Guía de digitalización de Recursos Humanos para impulsar el cambio en empresas con +500 empleados

La digitalización de Recursos Humanos es un proceso clave para impulsar el cambio y mejorar la eficiencia en empresas con más de 500 empleados. Gracias a esta herramienta, es posible un mejor desempeño en el cumplimiento de las funciones del personal de este departamento, optimizando todos los procesos y mejorando la eficacia en todos los niveles.

Ahora bien, ¿a qué se refiere la digitalización? La transformación digital en Recursos Humanos es el proceso mediante el cual se utilizan tecnologías digitales para gestionar y optimizar las actividades relacionadas con el personal en una empresa. 

Según el portal Gartner, los líderes de la organización y los colaboradores responsables del departamento de RR.HH. “deben poder identificar y aprovechar las tecnologías y el análisis de talento que les ayuden a planificar las estrategias de mano de obra, innovar en los procesos, [...] y ayudar a los responsables de empresa a tomar decisiones más rápidas y acertadas”. Por lo que se ha convertido en una herramienta empresarial imprescindible.

En este blog post, encontrarás una guía muy completa sobre los pasos que debes implementar como HR Manager dentro de la organización para garantizar una óptima digitalización de Recursos Humanos. 

Evalúa las necesidades de digitalización

Al inicio de cualquier proyecto de digitalización de RR.HH., es importante comprender las necesidades específicas de tu empresa. Evalúa los procesos existentes en el área de Recursos Humanos y determina qué secciones podrían beneficiarse de la automatización. 

Al evaluar las necesidades de la organización, también se debe investigar cómo las empresas están digitalizando la gestión de RR.HH. para potenciar el talento y los aspectos que se están tomando en cuenta para este proceso. A continuación, te presentamos los principales procesos.

1. Automatización de procesos

En la digitalización de Recursos Humanos es indispensable identificar los procesos manuales y repetitivos dentro del departamento de recursos humanos que pueden ser automatizados.

Aquí, se incluyen tareas como las siguientes:

• La administración de nóminas

• La gestión del tiempo y asistencia

• La contratación

• El reclutamiento

De esta manera, labores que requieren inversión de tiempo, dinero y esfuerzo son simplificadas gracias a la digitalización de Recursos Humanos.

2. Gestión del talento

También, es posible implementar soluciones digitales para el reclutamiento y la gestión del talento, como plataformas de seguimiento de candidatos (ATS), que faciliten la búsqueda y selección de candidatos adecuados para las vacantes. 

En la digitalización de procesos de Recursos Humanos también se pueden implementar herramientas para la evaluación del desempeño y la identificación del potencial de los colaboradores.

3. Análisis de datos

La digitalización de Recursos Humanos permite recopilar y analizar datos relacionados con el personal, como la satisfacción de los colaboradores, la rotación y la productividad.

Por lo que, resulta esencial utilizar este tipo de herramientas analíticas para obtener información significativa que ayude a tomar decisiones estratégicas basadas en datos y no en suposiciones.

4. Capacitación y desarrollo

Una organización que apueste a su crecimiento debe capacitar a sus colaboradores constantemente, para que los objetivos a largo plazo puedan cumplirse satisfactoriamente.

En la digitalización del área de Recursos Humanos se pueden ofrecer plataformas de aprendizaje en línea y recursos digitales para facilitar la capacitación y el desarrollo profesional del talento. 

Aquí, es posible incluir los siguientes factores:

• Cursos en línea

• Webinars

• Herramientas de e-learning

• Acceso a bibliotecas digitales

En este sentido, la plataforma de Desarrollo de equipos de Crehana te ofrece todas las soluciones para potenciar el talento de tu organización e impulsarlo a alcanzar el siguiente nivel. Con más de 1200 cursos y 20 Academias de aprendizaje, este producto se ha convertido en una de las referencias dentro de la formación empresarial.

Fuente: Crehana

5. Gestión de la comunicación interna

En la digitalización de Recursos Humanos, debes tomar en cuenta la implementación de sistemas de comunicación interna que fomenten la colaboración y el intercambio de información entre los colaboradores. Y que a su vez, mejoren la comunicación y la transparencia dentro de la empresa.

