Reuniones de seguimiento: ¿cómo crear sesiones efectivas con tus equipos?

Las reuniones de seguimiento dentro de una empresa son esenciales para medir la evolución y alcance que están llevando los proyectos, así como evaluar si se deben implementar cambios para mejorar el proceso.

Por lo general, estas reuniones tienen un fin informativo, ya sea para el cliente, los miembros del equipo o para el propio HR Manager. En las reuniones de seguimiento lo que se quiere medir son los avances que se han logrado con respecto a un proyecto en curso o los inconvenientes que han podido surgir, con el objetivo de tomar medidas correctivas.

En este blog post, encontrarás las pautas para desarrollar reuniones de seguimiento efectivas y las medidas que el HR manager debe tomar cuando se requiera hacer cambios en los proyectos en curso. ¡Acompáñanos!

Establece objetivos claros para la reunión de seguimiento

Como HR Manager debes establecer objetivos claros para el buen desarrollo de las reuniones de seguimiento y para que estas sean efectivas y productivas. Estos objetivos darán dirección y propósito a la reunión, asegurando que todos los participantes estén alineados en cuanto a lo que se espera lograr. Para esto tendrás que:

1. Definir el propósito general

Antes de planificar una reunión de seguimiento, asegúrate de tener claro cuál es el objetivo general de la misma. Esto será sencillo de definir si respondes a la interrogante ¿qué resultado espero lograr al final de la reunión? Una vez que tengas el objetivo central de la reunión, esto te ayudará a diseñar la agenda y los temas a tratar.

Por lo general, los objetivos que se suelen establecer responden a:

• Evaluar los avances del proyecto.

• Medir el alcance de determinadas acciones y actividades.

Tu objetivo central debe estar determinado en función de lo que está desarrollando tu empresa o de la actividad a la que se dedica.

2. Identifica los objetivos específicos

Las reuniones de seguimiento también deben responder a unos objetivos más específicos y medibles que forman parte de ese todo que es el propósito general. Estos objetivos deben ser claros, realistas y alcanzables. Entre los objetivos específicos que se suelen plantear pueden estar:

• Revisar el estado de las tareas pendientes y completadas.

• Identificar los obstáculos y problemas que se han presentado en el desarrollo del proyecto. 

• Definir las próximas acciones a tomar.

Los objetivos específicos deben abordarse en su totalidad para que se desarrollen reuniones efectivas de seguimiento.

Elabora una agenda detallada de los temas a tratar

Una vez que hayas identificado los objetivos de la reunión de seguimiento, debes pasar a priorizar los temas a tratar en la junta. Esto ayudará a mantener el enfoque de todos los participantes y asegurará que todos los temas o por lo menos los más importantes se aborden adecuadamente.

Basándote en los objetivos y los temas identificados, crea una agenda detallada para la reunión. Para la agenda podrás tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Asignar un tiempo estimado a cada tema o punto a tratar.

• Incluir una descripción breve de lo que se discutirá en cada punto.

• Dedica unos minutos a posibles dudas o situaciones que se presenten en el desarrollo de la junta que no puedan dejarse de lado o para otra ocasión. 

Para esto, te será de gran utilidad el Formato de minuta de reunión para gestionar los parámetros de tus reuniones de seguimiento.

Fuente: Crehana

Invita a la reunión solo al equipo relevante

Las reuniones de seguimiento no tienen porqué parar el trabajo de todos los miembros del equipo, asegúrate de invitar a las juntas solo aquellos participantes que son relevantes para los temas a desarrollar durante la asamblea.

Ahora bien, para identificar los participantes que necesitas que asistan a las reuniones prueba con determinar los siguientes puntos:

• Objetivos de la reunión: este punto tiene que estar más que definido, en función de ello será más rápido saber que personal es prioritario en la junta.

• Lista de participantes clave: identifica a las personas cuya contribución es esencial para lograr los objetivos de la reunión. Esto podría incluir a miembros del equipo directamente involucrados en el proyecto o la tarea que se está siguiendo, así como líderes de departamentos, colaboradores externos o clientes.

