IMPORTRANGE de Google Sheets: sincroniza varias hojas de cálculo sin errores

IMPORTRANGE de Google Sheets: sincroniza varias hojas de cálculo sin errores

Última actualización 5 de Julio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Alejandra Mujica

¿Has escuchado sobre IMPORTRANGE de Google Sheets y cómo puede resolver tus problemas cuando intentas traer datos de una hoja distinta? ¿Alguna vez intentaste pasar una data de una hoja de cálculo a otra y te aparecía ERROR o #n/a en Excel? ¿Suena como un sueño casi imposible?

El terror o la pesadilla de cualquier persona que use Excel es cuando la fórmula que tanto has trabajado, no se copie en otra hoja del documento y, lo más triste de esto, es que no sabes por qué. Bien, con IMPORTRANGE de Google Sheets eso ya no será un problema. 

IMPORTRANGE de Google Sheets es la solución para copiar grandes datos con fórmulas a distintas hojas de cálculo e inclusive hacerlo al mismo tiempo, es como utilizar copiar y pegar (literal) en cualquier archivo. ¡Muy fácil! En esta nota te contaremos cómo funciona IMPORTRANGE en Google Sheets, cómo puedes utilizar la fórmula, por qué deberías usarla y cuáles son sus variantes para obtener grandes resultados.

Y, si ya dominas las fórmulas de Excel avanzado, conoces qué es una fórmula matricial y eres un experto utilizando la función Si en Excel; entonces, la fórmula IMPORTRANGE en Google Sheets será como la cereza que tu pastel de fórmulas necesita. ¡Disfrútala!

¿Qué es la función de IMPORTRANGE?

Si ya te sabes de memoria cuáles son las 8 fórmulas de las hojas de cálculo de Google que rentabilizarán tu negocio, lo más probable es que te suene familiar la función de IMPORTRANGE de Google Sheets. Y, si aún no estás enterado de cómo funciona esta fórmula, pues para eso estamos aquí, para explicarla de una manera sencilla y práctica. ¡Continuemos!

Básicamente, la función IMPORTRANGE en Google Sheets significa importar un rango de celdas de una hoja de cálculo específica. ¡Así de simple! Ahora, el truco está en saber cómo hacerlo (te lo contamos en los siguientes puntos).

Por ahora, vamos a empezar con la diferencia básica entre IMPORTRANGE de Google Sheets y cuál es la función parecida en Excel.

¿Qué es la función IMPORTRANGE en Excel?

De acuerdo con la web del analista de datos Juan Sebastián Guzmán, todas las personas que han trabajado con Excel saben que es muy fácil hacer referencia a otro archivo. Entonces, si quieres aplicar la función IMPORTRANGE en Excel, se tendría que trabajar de la siguiente manera.

  • Abre dos hojas de cálculo en Excel.
  • Dale «=» y dirígete al otro archivo.
  • ¡Y listo! Excel trae la ruta del archivo de origen en la referencia.

Esto quiere decir que poner condiciones en Excel se reflejaría así:

='[Prueba 1.xlsx]Hoja1′!$B$3

Y si la información está en otra carpeta, entonces quedaría así:

=’C:\Users\alejandra.mujica\Downloads\prueba 1[Prueba 1.xlsx]Sheet1′!$B$3

ᐅ ¿Qué pasa si ambos están en la misma carpeta? ¡No pasa nada! Pero una vez que muevas el archivo de la carpeta, la referencia se pierde. Y esto refleja una de las principales diferencias entre IMPORTRANGE de Google Sheets y Excel: los archivos en Excel se identifican por su ubicación y su nombre.

ᐅ ¿Y qué pasa en Google Sheets? ¡Simple! El nombre y la ubicación no importan. En Sheets, lo más importante es la identificación del archivo, sí tal cual te lo has imaginado: la identificación es la URL del archivo. Es por eso que, en IMPORTRANGE de Google Sheets, no se puede incluir en la referencia el nombre del archivo, pues siempre se necesitará una función que facilite importar la data.

google sheets base datos
Imagen: Juan S Guzmán

ᐅ ¿Crees que la fórmula de Google Sheets se parece a la de Excel? Bueno, nuestro profesor Alejandro Castro, del curso online Excel para no financieros, nos comenta lo siguiente:

"Se parecen en que ambos programas son hojas de cálculo, tienen un mismo formato y las celdas tienen las mismas reglas al modificarlas. También comparten las mismas fórmulas básicas como sumar, promedio e incluso fórmulas avanzadas como BUSCARV o condicionales SI, ambas funcionan exactamente igual. Y, por último, la creación de sus propias fórmulas es una gran ventaja como la fórmula de IMPORTRANGE".

