Crea tu plan de comunicación y ¡sé irresistible para tus clientes!

Si te estás preguntando cuáles son los beneficios de tener un plan de comunicación para tu empresa o emprendimiento, déjame decirte que al terminar esta nota correras por lápiz y papel para comenzar tu propia estrategia. No importa si vendes productos al por mayor, ofreces servicios de entregas online o tal vez eres parte de la gestión interna de un negocio: ¡existen diversos tipos de planes de comunicación que se volverán tus aliados!

¿Por qué las organizaciones necesitan un plan de comunicación? La comunicación es un elemento importante para establecer relaciones interpersonales y resolver conflictos en cualquier contexto. 

Pamela Jean, profesora del curso online de Negociación y Comunicación Estratégica nos explica que el mundo está hecho de gente, es decir, en medida de que nosotros tengamos la habilidad para conectar, comprender, negociar y hacer alianzas con las personas, podremos alcanzar nuestros objetivos.

Los humanos somos seres sociales y una organización está compuesta por un gran número de personas que interactúan constantemente, entonces es indispensable que las organizaciones desarrollen un plan estratégico de comunicación en su estructura.

En el artículo de hoy, aprenderás qué es un plan de comunicación y sus tipos. Asimismo, conocerás cuáles son los beneficios de un plan de comunicación y cómo puedes desarrollar uno paso a paso. 

¿La primera pista para crear tu estrategia ideal? Ten siempre en mente tus objetivos del plan de comunicación.

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¿Qué es un plan de comunicación?

De acuerdo con la ​​Plataforma de Voluntarios de España, cuando hablamos de un plan de comunicación, nos referimos a una hoja de ruta aplicada por una organización para comunicarse con su público interno y externo. En este documento se establecen una serie de puntos claves que determinarán los procesos comunicativos del negocio, emprendimiento o proyecto:

• Los objetivos de comunicación organizacional que la empresa busca alcanzar. 

• Las estrategias y recursos con las cuales pretende alcanzar esos objetivos, tanto humanos como materiales.

• La política de comunicación de la organización. Es decir, el tono y el contenido del mensaje. 

• La información necesaria de las tareas a realizar y cómo desempeñarlas. 

• Un plan de comunicación también incluye el presupuesto destinado y el método de evaluación del progreso de cada elemento que involucra y que se vaya obteniendo a lo largo de la ejecución.

A través del plan de comunicación, tanto los colaboradores como el público objetivo, conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de la organización para alinearse con los mismos. 

En otras palabras, un plan de comunicación integral tiene un rol facilitador para que los miembros de la empresa y sus clientes comprendan el mensaje que se pretende dar en un momento específico.

Finalmente, la Universidad de Cundinamarca en Colombia propone que:

 “La comunicación organizacional favorece la gestión empresarial a través de la generación de estrategias y canales de comunicación efectivos que propician, a nivel interno, una mayor productividad, calidad, integración del colectivo y mejores resultados; y, a nivel externo, se genera un mayor impacto”.

De esta manera, un plan de comunicación empresarial es importante si quieres tener una visión general de las acciones que se van a llevar a cabo en la estrategia de negocios. Pero también es útil para insertar un nuevo producto en el mercado, o tal vez mantener a los colaboradores al tanto de las últimas novedades de la empresa. 

Imagen: Freepik

¿Cuáles son las características de un plan de comunicación?

Ya hablamos sobre qué es un plan de comunicación y cuáles son sus beneficios, pero ¿cómo sabemos que el documento que estamos construyendo recopila todas las características de un buen plan de comunicación? A continuación te contamos cuáles son:

Holístico

Un plan de comunicación debe considerar todas las aristas del negocio u organización. Es decir que no sólo debe tener en cuenta el perfil de la marca y el tono de los mensajes, sino también el contenido y sus objetivos. 

Algunas de las preguntas que podemos hacernos para evaluar su nuestro plan es completo son las siguientes:

• ¿Qué queremos decir? 
• ¿Quién debe decirlo? 
• ¿A quién buscamos impactar? 
• ¿A través de qué medios y con qué frecuencia transmitiremos el mensaje?
•  ¿En qué contexto conseguiremos mejor impacto?
• ¿Qué respuesta queremos provocar en nuestra audiencia? 

Analítico 

Para que un plan de comunicación funcione, debe tener un análisis que sustente sus decisiones. De esta manera no sólo debes conocer en profundidad a tu buyer persona, sino que también tienes que saber cuáles son tus puntos débiles, tus puntos fuertes y tus oportunidades de mejora.  

Para reconocer si un plan de comunicación es lo suficientemente analítico, debes encontrar las razones que sustenten el por qué de las estrategias. 

