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Aprende cómo administrar un negocio y ¡sé un imán de clientes!Aprende cómo administrar un negocio y ¡sé un imán de clientes!

Aprende cómo administrar un negocio y ¡sé un imán de clientes!

Alexandra Carranza - 05 Feb 22

Articulo

7 min.

Conocer cómo administrar un negocio puede ser completamente retador. Incluso, podría ser más complicado si no has estudiado carreras relacionadas con la administración y gestión de negocios.

Sin embargo, entender cómo llevar la administración de un negocio es clave para hacer realidad esa gran idea de emprendimiento que tienes en mente, hacer crecer tu empresa y asegurar su sostenibilidad en el tiempo.

Si bien es cierto que para administrar un negocio hay ciertos parámetros que se deben seguir, no es un tema que debería asustarte. Por ello, en esta nota conocerás los principales tips para administrar un negocio de manera próspera y rentable.

¿Preparado/a para convertirte en una de las empresas favoritas de tus potenciales clientes? ¡Sigue estos consejos para administrar un negocio y haz una máquina generadora de ganancias!

1. Aprende qué significa administrar un negocio

La administración de negocios busca orientar al máximo la gestión de una empresa o negocio pequeño, mediano o grande. Según la definición de Stephen Robbins, experto en gestión empresarial y en comportamiento organizacional:

“Administrar un negocio significa realizar tareas de coordinación y supervisión de las actividades laborales de otras personas de tal manera que se realicen de forma eficiente y eficaz”.

La razón por la que debería interesarte aprender sobre la administración de negocios es por su importancia para lograr el éxito. Una administración de negocios exitosa permite el crecimiento sostenible de la empresa, el aprovechamiento de los recursos y mejora los procesos progresivamente. 

Pilares básicos para la administración de un negocio

La administración de un negocio abarca 4 pilares básicos que deberías considerar:

  • Planeación. Consiste en definir los objetivos del negocio y estipular los pasos que se deben seguir para alcanzarlos. Se planifica con base en la situación actual de la empresa, sin perder de vista el futuro que le puede esperar. 

  • Organización. Se trata de decidir qué recursos se necesitan, cómo se distribuirán y quiénes serán los encargados de realizar cada acción para lograr los objetivos trazados.

  • Dirección. Busca liderar y motivar a tu equipo para lograr los objetivos. Para ello, usa diferentes  estilos de negociación en casos de conflictos internos o externos y selecciona canales de comunicación efectivos.

  • Control. La administración de un negocio también implica controlar todas las acciones que se están realizando y evaluar los resultados de cada uno de estos esfuerzos. 

Aprender sobre cómo manejar un negocio determinará y ordenará su crecimiento. Ten en cuenta que la clave del éxito empresarial radica en el hambre constante por crecer rápidamente, pero esta gran motivación se canaliza en cómo se administra un negocio. 

 

2. Define tu modelo de negocio

Ya sabes que el primer aspecto clave para entender cómo administrar un negocio desde cero es la planeación, ¿verdad? Bien, dentro de la planeación, todo comienza con la definición del modelo de negocio.

Según Mario Giuffra Monteverde, empresario y profesor del curso online Convierte ideas en modelos de negocios, un modelo de negocio es la forma como la empresa hace dinero. Un modelo de negocio puede ser tan simple como comprar un producto y revenderlo con cierto margen de ganancia, o tan complejo como crear una gran cadena de producción para agregar más valor a un producto por medio de su transformación.

Así pues, lo primero que debes aprender sobre cómo administrar un negocio en el día a día es entender:

  • Cuáles son sus líneas de ingreso.

  • Cuáles son sus líneas de gastos.

Sea que tu negocio esté en sus primeras etapas, o ya sea una empresa consolidada, para saber cómo manejar un negocio siempre será crucial tener la mente abierta para poder imaginar qué otras líneas de ingresos pondrías sobre la base de los mismos recursos que tienes para administrar.

3. Establece tus objetivos SMART

Otro aspecto fundamental dentro de la planeación al aprender cómo administrar un negocio es la definición de los objetivos SMART. Aquí está la base de una gestión exitosa, pues, al final, no puedes determinar si estás teniendo éxito si no sabes a dónde quieres llegar. 

