¿Cómo hacer una estrategia de comunicación efectiva? Pasos y recomendaciones

Las razones para aprender cómo hacer una estrategia de comunicación son más de las que te imaginas. A nivel interno, es clave para asegurar que el clima laboral sea positivo, la productividad aumente y el compromiso laboral se conserve a largo plazo. 

A nivel externo, una buena estrategia de comunicación resulta ser esencial para construir una buena relación con el público objetivo, lo cual eventualmente ayuda a las empresas a fidelizarlos, superando así a la competencia.

No cabe duda de que una estrategia de comunicación es la base que define el éxito o fracaso de una compañía. Pero, ¿cómo hacer una estrategia de comunicación para mejorar tu propuesta de valor? En seguida te contamos paso a paso qué debes hacer. 

Elabora un marco estratégico

El primer punto de nuestra guía sobre cómo hacer una estrategia de comunicación es profundizar en el propósito que lleva a las empresas a desarrollar una nueva política de interacción con sus grupos de interés. 

Pregúntate cuáles son los principales motivos para desarrollar una estrategia de comunicación en el contexto actual, es decir, ¿qué esperas lograr con ella?  

Una vez que tengas la respuesta a esas preguntas, debes dejar la información por escrito en un marco estratégico. Aunque no es necesario que sea muy detallado, este apartado es clave para guiar al equipo y alcanzar los objetivos de la estrategia de comunicación. 

Con esta información, los involucrados estarán en sintonía y la estrategia de comunicación tendrá éxito. Estos son algunos ejemplos de motivaciones que puedes incluir en tu marco estratégico: 

• Lograr nuestros objetivos organizacionales generales.
• Interactuar eficazmente con los “stakeholders” o “partes interesadas”.
• Demostrar el éxito de nuestro trabajo.
• Asegurar que la gente entienda lo que hacemos.
• Cambiar el comportamiento y las percepciones cuando sea necesario.

Los intereses que motivan a los líderes a aprender cómo hacer una estrategia de comunicación pueden ser muchos; sin embargo, estos deberían enfocarse en resolver las complicaciones de la compañía para potenciar su desempeño. 

Tip: relaciona estas motivaciones con la visión, misión y filosofía de tu empresa para crear un panorama más claro para tu equipo.

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Analiza la situación actual

El siguiente paso de nuestra guía sobre cómo hacer una estrategia de comunicación es hacer un análisis de la situación actual de la compañía. Para ello, puedes empezar respondiendo las siguientes preguntas:  

• ¿A qué se dedica la empresa? 
• ¿Cuáles son las principales funciones de tu organización? 
• ¿En dónde opera la compañía? 
• ¿Con quiénes interactúan los miembros de la compañía en su día a día? Te recomendamos enfocarte tanto en la parte interna como externa. 

Luego, te recomendamos poner en práctica estas herramientas: 

2.1. Análisis PEST

Se trata de un proceso en el que se analizan los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que pueden afectar el desempeño de una organización, y que debe atender la estrategia de comunicación para posicionar a la empresa en la industria. 

Independientemente de que sean factores positivos o negativos, es importante incluir toda la información que encuentres para que puedas elaborar una estrategia de comunicación completa, capaz de aprovechar cualquier eventualidad. 

Por ejemplo, supongamos que en tu país se han celebrado las elecciones presidenciales recientemente. En el apartado "Político" puedes mencionar el cambio de gobierno, las nuevas políticas que implementará la gestión (siempre que afecten a tu empresa), etc. 

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2.2. Análisis FODA

Luego de hacer un análisis del entorno, también es necesario conocer aspectos más específicos para diseñar una buena estrategia de comunicación. 

Para ello, entra en escena la matriz FODA: una herramienta diseñada para conocer tanto los puntos fuertes y los puntos débiles de tu compañía, como las oportunidades y amenazas que tiene a la mano. 

Piensa en lo que esto significa para la elaboración de tu estrategia de comunicación empresarial: ¿Cómo se pueden convertir las amenazas en oportunidades? ¿Cómo puedes aprovechar los puntos fuertes mediante una comunicación eficaz?

2.3. Análisis de la competencia

Otra herramienta útil es el análisis de la competencia. Observar lo que hacen tus competidores es fundamental para encontrar oportunidades de mejora. Ten en cuenta que, al aprender cómo hacer tu estrategia de comunicación, debes tener puntos de referencia para trabajar sobre ellos y diferenciarte. 

