📊 ¿Cómo hacer gráficas en Excel paso a paso? [2021] | Crehana para empresas
Aprende cómo hacer gráficas en Excel que dejen atónitos a tu jefe y a tus clientes

Aprende cómo hacer gráficas en Excel que dejen atónitos a tu jefe y a tus clientes

Última actualización 8 de Julio del 2021Tiempo de lectura: 12 min.

Alexandra Carranza

Saber cómo hacer gráficas en Excel te ayudará a impactar a tus clientes o jefes con tus informes. Para ello, será necesario aprender qué es Excel y para qué sirven sus herramientas, sobre todo una en especial. En este artículo te explicaremos por qué y cómo hacer gráficas en Excel, para que no solo presentes mejor la información, sino también le des más poder a tus datos.  

Iniciaremos contándote qué es un gráfico en Excel, luego hablaremos de los tipos de gráficos en Excel que hay y cómo escogerlos según el manejo de la información. 

Después, pasaremos a darte una explicación de cómo hacer gráficas en Excel con una o más variables. Por último, te daremos algunas recomendaciones para que no tengas dolores de cabeza.

¡Empecemos! 

¿Qué son los gráficos en Excel?

En palabras simples, son representaciones visuales que nos permiten sintetizar y comparar información. La idea de utilizar los gráficos de Excel no solo permite la interpretación de los datos que se quieren explicar, sino también hacer un comparativo entre ellos. De esta forma, se tiene un mejor contexto para la toma de decisiones.

¿Por qué deberías saber cómo hacer gráficas en Excel?

La mayoría de las empresas (y personas) no quieren leer detenidamente páginas y páginas de hojas de cálculo cuando es tan rápido convertir estas filas y columnas en un cuadro o gráfico visual impactante. Pero alguien tiene que hacerlo ... y esa persona puedes ser tú, así que será necesario que aprendas cómo hacer gráficas en Excel.

Estas son algunas de sus ventajas:

  • Permiten reducir grandes volúmenes de información.

  • La información visual se comprende y se retiene fácilmente.

  • Si están bien estructuradas, las gráficas en Excel son autoexplicativas.

  • Las personas prestan más atención a los gráficos que al texto.

Al respecto, nuestro profesor Camilo Rodríguez, del curso online de Excel: análisis de data y tablas dinámicas, nos menciona lo siguiente:

“La información nos ayuda a construir buenas decisiones y para eso necesitamos herramientas prácticas que agilicen el análisis de datos. Aquí entran los gráficos y las tablas de Excel que permiten sacar insights valiosos con el simple análisis de cruce de información”.

Y es que, en Excel tienes todo lo que necesitas a tu alcance para aprovechar el poder de los elementos visuales sin extensiones adicionales. Así, crear un gráfico o un cuadro directamente dentro de Excel en lugar de exportarlo a alguna otra herramienta. 

Como lo explica la página oficial de Microsoft, los gráficos de Excel te ayudan a que la audiencia visualice los datos de una forma más efectiva.

¿[email protected] para convertir tu hoja de cálculo en gráficos de Excel más interesantes? En primer lugar, veamos cuáles son los tipos de gráficos en Excel.

 

Tipos de gráficos en Excel

Antes de explicarte cómo hacer gráficas en Excel es importante que conozcas los diferentes tipos que hay. Así, podrás escoger la que mejor se adapte según la información que vas a presentar.

¿Piensas que el gráfico de columnas es el mejor de los gráficos estadísticos en Excel? Depende, como lo hemos dicho, del objetivo que tengas. De hecho, existen otros como los gráficos de mapas o los gráficos de cascadas que también pueden ser útiles, más adelante te contaremos sobre ellos.

hacer gráficos en ExcelFuente: Pexels

1. Gráfico de columnas

Uno de los tipos de gráficos en Excel más conocidos es el gráfico de columnas. Usualmente, se usa para explicar el comportamiento de una variable o comparar diferentes variables que tienen una temática en común. Estos son los tipos de gráficos de columnas que puedes utilizar para tus informes:

Gráfico de columnas agrupadas

De los gráficos de Excel, este es uno de los más usados, pues es útil para representar comparativamente dos o más tipos de variables. Las categorías que se ubican en el eje de X y los datos a contrastar que aparecen en el eje de Y.

