Zapier: un software para potenciar la productividad de tu equipo

Para saber qué es Zapier, tienes que pensar en la cantidad de minutos que has perdido pasando información de Trello a Google Calendar o de Slack a Notion. Suena familiar, ¿verdad?

No tiene nada de raro. De hecho, un estudio publicado en el blog de Monday señala que el 54% de empleados en diversas compañías gastan 5 o más horas por semana en tareas repetitivas, que no requieren creatividad y que pueden ser delegadas.

Es por esa razón que, en este artículo, vamos a explicarte el concepto de Zapier, sus características, cuáles son sus beneficios y otros detalles de su uso. Con esta información, podrás potenciar la productividad de tu equipo y los resultados de tus proyectos.

¡A encender la máquina de automatizar!

¿Qué es Zapier?

Zapier es un software que permite conectar muchas aplicaciones web entre sí y automatizar tareas en pocos pasos. Sin necesidad de saber programación o escribir código, con la herramienta Zapier, puedes implementar una automatización en pocos minutos y liberarte de carga de trabajo, así como de tiempo invertido en procesos rutinarios.

Imagina que eres el project manager de un equipo y asignas tareas a distintos colaboradores en la plataforma Asana. Como gran parte de la información a gestionar se procesa en una plantilla de Google Sheets, sueles transferir esos datos manualmente hacia Asana para que todos los miembros del equipo estén actualizados.

Esta acción suele quitarte tiempo para otras funciones muy importantes. Es por eso que, al investigar sobre aplicaciones para automatizar tareas, conoces los beneficios de Zapier y empiezas a usarlo. Rápidamente, entiendes que es posible crear una automatización en Zapier para conectar Asana con Google Sheets y lograr que la información pase de una a otra plataforma sin que tú tengas que invertir tiempo valioso en ello.

¿Cómo funciona Zapier?

El funcionamiento de esta plataforma de automatización está basado en 4 términos importantes que debes conocer para entender completamente qué es Zapier y cómo trabaja. Aunque aquí hay una primera aproximación a los conceptos, más adelante te explicaremos cómo funcionan con un ejemplo.

1. Zap: un Zap es todo el workflow automatizado entre las apps seleccionadas. Es decir, este término comprende todo el flujo de trabajo de Zapier.

2. Triggers: estos son los eventos desencadenantes del flujo automatizado en Zapier. Se activan en una aplicación determinada a partir de la configuración hecha al inicio.

3. Actions: estas son las acciones específicas de Zapier para implementar la automatización. Cada paso del software de Zapier en todo el workflow es una action.

4. Tasks: las tareas sirven para que la plataforma monitorice cada una de tus acciones. En este caso, cada vez que Zapier realiza una action, esta es contada como un task realizado. Esto sirve, sobre todo, para determinar los planes premium a utilizar.

Fuente: Zapier

¿Cómo usar Zapier?

Luego de saber qué es Zapier y cuál es su terminología de uso, de seguro estás preguntándote cómo empezar a usar esta herramienta tan útil. No te queremos hacer esperar más. Lo más conveniente para aprender a utilizar Zapier es seguir una guía con imágenes del proceso.

Adivinamos que esta es la primera vez que conoces qué es Zapier, por lo que vamos a explicarte paso a paso cómo comenzar a usarlo. Simplemente tienes que registrate en www.zapier.com y abrir una cuenta gratuita de prueba con acceso a funciones premium por 14 días. Piensa que eres tú quien implementará su primera automatización en Zapier a partir del ejemplo anterior.

Paso 1: Conecta las primeras aplicaciones

Luego de pasar por el proceso de registro en Zapier, llegas al panel de control y tienes que elegir entre dos opciones: las integraciones sugeridas por Zapier o el ingreso manual de dos aplicaciones.

En el primer caso, ves una imagen como la siguiente:

Fuente: Zapier

En el segundo caso, te ofrecen los espacios para que coloques los nombres de 2 aplicaciones a conectar y empieces a descubrir la utilidad de Zapier.

Fuente: Zapier

Paso 2: Crea tu primer workflow en Zapier

Para entender qué es Zapier, tienes que generar un workflow. Es decir, implementar tu primera automatización. 

Aquí verás un panel con dos secciones. Una que muestra la conexión entre Google Sheets y Asana, y la otra que muestra el trigger de Zapier que posibilita la automatización. Es decir, la orden para que Zapier ejecute una action. En este caso, cada vez que se cree un nuevo Google Sheet en la cuenta seleccionada, Zapier creará una tarea en Asana.

Fuente: Zapier

Paso 3: Elige la cuenta en la aplicación A

Continuando con el ejemplo de automatización en Zapier, ahora debes acceder a tu cuenta de Google Sheets para que Zapier la reconozca.

Fuente: Zapier

Paso 4: Establece un trigger

El significado de Zapier no se entendería sin los triggers. Como te hemos explicado antes, estos son los desencadenantes que generan el inicio de la automatización en Zapier. En la imagen, es necesario que elijas la ubicación del Google Sheet. En este caso, el documento está en la carpeta “Mi unidad” de Google Drive.

