Emplea el sistema BPM para mejorar los procesos y resultados de tu empresa

El sistema BPM es una estrategia de negocio que permite garantizar la mejora de los procesos de una empresa ante las exigencias del entorno. Entender que la gestión empresarial es la base para el éxito de las organizaciones es fundamental al momento de implementar el business process management en los negocios. 

Contar con softwares y métodos eficaces que ayuden a optimizar las tareas que se ejecutan en el negocio es clave para mantener vigente a la empresa en un mercado tan competitivo y cambiante como el que se presenta actualmente. 

A continuación, comentaremos más sobre las características del BPM y los pasos para implementarlo en las empresas.

¿Qué es BPM?

El sistema BPM o Business process management hace referencia a la gestión por procesos de una empresa, la cual tiene como objetivo mejorar los resultados del negocio, tomando en consideración diversos factores como la identidad, la cultura y la meta de la compañía, con el fin de alinearlos a las estrategias que se plantean. 

“BPM (business process management) es el concepto de gestión de procesos de una organización, que considera los procesos de negocio como un recurso especial de la empresa. La gestión implica la capacidad de adaptar y cambiar los procesos con la ayuda de software especializado (sistemas BPM), con el uso de la anotación BPMN”. indica Cesuma.

El BPM se trata de un análisis en los procesos de negocio, a fin de resolver sus necesidades y alcanzar o superar sus expectativas. Se trata de una metodología que utiliza herramientas y recursos necesarios para lograr su meta, los cuales siguen y repiten un mismo patrón para los diversos procesos.

Es importante aclarar que la gestión de procesos no es un software que ayuda a potenciar los resultados del negocio, sino una serie de acciones, conductas y herramientas que se han integrado a la gestión con el fin de obtener diversos beneficios para la organización y el crecimiento de la misma. 

¿Para qué sirve el BPM?

El sistema BPM ayuda a que la gestión de procesos de negocio se lleve a cabo de una manera más fluida. Es decir, se trata de una estrategia que permite simplificar los procesos, a través de la automatización, mejor coordinación, etc., de tal manera que contribuye a alcanzar mejores resultados en un menor tiempo. 

Por otro lado, permite reducir los costos, gracias al seguimiento y optimización de los recursos y tiempo durante los procesos que se llevan a cabo. 

De este modo, el sistema BPM da la posibilidad de evitar gastos innecesarios y reduce la probabilidad de cometer errores durante las gestiones de trabajo, así como también permite disminuir la cantidad de desperdicios que suelen generarse durante los procesos de producción que se ejecutan en las empresas. 

Otra de las funciones del BPM es mejorar la calidad de los servicios de la empresa, minimizar los riesgos durante el cumplimiento de las funciones de los miembros de la empresa, garantizar un cumplimiento de las políticas de la empresa y la seguridad del equipo de trabajo. 

¿Cómo implementar el BPM en tu empresa?

A continuación, te indicamos los pasos que debes realizar para implementar el sistema de gestión por procesos en tu empresa:

Evalúa los procesos

Uno de los primeros pasos que debes realizar para implementar el sistema BPM en tu empresa es evaluar los diversos procesos que se llevan a cabo desde las distintas áreas y determinar cuáles pueden asociarse con los objetivos empresariales para alcanzar la meta que espera el negocio. 

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Estructura los procesos

Una vez se hayan identificado los procesos que responden a los objetivos de la empresa, deberán ser estructurados para ser gestionados desde el sistema BPM, de tal manera que se pueda optimizar los procesos de negocio, partiendo de un eficiente desarrollo, ejecución y seguimiento del mismo. 

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Selecciona un software BPM 

Para implementar el sistema BPM en los procesos de tu empresa es necesario seleccionar un software adecuado que responda a las necesidades e intereses del negocio. De esta manera, será más sencillo facilitar el flujo de los procesos y optimizar los resultados. 

“El principal componente tecnológico de la Metodología de Gestión de Procesos es el software que emplea una aplicación diseñada para monitorear y mejorar la gestión de los procesos dentro del negocio”, comenta ValtX.

Diseña y prueba la eficiencia de los procesos

Una vez hayas identificado el mejor software BPM, podrás seleccionar cuáles son los eventos que serán gestionados desde esta metodología. Además, podrás evaluar el proceso de automatización para alguno de ellos y determinar los KPI´s que te permitirán medir los resultados. 

Capacita a tu equipo

Por último, es importante que tu equipo comprenda la importancia del BPM y conozca de qué manera favorece al flujo de trabajo de una empresa. Esto permitirá adaptar adecuadamente los procesos a las necesidades del negocio y el mercado, con el fin de obtener los resultados deseados. 

Implementar el sistema BPM, además de facilitar la gestión y optimizar los resultados de los procesos, permite una toma de decisiones más eficaz, ya que el análisis individual y general que se realiza en las estrategias de cada área permite obtener datos más precisos que posibilitan el planteamiento de propuestas más acertadas para la resolución de problemas. 

Imagen: Unsplash

En resumen, el sistema de gestión por procesos es una metodología que se apoya en métodos y herramientas eficaces para agilizar los procesos del negocio y mejorar la fuerza laboral, integrar las estrategias de los distintos departamentos y potenciar el flujo de trabajo del negocio. 

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