Para analizar a tus competidores, puedes hacer este ejercicio: 

1. Identifica a tus principales competidores.
2. Clasifica a tu competencia según su tipo: directa, indirecta o de reemplazo, para así poder determinar cómo hacerles frente en la estrategia de comunicación. 
3. Haz una lista de sus puntos fuertes y sus puntos débiles. Te recomendamos ser muy objetivo con esta parte. 

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Define los objetivos de la estrategia de comunicación

Llegó el momento de definir cuáles serán los objetivos que se esperan alcanzar al crear la estrategia de comunicación. Para ello, la agencia de comunicación integral Comma, recomienda lo siguiente: 

“Para poder definir unos objetivos de comunicación que tengan sentido, estos deben guardar coherencia con los objetivos de negocio y con la propuesta de valor. Además, es importante que sean realistas y alcanzables”. 

Asimismo, los expertos aconsejan asignar KPIs a todos los objetivos que se puedan, de modo que sea posible evaluar su rendimiento e identificar el grado de avance real. Esto es clave para continuar optimizando la estrategia de comunicación con el pasar del tiempo. 

Por cierto, esta información servirá también como base para otros proyectos, como el diseño de tu plan de marketing, así que te recomendamos definir muy bien esta parte al elaborar tu estrategia de comunicación. 

En líneas generales, este paso debe ofrecer una idea general de los principios que justifican el diseño de la estrategia de comunicación y los mensajes clave que la organización quiere transmitir a sus grupos de interés. 

3.1. Ejemplos de objetivos para una estrategia de comunicación

Como sabes, una estrategia de comunicación integral debe contar con un enfoque interno y externo. A continuación, te presentamos algunos objetivos que podrías incluir en cada uno: 

• Promover los objetivos de la empresa entre toda la fuerza laboral.  
• Dar a conocer los cambios organizacionales del negocio.
• Comunicar las predicciones y futuras tendencias del mercado.
• Presentar y poner a disposición del equipo de trabajo los distintos manuales para sus procesos de trabajo. 
• Cambiar el “yo” por el “nosotros”, creando un sentimiento más unido de cultura corporativa. 
• Fortalecer la relación con los clientes.
• Aumentar el engagement en redes sociales. 
• Potenciar las ventas por los canales digitales en X%.
• Compartir la propuesta de valor de forma clara e inspiradora. 
• Crear un vínculo emocional con el público objetivo. 

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Identifica a tu público objetivo o target

El público objetivo es cualquier persona o entidad con la que quieres interactuar en el marco de tu estrategia de comunicación. 

Si se trata de una estrategia de comunicación interna, debes involucrar a los “stakeholders” o “partes interesadas” en un proyecto o función. Pero, si estás elaborando una estrategia de comunicación externa, el público objetivo serán los clientes, los representantes de los canales de comunicación, el gobierno, el mercado objetivo, etc. 

Muchas organizaciones se dan cuenta de que tienen diversos públicos con los que necesitan interactuar. Si estás en esta situación, te sugerimos asignar un nivel de prioridad a cada uno para saber cuáles requieren de más atención al desarrollar tu estrategia de comunicación. 

Para clasificar a los stakeholders según su nivel de importancia, puedes usar como base la información recopilada en las matrices PEST y FODA, y en el análisis de la competencia. Utiliza un esquema para anotar los criterios de evaluación y la entidad o grupo de personas que están siendo evaluadas. Esto te ayudará a tener resultados ordenados. 

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Crea mensajes atractivos para cada público objetivo

Para Andrea Pastor, profesora del curso de comunicación y liderazgo en la era digital, la comunicación debe ser clara, constante y bidireccional. Además, sostiene que transmitir un mensaje como si estuviéramos contando una historia es clave para hacerlo más interesante. 

De acuerdo a lo que nos comenta nuestra experta, podemos inferir que una estrategia de comunicación debe ser auténtica, de modo que pueda cautivar al público objetivo de forma inmediata. Para ello, es necesario diseñar los mensajes cuidadosamente. 

5.1. Comunicación externa

Primero, el mensaje que comunica la empresa tiene que ser congruente. Sin importar a quién te diriges puntualmente, el objetivo debe ser el mismo: convencer a tu audiencia de que te debe escoger a ti en vez de a tus competidores. Por ello, debes enfocar los mensajes de tu plan de comunicación en los beneficios que ofreces. 

