Dashboard en Excel: la guía definitiva para crear un tablero para tu negocio

Última actualización 19 de Enero del 2021

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Tatiana Forero

Dashboard en Excel: la guía definitiva para crear un tablero para tu negocio Dashboard en Excel: la guía definitiva para crear un tablero para tu negocio

Entre las tareas del d√≠a a d√≠a, mantener ordenados todos tus datos puede convertirse en una odisea. Sin embargo, las herramientas ‚Äúcl√°sicas‚ÄĚ no¬†fallan, y un sencillo, pero poderoso dashboard en Excel puede ayudarte a tener a la vista toda tu informaci√≥n relevante.

Y es que si eres el encargado de manejar las m√©tricas de Marketing dentro de tu compa√Ī√≠a o debes crear el presupuesto para el gran proyecto de este a√Īo en tu emprendimiento, sabes lo importante que son los datos para tomar las decisiones correctas.

As√≠ que, para facilitar tu jornada y darle un boost a tu productividad, en esta nota aprender√°s c√≥mo¬†configurar el dashboard en Excel que necesitas para revisar peri√≥dicamente el desempe√Īo de tus proyectos.¬†ūüöÄ ¬†

ūüĎȬ†Para entrar en materia comenzaremos por lo b√°sico. Por tanto, si ya conoces las ventajas de estos tableros, salta a la secci√≥n #3 de la nota donde te explicar√© c√≥mo crear tu dashboard en Excel, ¬Ņte parece?

√ćndice

  1. Define el objetivo del dashboard en Excel y establece los KPI 
  2. Crea una base de datos
  3. Define la estructura del dashboard en Excel 
  4. Exporta la información de la base de datos al Excel
  5. Inserta tablas din√°micas
  6. Crea gr√°ficos por cada tabla din√°mica
  7. Organiza¬†la hoja ‚ÄúDashboard‚ÄĚ
  8. Agrega segmentaciones y líneas de tiempo 
  9. Consejos para crear un dashboard en Excel funcional y accionable

 

¬ŅQu√© es un dashboard?

Un dashboard de negocios, también conocido como panel o tablero de control, es una representación visual que te permite reunir, ver y analizar la información más relevante de un proyecto en un solo lugar.

Lo genial es que, de esta manera, puedes tener una visión general sobre su estado, avance y resultados. ¡Es una de las piezas maestras del Business Intelligence!

En términos generales, un dashboard incluye dos elementos esenciales:

  1. Key Performance Indicators o KPI: datos consolidados que te ayudan a medir qué tan cerca estás de cumplir los objetivos de tu proyecto. 
  2. Gráficas y tablas dinámicas: elementos visuales que te ayudan a interpretar rápidamente grandes cantidades de información.

 

Ahora, la principal ventaja de crear dashboards en Excel es que trabajar√°s en una herramienta que probablemente ya tienes en tu computadora ‚ÄĒas√≠ que nada de descargar softwares complejos‚ÄĒ.¬†

ūüéĮ¬†Ten en cuenta que, a pesar de ser simple y cotidiano, Excel es una herramienta sumamente poderosa a la que se le puede sacar mucho provecho si conoces algunas f√≥rmulas y funciones de nivel intermedio y avanzado.

En definitiva, con un dashboard en Excel puedes convertir los datos en información precisa y accionable que te permita detectar problemas, identificar patrones de comportamiento y proyectar tendencias.

Ahora ya sabes para qué sirve un dashboard.

Ventajas de crear un dashboard

¬ŅNo sabes si el esfuerzo de crear tu dashboard en Excel valdr√° la pena? Entonces, d√©jame mostrarte para qu√© sirve un dashboard en la siguiente lista.

Aquí encontrarás algunas de las principales ventajas de estos tableros. ¡Verás que, al final, se trata de hacer más con menos!

  • Al ser una herramienta visual, necesitar√°s menos tiempo para evaluar grandes vol√ļmenes de informaci√≥n, lo que har√° que tu toma de decisiones sea m√°s eficiente.¬†
  • Tendr√°s acceso a toda la informaci√≥n y los KPI m√°s relevantes de tu empresa de un solo vistazo.
  • Podr√°s hacer proyecciones sobre los resultados de determinadas campa√Īas, estrategias o proyectos para presentarlo a tus jefes, compa√Īeros de equipo o colaboradores.
  • Te ser√° m√°s f√°cil y r√°pido identificar errores o problemas en el transcurso de un proyecto, por lo que podr√°s actuar con anticipaci√≥n para solucionarlos.
  • Todos en el equipo conocer√°n el estatus del proyecto, por lo que el trabajo colaborativo tambi√©n se beneficiar√°.¬†
  • Son personalizables y puedes configurarlos de acuerdo a tus objetivos y necesidades.¬†
  • Resumen de forma ligera y sencilla la informaci√≥n compleja, por lo que facilitan la acci√≥n.

 

Profesional trabajando en un dashboard de Excel

Fuente: Freepik.

