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驴C贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n efectiva? Pasos y recomendaciones

Andrea Flores - 21 Oct 22

Articulo

7 min.

Las razones para aprender c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n son m谩s de las que te imaginas. A nivel interno, es clave para asegurar que el clima laboral sea positivo, la productividad aumente y el compromiso laboral se conserve a largo plazo.聽

A nivel externo, una buena estrategia de comunicaci贸n resulta ser esencial para construir una buena relaci贸n con el p煤blico objetivo, lo cual eventualmente ayuda a las empresas a fidelizarlos, superando as铆 a la competencia.

No cabe duda de que una estrategia de comunicaci贸n es la base que define el 茅xito o fracaso de una compa帽铆a. Pero, 驴c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n para mejorar tu propuesta de valor? En seguida te contamos paso a paso qu茅 debes hacer.聽

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Elabora un marco estrat茅gico

El primer punto de nuestra gu铆a sobre c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n es profundizar en el prop贸sito que lleva a las empresas a desarrollar una nueva pol铆tica de interacci贸n con sus grupos de inter茅s.聽

Preg煤ntate cu谩les son los principales motivos para desarrollar una estrategia de comunicaci贸n en el contexto actual, es decir, 驴qu茅 esperas lograr con ella?聽聽

Una vez que tengas la respuesta a esas preguntas, debes dejar la informaci贸n por escrito en un marco estrat茅gico. Aunque no es necesario que sea muy detallado, este apartado es clave para guiar al equipo y alcanzar los objetivos de la estrategia de comunicaci贸n.聽

Con esta informaci贸n, los involucrados estar谩n en sinton铆a y la estrategia de comunicaci贸n tendr谩 茅xito. Estos son algunos ejemplos de motivaciones que puedes incluir en tu marco estrat茅gico:聽

  • Lograr nuestros objetivos organizacionales generales.
  • Interactuar eficazmente con los 鈥渟takeholders鈥 o 鈥減artes interesadas鈥.
  • Demostrar el 茅xito de nuestro trabajo.
  • Asegurar que la gente entienda lo que hacemos.
  • Cambiar el comportamiento y las percepciones cuando sea necesario.

Los intereses que motivan a los l铆deres a aprender c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n pueden ser muchos; sin embargo, estos deber铆an enfocarse en resolver las complicaciones de la compa帽铆a para potenciar su desempe帽o.聽

Tip: relaciona estas motivaciones con la visi贸n, misi贸n y filosof铆a de tu empresa para crear un panorama m谩s claro para tu equipo.

mujer haciendo una estrategia de comunicacionImagen: Pexels

Analiza la situaci贸n actual

El siguiente paso de nuestra gu铆a sobre c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n es hacer un an谩lisis de la situaci贸n actual de la compa帽铆a. Para ello, puedes empezar respondiendo las siguientes preguntas:聽聽

  • 驴A qu茅 se dedica la empresa?聽
  • 驴Cu谩les son las principales funciones de tu organizaci贸n?聽
  • 驴En d贸nde opera la compa帽铆a?聽
  • 驴Con qui茅nes interact煤an los miembros de la compa帽铆a en su d铆a a d铆a? Te recomendamos enfocarte tanto en la parte interna como externa.聽

Luego, te recomendamos poner en pr谩ctica estas herramientas:聽

2.1. An谩lisis PEST

Se trata de un proceso en el que se analizan los factores pol铆ticos, econ贸micos, sociales y tecnol贸gicos que pueden afectar el desempe帽o de una organizaci贸n, y que debe atender la estrategia de comunicaci贸n para posicionar a la empresa en la industria.聽

Independientemente de que sean factores positivos o negativos, es importante incluir toda la informaci贸n que encuentres para que puedas elaborar una estrategia de comunicaci贸n completa, capaz de aprovechar cualquier eventualidad.聽