Los objetivos SMART son un acrónimo del inglés que significa específico, medible, alcanzable, relevante y definidos en el tiempo. Esta metodología te sirve al momento de trazar cualquier plan, ya que funcionan como una brújula que te indica cuál es tu norte. 

Por tanto, si quieres aprender cómo administrar un negocio desde cero, establece objetivos SMART en cada una de las áreas clave de tu empresa:

  • Mercadeo y ventas

  • Producción y operaciones

  • Contabilidad y Finanzas

  • Talento humano

 

4. Crea una estrategia para fortalecer tu ventaja competitiva

Una vez que tienes tus objetivos claros, necesitas desarrollar una estrategia para saber cómo administrar un negocio exitoso, dado que esta es la que permite aterrizar tus ideas para construir tu ventaja competitiva. 

¿Qué es la ventaja competitiva? Son aquellos mecanismos de diferenciación que tu empresa tiene con respecto a tus competidores. Es en esa diferencia donde puedes enamorar a tus clientes y, en consecuencia, ganar más dinero, con tan solo aprendiendo cómo administrar bien un negocio.

De acuerdo con Mario Giuffra Monteverde,“la estrategia es la determinación conjunta de todos los objetivos de la empresa y aquellas acciones necesarias para alcanzarlos (...) Es el conjunto de decisiones y acciones que nos permiten mantener la ventaja competitiva en forma sostenida en el tiempo”. 

Importancia de un plan estratégico

Aunque existen muchos tipos de estrategias que puedes crear dentro de tu empresa, como estrategias de marketing, estrategias de ventas o estrategias de comunicación, la importancia de estos planes para saber cómo administrar un negocio radica en que responden a las siguientes preguntas:

  • ¿De qué manera vas a ser diferente a tu competencia?

  • ¿Cuál es tu valor agregado?

  • ¿Cómo mantendrás esa ventaja competitiva en el tiempo?

Ten en cuenta que tanto la estrategia como la ventaja competitiva no se definen una vez y se quedan estáticas en el tiempo. ¡Estas evolucionan con respecto a las tendencias del mercado y las movidas de tus competidores! 

Por esa razón, si quieres aprender cómo administrar un negocio y que se mantenga vigente, Mario Giuffra Monteverde recomienda mantener una estrategia de innovación para crear nuevas formas de diferenciarse constantemente.

ventaja competitivaFuente: Freepik

5. Mantente actualizado sobre las acciones de la competencia

Una de las razones por las que debes adoptar estrategias de innovación es que, cuando implementes un cambio para conquistar a tu audiencia, tu competencia reaccionará rápidamente para intentar recuperar terreno. Por eso, tener un ojo sobre tu competencia es una de las mayores lecciones al aprender cómo administrar un negocio.

Es importante que hagas benchmarking constantemente al momento de administrar un negocio. Esto te ayudará a conocer cómo están las otras empresas de tu mismo rubro o sector. Además, contribuirá al surgimiento de ideas interesantes que te ayudarán a superarlos y diferenciarte.

Por lo tanto, ver las acciones de tu competencia será útil para tu estrategia y para aplicar tus acciones sobre cómo administrar un negocio. Para hacer un benchmarking efectivo, Eva Klobuznik, profesora de Crehana, recomienda lo siguiente:

“Para analizar a tus competidores necesitas tenerlos bien identificados, saber qué vamos a analizar de cada uno de ellos y conocer con qué herramientas de apoyo puedes contar para hacer un benchmark de competidores. De cara a identificarlos, considera competidor no solo al que vende el mismo producto o servicio que tú, sino también al que ofrece el mismo tipo de contenido o al que tiene la misma buyer persona”.

benchmarkingFuente: Freepik

6. Utiliza la agilidad para tener un negocio eficiente

Pasando de la planificación a la organización, para que sepas cómo administrar un negocio eficientemente, te recomendamos adoptar un agile mindset en la cultura organizacional de tu empresa. ¿La razón? Verás, según Elohin Fuentes, profesor de Crehana:

“La metodología ágil ofrece mucha flexibilidad, trabaja con iteraciones, con pequeñas partes del proyecto que se construyen y prueban simultáneamente. Adoptar un enfoque iterativo hace que sea más fácil mantener los proyectos alineados (...) y permite el lanzamiento de Productos Mínimos Viables (MVP). Eso sirve para obtener retroalimentación temprana y frecuente, lo que ayuda a guiar al equipo sobre lo que se debe cambiar”.

