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An√°lisis de procesos de negocio: ¬Ņc√≥mo implementarlo en mi empresa?

Hugo Rodríguez - 04 Jun 22

Articulo

10 min.

El an√°lisis de procesos de negocio es una de las t√©cnicas m√°s eficaces para revisar el cumplimiento de los objetivos de la organizaci√≥n. Por medio de este recurso, las compa√Ī√≠as tienen la oportunidad de evaluar si los procesos empresariales se est√°n ejecutando a cabalidad y est√°n en consonancia con la obtenci√≥n de las metas estipuladas de antemano.

Para cambiar algo en tu compa√Ī√≠a, primero debes comenzar por entender qu√© es lo que se quiere cambiar. Gracias a la implementaci√≥n del an√°lisis de procesos de negocio, podr√°s conocer y canalizar los distintos inconvenientes que aparezcan dentro del funcionamiento de la corporaci√≥n. 

Estos inconvenientes, pese a ser evitables, pueden enturbiar la realización de las tareas pendientes y la consecución de los objetivos empresariales. Así que no dudes en aplicar este proceso de análisis.

Además de lo que te mencionamos anteriormente, el análisis de procesos de negocio forma parte de un método eficaz, el cual te ayudará a comprender todos los detalles que involucra un proceso y, de esta manera, no solo puedas construir los cimientos necesarios para su perfeccionamiento, sino que también tengas más facilidad para alcanzar tus metas empresariales.

En este post, te ense√Īamos qu√© es el an√°lisis de procesos de negocio, su importancia, c√≥mo funciona, los pasos a seguir y algunas herramientas de inter√©s para aplicarlo adecuadamente. ¬°Acomp√°√Īanos!

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¬ŅQu√© es el an√°lisis de procesos de negocio?

El an√°lisis de procesos de negocio, conocido como Business Process Modeling (BPM), es un m√©todo eficiente que te permite entender a mayor profundidad los detalles de un proceso empresarial y conducirte a perfeccionarlo.

Seg√ļn el portal de ABPMP International, "es un enfoque disciplinado para identificar, medir y controlar los procesos comerciales automatizados y no automatizados para lograr resultados consistentes y espec√≠ficos alineados con los objetivos estrat√©gicos de una organizaci√≥n".

Para ello, se encarga de buscar comprender los componentes de un proceso de negocio, como pueden ser los siguientes:

  • Entradas.

  • Salidas.

  • Controles.

  • Procedimientos.

  • Aplicaciones.

  • Actores.

  • Tecnolog√≠a.

  • Datos.

  • Interacciones.

Dentro del an√°lisis de negocios, se pueden evaluar par√°metros que afectan cada proceso, como es el caso del tiempo, la capacidad, la calidad y el coste que involucra cada proceso. Es una recopilaci√≥n de datos desde el inicio del proceso hasta el final de las actividades. 

Sin embargo, la recopilaci√≥n por s√≠ sola no es suficiente: tambi√©n hay que darle una interpretaci√≥n a esta informaci√≥n. Como bien menciona Mauro Gonz√°lez, profesor de nuestro curso online de Data Driven mindset: Toma decisiones con data, "entender qu√© datos son valiosos y c√≥mo interpretarlos es una habilidad. Pero usar esos datos en tu d√≠a a d√≠a para tomar decisiones complejas es, definitivamente, un arte".

Este an√°lisis de proceso de negocio es esencial para poder evaluar cada parte del proceso e identificar su interacci√≥n entre s√≠ para producir resultados. Ahora bien, ¬Ņconoces cu√°l es su verdadero valor?

 

¬ŅCu√°l es la importancia del an√°lisis de procesos de negocio?

Esta t√©cnica forma parte del modelo de gesti√≥n de procesos de negocio, el cual se realiza de forma c√≠clica: cuenta con diferentes fases, al tiempo que funciona de manera continua y secuencial. Este punto permite que pueda renovarse y mejorarse de forma constante, lo que repercutir√° en una mejor experiencia para la empresa y el cliente en particular.

En el an√°lisis de procesos de negocio, puedes evaluar diferentes datos que te permiten monitorizar y trazar la realidad de los procesos inform√°ticos de tu emprendimiento. Eso s√≠, dentro del an√°lisis puedes encontrar errores o elementos que requieren una mejora. 

Para las empresas, estos procesos estratégicos son importantes para mejorar la eficacia del negocio, lo que significa que al analizar un proceso se identifica, define y comunica todo el funcionamiento interno de la empresa.

El an√°lisis de proceso de negocio es un factor cr√≠tico para la organizaci√≥n de la empresa, ya que si no se eval√ļa un proceso de riesgo a tiempo puede resultar perjudicial para el √©xito comercial de la compa√Ī√≠a a futuro.

