💡 ¿Qué son las macros en Excel y cómo funcionan? | Guía | Crehana
¿Qué son las macros en Excel? ¡Ya no perderás tiempo con tareas repetitivas!

¿Qué son las macros en Excel? ¡Ya no perderás tiempo con tareas repetitivas!

Última actualización 10 de Junio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Andrea Flores

¿Sabías que hacer macros en Excel es más fácil de lo que se cree comúnmente? De hecho, en menos de 10 pasos puedes grabar una por tu cuenta. 

Al ser parte del Excel avanzado para negocios, muchas personas consideran que las macros son una herramienta muy difícil de aprender y huyen de ella apenas escuchan su nombre, algo así como sucede con las tablas dinámicas

Si eres parte de ese grupo, este artículo es un pequeño recordatorio de que Microsoft Excel es un programa que cuenta con una serie de recursos, herramientas y funciones para hacerte la vida más fácil. Por ello, aprender cómo hacer macros en Excel es clave para optimizar tu flujo de trabajo y ahorrar tiempo en las tareas que ya sabes de memoria. 

A continuación, te explicaremos paso a paso todo lo que implica una macros en Excel: qué es, para qué sirve, cómo funciona y cómo crear una sin sufrir en el intento. 

¿Estás listo para descubrir lo fácil que es hacer una macro en Excel? ¡Vamos! 

¿Qué son las macros en Excel?

De acuerdo a Valentín Rodriguez, profesor de Crehana, las macros en Excel son una herramienta que, a través de códigos, le da instrucciones a la computadora para ejecutar tareas repetitivas en una base de datos. Te será muy útil para ejecutar acciones que no cuentan con funciones en el programa. 

Imagina que tu trabajo consiste en procesar la información que te envían tus jefes. En cada documento que recibes, debes realizar una serie de modificaciones, y estas son las mismas siempre. Aunque estamos seguros que ya sabes el proceso de memoria, esto no quita el hecho de que puede ser tedioso. 

 

Con una macro de Excel, puedes realizar todas esas acciones en cuestión de segundos, sin tener que tomar parte de cada etapa del proceso como de costumbre. Para ello, esta herramienta graba la serie de pasos para que el programa aprenda qué debe hacer para resolver la tarea en cuestión.  

En otras palabras, ¿qué hace una macro de Excel? Esta herramienta crea un código que representa los pasos ejecutados en una tarea específica, de modo que puede ejecutar el mismo procedimiento por su cuenta. 

Entonces, ¿qué son las macros en Excel? Revisemos que dice la página de soporte de Microsoft al respecto: “una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas”. 

grupo revisando que es una macro en excelImagen: Pexels

¿Para qué sirven las macros en Excel?

Ahora que tienes claro qué son las macros en Excel, sabes que esta herramienta de Microsoft es útil para optimizar tu flujo de trabajo. Al ponerla en práctica, una tarea que te llevaría horas estará resuelta en cuestión de segundos. 

De hecho, las macros en Excel son perfectas para realizar cualquier tipo de procedimientos, ya sean sencillos o complejos. Incluso, puedes personalizar celdas para ejecutar nuevas funciones rápidamente. 

Al automatizar tus procesos de trabajo con las macros en Excel, no solo reducirás en gran medida tus labores diarias, sino que tendrás la certeza de que el resultado final estará libre de errores. 

Ahora bien, ¿para qué más sirve una macros en Excel? Repasemos otros de los beneficios que puede brindar esta herramienta en diversas profesiones: 

1. En administración 

En primer lugar, enfoquémonos en los administradores y gerentes, quienes son los encargados de llevar a cabo la planificación, organización, dirección y el control de diversas actividades dentro de una empresa. 

Aprendiendo a usar las macros en Excel —además de otras herramientas—, estos profesionales pueden reducir su trabajo incluso hasta en un 50%, especialmente si se trata de los siguientes temas: 

  • Política de precios
  • Administración del inventario
  • Administración de escenarios
  • Facturas 
  • Control de almacén o stock

En resumen, usando las macros en Excel es posible automatizar una amplia gama de procesos administrativos, para así obtener resultados más precisos y mejorar la toma de decisiones. 

mujer leyendo que es una macros en excelImagen: Pexels

2. En contabilidad 

Un contador es aquel que se encarga de registrar los estados económicos de una empresa y de llevar a cabo la legislación aplicable. En ese sentido, las macros de Excel facilitarán su trabajo en los siguientes puntos: 

  • Análisis de ganancias y gastos
  • Elaborar el balance de los libros financieros
  • Crear presupuestos
  • Examinar cuentas y registros
  • Calcular montos 

Por lo tanto, creando una macros en Excel un contador ahorrará mucho en términos de tiempo y recursos empleados mes a mes. 

3. En ingeniería

En ingeniería y otras carreras relacionadas a los números, las macros en Excel son útiles para realizar tareas relacionadas con el análisis y el cálculo: creación de gráficos 2D y 3D, elaboración de fórmulas, conversión de unidades, etc. 

Por ejemplo, con los macros en Excel pueden cambiar un dato y el resultado de la ecuación automáticamente cambiará; mientras que, si se realizan cálculos manuales, habría que realizar todos los cálculos nuevamente. Como te comentamos antes, esta herramienta es una de las mejores para ahorrar tiempo y esfuerzo, sobre todo, en procesos complejos. 

hombre aprendiendo como hacer macros en excelImagen: Pexels

4. En la enseñanza 

Las macros en Excel también son de mucha utilidad para los profesores, docentes y maestros, pues su labor implica planificación, organización y procesos rutinarios. Por ejemplo, si un profesor tiene 5 secciones, tiene que realizar los mismos procedimientos de control, evaluaciones y obtención de resultados o notas por cada una de ellas. 

