¿Qué es Excel y para qué sirve? El programa must-have para el mundo laboral

¿Qué es Excel y para qué sirve? El programa must-have para el mundo laboral

Última actualización 8 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Lorena Paez

¿Estás buscando trabajo? Conocer qué es Excel es un requerimiento básico para cualquier profesión, sobre todo para las que están relacionadas al mundo de los negocios. A todos nos ha pasado que, al aplicar a un nuevo empleo, incluir el dominio de Excel en las habilidades del currículum es indispensable para ser considerados para el puesto. 

¿Todavía no estás familiarizado con el software? ¡No te preocupes! En el artículo de hoy, aprenderás qué es Excel y para qué sirve. También, te contaremos brevemente sobre la historia de Excel y cuáles son sus características más importantes. Finalmente, te daremos las mejores herramientas de Excel para potenciar tu experiencia en el programa.

¿Comenzamos? 

 ¿Qué es Excel?

Excel es un software informático desarrollado por la empresa especializada en tecnología Microsoft, el cual forma parte del paquete Microsoft Office. Este programa permite realizar tareas y organizar datos de programación, finanzas, contaduría, entre muchos otros tipos, a través de hojas de cálculo.

La hoja de cálculo de Excel es la base para realizar tus trabajos en el programa. Sirve para trabajar con números sencilla e intuitivamente. Estas hojas de cálculo pueden guardarse en un mismo archivo, convirtiéndose en libros de trabajo de Excel. 

La clave para entender bien qué es Excel y para qué sirve, es la cuadrícula de las celdas. Aquí es donde se colocan los datos, que pueden ser números o texto, así como fórmulas. A su vez, las celdas se agrupan en columnas y filas (que se organizan de forma alfabética y numérica, respectivamente), las cuales se pueden editar conforme vas desarrollando tu hoja de cálculo de Excel.

Asimismo, si queremos definir qué es Excel, necesitamos mencionar que cuenta con herramientas gráficas y tablas calculares según lo que más se adapte a tus necesidades profesionales y personales. Por ejemplo, Excel te permite presentar y manipular los datos a través de operaciones aritméticas, gráficos estadísticos y datos tabulares.

Partes de Excel (Interfaz)

Imagen: Pinterest

¿Para qué sirve Excel?

Ahora que ya sabemos qué es Excel, necesitamos precisar para qué sirve y por qué es tan funcional para organizar y analizar información en el mundo de los negocios y en la vida cotidiana. 

Se puede decir que, lo que hace tan especial y útil a Excel es que ofrece al usuario posibilidades infinitas de organizar sus datos y facilitarle el trabajo. No solo te puede servir para tu negocio y trabajo, sino también para tu vida diaria y para aprender a manejar mejor tu tiempo y aprovechar tu esfuerzo al máximo. 

Una de las claves fundamentales para poder alcanzar nuestras metas y llegar al nivel de éxito que deseamos es tener organización y claridad. Por ejemplo, podemos aprender a dividir las tareas del día a día en metas pequeñas para poder ir logrando poco a poco. ¡Si entiendes qué es Excel, esto es mucho más sencillo!

Además, querrás conocer qué es Excel y para qué sirve porque descubrirás que el programa puede auxiliarte en la creación de calendarios, horarios y listas que aunque resulten simples, serán la clave para terminar todos tus pendientes en tiempo y forma.  

Pasando al área de los negocios, entender qué es Excel puede facilitar las tareas de todas las diferentes áreas y equipos de trabajo, tales como marketing, ventas, servicio al cliente, administración, tecnología, investigación o recursos humanos. 

Básicamente, ten en mente que Excel te ayuda a trabajar con datos numéricos para realizar cálculos o funciones y tener una mejor visualización de la evolución o el orden de un conjunto de datos. 

Si le preguntas a alguien qué es Excel y para qué sirve, seguramente su respuesta incluirá uno o varios de estos usos: 

  • Análisis de datos para generar informes
  • Almacenamiento de datos
  • Organización de datos 
  • Busqueda de informacion especifica en bases de datos 
  • Resolución de fórmulas matemáticas
  • Creación de gráficos 
  • Recuperación de datos 
  • Generar informes de contabilidad
  • Elaborar tablas de consulta de información
  • Diseñar calendarios y horarios especializados
  • Elaborar presupuestos detallados
  • Crear una agenda de contactos y direcciones
  • Editar hojas de cálculo de otros programas similares
  • Administrar negocios en Excel

Como te podrás dar cuenta, uno de los usos más populares de este programa es el análisis de datos para identificar información específica en los negocios y mejorar posibles fallas o puntos débiles que puedan llegar a tener. Esto, claro, usando las funciones y herramientas de Excel. 

