Home Blog/ Negocios/
Negocios

¬ŅConvertir Excel a pdf? Aprende c√≥mo hacerlo en 2 simples pasos

Andrea Flores - 11 Feb 21

Articulo

7 min.

¬ŅUsas excel pero al momento de imprimir o visualizar tus tablas o datos, te gustar√≠a que el formato luzca m√°s ordenado? Si es as√≠, te contamos que convertir Excel a pdf ser√° una gran soluci√≥n para ti. Recuerda que la presentaci√≥n siempre es importante pues demostrar√° que eres un profesional impecable que no descuida ning√ļn aspecto de su trabajo.¬†

Te preguntarás cómo hacerlo y te contamos que no es nada difícil de lograr. Incluso será más sencillo de lo que imaginas y con el tiempo se convertirán en pasos automáticos cada vez que quieras darle un giro a la presentación de tu documento en Excel. 

¬ŅEst√°s listo? Sigue leyendo para descubrir todos los pasos para convertir Excel a pdf. ūüėČ

√ćndice

  1. ¬ŅPor qu√© utilizar Excel?
  2. ¬ŅQu√© es un pdf?¬†
  3. ¬ŅPor qu√© convertir Excel a pdf?
  4. ¬ŅC√≥mo convertir Excel a pdf?

¬ŅPor qu√© utilizar Excel?¬†

graficas-computadora-celular

Fuente: Microsoft

Antes de pasar a los pasos para convertir Excel a pdf, es importante detenernos un poco y saber por qué Excel es de esos programas imprescindibles que debemos aprender a usar de manera obligatoria hoy en día. 

Sabemos que Excel es de esos programas que nos da a todos un poco de miedo aprender a utilizar porque lo asociamos con fórmulas matemáticas difíciles de recordar, grandes cantidades de información y tablas dinámicas. 

Y aunque a veces nos provoca decirle ‚Äúthank you, next‚ÄĚ, si algo hemos aprendido es que es uno de los programas de Microsoft m√°s √ļtiles si manejas bases de datos, si debes realizar informes y si te toca elaborar gr√°ficas. As√≠ que ignorarlo no es lo m√°s recomendable.¬†

¬ŅQuieres saber m√°s de la utilidad de Excel y para todas las funciones que te puede ser √ļtil? A continuaci√≥n, te presentamos algunas ventajas de usar Excel para mejorar tus actividades diarias.

Organización

Para tu emprendimiento, para brindar cuentas a tu jefe, incluso si estás estudiando y te piden presentar datos de manera ordenada, un documento en Excel será tu aliado. 

Puedes organizar tus Estados Financieros, los resultados de una campa√Īa de Marketing, medir el rendimiento de alguna p√°gina que est√°s testeando y m√°s. Una hoja de c√°lculo es tan vers√°til como lo son las profesiones hoy en d√≠a.¬†

De aqu√≠ parte la cl√°sica pregunta que siempre nos hacen al empezar un trabajo: ¬Ņcu√°l es tu nivel de Excel? ¬Ņsabes usar macros en Excel? Por lo menos hay que dominar lo b√°sico y saber c√≥mo presentar esa informaci√≥n apropiadamente.¬†

Presentación

El programa Microsoft Excel te ofrece la capacidad de transformar grandes cantidades de informaci√≥n a un formato amigable visualmente. Todo es m√°s f√°cil de analizar en una tabla o a trav√©s de una gr√°fica, ¬Ņno crees?

gif-excel-tablas

Fuente: GIPHY

Ahora, si bien los niveles de Excel son 3: b√°sico, intermedio y avanzado; as√≠ est√©s en el b√°sico no puedes prescindir del √ļltimo paso que es aprender a convertir un Excel a pdf. Es m√°s, si est√°s en el b√°sico y sabes c√≥mo hacer esto, parecer√° que est√°s en nivel avanzado, o al menos, algo as√≠.¬†

La opción de convertir el Excel a pdf hará que tus entregas e impresiones no pierdan el formato cuando tengas que presentarlas, por lo tanto, lucirán mejor.

Igual, no debes descuidar tus conocimientos en esta herramienta de Microsoft, sigue aprendiendo y vu√©lvete experto con este curso que tenemos para mejorar tus habilidades en ofim√°tica. ūü§ď

Ahorro de tiempo 

Al ir aumentando tu nivel de excel, descubrirás que será uno de tus mejores aliados para procesar datos e información. No tendrás que escribir lo mismo mil veces ni tampoco operar manualmente cada operación que digites en tu hoja de cálculo. 