Este punto va de la mano con los beneficios del an√°lisis de proceso de negocio. ¬ŅQuieres saber qu√© tipo de ventajas competitivas le puede ofrecer este recurso a tu compa√Ī√≠a?

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Ventajas del an√°lisis de proceso de negocio

A lo largo de este post, hemos abarcado mucho acerca de lo que es y lo que representa el an√°lisis de procesos de negocio para una empresa. Desde su funcionamiento hasta la importancia esencial que tiene dentro de las empresas.

Sin embargo, esto no es todo. A continuación, presentamos algunos beneficios que pueden serte de gran ayuda para idear tu plan de proceso de negocio:

  • Permite a los directivos y colaboradores de la empresa el entendimiento de c√≥mo est√° funcionando el proceso.

  • Supervisa y gestiona las metas estrat√©gicas de la compa√Ī√≠a.

  • Facilita la estandarizaci√≥n de los flujos del trabajo y las normas del negocio.

  • Respalda las decisiones de la directiva, dependiendo de la informaci√≥n que se haya obtenido durante el an√°lisis.

  • Determina tanto la entrada como la salida de los distintos procesos empresariales.

  • Comprende las funciones que cumple cada miembro de tu personal en cada uno de los procesos e identifica a los responsables de que ese prototipo se ejecute y gestione de forma responsable.

  • Establece algunos KPIs (indicadores de rendimiento). Gracias a este recurso, podr√°s tener mayor facilidad para seguir las distintas etapas del procedimiento.

Como puede ver, el an√°lisis de negocio es muy importante para que las empresas monitoreen y supervisen el estado en el que se van desarrollando las acciones esenciales para el cumplimiento de las metas. Sin embargo, es fundamental que las organizaciones tambi√©n entiendan cu√°ndo deben implementar este tipo de mecanismo.

evaluación de procesos de empresas

Fuente: Pexels

¬ŅCu√°ndo realizar un an√°lisis de procesos?

Hasta este punto, eres consciente de que el procedimiento de analizar los procesos empresariales garantiza la mejora regular de los flujos de trabajo. Gracias a este sistema, es posible revisar, analizar y arreglar todos aquellas acciones que lo requieran.

Entonces, para que el an√°lisis de procesos de negocio funcione a la perfecci√≥n e implique un cambio verdaderamente positivo para tu empresa, debe hacerse de forma constante y continua. ¬ŅPor qu√© debe hacerse un seguimiento tan minucioso? Pues porque las interferencias e inconvenientes (tanto internos como externos) aparecen regularmente para alterar la planificaci√≥n inicial.

Para ello, debes conocer cuáles serán los procesos a partir de los cuales deberás hacer el análisis. Debes priorizar esta investigación en las siguientes situaciones:

  • En el momento en el cual la empresa actualiza su programa estrat√©gico para abordar los nuevos escenarios del mercado.

  • Cuando existen problemas de rendimiento en alg√ļn proceso o este no sigue la normativa estipulada.

  • Con la aparici√≥n de las nuevas tecnolog√≠as dentro de la organizaci√≥n, las cuales son aplicadas para la actualizaci√≥n y automatizaci√≥n de los procesos.

  • Al haber cambios estructurales dentro de la compa√Ī√≠a, ya sea por adquisiciones, fusiones o escisiones.

  • Con el surgimiento de nuevas regulaciones externas, como puede ser el caso de la creaci√≥n de nuevas leyes o dentro del marco de una posible crisis pol√≠tica o econ√≥mica.

Estos escenarios te ayudar√°n a entender que debes dar el primer paso para implantar el an√°lisis de procesos de negocio en tu empresa.

estudio de datos

Fuente: Pexels

Pasos para implementar el an√°lisis de procesos de negocio

Ahora que sabes cu√°ndo utilizar la herramienta de an√°lisis de procesos de negocio, es momento de que sepas los pasos a seguir y el procedimiento habitual.

Y no te preocupes: si tu empresa no cuenta con un presupuesto amplio para comprar una herramienta para el an√°lisis de procesos de negocio, este procedimiento te ser√° de gran ayuda. Tenemos una secuencia de pasos que te ayudar√°n a evaluar cada proceso estrat√©gico de tu empresa e identificar aquellos aspectos negativos para entender c√≥mo mejorarlos. 

1. Define la prioridad del proceso

Dentro de cada empresa existen m√ļltiples procesos, algunos m√°s largos que otros. Los procesos internos cortos son m√°s sencillos de darle seguimiento, pero es fundamental que tambi√©n le des seguimiento a aquellos que son m√°s extensos, pues suelen ser esenciales para el devenir de la empresa.