Si lo que buscas es analizar los datos de tu empresa, Crehana presenta el curso online de análisis de data con Tableau y Excel para ti.  Aquí podrás iniciarte en Excel y optimizar tu toma de decisiones, de la mano de Mario Calderon, quien es Data Strategist de Facebook.  

Personas usando Excel en una computadora

Imagen: Microsoft

 

Historia de Excel

Ya todos sabemos qué es Excel, pero ¿cuál es el origen de Excel? Fue Richard Mattessich, economista y profesor en la Universidad de British Columbia, quien introdujo el concepto de las hojas de cálculo electrónicas en 1961.

Las hojas de cálculo surgieron por la necesidad de las personas para simular las páginas de un trabajo contable y automatizar el proceso de contabilidad en los negocios. 

A pesar de que esto representaba un gran avance para la disciplina de la economía y la informática, la propuesta de Mattessich fue ignorada (en su mayor parte) por muchos años. No fue hasta la década de los 80, con el auge de los computadores personales, que se popularizó el uso de los programas de hojas de cálculo. 

La primera aplicación de hojas de cálculo fue VisiCalc, como abreviación de Visible Calculator, creada por Daniel Bricklin y Bob Frankston para la PC Apple II. La interfaz del software fue una base que inspiró el sistema de Excel, ya que contaba con la misma plantilla de filas y columnas para organizar y analizar los datos. 

Más adelante, en 1983, Mitch Kapor creó el programa Lotus 1-2-3 para adaptarse a los ordenadores de IBM. Este software optimizó las hojas de cálculo, añadiendo elementos como gráficos integrados y búsqueda de tablas. Asimismo, introdujo las celdas de nombres, rangos de celdas y macros. A partir de esto, las grandes empresas empezaron a utilizar los computadores en el mundo laboral. 

Interfaz de Lotus 123

Imagen: Wikipedia

La empresa tecnológica Microsoft se interesó en el desarrollo de programas de hojas de cálculo recién en 1982, lanzando Multiplan. Sin embargo, en el caso del sistema de operativo de IBM, no tuvo gran éxito, pues perdió fuerza ante la presencia de dos programas posicionados en el medio. 

En 1985, al ver su fracaso, Microsoft decidió dejar de lado Multiplan para lanzar la primera versión de Excel para computadoras Mac y luego, en 1987, publicó Microsoft Excel para Windows. 

Durante la década de los 90, Lotus 1-2-3 y Excel compitieron pico a pico por el dominio del mercado de los programas de hojas de cálculo. Sin embargo, Microsoft Excel superó a Lotus gracias a su rapidez y la intuitividad de su interfaz y, poco a poco, se volvió el software de hojas de cálculo más usado de todos los tiempos. 

Según el portal de noticias de tecnología TicBeat, 1.2 billones de personas son usuarios del programa del suite de Office; es decir, 1 de cada 7 personas en el mundo ha usado Excel en sus tareas laborales y personales. La popularidad del software es tan grande que la gente ha reemplazado el término “hojas de cálculo” por Excel. 

Interfaz excel 2019

Imagen: Microsoft

¿Cuáles son las últimas novedades de Microsoft Excel 2021? A lo largo del tiempo, Microsoft Excel ha lanzado más de 15 versiones del programa. Actualmente, Microsoft cuenta con una suscripción a Microsoft 365, con la que accederás de forma periódica a todas las actualizaciones de todos los programas de Office, incluyendo todo lo que es Excel. 

En la última versión (16.0.14026.20246) del programa Microsoft Excel, publicada en Mayo 2021, junto con la actualización del paquete de ofimática, hay dos nuevas funcionalidades de Excel.

En primer lugar, Microsoft Excel provee la función de “Tipos de datos vinculados: datos reales para la vida real”. Gracias a esta nueva característica de Excel puedes acceder a información y datos sobre cientos de temas para ayudarte a lograr tus objetivos y a facilitar el flujo de trabajo en el programa. 

Por otro lado, en esta nueva versión Excel, te permite tener una nueva forma de llegar a las herramientas de Accesibilidad en la nueva cinta ubicada en la barra en la parte superior de la pantalla. 

Novedades de Excel 2021: “Tipos de datos vinculados: datos reales para la vida real”Novedades de Excel 2021: pestaña de accesibilidad

Imagen: Microsoft

Ahora que conoces qué es Excel y para qué sirve, así como su historia, ¡nos toca hablar de sus características!

Características de Excel 

La funcionalidad de Excel es lo que lo ha vuelto un programa indispensable para cualquier puesto de trabajo y negocio. Entonces, ya sabemos qué es Excel, pero ¿cuáles son las características que lo hacen tan útil? A continuación, te explicaremos los conceptos básicos de Excel para que te vayas familiarizando con el programa. 