¬ŅC√≥mo hacer un dashboard en Excel en 8 pasos?¬†¬°Hora de la acci√≥n! Te mostrar√© c√≥mo configurar tu dashboard en Excel en 8 sencillos pasos. As√≠ que desempolva esas f√≥rmulas de Excel, pues ver√°s que no necesitas una plantilla¬†de dashboard para descargar. T√ļ mismo lo puedes hacer.¬†ūüėČ

1. Define el objetivo del dashboard y establece los KPI

Como en cualquier proyecto, lo primero que debes hacer para crear tu dashboard en Excel es definir el objetivo. Las siguientes preguntas pueden orientarte. Responde:

  1. ¬ŅPara qu√© √°rea de tu negocio o proyecto espec√≠fico lo dise√Īas?
  2. ¬ŅQu√© informaci√≥n necesitas incluir en este tablero?
  3. ¬ŅQu√© puedes conocer sobre tu negocio o proyecto con los indicadores?

 

Muy ligados a tu objetivo están los indicadores clave de rendimiento o KPI. Recuerda que un KPI es un dato consolidado que te ayuda a medir si una acción te está acercando al cumplimiento de los objetivos de un proyecto o estrategia.

Pongamos un ejemplo.

Si quieres medir el desempe√Īo del equipo de ventas, algunos indicadores de dashboard podr√≠an ser:

  • N√ļmero de negocios concretados
  • N√ļmero de leads generados
  • Tasa de conversi√≥n
  • Costo de adquisici√≥n de clientes

 

Ten en cuenta que puedes crear un tablero de control para distintas áreas de tu negocio. Así pues, algunos ejemplos de dashboard son

  • Dashboard financiero
  • Dashboard para redes sociales
  • Dashboard de recursos humanos
  • Dashboard de log√≠stica
  • Dashboard de producci√≥n
  • Dashboard de marketing
  • Dashboard para e-commerce

 

Piensa en tu necesidad, organiza tu dashboard en Excel y define tus KPI alrededor de esta.

2. Crea una base de datos

De acuerdo con tus KPI, debes definir la información que necesitas recolectar para construir tu dashboard en Excel.

Siguiendo con nuestro ejemplo para crear un dashboard de ventas en Excel, querr√°s conocer aspectos como:

  • Qui√©nes son tus mejores vendedores
  • Qui√©nes son tus mejores clientes
  • Cu√°l es el valor del ticket promedio
  • Cu√°ntas ventas se cierran por l√≠nea de producto

 

Esto es solo un ejemplo, pues ser√°s t√ļ quien determine qu√© tipo de informaci√≥n necesitas.
 

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3. Define la estructura del dashboard en Excel

Ahora bien, vamos con los cimientos del dashboard. Crea estas 3 hojas en tu Excel para facilitar la actualización de la información en un futuro:

  • Hoja ‚ÄúDatos‚ÄĚ: aqu√≠ pones toda la informaci√≥n que tiene tu base de datos.¬†
  • Hoja ‚ÄúTablas din√°micas‚ÄĚ: en esta hoja formular√°s las tablas din√°micas que servir√°n para el dise√Īo de tu dashboard.¬†
  • Hoja ‚ÄúDashboard‚ÄĚ: aqu√≠ va lo divertido y funcional de un dashboard, es decir, los gr√°ficos din√°micos.¬†

4. Exporta la información de la base de datos al Excel

Incluye tanta información como puedas. Ten en cuenta que entre más columnas de información tengas en tu Excel, podrás hacer un análisis más completo y segmentado con tu dashboard de marketing o negocios. 

Además, al momento de exportar, verifica que los datos están estructurados correctamente, es decir, sin filas ni columnas faltantes, y que todos los datos estén ajustados.

Ejemplo de bases de datos en Excel

Fuente: Support Microsoft.

Por ejemplo, si quieres conocer cu√°les fueron los productos m√°s vendidos del trimestre, debes asegurarte que todos los nombres est√©n escritos de la misma manera ‚ÄĒsi tienes ‚Äúyogur‚ÄĚ y ‚Äúyogurt‚ÄĚ, Excel los cuenta como datos diferentes a pesar de que son de la misma categor√≠a‚ÄĒ.

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Estandariza los datos y seguimos.

5. Inserta tablas din√°micas

Ya que tenemos la informaci√≥n organizada, lo que sigue es crear la hoja ‚ÄúTablas din√°micas‚ÄĚ. Para eso, haz lo siguiente:

  1. Ub√≠cate en la hoja ‚ÄúDatos‚ÄĚ y selecciona cualquier celda dentro del rango de datos.
  2. Ve a la pesta√Īa Insertar > Tabla din√°mica > Nueva hoja de trabajo.
  3. Nombra la nueva hoja de trabajo como ‚ÄúTablas din√°micas‚ÄĚ.
  4. Agrega los campos de tabla din√°mica que necesites y aplica el formato que desees.
  5. Nombra tus tablas dinámicas de acuerdo a la información que contengan. Ve a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Ingresar un nuevo nombre en el cuadro Nombre de tabla dinámica 
  6. Crea tantas tablas din√°micas como necesites seg√ļn lo que quieras mostrar.

