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¿Cómo hacer macros en Google Sheets? Aumenta tu productividad con esta guía

¿Cómo hacer macros en Google Sheets? Aumenta tu productividad con esta guía

Última actualización 29 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Flor Medina

¿Sabías que puedes crear macros en Google Sheets de una forma muy fácil? ¡Así podrás realizar todas tus tareas pendientes desde la nube y compartir tus archivos con los demás miembros de tu equipo de trabajo! 

La herramienta de macros en Excel es muy útil para optimizar el desarrollo de diferentes funciones, pero sabemos que, a veces, necesitas acceder rápidamente a estos archivos y no tienes tu computadora al alcance. Al usar macros en Google Sheets, podrás ejecutar tus archivos desde cualquier lugar en el que te encuentres.

En el siguiente artículo te enseñaremos cómo crear macros en Google Sheets desde cero para que no tengas ningún problema al utilizar esta herramienta. Además, al final de esta nota, podrás encontrar una guía de trucos en Excel que te salvarán la vida. 

Atención: Si ya sabes cómo crear macros en Google Sheets, puedes ir al punto número 7 de esta nota para encontrar la guía de trucos de Excel para descargar. 

Ventajas de usar macros en Google Sheets

Valentín Rodríguez del Pozo, Supply Chain Manager en Flybondi.com y docente del curso de Excel avanzado para expertos, señala que las macros son una serie de códigos o instrucciones que uno le da a la computadora para que las ejecute secuencialmente. Esta herramienta se suele usar en Excel, sin embargo, Google Sheets es otra alternativa igual de efectiva.

Si ya sabes cómo crear macros en Excel, ¿por qué deberías empezar a ejecutarlas en Google Sheets? ¡Las razones son muchas! A continuación, te diremos los principales motivos por los que deberías empezar a utilizar este programa ya mismo:

1. ¡Google Sheets es un programa gratuito de Google! Solo necesitas crear una cuenta de gmail (que no tiene ningún costo). 

2. Crear macros en Google Sheets es muy fácil, ya que tiene un diseño súper intuitivo que te ahorrará muchos dolores de cabeza. 

3. No tendrás que preocuparte por la pérdida de información, debido a que los archivos en Google Sheets se almacenan automáticamente en la nube, así como el historial de las modificaciones realizadas. 

4. Usando las hojas de cálculo en Google Sheets, podrás compartir tus archivos en tiempo real con otros colaboradores. Además, puedes escoger quiénes pueden editar el archivo y quiénes solamente visualizarlo. 

5. Al usar macros en Google Sheets, podrás acceder al archivo desde cualquier lugar en el que te encuentres y desde diferentes dispositivos. 

Ventajas de usar macros en Google SheetsFuente: Canva

¿Para qué sirven los macros en Google Sheets?

Somos conscientes de que el software de Excel es muy completo y competitivo, sin embargo, las hojas de cálculo de Google Sheets también te ofrecen un montón de posibilidades para procesar datos de manera exitosa. 

En el caso de la elaboración de macros en Google Sheets, esta herramienta te dará la oportunidad de optimizar el desarrollo de diferentes procesos. A continuación, te mencionaremos algunas de las utilidades que te ofrece esta plataforma: 

Agilizar los reportes en hojas de cálculo

Un beneficio de ejecutar macros en Google Sheets es que vas a poder procesar grandes cantidades de información rápidamente y crear reportes de una manera más fácil y eficiente. ¡Olvídate de tener que estar lidiando con datos complejos!

Evitar los errores en el análisis de datos

Con los macros de Google Sheets podrás realizar análisis de datos y obtener resultados más confiables, ya que te resultará mucho más fácil detectar los valores duplicados, celdas vacías y datos erróneos. ¡Tus resultados serán mucho más precisos! 

Automatizar los reportes

En el caso de que tengas que elaborar informes de trabajo periódicamente, con la herramienta macros de Google Sheets podrás automatizar el proceso de análisis de datos y darles un formato preestablecido. ¡Así podrás elaborar un reporte altamente profesional en un solo clic! 

Crear funciones personalizadas

Al usar macros de Google Sheets tendrás la capacidad de crear funciones personalizadas que te ayuden a realizar cálculos complejos a partir de una serie de fórmulas que serán administradas por ti. 