1. Columnas y filas

¡No podemos entender qué es Excel sin hablar de las columnas y filas! Cuando abres el programa de Excel, lo primero que verás en la pantalla será la matriz con dos dimensiones: una de columnas y una de filas. Como mencionamos previamente, a cada fila le corresponde un número y a cada columna una letra. 

Notarás que puedes agregar todas las que quieras y el número de éstas puede ser infinito. Asimismo, puedes introducir la información que desees en los rectángulos pequeños donde cada fila y columna se encuentran, es decir, las celdas. 

¿Cómo identificar una celda en Excel? ¡Es muy sencillo! Como explicamos, cada celda se ubica en una inserción, entonces se pueden identificar con el número y la letra que corresponden a la fila y a la columna, respectivamente. Por ejemplo, si una celda está entre la fila 5 y la columna H, esta se llamará 5H. 

Por otro lado, otra función que diferenció a Microsoft Excel de sus competidores, sobre todo en los años 90, es la capacidad de la personalización del contenido de las celdas. El programa de hojas de cálculo te permite cambiar la fuente, el tamaño y color del texto según tus preferencias. Además, puedes alterar el tamaño, color y borde de las celdas. 

Cabe mencionar que una sábana completa de cuadrículas toma el nombre de hoja de trabajo y están identificadas en la parte inferior izquierda del documento. Asimismo, los archivos de Excel que contienen múltiples hojas de cálculo se consideran Libros de Trabajo.

columnas y filas de excel

Imagen: Excel total

2. Gráficas

Las gráficas en Excel son una de las funciones más conocidas del programa y la razón por la que muchos lo necesitan. El objetivo de las gráficas es mostrar datos de una manera visual para poder llegar a conclusiones con mayor facilidad. 

Además de ser muy útiles para visualizar datos, puedes darle tu toque personal a las gráficas con los colores y estilos que prefieras. Excel ofrece una gran variedad en cuanto a estilos de las formas y gráficos que puedes usar para después proyectar o copiar y pegar en otros programas. 

Algunos ejemplos de gráficas disponibles en Excel son: gráficas de barra, circulares, lineales, de puntos, de área y de dispersión XY. 

Gráficas en Excel

Fuente: Pexels

3. Funciones de Excel

Las funciones de Excel son una serie de fórmulas matemáticas prediseñadas para generar resultados de forma rápida y efectiva. Son especialmente útiles para ahorrar tiempo y optimizar tus procesos. Incluyen una variedad sorprendente de posibilidades no solo relacionadas con operaciones numéricas básicas y complejas, sino con datos provenientes de todo tipo de disciplinas. 

Por ejemplo, algunas de las funciones de Excel incluyen las trigonométricas, financieras, lógicas, estadísticas, de ingeniería, de compatibilidad y web. También, en cuanto al texto, Excel te brinda funciones que te permiten hacer búsquedas y citar referencias de forma automática.  

Funciones de Excel

Fuente: Microsoft Excel

Como comprobarás al seguir leyendo, las funciones explican en gran parte lo que es Excel y para qué sirve. Al dominar el uso de las funciones que apliquen para tu propósito, se te facilitará todo lo demás del proceso. 

En esta lista incluimos algunas de las funciones que te podrían ayudar a desempeñar tareas de tu negocio con mayor facilidad. 

  • SUMA: calcula el total de los datos que desees. 
  • PROMEDIO: calcula el promedio de los datos que ingreses y selecciones específicamente. 
  • SI: te ayuda a comprobar si los resultados que obtuviste en operaciones específicas se encuentran dentro de valores que configuraste previamente. 
  • VALORES DUPLICADOS: permite identificar si existen valores duplicados en un conjunto de datos y si es así, señalarlos. 
  • FILTROS: te facilita ordenar y filtrar datos para llevar a cabo tareas como acomodar información en orden alfabético, por valores de mayor a menor, o de manera personalizada. 
  • MEDIA, MEDIANA y MODA: obtiene estos valores que vienen a la mano para informacion de estadisticas.

cyber crehana

4. Fórmulas de Excel

Según la propia web de Microsoft, las fórmulas de Excel “son las ecuaciones que realizan cálculos de los valores en la hoja”. Todas comienzan con el símbolo (=) y efectúan operaciones sobre uno o más datos para producir un valor nuevo. 

Las fórmulas de Excel constan de cuatro elementos: las constantes, que son los valores escritos directamente; los operadores, los cuales sirven para especificar la operación; las referencias, que son valores que apuntan a una celda que contiene el dato que se quiere utilizar; y las funciones, las cuales son operaciones predeterminadas que te proporciona Excel. 

Asimismo, cabe mencionar que “cuando la fórmula de Excel hace referencia a otras celdas, siempre que cambie los datos de cualquiera de las celdas Excel recalculará los resultados automáticamente”.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre una función y una fórmula de Excel? Aunque ambos son elementos que facilitan el trabajo e inician con el símbolo (=), se diferencian en su estructura. En el caso de las fórmulas de Excel, se añaden valores y se coloca una operación, mientras que con las funciones se colocan colocando el nombre de la propia función y sus elementos entre paréntesis. 