Gráfico de columnas agrupadas excel

Fuente: Universoformulas

Gráfico de columnas apiladas

La única diferencia con el tipo de gráfico de Excel anterior es la forma de visualización, pues se mantiene el uso de dos o más tipos de variables. ¡Mira el siguiente ejemplo y descubre las diferencias!

Gráfico de columnas apiladas Excel

Fuente: Universoformulas

2. Gráfico de barras

La mayoría de los usuarios que están aprendiendo o quieren aprender cómo hacer gráficas en Excel suelen confundir los gráficos de columnas con los gráficos de barras. ¿Cuál es la diferencia? En el gráfico de columnas las categorías se ubican de manera horizontal, pues tienden a no ser más de ocho.

Ahora, cuando las categorías superan esta cantidad, por temas de visualización, se prefieren los gráficos de barras. Esto es porque las categorías pueden leerse mejor cuando se ubican en el eje vertical. Otros de los aspectos para escoger este tipo de gráfico en Excel son:

  • Las etiquetas (nombres) de las categorías son muy largas.

  • Los datos corresponden a duraciones.

Al igual que en el gráfico anterior, los gráficos de barras se pueden clasificar en gráfico de barras agrupadas y gráfico de barras apiladas. Aquí te dejamos un ejemplo:

ejemplo de gráfico de barras apiladas en Excel

Fuente: Chartblocs

3. Gráficos circulares en Excel

Si quieres ser un experto y saber muy bien cómo hacer gráficas en Excel, ten en cuenta que, dependiendo de las variables de los datos, unos gráficos te serán más útiles que otros. En este caso los gráficos circulares se usan preferiblemente para mencionar edades, géneros, estratos, ya que representan mejor los porcentajes y proporciones.

Gráficos circulares en Excel

Fuente: SurveyMonkey

Deberías usar un gráfico circular en Excel si:

  • La información va a ser analizada en una única variable.

  • Ninguno de los datos tiene valor negativo.

  • Casi ninguno de los datos tiene valor de 0.

  • Tienes muy pocos datos a analizar.

  • La información no presenta más de siete categorías.

4. Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas en Excel se usan cuando quieres ver la tendencia de las variables en el tiempo. Por ejemplo, si tu variable es medir el desempeño de los vendedores de tu empresa a lo largo del año, este tipo de gráfico en Excel puede mostrarte cuáles son los resultados.

Gráficos de líneas en Excel

Fuente: Chartblocs

5. Gráfico de área

Los gráficos de área son uno de los tipos de gráficos en Excel ideales para ilustrar claramente la magnitud del cambio entre dos o más puntos de datos. Por ejemplo, si tienes una marca de ropa puedes darle a tu audiencia una idea visual del grado de variación entre el precio alto y bajo de cada mes.

Gráfico de área en Excel

Fuente: Insight software

6. Gráfico de combinación

Se trata de una combinación de dos o más tipos de gráficos en un solo gráfico. ¿Por qué debes usarlo? Es una opción ideal cuando deseas comparar dos categorías de cada subelemento individual. Se utilizan comúnmente para crear visualizaciones que muestran la diferencia entre los objetivos y los resultados reales.

ejemplo de gráfico de combinación en Excel

Fuente: Excel Total

7. Gráfico de dispersión XY

Los gráficos de dispersión en Excel, también conocidos como gráficos de dispersión XY, son excelentes para mostrar correlaciones entre dos conjuntos de valores. Por ejemplo, puedes usar un diagrama de dispersión XY para ilustrar la correlación entre el desempeño de un trabajador y una competencia, demostrando que su desempeño aumenta a medida que mejora la competencia. 

Los ejes xey trabajan juntos para representar diagramas de datos en el gráfico según la intersección de los valores xy los valores y.

Gráfico de dispersión XY en Excel

Fuente: Youtube

8. Gráfico de burbujas

Se trata de una variación de un gráfico de dispersión XY. Al igual que el gráfico de dispersión XY en Excel, los gráficos de burbujas muestran la correlación entre dos conjuntos de datos. La diferencia es la adición de una tercera dimensión que está representada por el tamaño de cada burbuja en el gráfico. 

Esta tercera dimensión se utiliza normalmente para mostrar el impacto relativo de un elemento de datos cuantitativos. Por ejemplo, además de mostrar el desempeño de tus trabajadores frente a la competencia, puedes hacer que el tamaño de cada burbuja represente años de servicio, lo que te permite tener una idea rápida de cómo los años de servicio pueden afectar la relación entre competencia y desempeño.