La cultura ágil es un pilar que debe reinar en tu negocio al aprender cómo administrar un emprendimiento. Esto te permitirá optimizar todos tus esfuerzos bajo un contexto de alta incertidumbre, debido a que si suceden errores o necesitas implementar un cambio, trabajar en un marco ágil te permitirá mantener flexible a tu organización y responder a estas exigencias con menores recursos.

Ejemplos de agilidad empresarial

Para aplicar una cultura de agilidad empresarial, puedes:

  • Capacitar a tu equipo en metodologías ágiles que mejoren su productividad.

  • Establecer agile squads en el que tus colaboradores son autónomos en sus funciones y métodos de trabajo, siempre que cumplan el objetivo.

La agilidad ha ayudado a muchas grandes empresas a dejar de trabajar de forma tradicional y ha incrementado sus resultados considerablemente, porque incentiva una cultura más colaborativa y de respuesta rápida sustentada en la iteración. Por lo tanto, si te preguntas cómo administrar un negocio, no dejes de considerar a la agilidad como método transversal en tu empresa.

metodología agileFuente: Freepik

7. Invierte para mejorar tu negocio

Cuando comienzas a estudiar sobre cómo administrar un negocio, tienes que ser responsable al momento de desembolsar capital. 

Por ello, estructura un plan de negocios donde contemples todos tus gastos a largo plazo. Además, evalúa detenidamente en qué recursos debes invertir para mejorar tu negocio. Y si estás iniciando tu nuevo negocio, separa tus gastos personales con los de tu empresa. Esto te ayudará a manejar la situación financiera de tu emprendimiento fácilmente. 

Sobre este último punto, te compartimos una clase abierta de Elaine King, planificadora financiera y profesora de Crehana, comenta sobre los errores más frecuentes que cometen los emprendedores. ¡Toma nota para aprender estos tips sobre cómo administrar un negocio!

8. Registra todas tus ventas al final del día

¿Planeación? Check. ¿Organización? ¡Lista! ¿Qué sigue en la misión de aprender cómo administrar un negocio desde cero? La dirección y el control.

Gran parte del éxito de tu empresa está en tener claridad sobre cada una de las transacciones de tu negocio; es decir, por qué razón entra o sale el dinero. En este sentido, el registro diario de ventas es una excelente herramienta para saber cómo administrar un negocio exitoso.

Adicionalmente, según una entrevista realizada en Forbes Colombia a Jorge Conde, experto en estrategia de ventas B2B, “uno de los más grandes errores en ventas a nivel mundial es no calcular cuál es el esfuerzo de alcanzar la cuota de ventas, es decir, si no sabes cuál es el esfuerzo que tienes que hacer para cumplir tu cuota de ventas, tampoco serás consciente del esfuerzo que debes entregar para conseguirlo”.

Aspectos esenciales en el registro de ventas diarias

Ya sabes que, dependiendo del modelo de negocio, en la mayoría de ocasiones los ingresos se producen exclusivamente por la venta directa. Así que, necesitarás llevar una contabilidad diaria de tu empresa que te permita conocer exactamente cuáles son las cantidades que vendiste en determinado periodo, por ejemplo, un mes, y entender aspectos relacionados como: 

  • Qué productos o servicios generan más movimientos y cuál es el comportamiento de compra de tus clientes.

  • Cómo están las ventas mensuales en comparación con el periodo anterior. 

  • Cómo está tu inventario.

  • De cuánto es tu utilidad para dicho periodo

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formato de registro de ventas Fuente: MuyPymes

9. Controla tu inventario

En relación con el punto anterior, cuando nos referimos a administrar un negocio o empresa, si te dedicas a la venta de productos, necesitarás controlar y monitorizar continuamente tu inventario. Con ello, nos referimos a la cantidad de productos almacenados, los cuales se encuentran disponibles para vender.