Sin embargo, como mencionamos, se puede decir que las funciones son elementos que constituyen una fórmula de Excel. 

Si te interesa aprender cómo agilizar tu trabajo en el programa de hojas de cálculo, te dejamos todas las fórmulas de Excel avanzando que necesitarás en tu negocio. 🤓 Además, si quieres ejecutarlas sin errores, te dejamos este tutorial.

5. Operaciones aritméticas 

En Excel, puedes resolver desde las operaciones más sencillas como sumas y restas, hasta fórmulas que se ocupan en estadística o programación avanzada

Podrías pensar que para hacer operaciones es conveniente usar una calculadora convencional, pero con Excel podrás hacerlo mucho más eficazmente. Al realizar las cuentas con una calculadora y equivocarte, deberás volver a introducir los datos para repetir el cálculo, mientras que con Excel solo corriges el dato equivocado y el programa automáticamente lo vuelve a calcular

Las operaciones aritméticas son una de las razones por las que te conviene saber qué es Excel y para qué sirve. Podrás usar el programa para hacer simulaciones un poco más complejas, como, por ejemplo en casos de préstamos hipotecarios, sin tener que saber acerca de matemáticas avanzadas. 

De la misma manera, las operaciones aritméticas te pueden servir en tu negocio para calcular costos, sacar presupuestos, elaborar hojas de gastos y evaluar el desempeño en general de tus ventas o del ofrecimiento de tu servicio. 

Otro de los posibles usos de estas características de Excel resulta muy favorable para llevar a cabo trabajos científicos que involucren grandes cantidades de datos obtenidos de pruebas o experimentos con muchas repeticiones y variables. 

Operaciones aritméticas en Excel

Imagen: Pexels

6. Datos tabulares en Excel 

El uso de la función de datos tabulares te permite agregar tablas en Excel, así como un formato condicional a las celdas a las que quieres añadir información. Asimismo, el formato de las hojas de trabajo de Excel facilitarán la organización de los datos en tablas, por su gran cantidad de celdas. 

Esta es una de las características de Excel que hacen al programa tan eficiente y útil, sobre todo para Excel avanzado para los negocios. El software de Microsoft te brinda múltiples herramientas para personalizar las tablas, así como para filtrar datos y tener una organización más eficiente de la información. 

¿Qué podemos hacer con los datos tabulares en Excel? Una de las funcionalidades de Excel es su capacidad de realizar tablas dinámicas. Estas te permiten crear, por ejemplo, bases de datos en Excel y, junto con los gráficos, te dan la posibilidad de organizar la información de tu negocio en un Dashboard de Excel.

Dashboard en excel

Imagen: Microsoft

7. Macros 

La función de macros en Excel es para los que ya son expertos y dominan completamente todo lo que es Excel. Esta se emplea usando el lenguaje de programación Visual Basic y resultan una gran solución para automatizar procesos y hojas de trabajo. Se pueden programar visitas de la web, algoritmos, formularios, bases de datos, y muchos elementos más. 

Microsoft define un macro en Excel como una acción o conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que se desee. En otras palabras, si existe una operación que se ejecuta constantemente en Excel, se puede guardar un macro para automatizarlas. 

¿Cómo crear un macro en Excel? ¡Simple! Accede a la pestaña de programador, en el grupo “Código” haz clic en “Grabar macro”, ejecuta la operación que quieras automatizar y luego dale clic en “Detener grabación” cuando hayas culminado. Finalmente, te recomendamos probar el macro para verificar que funciona perfectamente. Si quieres editar las macro, necesitas saber un poco de código. 

Con estas características, ya conoces más lo que es Excel. Ahora, te daremos algunas plantillas para ayudarte a potenciar tu experiencia en el programa de Microsoft. 

 

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Esperamos que el artículo de hoy te haya sido útil. Ahora que conoces qué es Excel y todas sus increíbles funcionalidades, podrás ser más ágil en tu trabajo y automatizar procesos largos y tediosos en tu negocio.   

Aunque al principio puede parecer difícil, una vez que entendiste qué es Excel y para qué sirve, podrás empezar a sacarle provecho poco a poco. Explora las herramientas que ofrece y experimenta con las funciones. ¡Verás que es mucho más fácil de lo que pensabas! 

Si todavía no has implementado este software en tu sistema de trabajo, es hora de que conozcas qué es Excel y sus ventajas. Actualízate y desarrolla tus habilidades tecnológicas, que son tan necesarias en el mundo de los negocios en la actualidad.

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Esperamos que esta nota te haya gustado tanto como a nosotros. Muchas gracias por leernos, ¡nos vemos pronto!

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