Las razones para aprender cómo hacer una estrategia de comunicación son más de las que te imaginas. A nivel interno, es clave para asegurar que el clima laboral sea positivo, la productividad aumente y el compromiso laboral se conserve a largo plazo. 

La construcción de una cultura organizacional basada en la transparencia y la apertura es el cimiento para una comunicación interna efectiva. Los líderes de recursos humanos deben promover un entorno donde la comunicación fluya en todas direcciones, fomentando el intercambio de ideas y la retroalimentación constante.

En este artículo, exploraremos a fondo la creación de estrategias de comunicación interna diseñadas a medida para grandes entornos laborales, con el objetivo de impulsar la colaboración y la motivación entre los empleados.

Elabora un marco estratégico

El primer punto de nuestra guía sobre cómo hacer una estrategia de comunicación interna es profundizar en el propósito que lleva a las empresas a desarrollar una nueva política de interacción con sus equipos de trabajo. 

Pregúntate cuáles son los principales motivos para desarrollar una estrategia de comunicación en el contexto actual, es decir, ¿qué esperas lograr con ella?  

Una vez que tengas la respuesta a esas preguntas, debes dejar la información por escrito en un marco estratégico. Aunque no es necesario que sea muy detallado, este apartado es clave para guiar al equipo y alcanzar los objetivos de la estrategia de comunicación. 

Con esta información, los involucrados estarán en sintonía y la estrategia de comunicación tendrá éxito. Estos son algunos ejemplos de motivaciones que puedes incluir en tu marco estratégico: 

• Lograr nuestros objetivos organizacionales generales.

• Interactuar eficazmente con los “stakeholders” o “partes interesadas”.

• Demostrar el éxito de nuestro trabajo.

• Asegurar que la gente entienda lo que hacemos.

• Cambiar el comportamiento y las percepciones cuando sea necesario.

Los intereses que motivan a los líderes a aprender cómo hacer una estrategia de comunicación pueden ser muchos; sin embargo, estos deberían enfocarse en resolver las complicaciones de la compañía para potenciar su desempeño. 

Tip: relaciona estas motivaciones con la visión, misión y filosofía de tu empresa para crear un panorama más claro para tu equipo.

Analiza la situación actual

El siguiente paso de nuestra guía sobre cómo hacer una estrategia de comunicación interna es hacer un análisis de la situación actual de la compañía. Para ello, puedes empezar respondiendo las siguientes preguntas:  

• ¿A qué se dedica la empresa? 

• ¿Cuáles son las principales funciones de tu organización? 

• ¿En dónde opera la compañía? 

• ¿Con quiénes interactúan los miembros de la compañía en su día a día? 

Luego, te recomendamos poner en práctica estas herramientas: 

1. Análisis PEST

Se trata de un proceso en el que se analizan los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que pueden afectar el desempeño de una organización, y que debe atender la estrategia de comunicación para posicionar a la empresa en la industria. 

Independientemente de que sean factores positivos o negativos, es importante incluir toda la información que encuentres para que puedas elaborar una estrategia de comunicación completa, capaz de aprovechar cualquier eventualidad. 

Por ejemplo, supongamos que en tu país se han celebrado las elecciones presidenciales recientemente. En el apartado "Político" puedes mencionar el cambio de gobierno, las nuevas políticas que implementará la gestión (siempre que afecten a tu empresa), etc. 

2. Análisis FODA

Luego de hacer un análisis del entorno, también es necesario conocer aspectos más específicos para diseñar una buena estrategia de comunicación. 

Para ello, entra en escena la matriz FODA: una herramienta diseñada para conocer tanto los puntos fuertes y los puntos débiles de tu compañía, como las oportunidades y amenazas que tiene a la mano. 

Piensa en lo que esto significa para la elaboración de tu estrategia de comunicación empresarial: ¿Cómo se pueden convertir las amenazas en oportunidades? ¿Cómo puedes aprovechar los puntos fuertes mediante una comunicación eficaz?