¿Qué pasa si no tienes un inventario? En ese caso, podrán surgir problemas de desabastecimiento y, en consecuencia, producirse pérdidas por no realizar ventas, sin contar con que la experiencia del cliente será todo menos satisfactoria. Esto lo puedes evitar al aprender cómo administrar un negocio. Al respecto, Francisco Servia, profesor de Crehana, comenta lo siguiente:

"Se estima, en la actualidad, que para contrarrestar el impacto que tiene una mala experiencia en los resultados de nuestra empresa, y en nuestra empresa en general, se necesitan 12 experiencias positivas. La razón de esto es doble: nos es más fácil hablar de lo negativo que de lo positivo y, además, nos impactan más las experiencias negativas que las positivas".

Por lo tanto, el inventario juega un rol importante cuando tengas que administrar un negocio con Excel para mantener un control minucioso.

personas controlando el inventarioFuente: Pexels

10. Elabora un estado de resultados 

Si te preguntas cómo administrar un negocio, es importante que tengas las cuentas claras desde el principio y en todo momento. Un buen control financiero te permitirá orientar tu negocio hacia donde quieres. Por lo tanto, siempre esfuérzate por tener un estado de resultados ordenado y actualizado. 

El estado de resultados es un reporte con el cual puedes evaluar el desempeño de tu empresa en un periodo determinado. Te permite identificar cuáles son tus gastos y tus ingresos para así, tomar decisiones de cara al futuro. Esto es crucial si quieres saber cómo hacer y analizar un estado de resultados para administrar un negocio con Excel.

Estos reportes te ayudarán a conocer si tu empresa está siendo sostenible con base en la información que registras. Y lo más importante es que te será más fácil evidenciar los gastos y los ingresos para la declaración de impuestos; uno de los dolores de cabeza más grandes al momento de aprender cómo administrar un negocio. 

Aunque puedes hacer un estado de resultados de forma manual, una de las mejores formas en las que puedes administrar un negocio o una empresa es con herramientas digitales. Actualmente, existen varias herramientas para administrar un negocio. El más conocido y usado es Excel, pues te permite actualizar y guardar información en la nube, así como llevar un registro detallado de tus números.

persona haciendo un estado de resultados de su negocioFuente: Unsplash

11. Aprende de los expertos

Si tu reto consiste en aprender cómo administrar un negocio pequeño, lo más recomendable es que observes a los grandes empresarios en el mundo y aprendas de sus acciones. Muchos de ellos han escrito libros para administrar un negocio, donde cuentan su travesía para convertirse en empresarios exitosos. Además, estos podrían ser de mucha utilidad e inspiración para ti.

Otra forma en que puedes aprender a administrar un negocio es con los cursos online de Crehana. Estos presentan la ventaja de que los profesores que dictan cada uno de estos cursos son profesionales de alto nivel y con una gran experiencia. 

Los mejores cursos de Crehana para gestionar tu emprendimiento

conferencia de expertosFuente: Pexels

12. No te cierres a lo nuevo

En medio de un contexto tan cambiante, sería un gran error no querer mantenerse a la vanguardia. Por ello, en tu gestión empresarial, procura que tu negocio no se quede atrás.

Las empresas que saben cómo administrar un negocio y se mantienen actualizadas con la innovación son más valoradas y presentan una experiencia del cliente que les produce grandes ventas y fidelización. Además, hace que tu negocio se mantenga relevante y que aumente su posicionamiento.

Otro tip que te ayudará a saber cómo administrar un negocio es el siguiente: a pesar de que tu empresa esté generando buenos resultados, siempre busca mejorar y realizar cambios que puedan incrementar aún más esos buenos resultados. No creas que el momento adecuado para realizar cambios es únicamente cuando comienzan a surgir problemas en tu negocio.

tendencias en estrategia de negociosFuente: Freepik

13. Desarrolla las cualidades de un emprendedor

Como hemos visto anteriormente, la administración de un negocio implica que cuentes con ciertas cualidades que te ayudarán a desarrollar tu empresa de forma óptima. Estas habilidades puedes desarrollarlas con la práctica o con cursos especializados. 

1. Creatividad

La primera razón de por qué un emprendedor debe ser creativo es porque debe tener una idea de negocio potente. Además, debe estar preparado para solucionar los problemas de la mejor forma y para aprovechar aquellas oportunidades de crecimiento. Por ello, una cualidad que te ayudará a administrar un negocio es la creatividad.

