Comunicación bidireccional: una estrategia para escuchar la voz de todos en la empresa

La comunicación bidireccional puede convertirse en el antídoto para superar desencuentros, malentendidos e insatisfacción laboral dentro de una empresa. Sus efectos impactan en líderes, equipos y cultura organizacional. Además, implica la sana costumbre de saber escuchar al otro y poder responder de igual forma.

De acuerdo a una estadística de Forbes, las personas que sienten que su voz es escuchada multiplican por 4.6 su disposición y motivación para realizar el mejor trabajo posible en una empresa. Esta cifra refleja la importancia de la comunicación bidireccional en cualquier organización.

Por eso, hoy vamos a explicarte qué es comunicación bidireccional, sus tipos, beneficios, formas de aplicarla dentro de una empresa y sus ejemplos. ¡Prepárate para darle voz y voto a tu equipo de talentos!

¿Qué es la comunicación bidireccional en una empresa?

La comunicación bidireccional en las empresas implica la interacción fluida entre los miembros de la organización en ambas direcciones. Esto significa que la información fluye tanto de arriba hacia abajo, desde la dirección o gerencia hacia los miembros de los equipos, como de abajo hacia arriba, desde los colaboradores hacia la dirección o gerencia. 

El estilo bidireccional para comunicar es crucial de cara el éxito de una empresa, ya que permite a las personas sentirse valoradas y escuchadas, lo que mejora su compromiso y motivación en el trabajo. Un elemento muy notorio en el desarrollo de la comunicación bidireccional es la escucha activa. 

Esto implica prestar atención completa y activa a lo que el interlocutor está diciendo; no solo a sus palabras, sino también a su lenguaje corporal y emociones. Al practicar la escucha activa, los gerentes y líderes de la empresa demuestran que valoran las opiniones y perspectivas de las personas de sus equipos, lo que crea un ambiente de confianza y colaboración gracias a la interacción bidireccional. 

Tipos de comunicación bidireccional

La conversación bidireccional dentro de una empresa también se puede clasificar según criterios como la posición del colaborador en la organización y el espacio-tiempo en el que se realiza. Aquí te dejamos una explicación con los tipos de comunicación bilateral.

• Horizontal: es la comunicación que ocurre entre dos personas que tienen el mismo nivel de jerarquía en la organización.
• Vertical: en esta interacción participan personas en distinto nivel de jerarquía; por ejemplo, un gerente de departamento con los miembros de un equipo del área. 
• Asíncrona: este tipo de comunicación bidireccional sucede cuando dos personas en la empresa intercambian mensajes, ideas y palabras mediante correos, encuestas y otras vías no sincrónicas.
• Instantánea: esta forma de transmisión bidireccional de mensajes ocurre cuando dos personas de la empresa conversan frente a frente o en espacios virtuales que permiten la interacción instantánea, como puede ser un chat virtual.

Ventajas de la comunicación bidireccional

El proceso de la comunicación bidireccional impacta positivamente en el desempeño de todas las personas de un equipo y una empresa. Sus efectos pueden generar mejores relaciones interpersonales, un rendimiento más consistente y óptimos resultados económicos para una empresa. Aquí te compartimos una lista con 4 beneficios de la comunicación bidireccional.

Previene la desinformación y las brechas de comunicación

Prevenir la desinformación, la información errónea y el exceso de información es una ventaja crucial de la comunicación bidireccional en el lugar de trabajo. Cuando la comunicación es unidireccional y de arriba hacia abajo, existe el riesgo de que se oculte o distorsione información importante, lo que puede generar confusión y errores. 

Al fomentar la comunicación mediante un canal bidireccional, las personas se sienten empoderadas para hacer preguntas y brindar comentarios, lo que puede ayudar a evitar que se propaguen mentiras, prejuicios o medias verdades. Además, la comunicación bidireccional puede ayudar a evitar el exceso de información al permitir que los colaboradores filtren la información innecesaria o irrelevante y se concentren en lo que es importante. 

Mejora la productividad

La comunicación bidireccional en un equipo puede mejorar significativamente la productividad. Cuando los colaboradores sienten que se valoran sus opiniones e ideas, es más probable que se comprometan e involucren en su trabajo. Esto conduce a una reducción en el tiempo para completar tareas y proyectos. De hecho, según un estudio compartido en el blog de Haiilo, 4 de 5 personas que trabajan en empresas consideran que un sistema de comunicación interna efectiva mejora su rendimiento en el trabajo.

Al promover canales bidireccionales, las personas pueden identificar y abordar más fácilmente los obstáculos que frenan su productividad. Este impulso favorece una resolución de problemas más rápida y una mejor toma de decisiones. Asimismo, la comunicación bidireccional permite que cualquier miembro del equipo brinde comentarios y sugerencias a la gerencia, lo que, muchas veces, deviene en mejoras en los procesos y una mayor eficiencia. 

