🥇 Dashboard en Excel: pasos para crear uno [2021] | Crehana para empresas
Dashboard en Excel: el recurso ideal para un tablero de negocios magistral

Dashboard en Excel: el recurso ideal para un tablero de negocios magistral

Última actualización 3 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

¿Has escuchado hablar sobre dashboard en Excel? Entre las tareas del día a día, mantener ordenados todos tus datos puede convertirse en una odisea. Sin embargo, como las herramientas “clásicas” no fallan, basta con este sencillo (pero poderoso) recurso para ayudarte a tener a la vista toda tu información relevante.

Y es que si eres el encargado de manejar las métricas de Marketing dentro de tu compañía, o debes crear el presupuesto para el gran proyecto de este año en tu emprendimiento, sabes lo importante que son los datos para tomar las decisiones correctas.

Así que, para facilitar tu jornada y darle un boost a tu productividad, en esta nota aprenderás cómo configurar un dashboard en Excel para que revises periódicamente el desempeño de tus proyectos. 🚀  

👉 Para entrar en materia comenzaremos por lo básico. Por tanto, si ya conoces las ventajas de estos tableros, salta a la sección en la que te explicamos cómo crear tu dashboard en Excel, ¿te parece?

¿Qué es un dashboard?

Un dashboard de negocios, también conocido como panel o tablero de control, es una representación visual que te permite reunir, ver, y analizar la información más relevante de un proyecto en un solo lugar.

Lo genial es que, de esta manera, puedes tener una visión general sobre su estado, avance, y resultados. ¡Es una de las piezas maestras del Business Intelligence!

En términos generales, un dashboard incluye dos elementos esenciales:

  1. Key Performance Indicators o KPI: datos consolidados que te ayudan a medir qué tan cerca estás de cumplir los objetivos de tu proyecto. 
  2. Gráficas y tablas dinámicas: elementos visuales que te ayudan a interpretar rápidamente grandes cantidades de información.

Ahora, la principal ventaja de crear dashboards en Excel es que trabajarás en una herramienta que probablemente ya tienes en tu computadora —así que nada de descargar softwares complejos—. 

🎯 Ten en cuenta que, a pesar de ser simple y cotidiano, Excel es una herramienta sumamente poderosa a la que se le puede sacar mucho provecho si conoces algunas fórmulas y funciones de nivel intermedio y avanzado.

En definitiva, con un dashboard en Excel puedes convertir los datos en información precisa y accionable que te permita detectar problemas, identificar patrones de comportamiento, y proyectar tendencias.

Ahora ya sabes para qué sirve un dashboard, así que te recomendamos que revises nuestro curso online de Excel avanzado para expertos, para que le saques el máximo provecho al programa. 

 

Ventajas de crear un dashboard

¿No sabes si el esfuerzo de crear tu dashboard en Excel valdrá la pena? Entonces, déjame mostrarte para qué sirve un dashboard en la siguiente lista.

Aquí encontrarás algunas de las principales ventajas de estos tableros. ¡Verás que, al final, se trata de hacer más con menos!

  • Al ser una herramienta visual, necesitarás menos tiempo para evaluar grandes volúmenes de información, lo que hará que tu toma de decisiones sea más eficiente. 

  • Tendrás acceso a toda la información y los KPI más relevantes de tu empresa de un solo vistazo.

  • Podrás hacer proyecciones sobre los resultados de determinadas campañas, estrategias, o proyectos, para presentarlo a tus jefes, compañeros de equipo, o colaboradores.

  • Te será más fácil y rápido identificar errores o problemas en el transcurso de un proyecto, por lo que podrás actuar con anticipación para solucionarlos.

  • Todos en el equipo conocerán el estatus del proyecto, por lo que el trabajo colaborativo también se beneficiará. 

  • Son personalizables y puedes configurarlos de acuerdo a tus objetivos y necesidades. 