 

Siguiendo con nuestro ejemplo, aquí tenemos una tabla dinámica organizada en orden descendente con las categorías de productos más vendidos.

Ejemplo de tablas din√°micas en Excel

Fuente: Support Microsoft.

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6. Crea los gr√°ficos por cada tabla din√°mica

Ahora comienza la magia del dashboard en Excel. Vamos a crear los gr√°ficos. Haz lo siguiente:

  1. Elige cualquier celda de la tabla din√°mica que quieres graficar y ve a Herramientas de tabla din√°mica > Analizar > Gr√°fico din√°mico.
  2. Selecciona el tipo de gr√°fico que quieras en la pesta√Īa Herramientas del gr√°fico din√°mico: de barras, de torta, lineales, gr√°ficos combinados, etc.
  3. Repite el proceso con todas tus tablas din√°micas.
  4. Ve a Herramientas del gr√°fico din√°mico > Analizar > Nombre del gr√°fico. N√≥mbralas seg√ļn corresponda.

 

Ejemplo de gr√°ficos din√°micos en Excel

Fuente: Support Microsoft.

7. Ll√©valo todo a la hoja ‚ÄúDashboard‚ÄĚ en Excel

¬°Ya casi est√°! Solo debes agrupar tus gr√°ficos din√°micos en Excel en la hoja ‚ÄúDashboards‚ÄĚ para visualizar toda tu informaci√≥n importante de una vez.

  • Selecciona cada uno de tus gr√°ficos din√°micos y c√≥rtalos.
  • Selecciona la hoja ‚ÄúDashboard‚ÄĚ y p√©galos all√≠.
  • Dale el formato que quieras explorando las opciones de la pesta√Īa Dise√Īo.

8. Agrega segmentaciones y líneas de tiempo

Ahora, solo resta configurar las segmentaciones o slicers. Este elemento te permite filtrar tus tablas dinámicas y gráficos dinámicos para que hagas la gestión de datos en Excel y encuentres la información que necesitas rápidamente.

  • Selecciona cualquier tabla din√°mica y ve a Herramientas de tabla din√°mica > Analizar > Filtro > Insertar slicer.
  • Marca cada elemento que desees usar como segmentaci√≥n. Al hacer clic en Aceptar, las segmentaciones se agregar√°n al centro de la pantalla. Organ√≠zalas seg√ļn sea necesario.
  • Prueba que todo en el dashboard en Excel funcione.¬†

 

Fuente: Support Microsoft.

¬°Lo conseguiste! Has creado tu propio dashboard en Excel.

Bonus: 4 consejos para crear un dashboard en Excel funcional y accionable

1. Mantenlo actualizado

Sabemos que el entorno de los negocios es cambiante y los datos se actualizan a la velocidad de la luz. De ahí que sea prioritario mantener actualizada la base de datos a partir de la cual se construyen las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos.

ūüŹÜ Ten presente que la actualizaci√≥n o modificaci√≥n de la base de datos debe ser sencilla y constante para evitar coincidencias, errores, o repeticiones.

2. Prefiere lo esencial

Tanto en el dise√Īo como en la informaci√≥n que decidas incluir en tu dashboard, es muy importante mantenerlo simple y comprensible.

ūüŹÜ¬†Usa una paleta de colores que ayude a diferenciar los elementos y que llamen la atenci√≥n sobre lo que es importante resaltar. Recuerda que lo valioso de un dashboard es que es 100% visual.

ūüŹÜ¬†De igual forma, mantenlo √ļtil. No se trata de llenar las hojas de Excel con listas de datos interminables. Para eso, es clave que elijas buenos KPI. Rev√≠salos constantemente y verifica que sigan siendo significativos¬†para tu negocio.

3. Aseg√ļrate que su informaci√≥n sea accionable

ūüŹÜ Una de las razones para crear dashboards en Excel es que la informaci√≥n debe ser tan clara y relevante que deben llevar a la acci√≥n.

Por ejemplo, tienes un dashboard en Excel para trackear las ventas. Si notas que las ventas de uno de tus productos están bajando, la acción que sigue puede ser impulsar dicho producto con estrategias de marketing mejor segmentadas.

4. Ve de lo general a lo específico

Como la idea de un dashboard es tener un vistazo general del estado de un proyecto y que cualquier persona dentro del negocio lo pueda entender, es importante que lo configures para ir de lo general a lo específico

ūüŹÜ Puedes organizarlo de modo que lo primero que se vean sean los resultados anuales y, enseguida, detallar los resultados semestrales, mensuales o semanales.¬†

¬°Ya est√°, tienes lo necesario para crear tu dashboard personalizado en Excel!¬†Como ves, son 8 pasos que puedes seguir al mismo tiempo que lees esta gu√≠a. Ya puedes ponerle ‚úÖ a ¬Ņc√≥mo hacer un dashboard en Excel?¬†

Así que abre tu hoja de cálculo y comienza a formular tu propia plantilla de dashboard en Excel.

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