Estratégico

Un plan de comunicación debe contar con ciertos objetivos a cumplir, que dependerán de los problemas que quiera resolver y las metas que quiera alcanzar. Para eso, es necesario documentar las maneras y estrategias mediantes las cuales se conseguirán dichos resultados.  

Flexible

Recuerda que los planes de comunicación son guías, y por lo tanto deben ser permeables a cambios en la medida que lo necesiten. Asimismo, debe ser aceptado por toda la organización y fácil de medir. 

Fuente: Pexels

¿Cuáles son los tipos de planes de comunicación?

A la hora de hablar de tipos de planes de comunicación, existen dos maneras principales de distinguirlos. De acuerdo al público al que se dirigen, encontramos el plan de comunicación interna y externa. Por otra parte, según el canal que utilizan para transmitir sus mensajes, el plan offline y online.

Tal como te lo imaginas, si cuentas con un staff de colaboradores, tanto un plan interno como externo te serán de suma utilidad.  Pero si tan sólo eres tú en tu propio emprendimiento, ¡no dudes en crear tu propio plan de comunicación externa!

Veamos cuáles son las diferencias de estos tipos de planes de comunicación y cómo darte cuenta cuál es el que necesitas diseñar para tu negocio con más urgencia. 

Plan de comunicación Interna

Es la estrategia de comunicación organizacional que está dirigida a los propios miembros de la organización, es decir, a los colaboradores.  Se trata de la puesta en marcha de un conjunto de acciones para favorecer el traspaso de información y conocimiento entre los trabajadores. 

El objetivo del plan de comunicación interna es generar un buen clima laboral y mejorar la relación empresa-empleado. Asimismo, permite que los conocimientos que se producen en distintas áreas de la empresa lleguen a toda la organización. 

Este tipo de plan de comunicación es ideal para organizaciones en las que trabajan varias personas y, sobre todo, si éstas se encuentran en distintos equipos o espacios diferenciados. Recordemos que ningún plan de negocios será efectivo sin una comunicación estratégica que vincule a los colaboradores.

¿Todavía no te imaginas qué puede ser un plan de comunicación interna? Por ejemplo, muchas organizaciones cuentan con estrategias de mailing semanal o mensual dirigido a los colaboradores con todas las novedades de ese período. De esta manera, las personas que participan en las diversas áreas están al tanto de todo lo que ocurre en la empresa.

Otro ejemplo de plan de comunicación interna es diseñar un sistema que recopile  preguntas frecuentes, solicitudes y comentarios de colaboradores, y luego publique las respuestas en algún formato con el fin de  resolver  dudas y hacer la comunicación más fluida. Este tipo de estrategias es generalmente conocida como buzón de preguntas.

Plan de comunicación externa

Por otra parte, este plan de comunicación está dirigido al público objetivo, o sea a los clientes de la empresa o destinatarios de la organización. El objetivo principal de este tipo de comunicación es mejorar la imagen de la marca y de esta manera aumentar la venta de productos y servicios, o tal vez conseguir nuevos interesados a tu propuesta. 

El plan de comunicación externa está vinculado a las relaciones de la empresa con los diferentes grupos de interés como:

• accionistas
• proveedores
• consumidores
• la audiencia en general 

De esta manera, podemos notar que un plan de comunicación externa no sólo dependerá de qué porción de tu público objetivo es el destinatario, sino también el objetivo concreto que deseas alcanzar con tus estrategias comunicativas. 

Es así como tu plan de comunicación tendrá tantos puntos como creas necesarios para cubrir todas las necesidades de la organización.

Imagen: Freepik

Es importante mencionar que un buen plan de comunicación interna va a beneficiar indirectamente en los objetivos de la comunicación externa. Sin una buena gestión de tu equipo de trabajo, será muy difícil que tus ventas crezcan o tu marca se posicione en el top of mind de tu audiencia. 

Además de estos dos tipos de plan de comunicación que se dan en una organización, es importante diferenciar los canales por los cuales se va a dar la transferencia de información. ¡Continua leyendo y entérate de sus características!

Plan de comunicación digital

Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios digitales, también conocido como plan de comunicación online. Este tipo de plan es ideal para los negocios que tienen un público objetivo que frecuenta estos espacios virtuales, así como aquellos productos o servicios que trascienden la esfera local.

Algunos de los canales digitales más utilizados son:

• la página web de la empresa
• el blog corporativo
• las redes sociales 
• el correo electrónico
• la publicidad digital

Para lograr un plan de comunicación digital exitoso, deberás tener muy en cuenta las funcionalidades que ofrece cada tipo de canal y cuáles son las mejores estrategias para explotar sus bondades. Asimismo, entender qué buscan tus buyer persona en cada canal para ofrecer justo lo que necesitan y no caer en el tan temido spam.

