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Análisis de procesos de negocio: ¿cómo implementarlo en mi empresa?

Análisis de procesos de negocio: ¿cómo implementarlo en mi empresa?

Última actualización 4 de Junio del 2022Tiempo de lectura: 10 min.

Hugo Rodríguez

El análisis de procesos de negocio es una de las técnicas más eficaces para revisar el cumplimiento de los objetivos de la organización. Por medio de este recurso, las compañías tienen la oportunidad de evaluar si los procesos empresariales se están ejecutando a cabalidad y están en consonancia con la obtención de las metas estipuladas de antemano.

Para cambiar algo en tu compañía, primero debes comenzar por entender qué es lo que se quiere cambiar. Gracias a la implementación del análisis de procesos de negocio, podrás conocer y canalizar los distintos inconvenientes que aparezcan dentro del funcionamiento de la corporación. 

Estos inconvenientes, pese a ser evitables, pueden enturbiar la realización de las tareas pendientes y la consecución de los objetivos empresariales. Así que no dudes en aplicar este proceso de análisis.

Además de lo que te mencionamos anteriormente, el análisis de procesos de negocio forma parte de un método eficaz, el cual te ayudará a comprender todos los detalles que involucra un proceso y, de esta manera, no solo puedas construir los cimientos necesarios para su perfeccionamiento, sino que también tengas más facilidad para alcanzar tus metas empresariales.

En este post, te enseñamos qué es el análisis de procesos de negocio, su importancia, cómo funciona, los pasos a seguir y algunas herramientas de interés para aplicarlo adecuadamente. ¡Acompáñanos!

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¿Qué es el análisis de procesos de negocio?

El análisis de procesos de negocio, conocido como Business Process Modeling (BPM), es un método eficiente que te permite entender a mayor profundidad los detalles de un proceso empresarial y conducirte a perfeccionarlo.

Según el portal de ABPMP International, "es un enfoque disciplinado para identificar, medir y controlar los procesos comerciales automatizados y no automatizados para lograr resultados consistentes y específicos alineados con los objetivos estratégicos de una organización".

Para ello, se encarga de buscar comprender los componentes de un proceso de negocio, como pueden ser los siguientes:

  • Entradas.

  • Salidas.

  • Controles.

  • Procedimientos.

  • Aplicaciones.

  • Actores.

  • Tecnología.

  • Datos.

  • Interacciones.

Dentro del análisis de negocios, se pueden evaluar parámetros que afectan cada proceso, como es el caso del tiempo, la capacidad, la calidad y el coste que involucra cada proceso. Es una recopilación de datos desde el inicio del proceso hasta el final de las actividades. 

Sin embargo, la recopilación por sí sola no es suficiente: también hay que darle una interpretación a esta información. Como bien menciona Mauro González, profesor de nuestro curso online de Data Driven mindset: Toma decisiones con data, "entender qué datos son valiosos y cómo interpretarlos es una habilidad. Pero usar esos datos en tu día a día para tomar decisiones complejas es, definitivamente, un arte".

Este análisis de proceso de negocio es esencial para poder evaluar cada parte del proceso e identificar su interacción entre sí para producir resultados. Ahora bien, ¿conoces cuál es su verdadero valor?

 

¿Cuál es la importancia del análisis de procesos de negocio?

Esta técnica forma parte del modelo de gestión de procesos de negocio, el cual se realiza de forma cíclica: cuenta con diferentes fases, al tiempo que funciona de manera continua y secuencial. Este punto permite que pueda renovarse y mejorarse de forma constante, lo que repercutirá en una mejor experiencia para la empresa y el cliente en particular.

En el análisis de procesos de negocio, puedes evaluar diferentes datos que te permiten monitorizar y trazar la realidad de los procesos informáticos de tu emprendimiento. Eso sí, dentro del análisis puedes encontrar errores o elementos que requieren una mejora. 

Para las empresas, estos procesos estratégicos son importantes para mejorar la eficacia del negocio, lo que significa que al analizar un proceso se identifica, define y comunica todo el funcionamiento interno de la empresa.

El análisis de proceso de negocio es un factor crítico para la organización de la empresa, ya que si no se evalúa un proceso de riesgo a tiempo puede resultar perjudicial para el éxito comercial de la compañía a futuro.