• Roles y responsabilidades: en función de los roles y responsabilidades que asignes a cada colaborador dentro de la reunión podrás determinar su asistencia.

• Relevancia y contribución: evalúa la relevancia de cada persona en relación con los temas que se abordarán en la junta de seguimiento. Si alguien no tiene un aporte directo o un interés claro en los temas, no necesita estar presente.

• Equilibrio de participantes: debes buscar un equilibrio en la cantidad de participantes que asistan a la reunión. Por una parte, muchos miembros del equipo pueden dificultar la toma de decisiones y la productividad. Por otro lado, muy pocos participantes podrían dejar fuera voces importantes.

Independientemente de los participantes que sean invitados a las reuniones de seguimiento, es necesario que se les informe con antelación de la junta, los puntos a tratar y sobre todo la hora en la que se desarrollará. Con esto les será mucho más sencillo gestionar sus agendas y poder acudir sin descuidar las actividades de los proyectos en curso.

Fomenta la preparación previa en tus colaboradores

La preparación previa de los colaboradores es esencial para asegurar una reunión de seguimiento efectiva. Para esto es importante que los miembros de tu equipos estén listos y comprometidos previo a la reunión y tomen en cuenta los siguientes aspectos:

• Al recibir la agenda de la junta, revisar los temas a tratar y en función de esto, preparar la información que tendrán que presentar.

• Hacer la lectura sobre los documentos adjuntos a la agenda y redactar dudas, inquietudes e incluso, preparar la información que deba dar en la reunión si es de su competencia.

• Cumplir con las tareas y actividades que se asignen en la agenda de reunión para hacer previo a ella y redactar los resultados de la misma para entregarlos en la asamblea.

Como HR Manager debes educar a tus colaboradores en los objetivos de las reuniones de seguimiento, la participación que tendrán si son convocados y la importancia de ir preparados a las juntas para que estas puedan desarrollarse de manera efectiva y rápida.

Gestiona el tiempo adecuadamente

En las reuniones de seguimiento hay un tiempo y un momento para todo, esto debe quedar expreso en la agenda de la asamblea para evitar, en la medida de lo posible, inconvenientes y discusiones que nada tengan que ver con el objetivo de la reunión o lo que se esté tratando.

Como HR Manager debes ser estricto en el cumplimiento de los tiempos de las reuniones sin caer en lo excesivo, es decir, debes saber cuando hacer excepciones a lo establecido, sin que esto pueda acarrear un desviamiento de los temas a tratar. ¿Cuándo hacer excepciones y tocar temas no previstos en la agenda?

Ser el encargado de RR.HH no es sencillo y en ocasiones tendrás que tomar decisiones complejas como alterar la agenda de las reuniones de seguimiento o convocar de última a hora a alguno de tus colaboradores. Sin embargo, durante una reunión de seguimiento ten en cuenta que para tocar un punto que no estaba previamente agendado debe estar relacionado con:

• Aspectos que inciden directamente en la ejecución del proyecto que se discute o algunas de las actividades que lo contemplan.

• Cambios o nuevas directrices por parte de clientes.

• Resultados obtenidos en las últimas horas con respecto a actividades inmersas en el proyecto en discusión.

Por aspectos como estos, es que es esencial que en la agenda de las reuniones de seguimiento se deje un tiempo prudencial libre o abierto para tratar temas de último momento que sean fundamentales para la óptima ejecución de los proyectos en curso.

Fomenta la comunicación efectiva y respetuosa

Durante las reuniones de seguimiento una de las funciones más importantes que debes desarrollar, es el fomento de una comunicación efectiva y respetuosa. En este sentido, invita a tus colaboradores a:

• Comunicarse entre ellos de forma amable y cordial: invita a los miembros del equipo a expresarse de manera educada y con un lenguaje apropiado al momento.

• Participar de sus opiniones de la forma más respetuosa posible: en las juntas de seguimiento debes fomentar el respeto a la diversidad de opiniones y a las intervenciones de otros, sin menospreciar su contenido.

• Realizar retroalimentaciones constructivas: anima a tus equipos a ofrecer comentarios y sugerencias que les permita a los demás miembros crecer y aprender, para mejorar los resultados.