Por ejemplo, supongamos que en tu pa铆s se han celebrado las elecciones presidenciales recientemente. En el apartado "Pol铆tico" puedes mencionar el cambio de gobierno, las nuevas pol铆ticas que implementar谩 la gesti贸n (siempre que afecten a tu empresa), etc.聽

mujer dise帽ando una estrategia de comunicacionImagen: Pexels

2.2. An谩lisis FODA

Luego de hacer un an谩lisis del entorno, tambi茅n es necesario conocer aspectos m谩s espec铆ficos para dise帽ar una buena estrategia de comunicaci贸n.聽

Para ello, entra en escena la matriz FODA: una herramienta dise帽ada para conocer tanto los puntos fuertes y los puntos d茅biles de tu compa帽铆a, como las oportunidades y amenazas que tiene a la mano.聽

Piensa en lo que esto significa para la elaboraci贸n de tu estrategia de comunicaci贸n empresarial: 驴C贸mo se pueden convertir las amenazas en oportunidades? 驴C贸mo puedes aprovechar los puntos fuertes mediante una comunicaci贸n eficaz?

2.3. An谩lisis de la competencia

Otra herramienta 煤til es el an谩lisis de la competencia. Observar lo que hacen tus competidores es fundamental para encontrar oportunidades de mejora. Ten en cuenta que, al aprender c贸mo hacer tu estrategia de comunicaci贸n, debes tener puntos de referencia para trabajar sobre ellos y diferenciarte.聽

Para analizar a tus competidores, puedes hacer este ejercicio:聽

  1. Identifica a tus principales competidores.
  2. Clasifica a tu competencia seg煤n su tipo: directa, indirecta o de reemplazo, para as铆 poder determinar c贸mo hacerles frente en la estrategia de comunicaci贸n.聽
  3. Haz una lista de sus puntos fuertes y sus puntos d茅biles. Te recomendamos ser muy objetivo con esta parte.聽

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Define los objetivos de la estrategia de comunicaci贸n

Lleg贸 el momento de definir cu谩les ser谩n los objetivos que se esperan alcanzar al crear la estrategia de comunicaci贸n. Para ello, la agencia de comunicaci贸n integral Comma, recomienda lo siguiente:聽

鈥淧ara poder definir unos objetivos de comunicaci贸n que tengan sentido, estos deben guardar coherencia con los objetivos de negocio y con la propuesta de valor. Adem谩s, es importante que sean realistas y alcanzables鈥.聽

Asimismo, los expertos aconsejan asignar KPIs a todos los objetivos que se puedan, de modo que sea posible evaluar su rendimiento e identificar el grado de avance real. Esto es clave para continuar optimizando la estrategia de comunicaci贸n con el pasar del tiempo.聽

Por cierto, esta informaci贸n servir谩 tambi茅n como base para otros proyectos, como el dise帽o de tu plan de marketing, as铆 que te recomendamos definir muy bien esta聽parte al elaborar tu estrategia de comunicaci贸n.聽

En l铆neas generales, este paso debe ofrecer una idea general de los principios que justifican el dise帽o de la estrategia de comunicaci贸n y los mensajes clave que la organizaci贸n quiere transmitir a sus grupos de inter茅s.聽

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3.1. Ejemplos de objetivos para una estrategia de comunicaci贸n

Como sabes, una estrategia de comunicaci贸n integral debe contar con un enfoque interno y externo. A continuaci贸n, te presentamos algunos objetivos que podr铆as incluir en cada uno:聽

  • Promover los objetivos de la empresa entre toda la fuerza laboral.聽聽
  • Dar a conocer los cambios organizacionales del negocio.
  • Comunicar las predicciones y futuras tendencias del mercado.
  • Presentar y poner a disposici贸n del equipo de trabajo los distintos manuales para sus procesos de trabajo.聽
  • Cambiar el 鈥測o鈥 por el 鈥渘osotros鈥, creando un sentimiento m谩s unido de cultura corporativa.聽
  • Fortalecer la relaci贸n con los clientes.
  • Aumentar el engagement en redes sociales.聽
  • Potenciar las ventas por los canales digitales en X%.
  • Compartir la propuesta de valor de forma clara e inspiradora.聽
  • Crear un v铆nculo emocional con el p煤blico objetivo.聽

equipo definiendo el plan de comunicacionImagen: Pexels

Identifica a tu p煤blico objetivo o target

El p煤blico objetivo es cualquier persona o entidad con la que quieres interactuar en el marco de tu estrategia de comunicaci贸n.聽