Así es, usar las hojas de cálculo de Excel te ayudará muchísimo a aprovechar tus tiempos y sacar el máximo provecho de tu jornada laboral. Sabemos que a veces puedes ser víctima de la falta de tiempo para culminar las actividades de tu día a día pero tranquilo con las herramientas adecuadas, eso será historia del pasado. 

Colaborativo 

La tecnolog√≠a sigue avanzando y nos trae cada vez m√°s facilidades. Otra raz√≥n para usar Excel es el hecho de que puedes utilizar la opci√≥n para elaborar una hoja de c√°lculo colaborativa. ¬°As√≠ es! Imagina a tus compa√Īeros de trabajo en el mismo archivo, modificando y agregando cosas en tiempo real.

Atr√°s qued√≥ el cl√°sico ‚Äúvoy a modificarlo y te vuelvo a enviar el archivo‚ÄĚ. Nuestros esfuerzos y el almacenamiento de nuestros ordenadores est√°n aliviados. Para utilizar esta opci√≥n deber√°s utilizar las hojas de c√°lculo de Google que tienen la opci√≥n para exportar a Excel cuando desees.¬†

crehana-banner-premium

¬ŅQu√© es un pdf?¬†

icono-pdf

Fuente: Online printers

Estamos hablando bastante de la importancia de saber convertir Excel a pdf pero, ¬Ņya tienes claro lo que es un archivo pdf?¬†

El archivo pdf es un archivo en ‚ÄúFormato de Documento Port√°til‚ÄĚ de Adobe Acrobat que te facilitar√° muchas acciones. Dentro de ellas la portabilidad pues te permitir√° enviar un archivo a qui√©n desees, independientemente del sistema operativo que utilice, con la seguridad de que el documento no sufrir√° cambios.¬†

¬ŅSolo eso o hay m√°s ventajas de utilizar un documento en pdf? Las hay. Descuida, este es uno de los formatos m√°s completos que encontrar√°s para presentar documentos porque adem√°s puede ser interactivo.¬†

Puedes incluir botones o links que redireccionen a quien lee el documento a otras páginas para complementar la información que has incluido en el archivo en formato pdf. Incluso se puede firmar digitalmente utilizando el software Acrobat Reader DC.

¬ŅPor qu√© convertir Excel a pdf?

Ahora, la pregunta del mill√≥n: ¬Ņpor qu√© convertir Excel a pdf? Existen muchas razones, una de las principales es que si decides convertir Excel a Pdf podr√°s enviar un archivo con menos peso, por lo tanto ser√° m√°s f√°cil que el receptor del archivo no tenga problemas para abrirlo.¬†

Otra razón es que tu archivo no será modificable. Si envías el archivo en Excel propiamente a cualquier persona, existe la posibilidad que alguna termine modificándolo o borrando algo de suma importancia. Si te ha pasado, sabes lo tedioso que es y conviene buscar salidas para evitarlo. 

Como te mencionamos líneas arriba, si optas por convertir un archivo Excel a pdf el formato no se verá afectado y se podrá visualizar de la misma manera en cada ordenador que lo reciba, independientemente de su sistema operativo, ya sea Windows o Mac OS.

banner-premium-crehana

¬ŅC√≥mo convertir Excel a pdf?

Ahora bien, llegamos a la parte m√°s importante. Aqu√≠ te ense√Īaremos paso a paso c√≥mo podr√°s convertir Excel a pdf.

Paso 1: Ten en cuenta que al convertir Excel a pdf, el archivo pasar√° a ser de tama√Īo A4, autom√°ticamente. Por lo tanto debes estar atento a que tu informaci√≥n no pase los l√≠mites marcados por Excel.¬†

delimitacion-hojas-excel

Fuente: Propia

Importante: Debes tener en cuenta el orden que sigue Excel para que sepas cómo saldrá tu archivo pdf. 

orden-hojas-excel

Fuente: Propia

Ahora que ya has delimitado bien los espacios para convertir Excel a pdf, sigamos. 

Paso 2: Ahora, debes acercarte a la parte de Archivo que está en la esquina superior del programa Excel. 

A partir de aquí, tienes dos opciones para convertir Excel a pdf:

Opci√≥n 1: ‚ÄúGuardar como‚ÄĚ

Haz clic en ‚ÄúGuardar como‚ÄĚ y selecciona la carpeta donde quieres que se guarde el archivo una vez convertido a pdf. Luego, cuando se abra el recuadro para modificar el nombre del archivo, ve hacia donde dice ‚ÄúTipo‚ÄĚ y selecciona ‚ÄúPDF‚ÄĚ.

guardar-como-pdf-excel

Fuente: Propia

Acto seguido, haz clic en ‚ÄúGuardar‚ÄĚ e inmediatamente te enviar√° a tu lector de Adobe, d√≥nde podr√°s visualizar tu nuevo archivo en pdf.¬†

¡Listo! Así de fácil conseguiste convertir tu archivo Excel a PDF. 