2. Pasión

La vida de un emprendedor es complicada. Pero cuando amas lo que haces, el éxito llega solo. Por ello, para emprender y saber cómo administrar un negocio, es necesario que tengas la motivación de hacerlo. Esta cualidad de emprendedor te ayudará a que puedas enfrentar y resistir las diversas dificultades con las que te encontrarás. 

3. Visión

No te llenes solo de ideas y sueños vagos, sino que visualiza a dónde quieres llegar con tu negocio y hazlo realidad. Mantén presente un norte a donde deseas dirigirte.

4. Liderazgo

Esta es una de las cualidades de un emprendedor que debe ser básica para saber cómo administrar un negocio. Un buen liderazgo influye en tu equipo para guiarlos a cumplir con los objetivos. 

5. Paciencia

Administrar un negocio o una empresa implica mucha paciencia. Un negocio no es exitoso de un momento a otro. Para ello, es necesario comenzar a trabajar a prueba y error. 

6. Confianza

Para crecer con tu negocio, primero, debes confiar en lo que has construido. Tienes que demostrar que estás seguro de ti mismo y de lo que ofreces. 

7. Responsabilidad

Tómate con seriedad el trabajo de administrar un negocio. Involúcrate en las actividades y sé responsable con tus diferentes públicos como con tu equipo, tus clientes, tus socios, tus proveedores, el medio ambiente y la sociedad. 

8. Receptivo

Mantente expectante de todo lo que puedes aprender en el camino y sé muy receptivo con las críticas constructivas.

9. Empatía

Trata de siempre estar atento a las necesidades de las personas. No solo de tus clientes, sino con el resto de personas con quienes te contactarás. Además, en esta cualidad tiene que ser bastante cercano para conectarte con tus clientes y poder conocer el secreto de cómo manejar un negocio propio.

10. Decisión

Sé capaz de tomar decisiones de forma rápida y estratégica. Para ello, es importante desarrollar esta cualidad que te dará mayor facilidad para saber cómo administrar tu negocio. 

cualidades de un emprendedorFuente: Freepik

14. Ten un contador de referencia

Además de separar los gastos personales con los de tu empresa, también es recomendable tener un contador al que puedas acudir cuando sea necesario y, así, puedas saber cómo administrar un negocio sin que se vean afectados tus números. 

Lo ideal es que puedas contratar a uno como parte de tu equipo. En caso que seas un negocio pequeño con un presupuesto limitado y no sepas cómo manejar un negocio, puedes recurrir a un contador de manera periódica para hacer tus impuestos cuando llegue el momento y obtener asesoramiento financiero cuando lo necesites.

Tampoco está de más que un contador revise el flujo de efectivo de tu empresa para asegurarte de que estés cubierto ante una situación económica de riesgo, incluso si es impredecible. 

Si conoces tus números y te mantienes al tanto de ellos, siempre estarás en una mejor situación que si piensas que lo estás haciendo lo suficientemente bien por el momento.

contador revisando las cuentas de una empresaFuente: Freepik

15. Desarrolla una estrategia de facturación

Cada propietario de un emprendimiento tiene un cliente que constantemente se atrasa en sus facturas y pagos. Esto puede afectar tu flujo de ingresos, de modo que es vital saber cómo llevar el control de un negocio y que tus finanzas no se vean perjudicadas. 

Aprender cómo administrar un negocio pequeño también significa manejar el flujo de efectivo para garantizar que tu empresa opere a un nivel saludable todos los días. Si tienes dificultades para cobrar a ciertos clientes, puede ser hora de ser creativo con la forma en que les facturas.

De hecho, demasiado efectivo inmovilizado en facturas impagas puede provocar problemas de flujo de efectivo, una de las principales causas de quiebra empresarial. Así que si tienes un cliente que paga tarde de forma crónica, en lugar de llenarlo con facturas y llamadas telefónicas repetidas, intenta un enfoque diferente. 

Por ejemplo, puedes cambiar los términos de cobranza e incluir descuentos por pronto pago. Esto significa que si el cliente paga la factura dentro de los 10 días, recibe un 5% de descuento sobre el total de la factura. De lo contrario, los intereses se incrementarían de acuerdo al tipo de pago.

estrategia de facturaciónFuente: Facturación Electrónica

16. Concéntrate en los gastos, pero también en el ROI

Como te mencionamos antes, invertir en mejorar tu emprendimiento es imprescindible para no quedarte atrás de tu competencia y sepas cómo llevar una buena administración de un negocio.

