¿Qué es un plan de comunicación? ¡Sé irresistible para tus clientes!

¿Por qué las organizaciones necesitan un plan de comunicación? La comunicación es un elemento importante para establecer relaciones interpersonales y resolver conflictos en cualquier contexto. 

Pamela Jean, profesora del curso online de Negociación y Comunicación Estratégica nos explica que el mundo está hecho de gente, es decir, en medida de que nosotros tengamos la habilidad para conectar, comprender, negociar y hacer alianzas con las personas, podremos alcanzar nuestros objetivos.

Los humanos somos seres sociales y una organización está compuesta por un gran número de personas que interactúan constantemente, entonces es indispensable que las organizaciones desarrollen un plan estratégico de comunicación en su estructura.

En el artículo de hoy, aprenderás qué es un plan de comunicación y sus tipos. Asimismo, conocerás cuáles son los beneficios de un plan de comunicación y cómo puedes desarrollar uno paso a paso. 

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¿Qué es un plan de comunicación?

Cuando hablamos de un plan de comunicación, nos referimos a una hoja de ruta aplicada por una organización para comunicarse con su público interno y externo. En esta se van a establecer los objetivos de comunicación organizacional que la empresa busca alcanzar. 

Asimismo, va a permitir transmitir la información necesaria de las tareas a realizar y cómo desempeñarlas. Además, un plan de comunicación efectivo le permite a la organización informar sobre las características y beneficios de los productos o servicios que ofrece. 

Para que todo esto sea posible, se debe definir la línea de comunicación que va a seguir la cultura organizacional y comunicarles a todos los departamentos de ésta. Por último, un plan de comunicación también incluye el presupuesto destinado y el método de evaluación del progreso de cada elemento que involucra y que se vaya obteniendo a lo largo de la ejecución.

Todo esto es importante para unificar el mensaje de tu marca a través de una estrategia de branding insideout, es decir, de afuera hacia adentro. A través del plan de comunicación, tanto los empleados como el público objetivo, conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de la organización para alinearse con los mismos. 

En otras palabras, un plan de comunicación integral tiene un rol facilitador para que los miembros de la empresa y sus clientes comprendan el mensaje. Sin embargo, el enfoque siempre debe ser transmitir un mensaje adecuado al público, ya que te definirá como marca y el rumbo de la empresa.

Además, un plan de comunicación te permite planificar de manera ordenada y estratégica los recursos de tu organización, tanto los materiales como los humanos. También, un plan de comunicación empresarial es importante si quieres tener una visión general de las acciones que se van a llevar a cabo en la estrategia de negocios. 

Finalmente, la Universidad de Cundinamarca en Colombia propone que “La comunicación organizacional favorece la gestión empresarial a través de la generación de estrategias y canales de comunicación efectivos que propician, a nivel interno, una mayor productividad, calidad, integración del colectivo y mejores resultados; y, a nivel externo, se genera un mayor impacto.”

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Tipos de planes de comunicación

Según lo mencionado, en cuanto a los tipos de planes de comunicación, estos se pueden dividir en dos categorías: plan comunicación interna y externa. 

Plan de comunicación Interna

Es la estrategia de comunicación organizacional que está dirigida a los propios miembros de la organización, es decir, a los colaboradores.  Se trata de la puesta en marcha de un conjunto de acciones para favorecer el traspaso de información y conocimiento entre los trabajadores. 

El objetivo del plan de comunicación interna es generar un buen clima laboral y mejorar la relación empresa-empleado. Asimismo, permite que los conocimientos que se producen en distintas áreas de la empresa lleguen a toda la organización. 

Plan de comunicación externa

Este plan de comunicación está dirigido al público de interés, o sea a los clientes. El objetivo principal de este tipo de comunicación es mejorar la imagen de la marca y de esta manera aumentar la venta de productos y servicios. 

El plan de comunicación externa está vinculado a las relaciones de la empresa con los diferentes grupos de interés como accionistas, proveedores, consumidores o la audiencia en general. También, es importante mencionar que un buen plan de comunicación interna va a beneficiar indirectamente en los objetivos de la comunicación externa. 

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Además de estos dos tipos de plan de comunicación que se dan en una organización, es importante diferenciar los canales por los cuales se va a dar la transferencia de información. 

Plan de comunicación digital

Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios digitales como la página web de la empresa, el blog corporativo, las redes sociales, el correo electrónico, la publicidad digital, etc.

Plan de comunicación offline

Son las acciones que se desarrollan por medio de los canales tradicionales como el teléfono, las tarjetas de visita, la cartelería, las reuniones corporativas, etc.

Cabe mencionar que los canales no son excluyentes, sino complementarios, ya que al usar ambos espacios logramos transmitir los mensajes del plan de comunicación de una forma más clara y concisa. 

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¿Cuáles son los beneficios de un plan de comunicación? 

Es importante hablar de la importancia de tener un plan de comunicación organizacional, tanto interna como externa. Es por ello que, a continuación, te contaremos cuáles son las ventajas de un plan de comunicación.

Ventajas del plan de comunicación interna

✅ Los colaboradores se sienten más incluidos en la organización. Esto es un elemento importante, ya que los planes de comunicación permiten que la información de distintas áreas llegue a todos en la empresa. Asimismo, si existen cambios o novedades todos podrán estar al tanto. 

✅ En relación al punto anterior, una buena relación entre la empresa y el colaborador, a través de un plan de comunicación interna, va a generar que se forme un sentimiento de fidelidad y una disminución en la rotación de personal. 

✅ Mejora la eficiencia en la empresa. Definitivamente, si se ejecuta un buen plan de comunicación interna, todos los colaboradores lograrán recibir y entender la información respecto a lo que deben hacer. Asimismo, lograran hacer su labor a gusto tanto de forma individual como en trabajo en equipo.