Este punto va de la mano con los beneficios del análisis de proceso de negocio. ¿Quieres saber qué tipo de ventajas competitivas le puede ofrecer este recurso a tu compañía?

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Ventajas del análisis de proceso de negocio

A lo largo de este post, hemos abarcado mucho acerca de lo que es y lo que representa el análisis de procesos de negocio para una empresa. Desde su funcionamiento hasta la importancia esencial que tiene dentro de las empresas.

Sin embargo, esto no es todo. A continuación, presentamos algunos beneficios que pueden serte de gran ayuda para idear tu plan de proceso de negocio:

  • Permite a los directivos y colaboradores de la empresa el entendimiento de cómo está funcionando el proceso.

  • Supervisa y gestiona las metas estratégicas de la compañía.

  • Facilita la estandarización de los flujos del trabajo y las normas del negocio.

  • Respalda las decisiones de la directiva, dependiendo de la información que se haya obtenido durante el análisis.

  • Determina tanto la entrada como la salida de los distintos procesos empresariales.

  • Comprende las funciones que cumple cada miembro de tu personal en cada uno de los procesos e identifica a los responsables de que ese prototipo se ejecute y gestione de forma responsable.

  • Establece algunos KPIs (indicadores de rendimiento). Gracias a este recurso, podrás tener mayor facilidad para seguir las distintas etapas del procedimiento.

Como puede ver, el análisis de negocio es muy importante para que las empresas monitoreen y supervisen el estado en el que se van desarrollando las acciones esenciales para el cumplimiento de las metas. Sin embargo, es fundamental que las organizaciones también entiendan cuándo deben implementar este tipo de mecanismo.

evaluación de procesos de empresas

Fuente: Pexels

¿Cuándo realizar un análisis de procesos?

Hasta este punto, eres consciente de que el procedimiento de analizar los procesos empresariales garantiza la mejora regular de los flujos de trabajo. Gracias a este sistema, es posible revisar, analizar y arreglar todos aquellas acciones que lo requieran.

Entonces, para que el análisis de procesos de negocio funcione a la perfección e implique un cambio verdaderamente positivo para tu empresa, debe hacerse de forma constante y continua. ¿Por qué debe hacerse un seguimiento tan minucioso? Pues porque las interferencias e inconvenientes (tanto internos como externos) aparecen regularmente para alterar la planificación inicial.

Para ello, debes conocer cuáles serán los procesos a partir de los cuales deberás hacer el análisis. Debes priorizar esta investigación en las siguientes situaciones:

  • En el momento en el cual la empresa actualiza su programa estratégico para abordar los nuevos escenarios del mercado.

  • Cuando existen problemas de rendimiento en algún proceso o este no sigue la normativa estipulada.

  • Con la aparición de las nuevas tecnologías dentro de la organización, las cuales son aplicadas para la actualización y automatización de los procesos.

  • Al haber cambios estructurales dentro de la compañía, ya sea por adquisiciones, fusiones o escisiones.

  • Con el surgimiento de nuevas regulaciones externas, como puede ser el caso de la creación de nuevas leyes o dentro del marco de una posible crisis política o económica.

Estos escenarios te ayudarán a entender que debes dar el primer paso para implantar el análisis de procesos de negocio en tu empresa.

estudio de datos

Fuente: Pexels

Pasos para implementar el análisis de procesos de negocio

Ahora que sabes cuándo utilizar la herramienta de análisis de procesos de negocio, es momento de que sepas los pasos a seguir y el procedimiento habitual.

Y no te preocupes: si tu empresa no cuenta con un presupuesto amplio para comprar una herramienta para el análisis de procesos de negocio, este procedimiento te será de gran ayuda. Tenemos una secuencia de pasos que te ayudarán a evaluar cada proceso estratégico de tu empresa e identificar aquellos aspectos negativos para entender cómo mejorarlos. 

1. Define la prioridad del proceso

Dentro de cada empresa existen múltiples procesos, algunos más largos que otros. Los procesos internos cortos son más sencillos de darle seguimiento, pero es fundamental que también le des seguimiento a aquellos que son más extensos, pues suelen ser esenciales para el devenir de la empresa.