La idea es que seas capaz de establecer qu√© procesos son los m√°s importantes que debes analizar en ese preciso instante y de qu√© forma establecer√°s el orden en el que realizar√°s el an√°lisis. Puedes elegir alguno que consideras que necesita mejorar o que pueda tener fallas en su funcionamiento. 

La mejor forma de elegir el orden en el que estudiar√°s los procesos es fijarte en elementos como los siguientes:

  • Su urgencia e importancia.

  • Su rendimiento.

  • El impacto que tienen dentro de la estrategia.

  • La rentabilidad que ofrecen.

  • El grado de interacci√≥n con el cliente.

Esta elección debe ir acorde a los objetivos estratégicos que tu empresa desea alcanzar y considerar el tiempo y recursos que implican la evaluación del proceso.

2. Forma el equipo de trabajo

El segundo paso para el an√°lisis de procesos de negocio es designar un grupo de personas que se encargar√° de realizar la investigaci√≥n pertinente. 

En este paso, es recomendable elegir a aquellas personas que sepan c√≥mo administrar negocios y tengan conocimiento en an√°lisis y log√≠stica. Tambi√©n deben estar familiarizados con los procesos internos de la empresa.

Como ejemplo, puedes clasificar a tu equipo de esta forma: 

  • El l√≠der del proceso de an√°lisis de negocio.

  • Un alto ejecutivo de la organizaci√≥n.

  • Los empleados necesarios para el proceso. 

  • Aquellos empleados o trabajadores de √°reas alternas que deseen conocer las mejoras.

3. Elabora un diagrama de procesos de negocio

El diagrama para el proceso de negocio facilita la representaci√≥n gr√°fica del an√°lisis. Durante este paso, se establecen las responsabilidades de cada miembro y aquellas tareas asignadas, incluyendo fechas, tiempos y estrategias

Hay varios diagramas o mapas de procesos de una empresa que puedes implementar, pero los m√°s recomendados son los siguientes.

Diagrama de causa - efecto

Esta herramienta de an√°lisis te ayuda a obtener un cuadro detallado de los diversos motivos que originan un problema o generan una consecuencia.

Este esquema se aplica entre un grupo de personas que dan su punto de vista acerca de los posibles errores producidos en el sistema de causa y efecto. Es sencilla y eficaz para el an√°lisis sobre el proceso de negocio.

Diagrama de Pareto

Esta herramienta de an√°lisis es de gran ayuda para la toma de decisiones basadas en prioridades para el negocio. Como bien menciona el portal Forbes, el diagrama creado por Vilfredo Pareto estipula que el 80% de los problemas se pueden solucionar si se eliminan el 20% de las causas que lo originan

Para el an√°lisis de procesos de negocio, el diagrama consta de hacer un gr√°fico de barras, los cuales representan los problemas o factores individuales que generan un problema. Y por medio de esta representaci√≥n, puedes realizar las siguientes acciones:

  • Saber qu√© factor es m√°s importante a resolver.

  • Conocer cu√°l es la causa del problema.

  • Plantear objetivos de mejora.

  • Comprobar el objetivo deseado.

diagrama de Pareto

Fuente: Crehana

4. Establecer la situación actual del proceso

Al evaluar el an√°lisis de procesos de negocio, debes identificar c√≥mo se ha ido desarrollando la acci√≥n hasta el momento actual. Ahora bien, para conocer el proceso a mayor profundidad, es necesario investigar cada elemento por separado.

Para ello, puedes entrevistar a cada colaborador involucrado en el proceso, as√≠ como las m√©tricas, la posici√≥n dentro de la empresa, relevancia, obst√°culos, etc. El objetivo de este paso es estudiar el proceso de negocio actual y direccionarlo hacia un estado estrat√©gico m√°s √≥ptimo

5. Identifica los elementos a mejorar

Este paso es un nexo del paso anterior, ya que requiere de conocer aquellos puntos dentro del proceso de negocio que necesitan mejorar. 

Debes asegurarte que estos elementos est√©n relacionados con los objetivos estrat√©gicos de la empresa y as√≠ todos los movimientos internos est√°n direccionados a un mismo punto empresarial. 

6. Elabora un nuevo proceso mejorado

Luego de evaluar, establecer e identificar los elementos del an√°lisis de procesos de negocio, es momento de dise√Īar un nuevo proceso. Para ello, te ser√°n de utilidad todas las herramientas de pasos anteriores, las cuales te ayudar√°n a tener un an√°lisis exitoso y m√°s eficiente para el proceso de trabajo. 