Si se trata de una estrategia de comunicaci贸n interna, debes involucrar a los 鈥渟takeholders鈥 o 鈥減artes interesadas鈥 en un proyecto o funci贸n. Pero, si est谩s elaborando una estrategia de comunicaci贸n externa, el p煤blico objetivo ser谩n los clientes, los representantes de los canales de comunicaci贸n, el gobierno, el mercado objetivo, etc.聽

Muchas organizaciones se dan cuenta de que tienen diversos p煤blicos con los que necesitan interactuar. Si est谩s en esta situaci贸n, te sugerimos asignar un nivel de prioridad a cada uno para saber cu谩les requieren de m谩s atenci贸n al desarrollar tu estrategia de comunicaci贸n.聽

Para clasificar a los stakeholders seg煤n su nivel de importancia, puedes usar como base la informaci贸n recopilada en las matrices PEST y FODA, y en el an谩lisis de la competencia. Utiliza un esquema para anotar los criterios de evaluaci贸n y la entidad o grupo de personas que est谩n siendo evaluadas. Esto te ayudar谩 a tener resultados ordenados.聽

equipo creando un plan de comunicacionImagen: Pexels

Crea mensajes atractivos para cada p煤blico objetivo

Para Andrea Pastor, profesora del curso de comunicaci贸n y liderazgo en la era digital, la comunicaci贸n debe ser clara, constante y bidireccional. Adem谩s, sostiene que transmitir un mensaje como si estuvi茅ramos contando una historia es clave para hacerlo m谩s interesante.聽

De acuerdo a lo que nos comenta nuestra experta, podemos inferir que una estrategia de comunicaci贸n debe ser aut茅ntica, de modo que pueda cautivar al p煤blico objetivo de forma inmediata. Para ello, es necesario dise帽ar los mensajes cuidadosamente.聽

5.1. Comunicaci贸n externa

Primero, el mensaje que comunica la empresa tiene que ser congruente. Sin importar a qui茅n te diriges puntualmente, el objetivo debe ser el mismo: convencer a tu audiencia de que te debe escoger a ti en vez de a tus competidores. Por ello, debes enfocar los mensajes de tu plan de comunicaci贸n en los beneficios que ofreces.聽

Por ejemplo, si tu objetivo es llegar a alguna entidad de gobierno, al hacer tu estrategia de comunicaci贸n, podr铆as mencionar el nivel de crecimiento laboral que proporcionas para su administraci贸n comparado con las iniciativas de la competencia.聽

Por otro lado, tambi茅n es importante generar confianza en los actores externos: clientes, gobierno, proveedores, etc. 驴C贸mo podr铆as alcanzar esto? Demuestra inter茅s en sus necesidades y preocupaciones, y toma acci贸n para resolverlas. Genera un espacio de di谩logo abierto, en el que la escucha activa sea un componente principal.聽

Seg煤n la confianza que pueda generar tu plan de comunicaci贸n, podr谩s ir creando alianzas y fortaleciendo tu presencia en el mercado.聽

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5.2. Comunicaci贸n interna

En cambio, un plan de comunicaci贸n interna trata de crear un v铆nculo m谩s fuerte con el personal de trabajo y los directivos de la empresa, es decir, las personas que hacen posible el funcionamiento de la empresa.聽

Aprender c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n interna es fundamental para garantizar dos cosas. En primer lugar, una buena pol铆tica de comunicaci贸n le ense帽a al talento humano c贸mo interactuar entre s铆 para potenciar el trabajo en equipo, la productividad y la cooperaci贸n.聽