¿Cómo funciona IMPORTRANGE en Google Sheets?

La función IMPORTRANGE en Google Sheets es la única forma de integrar datos entre hojas de cálculo sin la necesidad de utilizar complementos externos. 

ᐅ Para muchos usuarios experimentados, IMPORTRANGE de Google Sheets es una fórmula muy sencilla; pero que requiere de mucha atención. Y para los inexpertos (como muchos de nosotros), puede resultar un poco confusa. ¡Pero no te estreses, es cuestión de práctica!

El objetivo de IMPORTRANGE en Google Sheets es importar valores de celdas de una hoja de cálculo a otra. Estamos de acuerdo, ¿cierto? Entonces, necesitarás tener acceso a la otra hoja de cálculo y conocer la URL.

Como Google Sheets tiene toda la información almacenada en la nube, IMPORTRANGE funciona de una manera muy, pero muy simple. Debido a que cada archivo tiene una URL única, puedes hacer referencia a archivos individuales al incluir la “key o clave” del archivo (la URL modificada). Luego, agrega especificaciones haciendo referencia a una página y un rango dentro del archivo de destino.

copiar url importrange google sheetsImagen: productivityspot.com

Sintaxis de IMPORTRANGE en Google Sheets

=IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)

¿Cómo usar IMPORTRANGE en Google Sheets?

Después de lo que te hemos mencionado líneas arriba, en tal sentido, usar la función IMPORTRANGE en Google Sheets para importar un rango de datos de una hoja de cálculo requiere de dos variables: la URL de la hoja de cálculo y el rango dentro de esa hoja de cálculo que deseas importar.

Pasos para aplicar la fórmula IMPORTRANGE en Google Sheets

ᐅ URL de la hoja de cálculo

  • Copia la URL completa de la hoja de cálculo que tiene los datos que deseas importar. Sin embargo, si quieres que la fórmula sea visualmente corta, puedes utilizar solo la key de la hoja de cálculo (es un ID único).
  • Colocar entre comillas la fórmula de la referencia de la hoja de cálculo.

URL Completa:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g/edit?usp=sharing

Key de la hoja de cálculo:

1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g/edit?usp=sharing

En el siguiente ejemplo sobre la fórmula de IMPORTRANGE en Google Sheets, solo hemos copiado la key de la hoja de cálculo para que la fórmula sea breve:

=IMPORTRANGE(“1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g”,range_string)

workbook key importrange google sheets
Imagen: spreadsheetpoint.com

ᐅ Definir el rango

  • Escribe el rango de celdas que deseas importar desde la hoja de cálculo externa. Opcionalmente, puedes incluir la hoja desde la que quieres importar.
  • Escribe el rango como una cadena, lo que significa que debe estar entre comillas, o debe hacer referencia a una celda que contenga el rango deseado escrito.

rango importrange google sheetsImagen: sheetgo.com

El rango seleccionado arriba representa exactamente "Hoja1! A1: B25". En este caso, el formato de toda la función debería ser:

=IMPORTRANGE(“1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g”,”Sheet1!A1:B25”)

  • Escribe toda la función y presiona enter.
  • Dale clic en “permitir acceso” cuando se solicite que se ejecute la función de IMPORTRANGE en Google Sheets.

allow access importrange google sheetsImagen: sheetgo.com

ᐅ  Como resultado, la función IMPORTRANGE en Google Sheets comenzará la importación de datos y los mostrará en la hoja de cálculo. La transferencia de datos ocurre casi instantáneamente si estás importando un rango pequeño; pero puede tomar unos segundos adicionales si estás importando un conjunto de datos más grande.

¿Qué es la función BUSCARV en IMPORTRANGE de Google Sheets?

Con la función BUSCARV en IMPORTRANGE de Google Sheets puedes buscar valores en otro archivo juntando ambas fórmulas de esta manera:

=BUSCARV(A2;IMPORTRANGE("1hR6CydDGNeYZhsgvGXwEXNUPK5IWuntiVG-w1TsBG28";"B1:C");2;0)

 

¿Qué es la función SI.ERROR en IMPORTRANGE de Google Sheets?

