Productividad digital: Cómo hacer que tu equipo logre sus objetivos en remoto

¿Te resulta difícil organizar procesos en reuniones virtuales? ¿Programas una reunión y sientes que no avanzaste lo suficiente? Sabemos que, en más de una oportunidad, te has preguntado si estas guiando a tu equipo por el buen camino. Seguimos adaptándonos al trabajo remoto, sin embargo, la clave para aumentar la productividad es la organización y motivación.

Suena sencillo, pero muchas veces el equipo se dispersa y pareciera que todos trabajan sin alinearse a un objetivo en concreto. Debes darles una guía continua y conversar con ellos frecuentemente para monitorear los avances del trabajo. En este blog te detallaré algunas buenas prácticas para lograr que tu equipo supere las metas del mes y se mantenga motivado para proponer nuevas mejoras en su día a día.

Desarrolla un Mindset Digital

Cualquier proceso que realizábamos hace unos años se ha transformado radicalmente gracias al desarrollo de la tecnología. Contar con un mindset digital te ayudará a tener una visión innovadora para explorar nuevas alternativas de trabajo que brinda la era de la tecnología. Constantemente debes buscar nuevas formas ágiles de trabajo que permitan desarrollar las capacidades de tu equipo y aprovechar el tiempo al máximo.

Buenas prácticas para aumentar la productividad

Antes que todo, el trabajo debe llevar una planificación al detalle y evaluarse para mejorar el desempeño de tu equipo. Dentro de esta estrategia, debes llevar una comunicación asertiva y apoyarte también con algunas metodologías ágiles de organización de tareas que ayude a realizar brainstormings, listados de pendientes, monitorización de objetivos, etc.

A continuación, te detallo algunas recomendaciones para tener en cuenta:

✅Establecer prioridades: Tu semana debe empezar con tres objetivos que guiarán el trabajo de tu equipo en la semana. Por su parte, cada integrante debe tener definidas tres prioridades para trabajar en base a ello. Te recomendamos realizar una reunión al iniciar y terminar el día, dando espacio de un minuto por integrante para detallar lo que logró, las tareas que no pudo terminar y como cree que puede mejorar su trabajo con miras al día siguiente. Asimismo, al finalizar la semana puedes realizar una reunión de feedback con cada uno de tu equipo para identificar aspectos que se pueden mejorar para los próximos días.  

Imagen: Freepik

✅Organización de tareas: De nada servirá definir actividades si no se organizan ni se especifica un deadline para cumplirlas. Algunas herramientas que te pueden ayudar a mapear tus tareas con tu equipo mientras las van realizando es Trello, Asana o Innk. Con esto podrás ver que tareas están en progreso y cuales aún no se han empezado.

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Muchas veces no se lleva un control del tiempo que te toma hacer cada tarea y al final del día quedan muchos pendientes por avanzar. Procura que el equipo maneje un calendario para organizar todas sus tareas y fijarles tiempo. Conversa con ellos y sé flexible para que puedan planificar su tiempo con autonomía. Ahora más que nunca, algunos horarios pueden variar por algún imprevisto, pero intenta gestionarlos para que se puedan terminar los objetivos del día.

Algunas herramientas que pueden usar son:

📌 Google Calendar

📌 Habitnow

📌 Toodledo

📌 Wenote

📌 Tiny Calendar

📌 Digical

✅Comunicación Asertiva: Al no estar todos juntos en una oficina, la comunicación puede parecerte un poco difícil al reunirte por videoconferencias o enviar mensajes, por ello, te recomendamos algunas herramientas que te ayudarán como: Slack, Basecamp, Notion, Dropbox, entre otras. Para evitar malentendidos o retrasos en el trabajo, procura que tu lenguaje escrito sea directo y respetuoso, porque debes utilizar las videollamadas para cosas puntuales y que demanden más tiempo.

Imagen: Freepik

No olvides:

📌Usar comunicación visual

📌Escuchar a tu equipo

📌Sé empático y preocúpate por el bienestar de tu team

✅Metodologías Agile: Este método de trabajo te será útil para lograr flexibilidad e inmediatez en tus proyectos. Las empresas han incursionado en el mundo agile para reducir sus costos y aumentar su productividad. Podrás trabajar con mayor velocidad y eficiencia gracias a que el trabajo se adopta a las condiciones del proyecto. En agile se trabaja a través de entregas parciales del producto, lo que hace posible un feedback mucho más continuo para ajustar el proyecto.  

Imagen: Agile

Algunas herramientas para realizar proyectos agile son:

📌 Trello

📌 Atlassian Jira

📌 Asana

📌 Axosoft

📌 Scrumblr

📌 Active Collab

✅Data Driven: Tener un enfoque “Data Driven” significa que todas las decisiones que tome tu equipo, deben estar justificadas por datos relevantes del negocio. Con la organización de los datos podrás anticiparte ante las necesidades de tu cliente y ajustar tus estrategias de manera comercial, comunicacional, etc.

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Para poner en práctica esta cultura, no olvides que:

📌Debe existir un área responsable del manejo de datos

📌Todas las decisiones deben estar justificadas con datos relevantes

📌Los datos deben ser accesibles para todos

📌La toma de decisiones es responsabilidad del equipo

📌Se tiene un seguimiento detallado de los KPIs principales de la empresa

✅Time Management: La administración del tiempo va ligada a todas las actividades que realiza tu equipo y debes inculcarles el hábito de planificar a detalle su tiempo para evitar confusiones en las tareas y estrés que se puede causar al no terminar el trabajo. Con esta práctica lograrás aumentar la productividad de tu equipo, mejorar la calidad del trabajo en conjunto y alcanzar los objetivos.

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Los primeros pasos para manejar tu tiempo son:

📌Establecer metas

📌Priorizar tareas

📌Fijar límites de tiempo

📌Tomar descansos entre actividades

📌Eliminar tareas que no aporten valor

📌Planificar con anticipación

¡Espero que estas prácticas te ayuden a mejorar tu forma de trabajo! Recuerda que un líder debe tener paciencia y entender el ritmo de trabajo de cada integrante de su equipo. Sé positivo y escucha mucho a tu team, debes generar una relación de confianza para que a la primera persona que acudan cuando tengan un problema sea a ti, la comunicación es la base de todo. Acuérdate de siempre inculcar una visión digital al momento de implementar proyectos para aprender nuevas tecnologías.

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