Plan de comunicación offline

Si no estás en internet, no existes. ¡Pero ojo! No todas las acciones comunicativas que necesita un plan de comunicación deben ser 100% online. Es por esta razón que también deberás tener en cuenta los medios offline.

Estas son las acciones que se desarrollan por medio de los canales tradicionales como el teléfono, las tarjetas de visita, la cartelería, las reuniones corporativas, la televisión, la radio, la prensa y hasta folletería en la vía pública. 

Este tipo de plan de comunicación dependerá exclusivamente de las necesidades de tu organización y de las características de tu público. Imagina que intentas vender un producto que está especialmente pensado para personas mayores, tal vez las redes sociales no sean tu mejor canal, pero sí un spot de radio. 

Cabe mencionar que los canales no son excluyentes, sino complementarios, ya que al usar ambos espacios logramos transmitir los mensajes del plan de comunicación de una forma más clara y concisa. 

Imagen: Freepik

¿Cuáles son los beneficios de un plan de comunicación? 

Es importante hablar de la importancia de tener un plan de comunicación organizacional, tanto interna como externa. Cuando hacemos esta distinción, nos referimos al público al que se dirige el plan de comunicación. Es decir, si es a alguien de la misma organización o de afuera.

Como ya te imaginas, plantear una estrategia comunicativa hacia el interior de un negocio, es muy distinto de pensar cómo comunicar el lanzamiento de un nuevo producto a tu buyer persona. Por lo tanto, lo primero que debes definir son los objetivos de tu plan de comunicación. ¿Te preguntas cómo hacerlo? Primero piensa en el problema que buscas resolver.  

Una vez que los tienes en claro, podrás saber si lo que te hace falta es crear un plan de comunicación para tus colaboradores y con qué fin, o para tu público externo y en búsqueda de que meta. 

Antes de seguir, es importante que sepas que es muy probable que necesites ambos tipos de planes y crear uno no excluye al otro. ¡Todo lo contrario! Se complementan y beneficiarán a tu organización en más de un aspecto.

Es por ello que, a continuación, te contaremos cuáles son las ventajas de un plan de comunicación.

Ventajas del plan de comunicación interna

• Los colaboradores se sienten más incluidos en la organización. Esto es un elemento importante, ya que los planes de comunicación permiten que la información de distintas áreas llegue a todos en la empresa. Asimismo, si existen cambios o novedades todos podrán estar al tanto. 
• Mantiene a los colaboradores motivados. En relación al punto anterior, una buena relación entre la empresa y el colaborador, a través de un plan de comunicación interna, va a generar que se forme un sentimiento de fidelidad y una disminución en la rotación de personal. 
• Mejora la eficiencia en la empresa. Definitivamente, si se ejecuta un buen plan de comunicación interna, todos los colaboradores lograrán recibir y entender la información respecto a lo que deben hacer. Asimismo, esto les permitirá hacer su labor a gusto tanto de forma individual como en habilidades de trabajo en equipo.
• Aumenta las oportunidades de mejora. Por medio de un plan de comunicación efectivo, conseguirás más puntos de vista sobre la gestión de la marca e identificarás posibles mejoras. Ellos son quienes la conocen mejor y estarán dispuestos a dar su opinión.
• Será más fácil proyectar una buena imagen y fortalecer la marca si se trabaja desde dentro. Un plan de comunicación interna potenciará lo que llamamos la “marca empleadora” o, en inglés, employer branding. Entendido como “una estrategia que combina el marketing y los recursos humanos para posicionarse en el mercado laboral”. 

Ventajas del plan de comunicación externa

• Ayuda a conocer los recursos que necesitas para cada acción y reducir los costes de tu empresa. El que exista un plan estratégico de comunicación con el cliente externo nos permite identificar bien qué es lo que quiere y ser más eficientes con las inversiones que generas.
• Tener un plan de comunicación externa te permitirá analizar y reenfocar la estrategia actual de la marca. Además de localizar los posibles errores que se estén cometiendo y mejorar la consecución de los objetivos.
• Llegar y conocer mejor a tu público objetivo. Mediante una investigación de mercado, así como un mensaje y las acciones adecuadas, incrementarán la cuota de mercado y podrás fidelizar a tus actuales clientes.
• Al poner en marcha las acciones, ya sabrás qué ha funcionado anteriormente y lo que no. Un plan de comunicación externa te ayudará a tener una guía y a mejorar la eficacia de tus estrategias, ya que podrás realizar un seguimiento y contemplar el análisis de los resultados.
• ¡Ganarás en visibilidad! Similar a un plan de marketing digital, una vez en marcha, con el plan de comunicación mejorarás la reputación de la marca, generarás más confianza a tus nuevos clientes y para conseguirás más tráfico en tu web.

Imagen: Freepik

¿Cómo hacer un plan de comunicación? 