3. Análisis de la competencia

Otra herramienta útil es el análisis de la competencia. Observar lo que hacen tus competidores es fundamental para encontrar oportunidades de mejora respecto a tu marca empleadora. Ten en cuenta que, al aprender cómo hacer tu estrategia de comunicación, debes tener puntos de referencia para trabajar sobre ellos y diferenciarte. 

Para analizar a tus competidores, puedes hacer este ejercicio: 

1. Identifica a tus principales competidores.

2. Clasifica a tu competencia según su tipo: directa, indirecta o de reemplazo, para así poder determinar cómo hacerles frente en la estrategia de comunicación. 

3. Haz una lista de sus puntos fuertes y sus puntos débiles. Te recomendamos ser muy objetivo con esta parte. 

Define los objetivos de la estrategia de comunicación

Llegó el momento de definir cuáles serán los objetivos que se esperan alcanzar al crear la estrategia de comunicación interna. Para ello, la agencia de comunicación integral Comma, recomienda lo siguiente: 

“Para poder definir unos objetivos de comunicación que tengan sentido, estos deben guardar coherencia con los objetivos de negocio y con la propuesta de valor. Además, es importante que sean realistas y alcanzables”. 

Asimismo, los expertos aconsejan asignar KPIs a todos los objetivos que se puedan, de modo que sea posible evaluar su rendimiento e identificar el grado de avance real. Esto es clave para continuar optimizando la estrategia de comunicación con el pasar del tiempo. 

En líneas generales, este paso debe ofrecer una idea general de los principios que justifican el diseño de la estrategia de comunicación y los mensajes clave que la organización quiere transmitir a sus colaboradores o grupos de interés. 

Ejemplos de objetivos para una estrategia de comunicación

Como sabes, una estrategia de comunicación integral debe contar con un enfoque interno y externo. A continuación, te presentamos algunos objetivos que podrías incluir en cada uno: 

• Promover los objetivos de la empresa entre toda la fuerza laboral.  

• Dar a conocer los cambios organizacionales del negocio.

• Comunicar las predicciones y futuras tendencias del mercado.

• Presentar y poner a disposición del equipo de trabajo los distintos manuales para sus procesos de trabajo. 

• Cambiar el “yo” por el “nosotros”, creando un sentimiento más unido de cultura corporativa. 

• Fortalecer la relación con los clientes.

• Aumentar el engagement en redes sociales. 

• Potenciar las ventas por los canales digitales en X%.

• Compartir la propuesta de valor de forma clara e inspiradora. 

• Crear un vínculo emocional con el público objetivo. 

Identifica a los grupos de interés o segmentos de empleados

Si se trata de una estrategia de comunicación interna, debes involucrar a los “stakeholders” o “partes interesadas” en un proyecto o función. Muchas organizaciones se dan cuenta de que tienen diversos públicos con los que necesitan interactuar. Si estás en esta situación, te sugerimos asignar un nivel de prioridad a cada uno para saber cuáles requieren de más atención al desarrollar tu estrategia de comunicación. 

Para clasificar a los stakeholders según su nivel de importancia, puedes utilizar un esquema para anotar los criterios de evaluación y la entidad o grupo de personas que están siendo evaluadas. Esto puede incluir equipos departamentales, niveles jerárquicos, ubicaciones geográficas o incluso características demográficas. Esto te ayudará a tener resultados ordenados. 

Realiza encuestas o entrevistas de pulso para comprender las necesidades, expectativas y preferencias de comunicación de cada segmento. Con una plataforma de clima laboral puedes obtener información sobre cómo prefieren recibir información, la frecuencia deseada de las comunicaciones y los temas que consideran más relevantes.

Estos softwares no solo ayudan a identificar áreas de mejora, sino que también permiten un diagnóstico preciso de los desafíos específicos que enfrenta la organización en términos de comunicación interna, colaboración entre equipos, percepción del liderazgo y satisfacción laboral.

Plataforma Clima de Crehana

Personaliza los mensajes para los diferentes equipos

Para nuestra profesora Andrea Pastor, la comunicación debe ser clara, constante y bidireccional. Además, sostiene que transmitir un mensaje como si estuviéramos contando una historia es clave para hacerlo más interesante. 