Fuente: Zapier

Paso 5: Crea un action event

Después de terminar el paso anterior con un test de funcionamiento, Zapier pide que determines el resultado en Asana. Como lo habíamos planteado en el ejemplo, debe generarse una tarea en Asana cada vez que se cree un nuevo Google Sheet.

Fuente: Zapier

Paso 6: Determina la ubicación de la tarea

En este punto del proceso de automatización en Zapier, tienes que precisar el espacio de trabajo, el proyecto y la sección en los que estará asignada la tarea que se creará automáticamente. Aparte de estas opciones, puedes ofrecer más información, como usuarios a intervenir, fechas de cumplimiento, etc.

Fuente: Zapier

Paso 7: Activa tu primer Zap en Zapier

El paso final requiere que actives el primer Zap del workflow en Zapier. De esta manera, a partir de ahora, cada vez que ocurran los eventos antes mencionados, no tendrás que hacer nada. Simplemente, la magia de Zapier repetirá el proceso sin que tú tengas que dedicar tiempo.

Fuente: Zapier

Cuando todo esté listo, verás un mensaje como el siguiente, habrás entendido qué es Zapier y empezarás a disfrutar de todas las ventajas que ofrece.

Fuente: Zapier

Integraciones de Zapier

Entre las integraciones de las apps de Zapier existen múltiples opciones para elegir distintas automatizaciones. Zapier ofrece integraciones con más de 4000 aplicaciones. Las más populares son Slack, Gmail, Mailchimp, Trello y Notion. Pero no todo termina en estas herramientas. Aquí compartimos contigo una lista con más apps con las que puedes automatizar tareas en Zapier:

• Pipedrive CRM
• HubSpot
• Calendly
• Airtable
• Google Forms
• Stripe
• Facebook Leads Ads
• Google Drive
• Webflow
• Shopify

Fuente: Zapier

Beneficios de Zapier

Hasta aquí, estamos seguros de que vas comprendiendo lo que es Zapier y cuáles son sus diversos beneficios para el trabajo de automatización y la productividad digital de un equipo de trabajo. Estas son las ventajas de Zapier más importantes:

1. Crear automatizaciones sin código

Como lo hemos demostrado en el ejemplo, Zapier facilita la automatización de tareas entre aplicaciones que, en principio, no tienen relación. Si no existieran softwares de automatización como Zapier, tendrías que aprender a programar o contratar un desarrollador para que integre distintas herramientas.

2. Usar plantillas de Zapier para ahorrar más tiempo

El hecho de usar Zapier e implementar manualmente las automatizaciones ya implica un ahorro de tiempo considerable. Sin embargo, Zapier va más allá. Ofrece plantillas con prediseños de automatizaciones para que crees Zaps mucho más rápido. Basta con que ingreses por primera vez al panel de control y elijas una de sus recomendaciones.

3. Workflows extendibles para automatizar múltiples tareas

Saber qué es Zapier también es comprender que esta herramienta low code/no code tiene como propósito mejorar el uso de tu tiempo en el trabajo y la productividad de los equipos en las empresas. Por eso, cuando implementas un workflow y activas un trigger, este puede ser usado para automatizar múltiples tareas a la vez, lo cual facilita bastante más la gestión de proyectos.

4. Ahorro de recursos y de inversión económica

No solo puedes ganar tiempo con Zapier, sino que su ventaja mayor radica en que te permite ahorrar en recursos, contrataciones y gastos innecesarios. Al tener a la mano una implementación de automatizaciones con Zapier, no tienes que pensar en sumar a un desarrollador o en pagar por formación en herramientas digitales que no sabes usar. Basta con crear tu primer Zap y estarás ahorrando un dinero importante que puedes usar en otras necesidades del equipo.

A pesar de todos los beneficios de usar Zapier, te recomendamos que pienses y planifiques una estrategia de automatizaciones con tu equipo. Como lo sugiere Sergio Andres Maldonado, profesor de nuestro curso Automatización de tareas: crea tu primer bot, “existen ventajas y desventajas de automatizar tareas en Zapier, por lo que es fundamental analizar y diseñar el proceso de automatizaciones con inteligencia”.

¿Cuánto cuesta Zapier?

En esta última parte y luego de haber comprendido para qué sirve y qué es Zapier, es conveniente que conozcas su precio. Como ya mencionamos antes, puedes empezar usando el plan gratuito que permite 14 días para aprovechar funciones premium.

Si luego de esa prueba, entiendes que el uso de Zapier en tu empresa será de gran ayuda, puedes optar por uno de sus planes de pago. Entre ellos, el más económico es el de $19.99 al mes para principiantes y el más caro es el de $599 al mes para compañías. Te dejamos una imagen con el detalle de los planes.

Fuente: Zapier

Esperamos que hayas entendido muy bien qué es Zapier y cómo te puede ayudar. Ahora te invitamos a revisar el catálogo de cursos online de Herramientas low code que tenemos en Crehana.

¡Aprende a automatizar y potencia tu productividad!