Además, si tenemos en cuenta que los superiores suelen pedir estadísticas tales como el promedio de la sección o de una materia en específico, la figura se complica. Para evitar frustraciones, utilizar las macros en Excel es una buena salida. 

Después de haber grabado una macros en Excel, el profesor solo tiene que preocuparse de la enseñanza y de pasar los datos pertinentes a la hoja de cálculo, ya que el programa se encargará de hacer el trabajo por él. Algunos de los procesos que se pueden desarrollar aquí son los siguientes: 

  • Horarios
  • Seguimiento de notas académicas
  • Diario de clase
  • Calendario académico 

pasos para hacer una macro en excelImagen: Pexels

¿Cómo funcionan las macros en Excel?

Bien, hasta aquí queda claro que las macros en Excel serán tu mano derecha para resolver todo tipo de tareas en cuestión de segundos. Sin embargo, antes de explicarte cómo hacer una macros en Excel, es importante conocer cómo funciona esta herramienta. 

Crear una macro en Excel implica que el programa grabará tanto los clics como las pulsaciones de las teclas durante la ejecución de una tarea específica. La secuencia registrada es la que más adelante se realizará automáticamente. 

Pero, ¿qué pasa si te equivocas cuando estás grabando la macro? Si en algún momento haces clic en una opción que no era correcta, ¡no hay problema! Puedes realizar todos los cambios que necesites para perfeccionar la secuencia de pasos en cualquier momento. 

Para ello, Microsoft aconseja conocer el lenguaje de programación Visual Basic, pues en él se registran los pasos que vas ejecutando. Ahora seguro te preguntarás lo siguiente: ¿necesito saber programar para hacer macros en Excel? 

A pesar de que no es necesario, tener conocimientos en programación es muy ventajoso para realizar macros en Excel. Por ejemplo, si te equivocas o llegas a olvidar un paso, mediante las líneas de código, puedes modificar el algoritmo para que siga el procedimiento que deseas. 

Por el contrario, si no sabes cómo programar y cometes un error al grabar tus macros en Excel, deberás hacer todo de nuevo. 

Claramente, entender sobre programación sumará a tu experiencia, pero esto no es excluyente. Así que, ¡vayamos al siguiente apartado en el que conocerás cómo hacer macros en Excel en simples pasos! 

hombre describiendo que son las macros en excelImagen: Pexels

¿Cómo hacer una macro en Excel?

¡Listo! Llegó el momento que estabas esperando. A continuación, te mostraremos cómo crear una macro para Excel; sigue los siguientes pasos:

1. Comencemos habilitando las macros en Excel para poder hacer uso de esta herramienta. Para ello, haz clic en la pestaña “Archivo” y selecciona "Opciones". 

Captura de: Microsoft Excel.

2. Luego, dirígete a “Personalizar la cinta de opciones”, aquí encontrarás un listado de todas las pestañas principales, entre las que podrás encontrar la pestaña de Programador.

pasos para hacer una macro en excel

Captura de: Microsoft Excel.

3. Marca la casilla de “Desarrollador” y confirma haciendo clic en “OK”. Ahora, la pestaña ya se encuentra en la cinta de opciones.

Captura de: Microsoft Excel.

4. Posterior a esto, debes dirigirte a la pestaña de “Vista”, en la parte superior derecha. 

5. Dentro de esta sección, podrás encontrar la opción “Macros” a la derecha de todo: haz clic sobre ella. Posteriormente, selecciona “Grabar Macro”.

macros excel

Captura de: Microsoft Excel.

6. Inmediatamente, te saldrá un cuadro llamado “Grabar Macro”. Allí, deberás dirigirte al recuadro “Nombre de la Macro” y escribir el nombre que quieras darle. 

También, puedes añadirle una descripción, un acceso abreviado y la ubicación en dónde deseas guardar el libro. 

7. Cuando lo tengas, pulsa en el botón de Aceptar para empezar a grabar el macro. 

Una vez presiones “Aceptar”, el programa empezará a grabar todos los clics del ratón al igual que las teclas que vayas presionando durante el proceso de grabación. 

pasos para crear una macro en excel

Captura de: Microsoft Excel.

8. Una vez hayas terminado de grabar la secuencia, deberás dirigirte a la sección “Vista” nuevamente. Te saldrá un cuadro desplegable y tendrás que oprimir “Detener Grabación”. Una vez hagas este paso, tendrás tu macro en Excel lista. 

macros excel

Captura de: Microsoft Excel.

Finalmente, para ejecutar la macro, puedes oprimir el comando que configuraste o puedes ir a sección “Vista”, pulsar “Macros” y ver los libros que tengas, aquí también tendrás la opción de ejecutarlos, modificarlos o eliminarlos.

pasos para hacer una macros

Captura de: Microsoft Excel.

¡Listo! Esto es todo lo que debes saber para hacer una macros en Excel. Si quieres obtener mayor detalle sobre el proceso, te recomendamos inscribirte en el curso de Excel avanzado para expertos. También, puedes seguir practicando la creación de macros en Excel revisando este formato de agenda de contactos que diseñamos con esta herramienta. 

 

¡Ese ha sido todo el artículo de hoy! Ahora ya sabes qué son las macros en Excel, así que puedes aprovechar esta herramienta para ahorrar tiempo en tus labores diarias e impulsar tu vida profesional. 

No olvides que, de acuerdo al blog de Hubspot, tener una base de datos en Excel te permite acceder a la información en segundos, darle mantenimiento a los datos y estructurarlos correctamente. Por lo tanto, queda claro que dominar este programa marcará la diferencia en tu negocio. 

Accede a nuestro catálogo de cursos de Microsoft Excel para complementar lo que has aprendido el día de hoy. 

¡Mucha suerte! 

También podría interesarte