De acuerdo a lo que nos comenta nuestra experta, podemos inferir que una estrategia de comunicación debe ser auténtica, de modo que pueda cautivar al público objetivo de forma inmediata. Para ello, es necesario diseñar los mensajes cuidadosamente. 

Un plan de comunicación interna trata de crear un vínculo más fuerte con el personal de trabajo y los directivos de la empresa, es decir, las personas que hacen posible el funcionamiento de la empresa. 

Aprender cómo hacer una estrategia de comunicación interna es fundamental para garantizar dos cosas. En primer lugar, una buena política de comunicación le enseña al talento humano cómo interactuar entre sí para potenciar el trabajo en equipo, la productividad y la cooperación. 

En segundo lugar, al crear tu estrategia de comunicación, estás ofreciendo a la fuerza laboral una serie de pautas para relacionarse con los grupos de interés externos, de modo que se puedan construir relaciones a largo plazo.  

Una estrategia de comunicación garantiza que todos los implicados dispongan de la información adecuada para comunicarla, manteniendo la coherencia en el lugar de trabajo y evitando cualquier ambigüedad.

Difunde los mensajes en los canales adecuados

Recuerda que los mensajes de tu plan de comunicación deben ser pertinentes y apropiados para los equipos. Asegúrate de escoger el tono de voz adecuado para interactuar con el personal de trabajo.

Según nuestro ebook sobre estrategias de comunicación interna, para que la comunicación interna de tu compañia sea efectiva, es necesario que utilices diferentes canales de comunicación, y que selecciones los que mejor se ajustan a tus necesidades.

No todos los mensajes tienen la misma efectividad en todos los canales, por eso es importante reconocer cuándo utilizar cada uno de ellos. Por ejemplo, hay pequeñas noticias que se pueden compartir a través de aplicaciones de mensajería instantánea, y no hace falta una reunión por videollamada para comunicarlas.

Utiliza canales de comunicación que sean más efectivos para cada segmento. Por ejemplo, los equipos remotos pueden beneficiarse de herramientas de colaboración en línea, mientras que los equipos locales pueden preferir reuniones presenciales.

De igual manera, cuando se trata de información relacionada a un determinado tipo de proyectos, lo mejor es que los involucrados se comuniquen de forma directa utilizando aplicaciones de trabajo colaborativo como Slack. Lo importante es analizar qué tipo de comunicaciones se realizan en tu empresa, y qué canales son los adecuados para ello.

Fuente: Crehana

Crea espacios para la retroalimentación

Anima a los empleados a expresar sus opiniones y preocupaciones, asegurándoles que sus voces son valoradas y que la retroalimentación contribuirá a la mejora continua. Establece canales específicos para la retroalimentación, como encuestas regulares, formularios de retroalimentación anónima y sesiones abiertas para comentarios. 

Dentro de estas acciones de comunicación también fomenta un entorno donde los empleados se sientan cómodos compartiendo ideas, sugerencias y preocupaciones con la alta dirección. Diseña canales directos para que los empleados se comuniquen con líderes de la empresa, ya sea a través de correos electrónicos, reuniones virtuales o plataformas específicas.

Dentro de tu estrategia de comunicación interna, implementa un sistema estructurado para gestionar la retroalimentación recibida. Asegúrate de que haya mecanismos para dar seguimiento a los problemas señalados, comunicando las acciones tomadas y cerrando el ciclo de retroalimentación.

Recuerda que un canal de comunicación bidireccional no solo promueve la apertura y la colaboración, sino que también mejora la toma de decisiones y contribuye a la construcción de una cultura organizacional transparente y receptiva. Es esencial no solo establecer estos canales, sino también cultivar un entorno donde la comunicación bidireccional sea valorada y alentada como parte integral de la cultura empresarial.

Plataforma de Crehana

Involucra a los líderes de la empresa en la estrategia de comunicación interna

La importancia de que los líderes sean modelos a seguir en una estrategia de comunicación interna radica en su capacidad para establecer el tono y la cultura organizacional. Cuando los líderes actúan como ejemplos positivos en la comunicación interna, se generan varios beneficios cruciales.