En segundo lugar, al crear tu estrategia de comunicaci贸n, est谩s ofreciendo a la fuerza laboral una serie de pautas para relacionarse con los grupos de inter茅s externos, de modo que se puedan construir relaciones a largo plazo.聽聽

Una estrategia de comunicaci贸n garantiza que todos los implicados dispongan de la informaci贸n adecuada para comunicarla, manteniendo la coherencia en el lugar de trabajo y evitando cualquier ambig眉edad.

equipo haciendo una estrategia de comunicacion internaImagen: Pexels

Difunde los mensajes en los medios

Finalmente, hemos llegado al 煤ltimo paso de nuestra gu铆a para saber c贸mo hacer una estrategia de comunicaci贸n: es momento de compartir los mensajes que has elaborado para tus grupos de inter茅s.聽

Recuerda que los mensajes de tu plan de comunicaci贸n deben ser pertinentes y apropiados para el p煤blico. Aseg煤rate de escoger el tono de voz adecuado para interactuar con el personal de trabajo, los clientes, los accionistas, el gobierno, etc.聽

Por ejemplo, con tus equipos y los clientes el lenguaje suele ser m谩s amigable y directo, mientras que, con los clientes y accionistas, la comunicaci贸n es m谩s formal. En ambos casos, es importante que haya una continuidad en los mensajes para fortalecer la confianza con los stakeholders, uno de los prop贸sitos de crear una estrategia de comunicaci贸n.聽

6.1. Crea un plan de medios digitales

Aunque puedes utilizar los canales tradicionales, te recomendamos priorizar los medios en l铆nea. En relaci贸n a ello, en el blog de Hubspot comentan lo siguiente:

鈥淢antener presencia en redes sociales bajo una estrategia bien dise帽ada fortalece el liderazgo de la empresa a nivel digital, a trav茅s de la difusi贸n de contenido de valor vinculado con la marca y los intereses de los compradores鈥

Claro que, estos no son los 煤nicos medios digitales para incluir en tu plan de comunicaci贸n. Considera tambi茅n los siguientes:聽

  • Chats internos
  • Espacios de trabajo
  • Email marketing
  • Emails corporativos
  • Redes sociales
  • Publicidad online聽
  • Anuncios o promocionales en medios de comunicaci贸n
  • Blogs

Para asegurar que tus objetivos se cumplan de forma ordenada, debes construir un plan de medios digitales, un documento en el que se detallan todos los objetivos de una campa帽a o estrategia de comunicaci贸n.聽

En 茅l, se describe el calendario con las funciones y responsabilidades de los participantes, as铆 como el presupuesto para hacer realidad los objetivos. Utiliza nuestra plantilla de plan de medios para armar con cuidado cada acci贸n.聽

Ahora bien, para asegurar que tu estrategia de comunicaci贸n est谩 funcionando adecuadamente, a menudo debes fijarte si los equipos de trabajo est谩n siendo fieles al objetivo general de la empresa. Tambi茅n, hay que revisar si le dan prioridad al mercado deseado a trav茅s de una estrategia creativa, que muestra el valor de la compa帽铆a.聽

plan de medios digitalesImagen: Pexels

Cada d铆a existen nuevos retos organizacionales en todas las diferentes industrias. Por lo tanto, necesitas estar preparado para crear un plan de comunicaci贸n estrat茅gica que ayude a alcanzar los objetivos de tu negocio con el pasar del tiempo. As铆 podr谩s evitar escenarios de riesgo que puedan afectar negativamente a tu reputaci贸n.聽

Cumpliendo los pasos y las recomendaciones que te presentamos, estar谩s camino a construir una estrategia de comunicaci贸n efectiva. Sin embargo, tambi茅n es importante que sigas potenciando tus capacidades para guiar a tu equipo y asegurar buenos resultados.聽

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隆Te esperamos!聽