Gráfico de burbujas en Excel

Fuente: Excel foro

En este artículo solo te mencionamos algunos tipos para que aprendas cómo hacer gráficas en Excel, pero existen muchas más. Te dejamos el listado de algunas de las más interesantes, para que las revises y las pongas en práctica. 

  • ¿Quieres saber cómo se comportan los datos atípicos o cómo se analizan los puntajes de un profesor? Descúbrelo por medio de una gráfica de cajas y bigotes en Excel. 

  • ¿Te interesa saber cómo se pueden analizar tus finanzas? Una gráfica de cascada para Excel es justo lo que estás buscando. 

  • ¿Trabajas en el área de calidad de una empresa? Tu aliada indiscutiblemente es una gráfica Pareto en Excel. 

  • ¿Tu empresa tiene sucursales internacionales o eres un apasionado de la geografía económica? Una gráfica de mapa en Excel puede serte de mucha utilidad. 

  • Y ya que hablamos de geografía saltemos al gráfico de proyección solar en Excel. Con él podrás organizar jerárquicamente la información. 

 

¿Cómo hacer gráficas en Excel de una sola variable?

No importa si vas a utilizar una o más variables, parte del éxito de cómo hacer gráficas en Excel está en la creación de las tablas y el orden de los datos. Si la tabla que tienes en tu archivo de Excel solo tiene una variable, para hacer una gráfica solo tendrás que realizar tres sencillos pasos: 

1. Selecciona los datos de la tabla para crear el gráfico en Excel. 

Hacer gráficas en Excel de una sola variable

2. Ve a la parte superior de Excel, haz clic en Insertar y, luego, en el tipo de gráfico de Excel que quieras crear. En este caso, por la información que tenemos en la tabla, crearemos un gráfico de columnas.

insertar el tipo de gráfico en Excel

3. Selecciona el tipo de gráfico de columnas en Excel que quieres crear y... ¡Así aparecerá tu gráfico en la hoja de Excel! 

ejemplo de gráfico de columnas en Excel

¿Cómo hacer gráficas en Excel con dos o más variables?

Si quieres aprender a crear gráficas en Excel más variables, ten en cuenta que existen dos formas. La primera, no tan recomendable, hace el mismo procedimiento del ejercicio anterior solo que con uno de los trucos de Excel.

En la segunda, el proceso es más largo, pero asegura que los datos de Excel sean correctamente visualizados. ¡Presta atención a este paso a paso!

Paso a paso con uno de los trucos de Excel

1. Crea una tabla de datos en Excel y selecciona todas las celdas.

Hacer gráficas en Excel con dos o más variables

2.  Ve a Insertar y selecciona el gráfico de Excel. Como nosotros vamos a hacer un análisis de ventas, vamos a escoger el gráfico de líneas en Excel. 

insertar gráfico de Excel

3. Ya apareció la gráfica, pero tiene un problema en la asignación de los datos de Excel (observa la parte de abajo de tu gráfica). Para solucionarlo ve a Seleccionar datos y haz clic.

seleccionar datos en Excel

4. Te va a aparecer la siguiente imagen. Haz clic en Cambiar fila/columna y nuevamente haz clic en Aceptar

cambiar fila o columna en excel

5. ¡Listo! Ya se arregló la distribución de datos en Excel

distribución de datos en excel

Y, ¿cómo sería el proceso en Mac? No tiene ninguna variación. Sin embargo, la ventana es un poco diferente, entonces debes hacer clic en Cambiar fila/columna y luego aceptas los cambios.

cambiar fila o columna en excel

Paso a paso para saber cómo hacer gráficas en Excel con varias variables

1.¡No selecciones la tabla! Ve a Insertar y haz clic en el tipo de gráfico de Excel que necesites. 

2. Va a aparecerte una ventana de gráfico vacía, ve directo a Seleccionar datos y haz clic. 

seleccionar datos en excel

3. En la ventana que aparece, dale clic primero en Agregar, pues vas a definir las variables que van a estar en el gráfico de Excel. definir las variables en excel

4. Te va a aparecer otra pequeña ventana y en ella vas a hacer lo siguiente. Primero, haz clic en Nombre de la serie y selecciona la celda A2, para crear la primera serie. En nuestra tabla de Excel del ejemplo anterior es la que dice "Laura Mateus".

