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¬ŅQu√© son las macros en Excel? ¬°Ya no perder√°s tiempo con tareas repetitivas!

Andrea Flores - 10 Jun 22

Articulo

7 min.

¬ŅSab√≠as que hacer macros en Excel es m√°s f√°cil de lo que se cree com√ļnmente? De hecho, en menos de 10 pasos puedes grabar una por tu cuenta. 

Al ser parte del Excel avanzado para negocios, muchas personas consideran que las macros son una herramienta muy difícil de aprender y huyen de ella apenas escuchan su nombre, algo así como sucede con las tablas dinámicas

Si eres parte de ese grupo, este art√≠culo es un peque√Īo recordatorio de que Microsoft Excel es un programa que cuenta con una serie de recursos, herramientas y funciones para hacerte la vida m√°s f√°cil. Por ello, aprender c√≥mo hacer macros en Excel es clave para optimizar tu flujo de trabajo y ahorrar tiempo en las tareas que ya sabes de memoria. 

A continuaci√≥n, te explicaremos paso a paso todo lo que implica una macros en Excel: qu√© es, para qu√© sirve, c√≥mo funciona y c√≥mo crear una sin sufrir en el intento. 

¬ŅEst√°s listo para descubrir lo f√°cil que es hacer una macro en Excel? ¬°Vamos! 

¬ŅQu√© son las macros en Excel?

De acuerdo a Valent√≠n Rodriguez, profesor de Crehana, las macros en Excel son una herramienta que, a trav√©s de c√≥digos, le da instrucciones a la computadora para ejecutar tareas repetitivas en una base de datos. Te ser√° muy √ļtil para ejecutar acciones que no cuentan con funciones en el programa. 

Imagina que tu trabajo consiste en procesar la informaci√≥n que te env√≠an tus jefes. En cada documento que recibes, debes realizar una serie de modificaciones, y estas son las mismas siempre. Aunque estamos seguros que ya sabes el proceso de memoria, esto no quita el hecho de que puede ser tedioso. 

 

Con una macro de Excel, puedes realizar todas esas acciones en cuesti√≥n de segundos, sin tener que tomar parte de cada etapa del proceso como de costumbre. Para ello, esta herramienta graba la serie de pasos para que el programa aprenda qu√© debe hacer para resolver la tarea en cuesti√≥n.  

En otras palabras, ¬Ņqu√© hace una macro de Excel? Esta herramienta crea un c√≥digo que representa los pasos ejecutados en una tarea espec√≠fica, de modo que puede ejecutar el mismo procedimiento por su cuenta. 

Entonces, ¬Ņqu√© son las macros en Excel? Revisemos que dice la p√°gina de soporte de Microsoft al respecto: ‚Äúuna macro es una acci√≥n o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas‚ÄĚ. 

grupo revisando que es una macro en excelImagen: Pexels

¬ŅPara qu√© sirven las macros en Excel?

Ahora que tienes claro qu√© son las macros en Excel, sabes que esta herramienta de Microsoft es √ļtil para optimizar tu flujo de trabajo. Al ponerla en pr√°ctica, una tarea que te llevar√≠a horas estar√° resuelta en cuesti√≥n de segundos. 

De hecho, las macros en Excel son perfectas para realizar cualquier tipo de procedimientos, ya sean sencillos o complejos. Incluso, puedes personalizar celdas para ejecutar nuevas funciones r√°pidamente. 

Al automatizar tus procesos de trabajo con las macros en Excel, no solo reducir√°s en gran medida tus labores diarias, sino que tendr√°s la certeza de que el resultado final estar√° libre de errores. 

Ahora bien, ¬Ņpara qu√© m√°s sirve una macros en Excel? Repasemos otros de los beneficios que puede brindar esta herramienta en diversas profesiones: 

1. En administraci√≥n 

En primer lugar, enfoqu√©monos en los administradores y gerentes, quienes son los encargados de llevar a cabo la planificaci√≥n, organizaci√≥n, direcci√≥n y el control de diversas actividades dentro de una empresa. 