Eleva los niveles de satisfacción laboral y engagement

Al permitir que todos expresen sus opiniones, ideas e inquietudes, mediante la comunicación en sentido bidireccional, las organizaciones pueden crear una cultura de apertura y transparencia que fomente la confianza y el compromiso entre sus miembros. 

Esto, a su vez, puede conducir a una mayor satisfacción y motivación en el trabajo, ya que el equipo de talentos se siente apoyado, escuchado y reconocido. Igualmente, la comunicación bidireccional permite a las organizaciones abordar problemas y desafíos rápidamente, ya que es más probable que las personas compartan problemas y busquen soluciones cuando sienten que se escuchan sus voces. 

Para saber cómo se sienten las personas de tu equipo en relación al trabajo y las formas de comunicarse, usa una plantilla de encuesta de comunicación interna. Con ella, podrás agilizar la distribución de un cuestionario que te ayude a identificar posibilidades de mejora en cuanto a interacciones y mensajes bidireccionales. Así podrás corregir un factor importante para potenciar la satisfacción laboral.

Fuente: Crehana

¿Cómo implementar la comunicación bidireccional en una organización?

Entender qué es comunicación bidireccional no es suficiente para empezar a disfrutar sus beneficios. Hace falta un plan de implementación estratégico. Por ello, aquí te explicamos algunas acciones a tomar en cuenta al momento de planificar una red bidireccional de comunicación entre tus equipos.

Elige los mejores canales de comunicación bidireccional

Cuando se trata de implementar sistemas de comunicaciones bidireccionales en una empresa, es fundamental seleccionar los canales de comunicación adecuados. Estos facilitarán una interacción abierta y eficiente entre los empleados, al mismo tiempo que promoverán el compromiso y la participación. 

Al seleccionar dichos canales, es esencial considerar la naturaleza del mensaje y la audiencia. Por ejemplo, el correo electrónico puede ser apropiado para transmitir información o documentación detallada, mientras que la comunicación cara a cara puede ser más efectiva para asuntos complejos o delicados. 

Además, es importante valorar la frecuencia de la comunicación, así como el nivel de urgencia. Las reuniones periódicas del equipo, las sesiones de lluvia de ideas y los mecanismos de retroalimentación también pueden ayudar a fomentar la comunicación bidireccional y construir relaciones más sólidas entre los miembros del equipo.

En ese sentido, haciendo uso de las múltiples herramientas de comunicación interna que existen en la actualidad, el intercambio bidireccional en la comunicación diaria se puede potenciar a través de las siguientes plataformas.

• Slack
• Fleep
• ProofHub
• Airtable
• Google Workspace
• Microsoft Teams
• Monday

Crea mensajes personalizados

Los mensajes personalizados pueden mejorar, en gran medida, la comunicación directa y bidireccional en el trabajo al hacer que todos se sientan involucrados y protagonistas de las dinámicas organizacionales. 

Para crear mensajes personalizados, es importante comprender primero las necesidades y preferencias individuales de cada miembro del equipo. Una forma de lograrlo es a través de encuestas regulares y reuniones individuales, donde puedes conocer sus intereses, estilo de comunicación y canales preferidos. 

Asimismo, personaliza los mensajes usando sus nombres, reconociendo sus contribuciones y destacando las áreas en las que pueden mejorar. Esto demuestra que valoras y respetas sus opiniones, lo que potencialmente conduce a una comunicación bidireccional más productiva y satisfactoria en el trabajo.

Si ocupas una posición de liderazgo, tómate el tiempo para responder a sus comentarios o preguntas de manera reflexiva y específica, de manera que impulses la confianza y fortalezcas la relación laboral entre el colaborador y la empresa. Para agilizar el proceso bidireccional, implementa algunas estrategias de comunicación interna que impulsen las conversaciones directas, transparentes y empáticas.

Fuente: Crehana

Impulsa y recolecta feedback

Promover una cultura de retroalimentación es crucial para fomentar el proceso de comunicación bidireccional en el trabajo. Si pretendes alentar a los empleados a compartir sus comentarios, es importante crear un entorno seguro y de apoyo en el que se sientan cómodos expresando sus opiniones sin temor a las repercusiones. 

Una forma efectiva de lograrlo es implementar mecanismos de feedback regulares, como encuestas o focus groups para recopilar retroalimentación sobre problemas o proyectos específicos. Además, puedes animar a los empleados a compartir sus ideas y sugerencias a través de sesiones periódicas de intercambio de ideas o reuniones de equipo. 

Como gerente de equipo o de recursos humanos, es importante demostrar que estás abierto a recibir comentarios escuchando y respondiendo activamente las sugerencias de los participantes. Pero no solo basta con ello. También, debes incorporar sus recomendaciones en los procesos de toma de decisiones. Estas medidas ayudan a crear un lugar de trabajo más inclusivo y colaborativo, donde se escuchen y valoren las voces de todos.