Luego, ve a Valores de la serie y selecciona las celdas que van a asignarse a "Laura Mateus". Siguiendo nuestro ejemplo, debes seleccionar desde la B2 hasta la E2. Y lo último que tienes que hacer es presionar en Aceptar.

seleccionar las celdas en excel 

5. Una vez hayas creado todas las series deben aparecer todos los nombres de los vendedores y lo siguiente que debes hacer es cambiar las Etiquetas del eje horizontal.

En nuestro caso, seleccionamos desde la celda B1 hasta la celda E1 que corresponde a los periodos en los que clasificamos nuestros datos. 

cambiar las Etiquetas del eje horizontal en excel

6. Una vez esté listo, damos clic en Aceptar y lo siguiente que nos va a aparecer es la gráfica en Excel, pero debemos ajustar el diseño para que nos muestre a qué persona le corresponde qué color.

La solución es muy simple, ve a la parte superior de la ventana, busca Diseño rápido y haz clic. Luego, selecciona el diseño que más se ajuste. ¡Ya está!, así de sencillo es saber cómo hacer gráficas en Excel con varias variables.

elegir diseño rápido en excel

Recomendaciones para hacer gráficas en Excel

Ahora ya sabes cómo hacer gráficas en Excel. Sin embargo, no es el final de la nota. La visualización de datos no es simplemente crear varios gráficos, sino también transmitir el mensaje correcto de la información al lector de una manera convincente. Por eso, a continuación, solo nos queda darte unos pequeños tips para manejar tus datos correctamente y llevar tus gráficos de Excel a otro nivel.

  • Opta por lo simple. Sigue la regla de oro en la visualización de datos. Intenta siempre que tus gráficos o tablas sean lo más simples posible. Recuerda que un lector debe comprender el mensaje que tus gráficos de Excel pretenden transmitir rápidamente.
  • Elige el tipo de gráfico en Excel que corresponda. Como ya conoces las diferencias clave entre varios tipos de gráficos, como gráficos de barras, de líneas, circulares, etc., te resultará fácilmente saber las ventajas y desventajas de cada uno. Este conocimiento fundamental te asegurará que elijas el tipo de gráfico en Excel más apropiado.
  • Selecciona los colores adecuados. El color es una herramienta poderosa al momento de aprender cómo hacer gráficas en Excel. De hecho, elegir los colores apropiados para un cuadro o gráfico puede ayudar a tus lectores a captar rápidamente la información clave. Cuando uses los colores correctos para un gráfico, recuerda que los colores similares no pueden transmitir las diferencias entre los datos, mientras que los colores extremadamente contrastantes, así como el uso de demasiados colores, pueden distraer al lector.
  • Etiqueta correctamente los datos. El etiquetado de datos es fundamental para una visualización de datos potente. Por ejemplo, siempre es una buena idea etiquetar los ejes de tu gráfico y las categorías de datos principales. Sin embargo, ten en cuenta que un etiquetado excesivo en el gráfico de Excel puede distraer a los lectores.
  • Si manejas un alto volumen de datos, es mejor que uses tablas dinámicas de Excel para crear gráficos dinámicos. ¿Por qué? Si necesitas ajustar un dato, no será necesario que realices todo el procedimiento manual sobre cómo hacer gráficas en Excel que acabamos de explicar, sino que simplemente le das actualizar a la tabla y el gráfico también se actualiza. 

  • En caso de que utilices la misma información para trabajar con otros programas, por ejemplo R (programa estadístico), debes tener en cuenta las extensiones de Excel. Esto quiere decir que el archivo de Excel tenga un formato que es aceptado y leído por otros programas. 

  • ¿Quieres impactar a todos con tus informes? Aprende a convertir Excel a PDF y demuestra que sabes cómo hacer gráficas en Excel. 

Recuerda que la mejor forma de convertirse en un experto es practicando lo aprendido. ¡No temas probar nuevas herramientas o funciones de Excel! Así, tendrás más conocimiento y experiencia en este increíble programa. 

¿Quieres tomar mejores decisiones empresariales? Si la respuesta es sí, construye tus tipos de gráficos en Excel de forma estratégica y analiza tus datos de manera efectiva con nuestros cursos online de negocios.

¡Hasta la próxima!

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