizada”. Donde dice “Tipo” escribe: \A\0000 y haz clic en el botón “Aceptar”.

Ahora ve a la hoja “Datos” y selecciona todas las celdas en la columna “Código” sin incluir la celda de la fila coloreada. Repite el proceso para cambiar el formato de las celdas.

premium crehana

3. Añade el botón para guardar datos en tu base de datos

Selecciona la pestaña archivo y dale clic a la opción “Opciones”. Aparecerá un menú donde deberás seleccionar “Personalizar cinta de opciones”. Acto seguido, haz clic en la opción “Desarrollador” y acepta los cambios. Descubrirás que se agregó al menú superior la pestaña de “Desarrollador”.

Dirígete a la hoja de cálculo “Registro” y haz clic en la pestaña “Desarrollador” e inserta un botón para guardar los registros. Cuando lo hayas creado, dale clic a “Aceptar”. 

Haz clic sobre esa celda de Excel y, con el botón derecho, despliega la opción para “Modificar texto”. Guarda el botón cómo “Guardar Nuevo Registro”. 

4. Programa tu botón para que guarde la información en la base de datos

En la pestaña “Desarrollador”, deberás hacer clic en el botón “Grabar macro”. En esa ventana, guarda la macro con el nombre de “Guardar” y acepta los cambios.

Ve a la hoja de cálculo “Datos” y selecciona la fila inferior a la coloreada. Da clic en el número de la fila y haz clic en la opción “Insertar”. Selecciona la opción “El mismo formato de abajo”.

Una vez completado, ve a la pestaña “Registro” y selecciona la celda “Código” y pon la fórmula “Ctrl+C” o “Command+C”. Ahora ve a la pestaña “Datos” y coloca la fórmula “Ctrl+V” o “Command+V” en la primera celda de la fila que esté abajo de la coloreada (en la columna “Código”).

Repite el proceso con todos los datos de tu hoja de registro. Una vez concluido ese proceso, ve a la hoja “Registro” y selecciona, una por una, cada celda de datos y da clic en “Eliminar”, pero no al dato “Código”. Guarda el documento. En la pestaña de “Desarrollador” selecciona la opción de “Detener grabación”. Haz clic derecho en el botón “Guardar Nuevo Registro”, aquel que tú creaste y elige la opción “Asignar macro”. Ahora guarda los cambios.

5. Prueba tu base de datos

¡Felicidades! Has logrado completar todos los pasos y es hora de probar tu base de datos en Excel. Para hacerlo, solo deberás ingresar un nuevo registro y presionar el botón “Guardar Nuevo Registro”. Anda a la pestaña “Datos” y estará ahí. Tienes todo para empezar a gestionar tu nueva base de datos en Excel y llevar a tu empresa al siguiente nivel.

 

¿Quieres llevar la gestión de tu base de datos en Excel al siguiente nivel? Descarga esta guía con los mejores trucos para Excel gratis.

Sin duda alguna, esta herramienta te permitirá, a bajo costo, organizar mejor todos tus contactos, inventario o lo que sea que necesites para tener más organización en tu empresa. Es importante que tengas presente que una base de datos en Excel no solo debe ser una herramienta operativa, sino una de gestión y dirección para tu empresa u emprendimiento. Los datos tienen potencial y tú eres el responsable por “hacerlos hablar”.

¡Hasta la próxima! 🔝

También podría interesarte