Aprendiendo a usar las macros en Excel ‚ÄĒadem√°s de otras herramientas‚ÄĒ, estos profesionales pueden reducir su trabajo incluso hasta en un 50%, especialmente si se trata de los siguientes temas: 

  • Pol√≠tica de precios
  • Administraci√≥n del inventario
  • Administraci√≥n de escenarios
  • Facturas 
  • Control de almac√©n o stock

En resumen, usando las macros en Excel es posible automatizar una amplia gama de procesos administrativos, para as√≠ obtener resultados m√°s precisos y mejorar la toma de decisiones. 

mujer leyendo que es una macros en excelImagen: Pexels

2. En contabilidad 

Un contador es aquel que se encarga de registrar los estados econ√≥micos de una empresa y de llevar a cabo la legislaci√≥n aplicable. En ese sentido, las macros de Excel facilitar√°n su trabajo en los siguientes puntos: 

  • An√°lisis de ganancias y gastos
  • Elaborar el balance de los libros financieros
  • Crear presupuestos
  • Examinar cuentas y registros
  • Calcular montos 

Por lo tanto, creando una macros en Excel un contador ahorrar√° mucho en t√©rminos de tiempo y recursos empleados mes a mes. 

3. En ingeniería

En ingenier√≠a y otras carreras relacionadas a los n√ļmeros, las macros en Excel son √ļtiles para realizar tareas relacionadas con el an√°lisis y el c√°lculo: creaci√≥n de gr√°ficos 2D y 3D, elaboraci√≥n de f√≥rmulas, conversi√≥n de unidades, etc. 

Por ejemplo, con los macros en Excel pueden cambiar un dato y el resultado de la ecuaci√≥n autom√°ticamente cambiar√°; mientras que, si se realizan c√°lculos manuales, habr√≠a que realizar todos los c√°lculos nuevamente. Como te comentamos antes, esta herramienta es una de las mejores para ahorrar tiempo y esfuerzo, sobre todo, en procesos complejos. 

hombre aprendiendo como hacer macros en excelImagen: Pexels

4. En la ense√Īanza 

Las macros en Excel tambi√©n son de mucha utilidad para los profesores, docentes y maestros, pues su labor implica planificaci√≥n, organizaci√≥n y procesos rutinarios. Por ejemplo, si un profesor tiene 5 secciones, tiene que realizar los mismos procedimientos de control, evaluaciones y obtenci√≥n de resultados o notas por cada una de ellas. 

Adem√°s, si tenemos en cuenta que los superiores suelen pedir estad√≠sticas tales como el promedio de la secci√≥n o de una materia en espec√≠fico, la figura se complica. Para evitar frustraciones, utilizar las macros en Excel es una buena salida. 

Despu√©s de haber grabado una macros en Excel, el profesor solo tiene que preocuparse de la ense√Īanza y de pasar los datos pertinentes a la hoja de c√°lculo, ya que el programa se encargar√° de hacer el trabajo por √©l. Algunos de los procesos que se pueden desarrollar aqu√≠ son los siguientes: 

  • Horarios
  • Seguimiento de notas acad√©micas
  • Diario de clase
  • Calendario acad√©mico 

pasos para hacer una macro en excelImagen: Pexels

¬ŅC√≥mo funcionan las macros en Excel?

Bien, hasta aqu√≠ queda claro que las macros en Excel ser√°n tu mano derecha para resolver todo tipo de tareas en cuesti√≥n de segundos. Sin embargo, antes de explicarte c√≥mo hacer una macros en Excel, es importante conocer c√≥mo funciona esta herramienta. 

Crear una macro en Excel implica que el programa grabar√° tanto los clics como las pulsaciones de las teclas durante la ejecuci√≥n de una tarea espec√≠fica. La secuencia registrada es la que m√°s adelante se realizar√° autom√°ticamente. 

Pero, ¬Ņqu√© pasa si te equivocas cuando est√°s grabando la macro? Si en alg√ļn momento haces clic en una opci√≥n que no era correcta, ¬°no hay problema! Puedes realizar todos los cambios que necesites para perfeccionar la secuencia de pasos en cualquier momento. 

Para ello, Microsoft aconseja conocer el lenguaje de programaci√≥n Visual Basic, pues en √©l se registran los pasos que vas ejecutando. Ahora seguro te preguntar√°s lo siguiente: ¬Ņnecesito saber programar para hacer macros en Excel? 

A pesar de que no es necesario, tener conocimientos en programaci√≥n es muy ventajoso para realizar macros en Excel. Por ejemplo, si te equivocas o llegas a olvidar un paso, mediante las l√≠neas de c√≥digo, puedes modificar el algoritmo para que siga el procedimiento que deseas. 

Por el contrario, si no sabes c√≥mo programar y cometes un error al grabar tus macros en Excel, deber√°s hacer todo de nuevo. 