La función SI.ERROR en IMPORTRANGE de Google Sheets sirve para cuando no puedas obtener datos de la base de origen. Se aplica de la siguiente forma:

=SI.ERROR(importrange("1QFvaC6pENr_BCQ5gbH9VPjt8P1h9KnFx9xQZN4xGx4o";"A:B"))

ᐅ Con esta fórmula puedes juntar varias tablas distintas y prevenir que, si alguna de ellas no tiene datos, no tengas ningún problema al momento de importarlas. Sin embargo, si encuentras algún problema al momento de aplicar la función SI.ERROR en IMPORTRANGE de Google Sheets,  la solución es sencilla. Solo tienes que escribir el IMPORTRANGE y después incluirlo dentro del SI.ERROR.

¿Qué es la función QUERY en IMPORTRANGE de Google Sheets?

La función QUERY en IMPORTRANGE de Google Sheets es otra potente función nativa de las hojas de cálculo de Google. Puedes utilizar las dos funciones en conjunto usando IMPORTRANGE como el responsable del conjunto de datos dentro de los parámetros de la función QUERY:

=QUERY(IMPORTRANGE(“1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g”, “sheet1!A1:C10”), “select * donde B contiene ‘denied'”)

Sin embargo, esta fórmula dará como resultado un mensaje de error, porque al integrar la consulta y la fórmula IMPORTRANGE, siempre se debe hacer referencia a las columnas nombrando el número de la columna en lugar de la letra. Entonces, se aplicaría de la siguiente forma.

=QUERY(IMPORTRANGE(“1sqWKxq4mbsJVqy2mZbeV2H7MWF9TZ2V-yU6Ne0NGL0g”, “sheet1!A1:C10”), “select * donde Col2 contiene ‘denied'”)

ᐅ Así mismo, puedes combinar QUERY con IMPORTRANGE en Google Sheets para ahorrar tiempo si estás trabajando con varias hojas de cálculo. ¿Y esto por qué? ¡Sencillo! Aplicando esta fórmula obtienes solo los datos exactos de lo que necesitas. Además, te permite dar formato a los datos dentro de la consulta (ahorrando un paso adicional).

¿Por qué usar la fórmula de IMPORTRANGE en Google Sheets?

Creo que después de leer la nota, los argumentos positivos para usar la fórmula IMPORTRANGE de Google Sheets son visibles a simple vista. Pero si en caso, aún no estás convencido de saltar a Google Sheets y dejar al viejo Excel (o al menos alternar entre ambas opciones), aquí hay buenas razones para vincular tu data en Google Sheets, buscar valores en diferentes hojas y traerlos a la matriz principal sin perder la condición.

Ventajas de usar IMPORTRANGE en Google Sheets

  • Implementar rápidamente una fórmula sin agregar o descargar hojas de Google Sheets en tu computadora.
  • Elegir el rango de datos exactos que deseas importar desde una hoja ubicada en otro archivo.
  • Colocar la fórmula IMPORTRANGE en Google Sheets en cualquier celda  para traer datos de otra hoja.
  • Actualizar en tiempo real los datos de varias hojas usando la fórmula IMPORTRANGE en Google Sheets (siempre y cuando estén abiertas las hojas).
 

ᐅ Bueno, y ahora te preguntarás,  ¿alguna desventaja debe tener, no? No todo puede ser color de rosa, y sí, IMPORTRANGE en Google Sheets tiene algunas desventajas; pero vamos, ¿Excel también las tiene, cierto? Lo importante es que si cuentas con las herramientas necesarias… ¡las aproveches para facilitarte el trabajo!

Desventajas de usar IMPORTRANGE en Google Sheets

  • No funciona IMPORTRANGE de Google Sheets si no tienes conexión a internet.
  • Si no tienes permisos de un documento, no puedes utilizar la fórmula IMPORTRANGE en Google Sheets.
  • No es posible elegir la frecuencia de actualización de los datos.
  • No puedes importar el formato de las celdas de origen.
  • Si decides utilizar la fórmula para importar diferentes datos de diferentes hojas al mismo tiempo, es posible que apare

Finalmente, ¿qué tal te parecieron los beneficios de usar IMPORTRANGE en Google Sheets? ¿Aplicarías esta fórmula en tu negocio? 

Esperamos haberte ayudado a encontrar la solución a los grandes issues que muchos pasamos cuando usamos Excel; pero si estás interesado en aprender a usar las hojas de cálculo a un nivel profesional y desde cero, quizás el curso online de Excel para no financieros pueda ser el punto de partida que estás necesitando.

¡Buena suerte!

 

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