La idea es que seas capaz de establecer qué procesos son los más importantes que debes analizar en ese preciso instante y de qué forma establecerás el orden en el que realizarás el análisis. Puedes elegir alguno que consideras que necesita mejorar o que pueda tener fallas en su funcionamiento. 

La mejor forma de elegir el orden en el que estudiarás los procesos es fijarte en elementos como los siguientes:

  • Su urgencia e importancia.

  • Su rendimiento.

  • El impacto que tienen dentro de la estrategia.

  • La rentabilidad que ofrecen.

  • El grado de interacción con el cliente.

Esta elección debe ir acorde a los objetivos estratégicos que tu empresa desea alcanzar y considerar el tiempo y recursos que implican la evaluación del proceso.

2. Forma el equipo de trabajo

El segundo paso para el análisis de procesos de negocio es designar un grupo de personas que se encargará de realizar la investigación pertinente. 

En este paso, es recomendable elegir a aquellas personas que sepan cómo administrar negocios y tengan conocimiento en análisis y logística. También deben estar familiarizados con los procesos internos de la empresa.

Como ejemplo, puedes clasificar a tu equipo de esta forma: 

  • El líder del proceso de análisis de negocio.

  • Un alto ejecutivo de la organización.

  • Los empleados necesarios para el proceso. 

  • Aquellos empleados o trabajadores de áreas alternas que deseen conocer las mejoras.

3. Elabora un diagrama de procesos de negocio

El diagrama para el proceso de negocio facilita la representación gráfica del análisis. Durante este paso, se establecen las responsabilidades de cada miembro y aquellas tareas asignadas, incluyendo fechas, tiempos y estrategias

Hay varios diagramas o mapas de procesos de una empresa que puedes implementar, pero los más recomendados son los siguientes.

Diagrama de causa - efecto

Esta herramienta de análisis te ayuda a obtener un cuadro detallado de los diversos motivos que originan un problema o generan una consecuencia.

Este esquema se aplica entre un grupo de personas que dan su punto de vista acerca de los posibles errores producidos en el sistema de causa y efecto. Es sencilla y eficaz para el análisis sobre el proceso de negocio.

Diagrama de Pareto

Esta herramienta de análisis es de gran ayuda para la toma de decisiones basadas en prioridades para el negocio. Como bien menciona el portal Forbes, el diagrama creado por Vilfredo Pareto estipula que el 80% de los problemas se pueden solucionar si se eliminan el 20% de las causas que lo originan

Para el análisis de procesos de negocio, el diagrama consta de hacer un gráfico de barras, los cuales representan los problemas o factores individuales que generan un problema. Y por medio de esta representación, puedes realizar las siguientes acciones:

  • Saber qué factor es más importante a resolver.

  • Conocer cuál es la causa del problema.

  • Plantear objetivos de mejora.

  • Comprobar el objetivo deseado.

diagrama de Pareto

Fuente: Crehana

4. Establecer la situación actual del proceso

Al evaluar el análisis de procesos de negocio, debes identificar cómo se ha ido desarrollando la acción hasta el momento actual. Ahora bien, para conocer el proceso a mayor profundidad, es necesario investigar cada elemento por separado.

Para ello, puedes entrevistar a cada colaborador involucrado en el proceso, así como las métricas, la posición dentro de la empresa, relevancia, obstáculos, etc. El objetivo de este paso es estudiar el proceso de negocio actual y direccionarlo hacia un estado estratégico más óptimo

5. Identifica los elementos a mejorar

Este paso es un nexo del paso anterior, ya que requiere de conocer aquellos puntos dentro del proceso de negocio que necesitan mejorar. 

Debes asegurarte que estos elementos estén relacionados con los objetivos estratégicos de la empresa y así todos los movimientos internos están direccionados a un mismo punto empresarial. 

6. Elabora un nuevo proceso mejorado

Luego de evaluar, establecer e identificar los elementos del análisis de procesos de negocio, es momento de diseñar un nuevo proceso. Para ello, te serán de utilidad todas las herramientas de pasos anteriores, las cuales te ayudarán a tener un análisis exitoso y más eficiente para el proceso de trabajo. 