Claramente, entender sobre programaci√≥n sumar√° a tu experiencia, pero esto no es excluyente. As√≠ que, ¬°vayamos al siguiente apartado en el que conocer√°s c√≥mo hacer macros en Excel en simples pasos! 

hombre describiendo que son las macros en excelImagen: Pexels

¬ŅC√≥mo hacer una macro en Excel?

¡Listo! Llegó el momento que estabas esperando. A continuación, te mostraremos cómo crear una macro para Excel; sigue los siguientes pasos:

1. Comencemos habilitando las macros en Excel para poder hacer uso de esta herramienta. Para ello, haz clic en la pesta√Īa ‚ÄúArchivo‚ÄĚ y selecciona "Opciones". 

Captura de: Microsoft Excel.

2. Luego, dir√≠gete a ‚ÄúPersonalizar la cinta de opciones‚ÄĚ, aqu√≠ encontrar√°s un listado de todas las pesta√Īas principales, entre las que podr√°s encontrar la pesta√Īa de Programador.

pasos para hacer una macro en excel

Captura de: Microsoft Excel.

3. Marca la casilla de ‚ÄúDesarrollador‚ÄĚ y confirma haciendo clic en ‚ÄúOK‚ÄĚ. Ahora, la pesta√Īa ya se encuentra en la cinta de opciones.

Captura de: Microsoft Excel.

4. Posterior a esto, debes dirigirte a la pesta√Īa de ‚ÄúVista‚ÄĚ, en la parte superior derecha. 

5. Dentro de esta secci√≥n, podr√°s encontrar la opci√≥n ‚ÄúMacros‚ÄĚ a la derecha de todo: haz clic sobre ella. Posteriormente, selecciona ‚ÄúGrabar Macro‚ÄĚ.

macros excel

Captura de: Microsoft Excel.

6. Inmediatamente, te saldr√° un cuadro llamado ‚ÄúGrabar Macro‚ÄĚ. All√≠, deber√°s dirigirte al recuadro ‚ÄúNombre de la Macro‚ÄĚ y escribir el nombre que quieras darle. 

Tambi√©n, puedes a√Īadirle una descripci√≥n, un acceso abreviado y la ubicaci√≥n en d√≥nde deseas guardar el libro. 

7. Cuando lo tengas, pulsa en el bot√≥n de Aceptar para empezar a grabar el macro. 

Una vez presiones ‚ÄúAceptar‚ÄĚ, el programa empezar√° a grabar todos los clics del rat√≥n al igual que las teclas que vayas presionando durante el proceso de grabaci√≥n. 

pasos para crear una macro en excel

Captura de: Microsoft Excel.

8. Una vez hayas terminado de grabar la secuencia, deber√°s dirigirte a la secci√≥n ‚ÄúVista‚ÄĚ nuevamente. Te saldr√° un cuadro desplegable y tendr√°s que oprimir ‚ÄúDetener Grabaci√≥n‚ÄĚ. Una vez hagas este paso, tendr√°s tu macro en Excel lista. 

macros excel

Captura de: Microsoft Excel.

Finalmente, para ejecutar la macro, puedes oprimir el comando que configuraste o puedes ir a secci√≥n ‚ÄúVista‚ÄĚ, pulsar ‚ÄúMacros‚ÄĚ y ver los libros que tengas, aqu√≠ tambi√©n tendr√°s la opci√≥n de ejecutarlos, modificarlos o eliminarlos.

pasos para hacer una macros

Captura de: Microsoft Excel.

¬°Listo! Esto es todo lo que debes saber para hacer una macros en Excel. Si quieres obtener mayor detalle sobre el proceso, te recomendamos inscribirte en el curso de Excel avanzado para expertos. Tambi√©n, puedes seguir practicando la creaci√≥n de macros en Excel revisando este formato de agenda de contactos que dise√Īamos con esta herramienta. 

 

¬°Ese ha sido todo el art√≠culo de hoy! Ahora ya sabes qu√© son las macros en Excel, as√≠ que puedes aprovechar esta herramienta para ahorrar tiempo en tus labores diarias e impulsar tu vida profesional. 

No olvides que, de acuerdo al blog de Hubspot, tener una base de datos en Excel te permite acceder a la informaci√≥n en segundos, darle mantenimiento a los datos y estructurarlos correctamente. Por lo tanto, queda claro que dominar este programa marcar√° la diferencia en tu negocio. 

Accede a nuestro cat√°logo de cursos de Microsoft Excel para complementar lo que has aprendido el d√≠a de hoy. 

¬°Mucha suerte!