Opci√≥n 2: ‚ÄúExportar‚Ä̬†

La segunda opci√≥n para convertir Excel a pdf se encuentra en la misma columna de ‚ÄúArchivo‚ÄĚ, pero m√°s abajo. Debes hacer clic en la opci√≥n¬† ‚ÄúExportar‚ÄĚ y acto seguido hacer clic en la opci√≥n que aparecer√° a la derecha del men√ļ donde se lee ‚ÄúCrear documento PDF/XPS‚ÄĚ.¬†

exportar-excel-pdf

Fuente: Propia

Una vez aqu√≠ te aparecer√° la misma ventana que puedes visualizar en la imagen que sale unas l√≠neas arriba despu√©s de hacer clic en ‚ÄúGuardar como‚ÄĚ y no tendr√°s que escoger ‚ÄúTipo‚ÄĚ de archivo pues la opci√≥n ‚ÄúPDF‚ÄĚ saldr√° autom√°ticamente.

exportar-excel-tipo-pdf

Fuente: Propia

Ahora, debes escoger el nombre de tu archivo y la ubicación en donde quieres que quede guardado. 

Luego debes hacer clic en ‚ÄúPublicar‚ÄĚ y te enviar√° al programa Adobe Reader para que puedas visualizar tu archivo.¬†

¬°Listo! Lograste satisfactoriamente convertir Excel a PDF.

¬ŅMuy f√°cil, cierto? Te lo dijimos, realmente puedes aplicarlo cuando quieras porque es muy sencillo.

Dato adicional

gif-hombre-espera

Fuente: GIPHY

¡Esto no termina aquí! Sabemos que por lo general los documentos de Excel son extensos y cargan mucha, por no decir demasiada, información. Para esos momentos en que solo necesites presentar o exportar ciertos datos de tu documento de Excel te queremos compartir este dato. 

El dato adicional que traemos para ti es la opci√≥n que te permitir√° convertir parte de tu Excel a pdf. As√≠ es, no es obligatorio procesar toda esa informaci√≥n cada vez que quieras presentar alg√ļn informe para tu jefe o tu proyecto final.¬†

Así que si deseas aprender a convertir sólo una parte del Excel a pdf y no toda la hoja de cálculos, te mostraremos los pasos que debes seguir, a continuación: 

Paso 1: debes seleccionar las celdas  o la tabla que quieras convertir de Excel a pdf. 

Paso 2: seguir cualquiera de las opciones, ‚ÄúGuardar como‚ÄĚ o ‚ÄúExportar‚ÄĚ que te mencionamos l√≠neas arriba para convertir Excel a pdf.

‚úÖ Lo importante aqu√≠ es que te aparezca la ventana para modificar el nombre del archivo con la opci√≥n de ‚ÄúGuardar‚ÄĚ o ‚ÄúPublicar‚ÄĚ.¬†

Paso 3: Una vez aqu√≠, si optaste por seguir la ruta desde ‚ÄúGuardar como‚ÄĚ aseg√ļrate de haber seleccionado ‚ÄúTipo‚ÄĚ > ‚ÄúPDF‚ÄĚ, debes dar click en el bot√≥n ‚ÄúOpciones‚ÄĚ.

✅ Luego, podrás escoger si quieres exportar a PDF solo la selección o solo algunas páginas del Libro de Excel. 

Tu decides.

Fuente: Propia 

¬ŅViste c√≥mo es f√°cil y r√°pido convertir Excel a pdf? Concordamos en que parece o se escucha m√°s dif√≠cil de lo que realmente es. Como has podido ver en esta gu√≠a que elaboramos para ti, es solo cuesti√≥n de unos simples pasos para lograrlo y obtener documentos m√°s presentables.¬†

No olvides que si bien el programa Excel te ayudará enormemente a organizar toda la información que tengas desordenada y a presentarla de manera más amigable, puede ser poco práctico cuando desees imprimir o compartirla a terceros. 

Así que ya sabes, para aumentar la seguridad de tus archivos, para evitar que se modifiquen por error, para que el archivo sea menos pesado una buena salida es convertir Excel a pdf. Incluso, puedes seleccionar lo que deseas compartir y no el archivo completo. ¡Qué práctico!

¬°Esperamos que apliques todos estos pasos y logres archivos incre√≠bles! ūüėé