✅ Por medio de un plan de comunicación efectivo, conseguirás más puntos de vista sobre la gestión de la marca e identificarás posibles mejoras. Ellos son quienes la conocen mejor y estarán dispuestos a dar su opinión.

✅ Será más fácil proyectar una buena imagen y fortalecer la marca si se trabaja desde dentro. Un plan de comunicación interna potenciará lo que llamamos la “marca empleadora” o, en inglés, employer branding. Arturo Ortiz, profesor del curso online de Branding de adentro hacia afuera, define el employer branding como “una estrategia que combina el marketing y los recursos humanos para posicionarse en el mercado laboral”. 

Ventajas del plan de comunicación externa

✅ Ayuda a conocer los recursos que necesitas para cada acción y reducir los costes de tu empresa. El que exista un plan estratégico de comunicación con el cliente externo nos permite identificar bien qué es lo que quiere y ser más eficientes. 

✅ Tener un plan de comunicación externa te permitirá analizar y reenfocar la estrategia actual de la marca. Además de localizar los posibles errores que se estén cometiendo y mejorar la consecución de los objetivos.

✅ Llegar y conocer mejor a tu público objetivo. Mediante una investigación de mercado, así como un mensaje y las acciones adecuadas, incrementarán la cuota de mercado y podrás fidelizar a tus actuales clientes.

✅ Al poner en marcha las acciones, ya sabrás qué ha funcionado anteriormente y lo que no. Un plan de comunicación externa te ayudará a tener una guía y a mejorar la eficacia de tus estrategias, ya que podrás realizar un seguimiento y contemplar el análisis de los resultados.

✅ ¡Ganarás en visibilidad! Similar a un plan de marketing digital, una vez en marcha, con el plan de comunicación mejorarás la reputación de la marca, generarás más confianza a tus nuevos clientes y para conseguirás más tráfico en tu web.

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¿Cómo hacer un plan de comunicación? 

Si bien ya conocemos, qué es un plan de comunicación, los tipos y qué beneficios le trae a tu organización, es momento de aprender cómo se diseña un plan de comunicación.

1. Realizar un análisis interno y externo de la empresa

El primer paso para elaborar un plan de comunicación es conocer cómo está el mercado en el que se mueve nuestra organización y el funcionamiento de la misma. Para ello, es necesario realizar un análisis externo e interno. Por ejemplo, se pueden usar estrategias como el modelo Canvas y un FODA.

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2. Definir los objetivos del plan de comunicación

Este punto es muy importante, ya que si no definimos bien los objetivos y somos realistas en lo que se puede obtener, todo nuestro plan de comunicación fracasará. Existen objetivos cuantitativos, por ejemplo, aumentar un 30% las ventas en un minimarket, y cualitativos, como conseguir una mejor aceptación del público joven.

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3. Conocer a tu público objetivo

Es importante para una organización conocer a qué público se va a dirigir para llegar a ellos de manera más efectiva. Los aspectos más importantes a tomar en cuenta para hacer un plan de comunicación sería la edad, el género, nivel de estudios, nivel de ingresos, donde vive, etc. Para poder obtener esos datos, actualmente, se utilizan las analíticas de las redes sociales de la empresa, así como también las analíticas que nos brinda google. 

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4. Definir el mensaje

Debes definir el mensaje que se le quiere transmitir al público objetivo en el plan de comunicación. Procura que sea claro y conciso, con un lenguaje bien adaptado al público y que cumpla las reglas de ortografía. Una buena estrategia para empezar a redactar el mensaje es responder a las siguientes preguntas: ¿Qué quiero transmitir?, ¿qué le interesa a mi público?, ¿cuáles son sus motivaciones? y ¿qué necesidades puedo satisfacer? 

5. Seleccionar los canales

Esta parte va un poco ligada al paso de conocer al público objetivo, ya que debes transmitir el mensaje por canales que sean utilizados por el mismo. Es aquí donde entran en juego los canales vistos anteriormente (online y offline). Por ejemplo, si nuestro público son jóvenes, es usar las redes sociales y el internet, o sea por canales online. Es importante repetir que los canales de comunicación no son excluyentes, ya que si se cuenta con los medios lo ideal sería abarcar la mayor cantidad de canales posibles. 

6. Planificar nuestro tiempo y recursos 

Antes de empezar con el desarrollo del plan de comunicación como tal se necesita estar al tanto de con cuanto tiempo contamos para realizarlo, así como con cuánto dinero. Se puede utilizar un planning para poner todos estos datos importantes y que todos en el equipo lo tengan claro. 

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7. Desarrollar la estrategia que vas a seguir

Este es el momento de al fin decidir que vamos a hacer para conseguir los objetivos planteados. El diseño del plan de comunicación dependerá de todos los factores anteriores. Una vez hayas definido todo lo mencionado, estás listo para ejecutar el plan. 

8. Medir los resultados obtenidos

Una vez pongamos el plan de comunicación en marcha, es importante ir monitoreando cómo van variando nuestros indicadores. De esta manera, sabremos si estamos cumpliendo o estamos en camino a cumplir los objetivos propuestos. 

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Esperamos que el contenido del artículo de hoy te haya sido útil. Ahora ya conoces qué es un plan de comunicación y por qué necesitas uno en tu organización. Recuerda que un plan de comunicación efectivo generará un valor agregado a tu empresa y te permitirá crear un vínculo humano con tus colaboradores y tus clientes. 

Potencia tu negocio un paso a la vez y serás el siguiente caso de éxito. 

¡Manos a la obra! 🤩🙌