Por ejemplo, si tu objetivo es llegar a alguna entidad de gobierno, al hacer tu estrategia de comunicación, podrías mencionar el nivel de crecimiento laboral que proporcionas para su administración comparado con las iniciativas de la competencia. 

Por otro lado, también es importante generar confianza en los actores externos: clientes, gobierno, proveedores, etc. ¿Cómo podrías alcanzar esto? Demuestra interés en sus necesidades y preocupaciones, y toma acción para resolverlas. Genera un espacio de diálogo abierto, en el que la escucha activa sea un componente principal. 

Según la confianza que pueda generar tu plan de comunicación, podrás ir creando alianzas y fortaleciendo tu presencia en el mercado. 

5.2. Comunicación interna

En cambio, un plan de comunicación interna trata de crear un vínculo más fuerte con el personal de trabajo y los directivos de la empresa, es decir, las personas que hacen posible el funcionamiento de la empresa. 

Aprender cómo hacer una estrategia de comunicación interna es fundamental para garantizar dos cosas. En primer lugar, una buena política de comunicación le enseña al talento humano cómo interactuar entre sí para potenciar el trabajo en equipo, la productividad y la cooperación. 

En segundo lugar, al crear tu estrategia de comunicación, estás ofreciendo a la fuerza laboral una serie de pautas para relacionarse con los grupos de interés externos, de modo que se puedan construir relaciones a largo plazo.  

Una estrategia de comunicación garantiza que todos los implicados dispongan de la información adecuada para comunicarla, manteniendo la coherencia en el lugar de trabajo y evitando cualquier ambigüedad.

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Difunde los mensajes en los medios

Finalmente, hemos llegado al último paso de nuestra guía para saber cómo hacer una estrategia de comunicación: es momento de compartir los mensajes que has elaborado para tus grupos de interés. 

Recuerda que los mensajes de tu plan de comunicación deben ser pertinentes y apropiados para el público. Asegúrate de escoger el tono de voz adecuado para interactuar con el personal de trabajo, los clientes, los accionistas, el gobierno, etc. 

Por ejemplo, con tus equipos y los clientes el lenguaje suele ser más amigable y directo, mientras que, con los clientes y accionistas, la comunicación es más formal. En ambos casos, es importante que haya una continuidad en los mensajes para fortalecer la confianza con los stakeholders, uno de los propósitos de crear una estrategia de comunicación. 

6.1. Crea un plan de medios digitales

Aunque puedes utilizar los canales tradicionales, te recomendamos priorizar los medios en línea. En relación a ello, en el blog de Hubspot comentan lo siguiente:

“Mantener presencia en redes sociales bajo una estrategia bien diseñada fortalece el liderazgo de la empresa a nivel digital, a través de la difusión de contenido de valor vinculado con la marca y los intereses de los compradores”

Claro que, estos no son los únicos medios digitales para incluir en tu plan de comunicación. Considera también los siguientes: 

• Chats internos
• Espacios de trabajo
• Email marketing
• Emails corporativos
• Redes sociales
• Publicidad online 
• Anuncios o promocionales en medios de comunicación
• Blogs

Para asegurar que tus objetivos se cumplan de forma ordenada, debes construir un plan de medios digitales, un documento en el que se detallan todos los objetivos de una campaña o estrategia de comunicación. 

En él, se describe el calendario con las funciones y responsabilidades de los participantes, así como el presupuesto para hacer realidad los objetivos. Utiliza nuestra plantilla de plan de medios para armar con cuidado cada acción. 

Ahora bien, para asegurar que tu estrategia de comunicación está funcionando adecuadamente, a menudo debes fijarte si los equipos de trabajo están siendo fieles al objetivo general de la empresa. También, hay que revisar si le dan prioridad al mercado deseado a través de una estrategia creativa, que muestra el valor de la compañía. 

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Cada día existen nuevos retos organizacionales en todas las diferentes industrias. Por lo tanto, necesitas estar preparado para crear un plan de comunicación estratégica que ayude a alcanzar los objetivos de tu negocio con el pasar del tiempo. Así podrás evitar escenarios de riesgo que puedan afectar negativamente a tu reputación. 

Cumpliendo los pasos y las recomendaciones que te presentamos, estarás camino a construir una estrategia de comunicación efectiva. Sin embargo, también es importante que sigas potenciando tus capacidades para guiar a tu equipo y asegurar buenos resultados. 

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