  • Resumen de forma ligera y sencilla la información compleja, por lo que facilitan la acción.

Profesional trabajando en un dashboard de Excel

Fuente: Freepik.

¿Cómo hacer un dashboard en Excel en 8 pasos? ¡Hora de la acción! Te mostraremos cómo configurar tu dashboard en Excel en 8 sencillos pasos. Así que desempolva esas fórmulas de Excel, pues verás que no necesitas una plantilla de dashboard para descargar. Tú mismo lo puedes hacer. 😉

 

Guía para crear un dashboard en Excel

1. Define el objetivo del dashboard y establece los KPI

Como en cualquier proyecto, lo primero que debes hacer para crear tu dashboard en Excel es definir el objetivo. Las siguientes preguntas pueden orientarte. Responde:

  • ¿Para qué área de tu negocio o proyecto específico lo diseñas?

  • ¿Qué información necesitas incluir en este tablero?

  • ¿Qué puedes conocer sobre tu negocio o proyecto con los indicadores?

Muy ligados a tu objetivo están los indicadores clave de rendimiento o KPI. Recuerda que un KPI es un dato consolidado que te ayuda a medir si una acción te está acercando al cumplimiento de los objetivos de un proyecto o estrategia.

Pongamos un ejemplo.

Si quieres medir el desempeño del equipo de ventas, algunos indicadores de dashboard podrían ser:

  • Número de negocios concretados

  • Número de leads generados

  • Tasa de conversión

  • Costo de adquisición de clientes

Ten en cuenta que puedes crear un tablero de control para distintas áreas de tu negocio. Así pues, algunos ejemplos de dashboard son

  • Dashboard financiero

  • Dashboard para redes sociales

  • Dashboard de recursos humanos

  • Dashboard de logística

  • Dashboard de producción

  • Dashboard de marketing

  • Dashboard para e-commerce

Piensa en tu necesidad, organiza tu dashboard en Excel y define tus KPI alrededor de esta. Si deseas conocer más acerca de los Key Performance Indicators, puedes consultar nuestro artículo sobre los KPIs de Marketing Digital.

2. Crea una base de datos

De acuerdo con tus KPI, debes definir la información que necesitas recolectar para construir tu dashboard en Excel.

Siguiendo con nuestro ejemplo para crear un dashboard de ventas en Excel, querrás conocer aspectos como:

  • Quiénes son tus mejores vendedores

  • Quiénes son tus mejores clientes

  • Cuál es el valor del ticket promedio

  • Cuántas ventas se cierran por línea de producto

Esto es solo un ejemplo, pues serás tú quien determine qué tipo de información necesitas.

🎯 Si quieres saber cómo utilizar de manera adecuada los datos que recolectas de tus clientes para tu dashboard en Excel, te recomendamos revisar el curso online de SQL: Desarrollo y gestión de bases de datos.

3. Define la estructura del dashboard en Excel

Ahora bien, vamos con los cimientos del dashboard. Crea estas 3 hojas en tu Excel para facilitar la actualización de la información en un futuro:

  • Hoja “Datos”: aquí pones toda la información que tiene tu base de datos. 

  • Hoja “Tablas dinámicas”: en esta hoja formularás las tablas dinámicas que servirán para el diseño de tu dashboard. 

  • Hoja “Dashboard”: aquí va lo divertido y funcional de un dashboard, es decir, los gráficos dinámicos

4. Exporta la información de la base de datos al Excel

Incluye tanta información como puedas. Ten en cuenta que entre más columnas de información tengas en tu Excel, podrás hacer un análisis más completo y segmentado con tu dashboard de marketing o negocios. 

Además, al momento de exportar, verifica que los datos están estructurados correctamente, es decir, sin filas ni columnas faltantes, y que todos los datos estén ajustados.

Ejemplo de bases de datos en Excel

Fuente: Support Microsoft.