Los líderes deben participar activamente en iniciativas de comunicación específicas, como sesiones de preguntas y respuestas, sesiones de retroalimentación o paneles de discusión. Esto muestra un compromiso real con la comunicación abierta. Los líderes pueden compartir sus propias experiencias, lecciones aprendidas y desafíos superados para conectar de manera más significativa con los empleados.

Si es posible, proporciona capacitación en habilidades de comunicación a los líderes para asegurarte de que estén equipados para transmitir mensajes de manera efectiva y para manejar situaciones de comunicación desafiantes.

Evalúa regularmente la efectividad de la comunicación de los líderes a través de métricas específicas, como la participación en eventos internos, encuestas de satisfacción del empleado y retroalimentación directa.

Impulsa dinámicas de integración en equipo

Cuando se trata de equipos remotos o híbridos, el fortalecimiento de relaciones entre los empleados adquiere una relevancia aún mayor. Dado que los equipos no comparten el mismo espacio físico de manera regular, es crucial implementar estrategias de comunicación interna específicas para fomentar la conexión y el sentido de pertenencia en un entorno grande y disperso.

Puedes organizar reuniones virtuales que incluyan a todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación geográfica. Estos eventos pueden ser sesiones de videoconferencia para compartir logros, celebraciones de cumpleaños o incluso reuniones informales para charlar.

Integra juegos y dinámicas virtuales que fomenten la colaboración y el trabajo en equipo. Plataformas en línea ofrecen opciones para juegos de trivia, escape rooms virtuales y otras actividades interactivas que pueden unir a los equipos a pesar de la distancia física.

Estas iniciativas van más allá de la rutina diaria, proporcionando oportunidades valiosas para el desarrollo de relaciones personales y profesionales. La clave radica en diseñar espacios que sean inclusivos y que ofrezcan oportunidades para que los empleados interactúen en un contexto diferente al laboral. Estos momentos propician la creación de vínculos más allá de las responsabilidades profesionales, lo que a su vez mejora la colaboración y la comunicación en el día a día.

Mide la efectividad de la estrategia de comunicación interna

Al recopilar datos y métricas relevantes, los líderes de recursos humanos pueden comprender mejor cómo están siendo recibidos sus mensajes, qué canales son más efectivos y en qué áreas pueden realizarse ajustes para aumentar la eficacia general.

La información recopilada no solo revela la eficacia de la estrategia de comunicación interna, sino también las expectativas y necesidades cambiantes de la fuerza laboral.

La implementación de herramientas analíticas y plataformas de seguimiento adecuadas es esencial en este proceso. Estas herramientas permiten recopilar datos cuantitativos sobre la participación de los empleados, la interacción en plataformas internas, entre otros. Asimismo, proporcionan información cualitativa a través de comentarios y evaluaciones directas de los empleados.

Ahora bien, para asegurar que tu estrategia de comunicación está funcionando adecuadamente, a menudo debes fijarte si los equipos de trabajo están siendo fieles al objetivo general de la empresa. También, hay que revisar si le dan prioridad al mercado deseado a través de una estrategia creativa, que muestra el valor de la compañía. 

Cada día existen nuevos retos organizacionales en todas las diferentes industrias. Por lo tanto, necesitas estar preparado para crear un plan de comunicación estratégica que ayude a alcanzar los objetivos de tu negocio con el pasar del tiempo. Así podrás evitar escenarios de riesgo que puedan afectar negativamente a tu reputación. 

Según una encuesta de Harvard Business Review, las organizaciones que implementan estrategias de comunicación interna tienen 4 veces más probabilidades de incrementar el nivel del employee engagement, además de mejorar la productividad en un 25 %.

Cumpliendo los pasos y las recomendaciones que te presentamos, estarás camino a construir una estrategia de comunicación efectiva. Sin embargo, también es importante que sigas potenciando tus capacidades para guiar a tu equipo y asegurar buenos resultados.