Recuerda que este an√°lisis es necesario para las organizaciones y negocios que quieren enfrentar los problemas de procesos internos.

Estos son los pasos básicos para hacer un análisis de procesos de negocio. Sin embargo, si tienes la disponibilidad para utilizar implementos tecnológicos y plataformas digitales, también tienes esa opción.

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Herramientas de an√°lisis de proceso de negocio

En la actualidad, existen muchas herramientas e instrumentos que sirven como apoyo a las empresas para gestionar y analizar los procesos. Cada una de estas tienen diferentes formas de uso y especializaci√≥n para identificar ventajas o puntos d√©biles del negocio.

En un equipo laboral, cada integrante profesional tiene diferentes gustos y preferencias sobre su m√©todo de trabajo. Por eso, escoger la herramienta correcta que encaje con cada perfil puede ser tedioso. 

Por ello, antes de ver las herramientas de an√°lisis de procesos de negocio, te recomendamos lo siguiente:

  • Eval√ļa los objetivos y necesidades de tu empresa para hacer una preselecci√≥n de cada herramienta. 

  • Cada herramienta tiene diferente funcionamiento, pero t√ļ puedes adecuarlas a la metodolog√≠a propia del proceso de la organizaci√≥n. 

  • Mientras m√°s espec√≠fico seas con el uso de una herramienta, mejores resultados vas a tener para satisfacer las necesidades de la organizaci√≥n.

Un proceso de la organizaci√≥n requiere de un an√°lisis certero, as√≠ que necesitas el software que te ofrezca el mejor desempe√Īo posible. Los m√°s populares son los siguientes.

1. Blue WorksLive de IBM

IBM Blueworks Live, parte del conjunto de aplicaciones IBM SmartCloud, es una herramienta que te ayudar√° a describir y documentar procesos comerciales. Es un modelador simple e intuitivo de usar, dise√Īado para evaluar todo tipo de proceso en tu empresa u organizaci√≥n

Todos los datos del an√°lisis de procesos de negocio se almacenan en una nube que facilita la infraestructura y el acceso r√°pido del proceso. 

Las funciones principales que puedes encontrar son:

  • Captura de procesos y decisiones.

  • Importaci√≥n y exportaci√≥n de datos.

  • Colaboraci√≥n centralizada.

  • Automatizaci√≥n de procesos simples.

  • Privacidad y seguridad.

  • Autenticaci√≥n.

ibm software procesos

Fuente: IBM

2. ARIS Aware de Software AG

ARIS Aware es un programa de an√°lisis de datos que te ayudar√° a mejorar los procesos internos y tomar decisiones de negocio constantes. B√°sicamente, le permite a tu empresa poder utilizar todas sus capacidades en los procesos de trabajo

Este analista de datos te ayuda en funciones como:

  • Conectividad y mezcla de datos.

  • Cuadros de mando y contextualizados.

  • An√°lisis visuales interactivos.

  • Casos de uso listos para utilizar.

  • Monitorizaci√≥n de uso de negocio.

  • KPI 's espec√≠ficas para cada stakeholder.

aris software procesos

Fuente: Aris

3. iGrafx

iGrafx es una plataforma de transformación empresarial que logra convertir los procesos de una empresa en una cartera de activos valiosos. Esta herramienta para gestión y análisis de procesos funciona con datos colocados en la nube, que conectarán los puntos de todas las áreas operativas.

Principalmente, esta plataforma te ayudar√° con:

  • La automatizaci√≥n de flujo de trabajo efectivo.

  • Gesti√≥n de arquitectura empresarial.

  • Implementaci√≥n de nube privada.

  • An√°lisis empresarial a nivel global.

igrafx software procesos

Fuente: iGrafx

Todas las organizaciones pueden identificar, evaluar y resolver los problemas internos de su negocio. Gracias a este an√°lisis t√©cnico del plan de negocios, podr√°s tomar mejores decisiones que permitir√°n alcanzar los objetivos estrat√©gicos de tu empresa y tener mayores beneficios.

Así que, te recomendamos hacer este análisis de manera constante, ya que el seguimiento que le hagas a tu negocio es vital para el cumplimiento de tus metas finales.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber m√°s acerca del an√°lisis de procesos de negocio, inscr√≠bete en nuestros cursos de an√°lisis de data, donde aprender√°s a identificar, reconocer y aplicar las acciones que tu empresa necesita, tomando como base los patrones y la informaci√≥n recopilada de antemano.

Asimismo, si tienes un proyecto y quieres ordenar todas tus ideas o establecer un proceso eficiente, te recomendamos esta plantilla de cronograma para cualquier proyecto que desees hacer realidad.

¬°√Čxitos!