Por ejemplo, si quieres conocer cuáles fueron los productos más vendidos del trimestre, debes asegurarte de que todos los nombres estén escritos de la misma manera —si tienes “yogur” y “yogurt”, Excel los cuenta como datos diferentes a pesar de que son de la misma categoría—.

Ya sabes, recuerda estandariza los datos en el dashboard de Excel. Sigamos con los pasos que faltan. 😊

5. Inserta tablas dinámicas

Ya que tenemos la información organizada, lo que sigue es crear la hoja “Tablas dinámicas”. Para eso, haz lo siguiente:

  1. Ubícate en la hoja “Datos” y selecciona cualquier celda dentro del rango de datos.
  2. Ve a la pestaña Insertar > Tabla dinámica > Nueva hoja de trabajo.
  3. Nombra la nueva hoja de trabajo como “Tablas dinámicas”.
  4. Agrega los campos de tabla dinámica que necesites y aplica el formato que desees.
  5. Nombra tus tablas dinámicas de acuerdo a la información que contengan. Ve a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Ingresar un nuevo nombre en el cuadro Nombre de tabla dinámica 
  6. Crea tantas tablas dinámicas como necesites según lo que quieras mostrar.

Siguiendo con nuestro ejemplo, aquí tenemos una tabla dinámica organizada en orden descendente con las categorías de productos más vendidos.

Ejemplo de tablas dinámicas en Excel

Fuente: Support Microsoft.

6. Crea los gráficos por cada tabla dinámica

Ahora comienza la magia del dashboard en Excel. Vamos a crear los gráficos. Haz lo siguiente:

  1. Elige cualquier celda de la tabla dinámica que quieres graficar y ve a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Gráfico dinámico.
  2. Selecciona el tipo de gráfico que quieras en la pestaña Herramientas del gráfico dinámico: de barras, de torta, lineales, gráficos combinados, etc.
  3. Repite el proceso con todas tus tablas dinámicas.
  4. Ve a Herramientas del gráfico dinámico > Analizar > Nombre del gráfico. Nómbralas según corresponda.

Ejemplo de gráficos dinámicos en Excel

Fuente: Support Microsoft.

7. Llévalo todo a la hoja “Dashboard” en Excel

¡Ya casi está! Solo debes agrupar tus gráficos dinámicos en Excel en la hoja “Dashboards” para visualizar toda tu información importante de una vez.

  • Selecciona cada uno de tus gráficos dinámicos y córtalos.

  • Selecciona la hoja “Dashboard” y pégalos allí.

  • Dale el formato que quieras explorando las opciones de la pestaña Diseño.

8. Agrega segmentaciones y líneas de tiempo

Ahora, solo resta configurar las segmentaciones o slicers. Este elemento te permite filtrar tus tablas dinámicas y gráficos dinámicos para que hagas la gestión de datos en Excel y encuentres la información que necesitas rápidamente.

  • Selecciona cualquier tabla dinámica y ve a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Filtro > Insertar slicer.

  • Marca cada elemento que desees usar como segmentación. Al hacer clic en Aceptar, las segmentaciones se agregarán al centro de la pantalla. Organízalas según sea necesario.

  • Prueba que todo en el dashboard en Excel funcione. 

Maneras de usar un dashboard en Excel

Fuente: Support Microsoft.

¡Lo conseguiste! Has creado tu propio dashboard en Excel.

Desventajas de utilizar un dashboard en Excel

Aunque te recomendamos crear un dashboard en Excel para llevar el control de todo lo que tiene que ver con el performance de tu negocio, tenemos que advertirte que no todo es color de rosa, y así como hay muchas ventajas, también existen algunas desventajas que debes tener en cuenta.

  • Dicen que errar es humano, y en el caso del dashboard en Excel, esto te puede representar algunos dolores de cabeza. Equivocarse al ingresar los datos es uno de los errores que se pueden presentar cuando trabajas en un dashboard de forma manual.

