Conocer qué es extranet te permitirá mantener conectadas todas las áreas de tu organización con los diferentes usuarios externos.
Así que, si estás pensando en hacer una estrategia de comunicación que te permita estar más conectado con tus usuarios, conocer qué es extranet y cómo aplicarla en tu organización, te servirá de gran ayuda.
No te desconectes de este nuevo artículo del que de seguro sacarás el mejor provecho. ¡Aquí vamos!
¿Qué es extranet?
Para entender qué es extranet debes saber que es una palabra que resulta de la combinación entre el vocablo “extra” (fuera) y “net” (red), lo que significa que se trata de una red privada y controladas de ordenadores que se usa por medio de internet para conectar entre sí a un grupo de usuarios externos de una organización y otorgarles acceso a la red.
El principal uso de la extranet es poner recursos a disposición de un grupo de personas autorizado, pero no quiere decir que al público en general. Esas posibles personas pueden ser: socios comerciales, proveedores, grupos de clientes, etc. Esto con el objetivo de facilitar el intercambio de información, en especial, la comunicación entre los colaboradores de la misma y personas externas.
Imagen: Pixabay
Usos de una extranet en las organizaciones
Cuando una organización, empresa privada, universidad, etc, decide implementar una extranet, consigue construir una red integral que se puede usar de diferentes formas:
- Tráfico de datos: saber qué es una extranet te ayudará a entender que es una herramienta que facilita el intercambio electrónico de datos, lo que se conoce como Electronic Data Interchange, EDI por sus siglas en inglés, en los diferentes documentos, ya sean formularios o cartas mercantiles que se envían a socios comerciales.
Con este proceso pueden compartirse los datos más allá de lo que normalmente hace una empresa, y así, editarse sin necesidad de hacerlo manualmente, y enviarse sin tener un sistema de gestión de mercancías, como lo que es SAP MM.
- Gestión de datos: al tener una extranet en una organización esta permitirá que los datos puedan actualizarse más rápido y ponerlos a disposición de público autorizado, lo que garantizará que siempre estén al día y cuenten con la transparencia del procesamiento de los datos.
- Cooperación: con la aplicación de una extranet en una empresa se facilitará la comunicación y colaboración entre organizaciones, esto por medio del uso común de aplicaciones de software.
- Comunicación de información: si lo que tu organización necesita es comunicar información con público externo, tener una extranet puede ayudarte a cumplir este objetivo.
- Gestión del conocimiento: el uso de una extranet permite que los socios de una organización puedan compartir el uso de software de formación o desarrollar aplicaciones en común.
- Preguntas frecuentes: si te preguntas por otros usos de una extranet, te contamos que también es una red que sirve como soporte de preguntas frecuentes. Los diferentes públicos externos a la empresa pueden encontrar respuestas a sus preguntas de un modo sencillo.
Las entidades que decidan conocer qué es extranet e implementar una para permitir la comunicación con público externo, pueden integrar nuevas funciones a esta herramienta. Asimismo, pueden usar plataformas LMS para capacitación de personal sobre el uso de esta aplicación.
Características de la extranet
Ahora que conoces qué es extranet, es fundamental que conozcas sus características para que puedas diferenciar esta herramienta de otras que también buscan la comunicación entre los colaboradores de una organización:
- Acceso: esta red corporativa a diferencia de la intranet, permite el acceso a clientes y proveedores, no solo a integrantes de una compañía. En este caso, es la organización la que le otorga acceso a determinadas áreas del sitio.
- Protocolo: la extranet hace uso del protocolo de Internet, así como del sistema de comunicaciones público. Así, es posible que se comparta información importante a usuarios externos, como proveedores o clientes, de manera segura.
- Seguridad: el tema de la seguridad en la extranet es muy importante, pues los datos que se transfieren entre el sitio y los usuarios viajan encriptados, estando así seguros de ataques cibernéticos.
Una extranet aunque tiene muchas más características, permite la comunicación corporativa, que es fundamental en toda empresa. Según Pamela Jean, profesora del curso online de Negociación y Comunicación Estratégica “el mundo está hecho de gente, es decir, en medida de que nosotros tengamos la habilidad para conectar, comprender, negociar y hacer alianzas con las personas, podremos alcanzar nuestros objetivos”.
Imagen: Pixabay
Internet, intranet y la extranet: ¿cuál es la diferencia?
Para entender qué es extranet, es fundamental que sepas que es una extensión de la intranet que es una herramienta que utiliza la misma tecnología que internet. Pero es necesario que entiendas de qué se trata cada y cuáles son sus diferencias:
Intranet
Si te preguntas qué es una intranet, déjanos decirte que se trata de una red corporativa que permite la conexión de varias personas de una misma organización. Esta herramienta necesita permisos de acceso para cada uno de los integrantes, así como los roles de estos.
Según Economipedia, “el objetivo de una intranet es que la empresa pueda facilitar ciertos procesos internos, habilitándolos de forma digital, valiéndose de Internet. Así, los empleados de una empresa podrían utilizar la intranet, por ejemplo, para marcar su hora de entrada y de salida del lugar de trabajo”.
Extranet
La extranet también es una red corporativa que comunica a varias personas, pero lo que la diferencia de la intranet es que es para usuarios internos y externos a través de subredes, que permiten la conexión entre colaboradores de la empresa y personal externo.
En el caso de la extranet, el acceso a ella no está vinculado a ningún lugar, es decir, los usuarios no necesitan acceso, sin embargo, no tienen permiso de explorar por toda la plataforma. Asimismo, se tiene regulado el tipo de información disponible para cada usuario.
Internet
La internet es un conjunto global y abierto de redes de ordenadores. Y aunque no es una red homogénea, si está compuesta por muchas redes, con frecuencia muy diferentes.
Según Ned Snell, “es una red masiva de redes, infraestructura de redes que conecta a millones de computadoras unidas de forma global; formando una sola red en la que una computadora puede comunicarse con otra siempre y cuando estén las dos computadoras conectadas al Internet”.
Ahora que ya sabes qué es extranet y comprendes la diferencia que tiene con la intranet y la internet, debes pensar si es una herramienta que puedes usar en tu empresa. Te recomendamos empezar por un plan de comunicación que te permita evaluar los objetivos corporativos.
Si quieres conocer más de herramientas tecnológicas que puedas implementar en las estrategias de comunicación de tu marca, te recomendamos dar una vuelta por los cursos de Desarrollo Web y Tecnología que de seguro te ayudarán en esta tarea de seguir emprendiendo.
¡Lánzate con todo al mundo de los negocios y que la tecnología sea tu gran aliado!