 

¿Cómo crear macros en Google Sheets?

Ya sea desde una tablet, un smartphone o una computadora; el proceso de crear una macro en Google Sheets es muy sencillo. Solo tienes que prestar atención a los siguientes pasos que te mencionaremos a continuación. 

Paso 1: Ingresar a la opción de Hojas de Cálculo en Google 

El primer paso para elaborar macros en Google Sheets es ingresar a tu cuenta de Gmail. Después, dirígete  a la opción de Hojas de Cálculo y abre  un documento en blanco.

Hojas de Cálculo en Google Sheets

Paso 2: Grabar una macro

Cuando ya te encuentres dentro de la hoja de cálculo de Google Sheets, tienes que hacer clic en la pestaña de Herramientas, seleccionar Macros y, luego, hacer clic en la opción de Grabar macro

 Grabar una macro en Google SheetsFuente: Excel Cute

Paso 3: Escoger el tipo de referencia de celda

Después de grabar una macro en Google Sheets, te aparecerá la opción de escoger entre dos tipos de referencia de celdas: 

  • Usar referencias absolutas: la macro se va a ejecutar en la misma celda en donde grabes las tareas.  
  • Usar referencias relativas: la macro se va a ejecutar en la celda seleccionada y en las que están contiguas. 

Lo que tienes que hacer es seleccionar el tipo de referencia de tu preferencia. Después, seleccionar la casilla en donde quieres ejecutar una macro y hacer clic en la opción guardar.

tipo de referencia de celda

Fuente: Excel Cute

Paso 4: Guardar el macro

Después de seleccionar el tipo de referencia, aparecerá una ventana llamada Guardar la nueva macro. Aquí debes  asignarle un  nombre a la macro que se va a crear. Además, de forma opcional, puedes crear una combinación de teclas personalizadas para acceder a la macro en Google Sheets.

Guardar macro en Google SheetsFuente: Excel cute

Paso 5: Editar la secuencia de comandos

Luego de crear una macro en Google Sheets, se creará automáticamente una secuencia de comandos de Apps Script. Para poder acceder a ella y editarla, solo tienes que hacer clic en la pestaña de Herramientas y seleccionar Editor de secuencias de comandos en la parte superior. 

Editar la secuencia de comandos en Google Sheets
Fuente: Excel cute

Nota: ¿Cómo ejecutar macros en Google Sheets?

Si deseas acceder a una de las macros en Google Sheets que guardaste previamente, da  clic en la pestaña de Herramientas, selecciona  Macros y escoge  la macro que quieras de la lista.

Las macros en Google Sheets son una excelente herramienta que puedes utilizar para mejorar tu desempeño laboral. Si deseas aprender más habilidades que te ayuden en tu trabajo, te invitamos a darle un vistazo a nuestro extenso catálogo de cursos de negocios. ¡Todos dictados por excelentes profesionales! 

¿Cómo editar macros en Google Sheets?

Cuando quieras editar una macro en Google Sheets, ya sea para cambiarle el nombre, eliminarla o editar la secuencia de comandos; tienes que seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Abrir la hoja de cálculo

Desde tu cuenta de Gmail, accede al archivo de hoja de cálculo para que puedas editar la macro en Google Sheets.

Paso 2: Entrar a administrar macros

Ve a la pestaña de Herramientas, selecciona la opción de Macros y luego haz clic en Administrar macros

administrar macro en Google Sheets

Paso 3: Realizar las modificaciones en la macro

Te aparecerá una ventana con el nombre de Administrar macros. Realiza las modificaciones que consideres necesarias, puedes cambiar el nombre de las macros, modificar la combinación de teclas, editar las secuencia de comandos (haciendo clic en los 3 puntos que están al lado derecho) o eliminar las macros definitivamente. Al terminar, pulsa en el botón Actualizar y eso es todo. 

modificaciones en la macro en Google Sheets¿Quieres sacar el máximo provecho a los macros en Google Sheets? Entonces utiliza estas 15 fórmulas de Excel que simplificarán la vida y te devolverán las horas de sueño perdidas. 

¿Cómo programar macros en Google Sheets?

Al crear macros en Google Sheets, tienes la posibilidad de configurarlas para que se ejecuten en una situación concreta, como en la función de acciones, actualizaciones en el calendarios, intervalos de tiempo o en una fecha y hora determinada. 