  • Otra desventaja de trabajar con dashboards en Excel es la cantidad de tiempo que vas a tener que destinar para completar el vaciado de datos en las tablas. Aunque Excel sigue representando una buena opción, existen programas que automatizan y hacen que todo sea más sencillo.

  • También tenemos que mencionarte, que si bien Excel es una herramienta visual, no necesariamente tiene tantas opciones de personalización como algunos programas que se utilizan con el mismo propósito. Debes ajustarte a hacer todo en sus plantillas.

Aunque estas desventajas pueden representar un factor importante respecto al uso del dashboard en Excel, para negocios pequeños sigue representando una alternativa bastante útil y efectiva.

¿Qué KPIs utilizar para crear un dashboard en Excel?

Los Key Performance Indicators serán la base de tu dashboard en Excel, a través de ellos podrás obtener datos precisos sobre el desempeño de tu negocio, así que es muy importante que elijas sabiamente cuáles vas a utilizar.

Dependiendo del negocio que tengas, y de la estrategia de marketing que decidas utilizar, debes utilizar ciertos KPI.

Veamos dos de los ejemplos más básicos al respecto, con ellos podrás saber cuáles KPI utilizar para tu dashboard en Excel en caso de que quieras evaluar el desempeño de tu negocio enfocado en el marketing digital, o en las ventas.

🎯 Ten presente que un KPI debe ser específico, medible, alcanzable, relevante, y con un límite de tiempo.

KPIs de ventas para un dashboard en Excel

La mayor parte de los negocios pequeños se mantienen en función de las ventas que pueden concretar, así que para saber si todo está bien en tu negocio, debes crear un dashboard en Excel con los siguientes KPI.

Análisis de ventas para dashboard en Excel

Fuente: Pixabay

1. Número de ventas mensuales

Establecer cuál es el número de ventas que se realizan mensualmente en tu negocio, te permite determinar si existe un crecimiento respecto a meses anteriores, e incluso comparar el performance con el de años anteriores.

Es importante que al incluir los datos en el dashboard en Excel, incluyas toda la información relacionada a las ventas, porque cualquier falta puede alterar los resultados.

2. Utilidad de ventas

En los negocios relacionados con las ventas, siempre existen algunos productos que se venden más, o productos que generan más ganancias. Es importante que determines el flujo de ventas y las ganancias que obtienes por cada producto, porque esto te ayudará a decidir con mayor seguridad a la hora de reponer tu inventario.

3. Volumen de devoluciones y pérdidas

También es importante que cuando decidas crear un dashboard en Excel para monitorear todo lo que tiene que ver con tus ventas, tomes en cuenta la importancia de medir con qué frecuencia los clientes regresan mercancía, y qué tantas pérdidas tienes mensualmente por cualquier motivo.

A ningún negocio le gusta pensar en el volumen de pérdidas, pero lamentablemente, es una realidad con la que hay que aprender a vivir.

Estos son los Key Performance Indicators más importantes para el dashboard en Excel de un negocio relacionado con las ventas, aunque claro está, que si también te dedicas a las ventas online, vas a tener que tener en cuenta otros factores relacionados con el marketing digital.

KPIs de marketing digital para un dashboard en Excel

El marketing digital está tomando cada vez más espacios, y todas las operaciones comerciales en algún momento van a depender de él. 

Es importante saber cuáles son los KPI que debemos analizar para poder llevar a cabo campañas de marketing exitosas, así que veamos cuáles son nuestras recomendaciones para crear un dashboard en Excel centrado en el marketing digital.

KPI para dashboard de marketing digital

Fuente: Pixabay

1. Número de leads generados

En el marketing digital prácticamente todo se trata de los clientes potenciales, y para atraerlos, lo principal es poder obtener la cantidad mínima de datos suficientes para establecer contacto con ellos.

En tu dashboard en Excel, si te enfocas en el análisis de tus estrategias de marketing digital, debes tener gráficos que te permitan saber con un margen mínimo de error, cuál es el número de leads que estás obteniendo.