Según el portal Forbes, "una comunicación asertiva es firme, honesta y directa, al mismo tiempo que es respetuosa, tranquila y empática". Además, un buen líder enseña con el ejemplo, por lo que debes comportarte y expresarte como deseas que tu equipo lo haga.

Dirigir grandes equipos no es una tarea sencilla y hacer que diversas opiniones y perspectivas se unifiquen para trabajar en un mismo proyecto es más completo aún. Sin embargo, con una comunicación abierta y respetuosa se pueden conseguir grandes resultados que solidifiquen los equipos. Recuerda utilizar las reuniones de seguimiento como estrategia para fomentar un clima laboral de respeto y trabajo en equipo.

Seguimiento de las acciones y participaciones

En las reuniones de seguimiento no se trata únicamente de que tus colaboradores vayan y expongan los resultados y avances que se han hecho durante la ejecución de los proyectos, ni mucho menos de que como HR Manager te sientes y escuches. ¡No!

Estas reuniones son para hacer un seguimiento de las acciones y las participaciones que están teniendo los miembros de tu equipo, ya sea para:

• Comprobar que se estén cumpliendo las responsabilidades inherentes a los cargos de cada miembro del equipo.

• Verificar que se estén consiguiendo los objetivos individuales y los objetivos grupales.

• Revisar el estado de las acciones y tareas ejecutadas.

Al respecto, el portal Deloitte, indica que "se están adoptando metodologías team-centric, que se focalizan en el trabajo en equipo. Más que fijarse en los logros individuales del empleado, se centran en evaluar el impacto de la contribución de este en el equipo". 

Esto se debe a que, quizás uno de los miembros del equipo no haya alcanzado los objetivos individuales que se le proyectaban pero fue una pieza clave para alcanzar o ejecutar tareas indispensable para la ejecución del proyecto.

Por esto, un HR Manager debe evaluar y hacer seguimiento de todos los aspectos que engloban las funciones de su equipo, así como fomentar la mejora en aquellas áreas donde haya deficiencias.

Evaluación y mejora

En las sesiones de seguimiento, podrás evaluar el desenvolvimiento de los miembros del equipo, el trabajo grupal, la colaboración y los resultados que se están obteniendo con las actividades que se están realizando.

Recuerda, durante las reuniones de seguimiento es el momento oportuno para hacer recomendaciones y sugerencias a tus colaboradores sobre las áreas a mejorar, así como las acciones que deben implementarse para conseguir mejores resultados durante la ejecución de los proyectos en curso.

Para ayudarte con ello, la herramienta de Evaluaciones de desempeño y feedback de Crehana te resultará de gran ayuda para monitorear la evolución y el rendimiento de los colaboradores, así como también ofrecerles la retroalimentación necesaria para mejorar y optimizar su rendimiento dentro de la organización.

Fuente: Crehana

Haz un breve resumen de la reunión para cerrar

Como HR Manager y convocante de las asambleas estás en la obligación de cerrar las reuniones de seguimiento con un resumen sobre:

• Asignaciones que hayan quedado pendientes.

• Nuevas tareas y actividades planteadas.

• Sugerencias y recomendaciones para conseguir mejores resultados.

• Felicitaciones por el esfuerzo y compromiso de los participantes.

Es importante que le des el reconocimiento que merecen a los miembros de tu equipo, esto fomentará su compromiso y dedicación para alcanzar los propósitos generales de la empresa y qué mejor oportunidad que durante el desarrollo de las asambleas de seguimiento.

Siguiendo estas pautas, podrás llevar a cabo reuniones de seguimiento efectivas que fomenten la participación y colaboración de tus equipos de trabajo, la toma de decisiones informadas y acertadas, así como evaluar el correcto progreso de los proyectos que esté gestionando tu empresa.

No olvides que como HR Manager de una empresa se esperan grandes resultados en tu gestión. Por esta razón, para que no pases nada por alto lo recomendable es que sepas hacer una agenda de trabajo en excel donde incluyas todas las actividades pendientes, proyectos a gestionar y plazos por cumplir.

¡Éxitos!