Para poder programar macros en Google Sheets, tienes que seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Abrir una hoja de cálculo en Google Sheets

Una vez que ingresaste a tu cuenta de Gmail, abre la hoja de cálculo de Google Sheets en donde se encuentra la macro que deseas configurar. 

Paso 2: Entrar al editor de secuencias de comandos

Para programar una macro en Google Sheets, primero tienes que hacer clic en la pestaña de Herramientas y luego seleccionar la opción de Editor de secuencias de comandos

editor de secuencias de comandos en Google Sheets

Paso 3: Editar los activadores del proyecto

Para configurar una macro, tienes que ir a la barra que se encuentra al lado izquierdo y hacer clic en Activadores (donde está el símbolo del reloj). Después, da clic en el botón azul que se encuentra en la esquina inferior derecha y que dice Añadir activador

Editar activadores en Google Sheets

Paso 4: Añadir activador

Te aparecerá una ventana llamada Añadir activador de macros grabadas. Aquí, tienes que indicar qué función ejecutar, el despliegue, la fuente del evento, el tipo del evento y configurar las notificaciones de errores. ¡Y listo! Solo tienes que pulsar en el botón Guardar y así es como puedes programar macros en Google Sheets. 

Añadir activador en Google Sheets

Sabemos que ejecutar macros en Google Sheets puede resultar un poco complicado si no dominas las hojas de cálculo. Lo que te aconsejamos es mejorar primero tus habilidades en Excel y para eso te recomendamos unirte a nuestro curso online de Excel para no financieros. ¡Ideal para quienes aún están en pañales en el manejo de esta herramienta!

¿Qué es Google Apps Script y para qué sirve?

Si tienes conocimiento de cómo crear macros en Excel, entonces sabes que esta herramienta requiere del lenguaje de programación de Visual Basic para ser ejecutada. 

En el caso de las macros en Google Sheets, se utiliza Google Apps Script. Este es un lenguaje de programación basado en JavaScript que te da la facilidad de personalizar y extender los diferentes programas de G Suite, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. 

Google Apps Script no solamente juega un rol muy importante para la creación de macros en Google Sheets, sino que también se puede usar en diferentes aplicaciones. Algunas de acciones que puedes realizar con esta plataforma son: 

1. Incorporar menús, diálogos y barras laterales personalizadas para diferentes documentos, hojas de cálculo y formularios de Google.

2. Personalizar funciones en las hojas de cálculo de Google Sheets. 

3. Interactuar con los otros servicios de G Suite, como Analytics, Gmail, Maps, Drive, AdSense, Calendario, etc. 

4. Crear complementos para las diferentes plataformas de Google Sheets y, posteriormente, publicarlos en la tienda de complementos. 

Bonus: Trucos para Excel que debes conocer

A veces, cuando trabajamos con macros en Google Sheets o con cualquier otra herramienta de las hojas de cálculo, puede resultar un poco frustrante tener que lidiar con grandes cantidades de datos. No obstante, en Crehana hemos elaborado una herramienta que hará la vida mucho más fácil.

Descarga la siguiente guía de trucos para Excel y podrás aprender a utilizar 8 técnicas para sacarle partido a tu tabla de datos. Además, también encontrarás 5 atajos de Excel que seguro desconocías. ¡Lo mejor de todo es que este recurso es completamente gratis!

 

Existen una gran cantidad de profesionales que trabajan con hojas de cálculo para el procesamiento de datos. Ahora que ya sabes cómo crear macros en Google Sheets, tu desempeño laboral mejorará significativamente. 

Si deseas llevar tus habilidades de excel a un siguiente nivel, te recomendamos unirte al curso online de Excel avanzado para expertos, donde aprenderás a crear tablas dinámicas, gestionar bases de datos, configurar macros con Visual Basic y muchas cosas más. 

Valentín Rodríguez del Pozo, docente de este curso, es experto en supply chain y operaciones. Tiene una gran experiencia en el análisis de datos y planillas de cálculo, por lo que podrás aprender mucho de él. ¡No te pierdas este increíble curso! 

¡Con esta guía de macros en Google Sheets lograrás dominar los procesos de análisis de datos a la perfección! 

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