2. Número de conversiones realizadas

Teniendo en cuenta el punto anterior, también debes medir qué porcentaje de los leads que has generado se han convertido en clientes, es decir, qué número de ellos ha realizado al menos uno compra de los bienes o servicios que ofreces.

3. Flujo en el funnel de ventas

Si al crear un dashboard en Excel notas que la proporción de lead y conversiones no se acerca a las proyecciones de tu negocio, es importante que hagas un análisis de todos los datos relacionados al funnel de ventas.

Es probable que debas hacer algunos cambios para optimizar todo el proceso. 🤔

4. Costo de adquisición de nuevos clientes

En este punto del artículo ya debes ser un experto, y seguro que sabes con precisión cómo hacer un dashboard en Excel.

Pero tu trabajo va a estar incompleto si no incluyes un análisis sobre el KPI relacionado al costo de adquisición de nuevos clientes.

Para saber cómo saber el costo de adquisición de cada cliente solo debes tomar el total de la inversión que hiciste en marketing, y dividirla entre la cantidad de clientes que has conseguido

5. ROI: retorno de la inversión

Este es el KPI más importante para cualquier empresa o pequeño negocio, y sirve para que puedas obtener información sobre qué tan rentable son tus inversiones.

Si quieres saber todo lo que el marketing digital tiene para ayudarte a crear un dashboard en Excel, te recomendamos que revises el curso online de Marketing Digital para negocios, con el cual encontrarás todas las herramientas para que tu negocio suba como la espuma.

Con estos KPI ya estás preparado para optimizar el performance de tu negocio en ventas y marketing, pero te recomendamos que revises nuestro artículo sobre las métricas esenciales para tu próxima estrategia.

Consejos para crear un dashboard en Excel funcional y accionable

1. Mantenlo actualizado

Sabemos que el entorno de los negocios es cambiante y los datos se actualizan a la velocidad de la luz. De ahí que sea prioritario mantener actualizada la base de datos a partir de la cual se construyen las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos.

🏆 Ten presente que la actualización o modificación de la base de datos debe ser sencilla y constante para evitar coincidencias, errores, o repeticiones.

2. Prefiere lo esencial

Tanto en el diseño como en la información que decidas incluir en tu dashboard, es muy importante mantenerlo simple y comprensible.

🏆 Usa una paleta de colores que ayude a diferenciar los elementos y que llamen la atención sobre lo que es importante resaltar. Recuerda que lo valioso de un dashboard es que es 100% visual.

🏆 De igual forma, mantenlo útil. No se trata de llenar las hojas de Excel con listas de datos interminables. Para eso, es clave que elijas buenos KPI. Revísalos constantemente y verifica que sigan siendo significativos para tu negocio.

3. Asegúrate de que su información sea accionable

🏆 Una de las razones para crear dashboards en Excel es que la información debe ser tan clara y relevante que debe llevar a la acción.

Por ejemplo, tienes un dashboard en Excel para trackear las ventas. Si notas que las ventas de uno de tus productos están bajando, la acción que sigue puede ser impulsar dicho producto con estrategias de marketing mejor segmentadas.

4. Ve de lo general a lo específico

Como la idea de un dashboard es tener un vistazo general del estado de un proyecto y que cualquier persona dentro del negocio lo pueda entender, es importante que lo configures para ir de lo general a lo específico

🏆 Puedes organizarlo de modo que lo primero que se vean sean los resultados anuales y, enseguida, detallar los resultados semestrales, mensuales o semanales. 

¡Ya está, tienes lo necesario para crear tu dashboard personalizado en Excel! Como ves, son 8 pasos que puedes seguir al mismo tiempo que lees esta guía. Ya puedes ponerle ✅ a tu pregunta ¿cómo hacer un dashboard en Excel? 

Así que abre tu hoja de cálculo y comienza a formular tu propia plantilla de dashboard en Excel.

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