Recuerda que este análisis es necesario para las organizaciones y negocios que quieren enfrentar los problemas de procesos internos.

Estos son los pasos básicos para hacer un análisis de procesos de negocio. Sin embargo, si tienes la disponibilidad para utilizar implementos tecnológicos y plataformas digitales, también tienes esa opción.

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Herramientas de análisis de proceso de negocio

En la actualidad, existen muchas herramientas e instrumentos que sirven como apoyo a las empresas para gestionar y analizar los procesos. Cada una de estas tienen diferentes formas de uso y especialización para identificar ventajas o puntos débiles del negocio.

En un equipo laboral, cada integrante profesional tiene diferentes gustos y preferencias sobre su método de trabajo. Por eso, escoger la herramienta correcta que encaje con cada perfil puede ser tedioso. 

Por ello, antes de ver las herramientas de análisis de procesos de negocio, te recomendamos lo siguiente:

  • Evalúa los objetivos y necesidades de tu empresa para hacer una preselección de cada herramienta. 

  • Cada herramienta tiene diferente funcionamiento, pero tú puedes adecuarlas a la metodología propia del proceso de la organización. 

  • Mientras más específico seas con el uso de una herramienta, mejores resultados vas a tener para satisfacer las necesidades de la organización.

Un proceso de la organización requiere de un análisis certero, así que necesitas el software que te ofrezca el mejor desempeño posible. Los más populares son los siguientes.

1. Blue WorksLive de IBM

IBM Blueworks Live, parte del conjunto de aplicaciones IBM SmartCloud, es una herramienta que te ayudará a describir y documentar procesos comerciales. Es un modelador simple e intuitivo de usar, diseñado para evaluar todo tipo de proceso en tu empresa u organización

Todos los datos del análisis de procesos de negocio se almacenan en una nube que facilita la infraestructura y el acceso rápido del proceso. 

Las funciones principales que puedes encontrar son:

  • Captura de procesos y decisiones.

  • Importación y exportación de datos.

  • Colaboración centralizada.

  • Automatización de procesos simples.

  • Privacidad y seguridad.

  • Autenticación.

ibm software procesos

Fuente: IBM

2. ARIS Aware de Software AG

ARIS Aware es un programa de análisis de datos que te ayudará a mejorar los procesos internos y tomar decisiones de negocio constantes. Básicamente, le permite a tu empresa poder utilizar todas sus capacidades en los procesos de trabajo

Este analista de datos te ayuda en funciones como:

  • Conectividad y mezcla de datos.

  • Cuadros de mando y contextualizados.

  • Análisis visuales interactivos.

  • Casos de uso listos para utilizar.

  • Monitorización de uso de negocio.

  • KPI 's específicas para cada stakeholder.

aris software procesos

Fuente: Aris

3. iGrafx

iGrafx es una plataforma de transformación empresarial que logra convertir los procesos de una empresa en una cartera de activos valiosos. Esta herramienta para gestión y análisis de procesos funciona con datos colocados en la nube, que conectarán los puntos de todas las áreas operativas.

Principalmente, esta plataforma te ayudará con:

  • La automatización de flujo de trabajo efectivo.

  • Gestión de arquitectura empresarial.

  • Implementación de nube privada.

  • Análisis empresarial a nivel global.

igrafx software procesos

Fuente: iGrafx

Todas las organizaciones pueden identificar, evaluar y resolver los problemas internos de su negocio. Gracias a este análisis técnico del plan de negocios, podrás tomar mejores decisiones que permitirán alcanzar los objetivos estratégicos de tu empresa y tener mayores beneficios.

Así que, te recomendamos hacer este análisis de manera constante, ya que el seguimiento que le hagas a tu negocio es vital para el cumplimiento de tus metas finales.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca del análisis de procesos de negocio, inscríbete en nuestros cursos de análisis de data, donde aprenderás a identificar, reconocer y aplicar las acciones que tu empresa necesita, tomando como base los patrones y la información recopilada de antemano.

Asimismo, si tienes un proyecto y quieres ordenar todas tus ideas o establecer un proceso eficiente, te recomendamos esta plantilla de cronograma para cualquier proyecto que desees hacer realidad.

¡Éxitos!

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