Por lo tanto, medir los gastos y el retorno de la inversión puede brindarte una imagen clara de qué inversiones tienen sentido y cuáles pueden no valer la pena continuar. Si eres propietario de una pequeña empresa debes tener cuidado en qué fondos inviertes tu dinero.

Para aprender cómo administrar un negocio y llevar unas finanzas sanas, debes enfocarte en el ROI que viene con cada uno de tus gastos. No hacer esto significa que puedes perder dinero en inversiones irrelevantes o que no están dando sus frutos. Así que te recomendamos invertir en las iniciativas que funcionan para ti y tu negocio.

retorno de inversión de un negocioFuente: Freepik

17. Construye relaciones de confianza con tu equipo de trabajo

Ten presente que saber cómo administrar un negocio no solo implica manejar el dinero correctamente o diseñar las mejores estrategias de marketing o ventas, sino también ser un buen líder.

Como ya te mencionamos en uno de los anteriores tips para administrar un negocio, el buen liderazgo influye en el cumplimiento de tus objetivos empresariales y, por ende, en su éxito a largo plazo.

Convertirse en un mejor líder comienza con relaciones más sólidas con tus trabajadores. Aun así, según un estudio de Quartz, casi el 70% de los líderes luchan por comunicarse de manera efectiva con sus equipos. Esto puede suceder por muchas razones, como el miedo a dar comentarios negativos o tener problemas para encontrar tiempo para hablar uno a uno con las personas.

Sea cual sea la razón, dedicar este tiempo es crucial para generar confianza con tu equipo y juntos puedan saber cómo administrar un negocio. La construcción de relaciones es la base esencial de cualquier gran plan de negocios.

De hecho, las conversaciones y el feedback constante son necesarios porque ayudan a las personas a comprender lo que están haciendo bien y dónde deben mejorar. Cuando confías en tu equipo, también es más fácil delegar y entregarles tareas a cada uno de los miembros.

líder junto a su equipoFuente: Freepik

18. Reserva un tiempo adicional en tu horario

La sabiduría convencional dice que para hacer bien la gestión y administración de un negocio, debes ser estricto y disciplinado cuando se trata de ceñirte a tu calendario. Dicho esto, tener el día completamente ocupado, día tras día, puede ser contraproducente.

No hagas tu horario tan rígido que una reunión que se prolonga o algún problema inesperado te quite todo el día libre. En su lugar, reserva algo de tiempo libre a lo largo de tu horario para darte un respiro. Esto te hace más disponible para tu equipo y ayuda a mantenerte relajado.

Básicamente, dale a tu lista de tareas un poco de libertad y trata de evitar sobrecargar tu propio tiempo. Recuerda que dentro de la administración básica para emprendedores es necesario gestionar tu tiempo y maximizar tu productividad sabiamente.

gestión del tiempo para administrar un negocioFuente: Freepik

19. Evalúa periódicamente los objetivos de tu negocio

La flexibilidad es clave cuando se trata de saber cómo administrar un negocio por primera vez. Tus objetivos y proyecciones no siempre serán 100% precisos. Tal vez tus cuotas de ventas revisadas no sean realistas, o quizá un contratiempo en las finanzas de tu negocio signifique retrasar esa nueva contratación.

De cualquier manera, no mires estos problemas como "fallas". Incluso los mejores gerentes de negocios tienen que hacer ajustes a sus estrategias. Por tal motivo, evalúa tus datos de forma regular. Mantener un ojo en los análisis puede ayudarte a evitar sorpresas.

persona evaluando sus objetivos de negocioFuente: Freepik

Pues bien, ahora ya sabes cómo administrar un negocio desde cero. Esperamos que estos tips te hayan ayudado mucho. Nos encantaría ver que tu negocio mejore cada vez más. Por ello, ¡te recomendamos continuar tu ruta de aprendizaje con nuestros cursos online de emprendimiento y negocios!

Puedes aprender habilidades como comunicación asertiva, innovación, gestión de equipos de trabajo y mucho más; todo a tu ritmo y con ejercicios que puedes poner en práctica desde ya. ¡Nos vemos en el próximo artículo!