Programa de capacitaciones para líderes

Crear capacitación para líderes y gerentes es una forma efectiva de fomentar y mejorar la comunicación bidireccional en el trabajo. La formación puede cubrir temas como la escucha activa, técnicas de conversación efectivas y estrategias para crear una cultura de retroalimentación bidireccional y abierta. 

Igualmente, debe incluir ejercicios prácticos, como juegos de roles y discusiones grupales, para ayudar a los líderes y gerentes a comprender los desafíos que los empleados enfrentan al comunicar sus ideas y comentarios. Asimismo, es importante desplegar contenido sobre cómo identificar y abordar las barreras de comunicación; por ejemplo, las diferencias culturales o de idioma en equipos internacionales o descentralizados

Al proporcionar a los líderes y gerentes las herramientas y habilidades para facilitar la comunicación e información bidireccional, pueden comprender y responder mejor a las necesidades e inquietudes de los miembros de su equipo. Esto, idealmente, genera el escenario para una fuerza laboral más comprometida y productiva.

Para distribuir este tipo de formaciones, es muy conveniente contar con plataformas y tecnologías que ayuden a potenciar la gestión de aprendizaje de los líderes de tu empresa. Estas deben ayudar a asimilar los contenidos, recibir retroalimentación y afianzar los conocimientos sobre comunicación bidireccional en las organizaciones. Por ello, cuando elijas una de estas herramientas, verifica la existencia de las siguientes funciones y elementos.

• Un catálogo amplio de cursos sobre liderazgo, habilidades blandas y recursos humanos
• Panel intuitivo para crear cursos y evaluaciones
• Herramientas para la creación de sesiones en vivo
• Funciones de gamificación en la formación
• Integración con aplicaciones y soluciones externas
• Opción para subir contenido propio

Fuente: Crehana

Ejemplos de comunicación bidireccional

Para terminar de entender la definición y concepto de comunicación bidireccional, hace falta conocer los momentos, espacios y herramientas que propician este tipo de dinámicas. Aquí te compartimos una lista con ejemplos de la comunicación bidireccional que debes tener en cuenta en tu empresa.

• Reuniones regulares del equipo: estas sesiones brindan una oportunidad para que los miembros discutan proyectos en curso, compartan actualizaciones y brinden comentarios sobre el desempeño del equipo en un ejemplo de comunicación bidireccional.
• Reuniones uno a uno: se pueden usar para discutir objetivos e inquietudes individuales, de manera que las personas tengan un espacio privado para hacer preguntas, recibir comentarios y desarrollar una conversación.
• Encuestas de pulso laboral y cuestionarios anónimos: mediante estos recursos se recopilan comentarios anónimos sobre problemas o proyectos específicos, lo que ofrece otro espacio para que los colaboradores compartan sus opiniones sin temor a las repercusiones.
• Sesiones de revisión de bienestar laboral: son conversaciones informales entre gerentes y miembros del equipo que sirven para verificar sus estados de bienestar e identificar cualquier problema que pueda estar afectando sus desempeños. Aquí pueden compartir sus pensamientos e inquietudes en un entorno seguro y de apoyo. 
• Encuestas eNPS: este tipo de encuesta es otro de los ejemplos de comunicación bidireccional, porque ofrece revelaciones valiosas sobre el compromiso y la satisfacción de los empleados, además de usarse para identificar áreas de mejora y abordar cualquier inquietud o problema.
• Focus group: con estas dinámicas, se pueden recopilar comentarios de un grupo específico de miembros de la empresa, como los de un departamento en particular o los que cuentan con un determinado conjunto de habilidades para seguir fortaleciendo los ejemplos de comunicación bilateral en la empresa.
• Política de puertas abiertas: esta medida alienta a los empleados a acercarse a sus líderes y gerentes con preguntas, inquietudes o comentarios en cualquier momento.
• Newsletters interactivas de equipo: estas newsletters brindan actualizaciones periódicas y noticias a los colaboradores, al mismo tiempo que incluyen funciones interactivas como encuestas, cuestionarios, botones de reacciones y mensajes para alentar la retroalimentación y la participación de los miembros del equipo.
• Evaluaciones de desempeño: estos recursos permiten una oportunidad para que las personas reciban comentarios sobre su desempeño, y discutan sus metas y aspiraciones con sus líderes. 

Esperamos que este artículo te sirva para implementar mecanismos y soluciones de comunicación bidireccional en tu organización. Como has visto, las dinámicas y ejemplos de comunicación bidireccional pueden tener un gran impacto en la satisfacción de los equipos, el desempeño de los líderes, la cultura organizacional y los resultados positivos de la empresa.