Si bien ya conocemos, qué es un plan de comunicación, los tipos y qué beneficios le trae a tu organización, es momento de aprender cómo se diseña un plan de comunicación según Becas Santander. Junto a este paso a paso, te dejamos una serie de recursos gratis que puedes emplear en cada etapa. ¡Hacer tu propio plan de comunicación nunca fue tan fácil!

1. Realiza un análisis interno y externo de la empresa

El primer paso para elaborar un plan de comunicación es conocer cómo está el mercado en el que se mueve nuestra organización y el funcionamiento de la misma. Para ello, es necesario realizar un análisis externo e interno.

En este punto, determinaremos qué problema queremos atacar con nuestra estrategia y cuáles son nuestras oportunidades de lograrlo. Asimismo, entenderemos en profundidad cuál es la situación del público al que dirigimos nuestros esfuerzos. 

Por ejemplo, podemos valernos de herramientas como el modelo de Canvas, que nos ayudará a visualizar de manera gráfica cuáles son nuestros objetivos como negocio y en qué aspectos del plan de comunicación debemos enfocarnos.

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2. Define los objetivos del plan de comunicación

Este punto es muy importante, ya que si no definimos bien los objetivos y somos realistas en lo que se puede obtener, todo nuestro plan de comunicación fracasará. Existen objetivos cuantitativos, por ejemplo, aumentar un 30% las ventas en un minimarket, y cualitativos, como conseguir una mejor aceptación del público joven.

Para alcanzar cada tipo de objetivo existen estrategias más adecuadas, y esto lo resolveremos una vez que los planteemos de una manera clara y concisa. ¿Necesitas ayuda para escribir tus objetivos del plan de comunicación? ¡Prueba con la metodología SMART!

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3. Conoce a tu público objetivo

Es importante para una organización conocer a qué público se va a dirigir para llegar a ellos de manera más efectiva. Los aspectos más importantes a tomar en cuenta para hacer un plan de comunicación son:

• la edad
• el género
• nivel de estudios
• nivel de ingresos
• donde vive

Para poder obtener esos datos, actualmente, se utilizan las analíticas de las redes sociales de la empresa, así como también las analíticas que nos brinda google. Una vez que los investigues, te recomendamos que pases en limpio los resultados y armes tu propio buyer persona.

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4. Define el mensaje

Debes definir el mensaje que se le quiere transmitir al público objetivo en el plan de comunicación. Procura que sea claro y conciso, con un lenguaje bien adaptado al público y que cumpla las reglas de ortografía. Una buena estrategia para empezar a redactar el mensaje es responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué quiero transmitir?
• ¿Qué le interesa a mi público?
• ¿Cuáles son sus motivaciones?
• ¿Qué necesidades puedo satisfacer? 

5. Selecciona los canales

Esta parte va un poco ligada al paso de conocer al público objetivo, ya que debes transmitir el mensaje por canales que sean utilizados por el mismo. Es aquí donde entran en juego los canales vistos anteriormente (online y offline).

Por ejemplo, si nuestro público son jóvenes, es usar las redes sociales y el internet, o sea por canales online. Es importante repetir que los canales de comunicación no son excluyentes, por lo cual debes escoger aquellos que sean los más eficientes para tu estrategia.

6. Planifica tu tiempo y recursos 

Antes de empezar con el desarrollo del plan de comunicación como tal se necesita estar al tanto de con cuanto tiempo contamos para realizarlo, así como con cuánto dinero. Se puede utilizar un planning para poner todos estos datos importantes y que todos en el equipo lo tengan claro. 

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7. Desarrolla la estrategia que vas a seguir

Este es el momento de al fin decidir que vamos a hacer para conseguir los objetivos planteados. El diseño del plan de comunicación dependerá de todos los factores anteriores. Una vez hayas definido todo lo mencionado, estás listo para ejecutar el plan. 

En esta etapa del plan de comunicación es cuando debes definir el “cómo”, es decir, de qué manera vas a lograr tus resultados. Para eso, te recomendamos que escribas tareas concretas, todo lo que necesitas para lograrlas y algún responsable. 

8. Mide los resultados obtenidos

Una vez pongamos el plan de comunicación en marcha, es importante ir monitoreando cómo van variando nuestros indicadores. De esta manera, sabremos si estamos cumpliendo o estamos en camino a cumplir los objetivos propuestos. 

Si las métricas no van como lo imaginas, ¡entonces haz un cambio de rumbo!

Esperamos que el contenido del artículo de hoy te haya sido útil. Ahora ya conoces qué es un plan de comunicación y por qué necesitas uno en tu organización. Recuerda que un plan de comunicación efectivo generará un valor agregado a tu empresa y te permitirá crear un vínculo humano con tus colaboradores y tus clientes. 

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¡Manos a la obra!