Un ejemplo de estos mecanismos de comunicación interna puede ser la aplicación de herramientas como las videoconferencias o las aplicaciones de chats, los cuales reforzarán la conectividad entre los líderes y sus equipos.

6. Seguridad de la información

Un aspecto que se debe considerar durante el proceso de digitalizar Recursos Humanos es el de garantizar la seguridad de los datos personales y confidenciales de los miembros del equipo. Este proceso debe realizarse mediante la implementación de medidas de seguridad cibernética y protección de datos.

7. Experiencia del colaborador

En este punto, debes considerar la experiencia de los miembros del equipo en cada etapa del ciclo de vida laboral y evaluar cómo las soluciones digitales pueden mejorarla, desde la contratación hasta la salida de la empresa.

8. Integración de sistemas

En el proceso de digitalización de Recursos Humanos, como HR Manager de una gran empresa debes asegurarte que las diferentes herramientas y sistemas digitales utilizados en este departamento estén integrados entre sí para evitar duplicación de datos y problemas de compatibilidad.

9. Cultura organizacional

Otro punto importante es el de promover una cultura de cambio y adaptabilidad hacia la digitalización de Recursos Humanos, asegurándose de que los colaboradores estén capacitados para utilizar las nuevas herramientas y comprendan los beneficios que aporta esta digitalización.

La digitalización de recursos humanos es un proceso que debe realizarse de manera estratégica, considerando las necesidades específicas de la organización y buscando mejorar la eficiencia, la productividad y la experiencia tanto de los colaboradores como de los líderes de la empresa.

Establece objetivos claros

Al aplicar la digitalización de Recursos Humanos en una empresa con más de 500 colaboradores, recuerda que es fundamental establecer objetivos claros y específicos para guiar el proceso y evaluar su éxito. A continuación, te presentamos algunos objetivos comunes que se pueden establecer en este proceso de digitalizar los Recursos Humanos:

• Identificar y automatizar los procesos manuales y repetitivos en Recursos Humanos.

• Utilizar tecnología para mejorar los procesos de reclutamiento y selección del talento.

• Implementar herramientas y tecnologías para recopilar, analizar y utilizar datos relevantes sobre los colaboradores de la organización.

• Implementar herramientas y plataformas digitales que mejoren la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.

• Reducir costos en todos los procesos de Recursos Humanos.

Una vez que se identifican las áreas de la empresa que necesitan ser digitalizadas en Recursos Humanos, será mucho más sencillo definir los objetivos generales y específicos del proceso.

Es importante que los objetivos que se establezcan para la digitalización de Recursos Humanos, sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un marco temporal definido para poder evaluar el progreso y los resultados obtenidos en la automatización de Recursos Humanos.

Investiga soluciones tecnológicas

La digitalización de Recursos Humanos implica el uso de diversas soluciones tecnológicas para optimizar y mejorar los procesos de gestión de personas. A continuación, te mostramos algunas soluciones tecnológicas comunes utilizadas en el proceso de digitalización de RRHH.

1. Sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) 

Estos sistemas integran diferentes funciones de recursos humanos, como por ejemplo:

• Administración de nóminas

• Gestión de beneficios

• Gestión del tiempo y asistencia

• Seguimiento del desempeño

• Gestión de talento

2. Plataformas de seguimiento de candidatos (ATS)

En la digitalización de Recursos Humanos estas herramientas ayudan a gestionar el proceso de reclutamiento y selección, desde la publicación de vacantes hasta la selección de candidatos. Permiten automatizar tareas del tipo de: 

• Gestión de currículums

• Programación de entrevistas

• Evaluación de candidatos

• Seguimiento del proceso de contratación

3. Plataformas de aprendizaje en línea (LMS)

Estas plataformas permiten la creación, gestión y entrega de cursos de capacitación y desarrollo en línea. Facilitan actividades del tipo:

• Formación continua de los colaboradores

• Seguimiento del progreso de aprendizaje

• Evaluación de habilidades.

Entre las plataformas más utilizadas por las empresas para el aprendizaje en línea de los miembros de su equipo está Crehana, la cual permite a tu equipo crecer en su formación según las necesidades de la organización.

4. Herramientas de gestión del desempeño

Estas soluciones digitales ayudan a medir, dar seguimiento y evaluar el desempeño de los colaboradores. Este tipo de herramientas permiten:

• Establecer metas y objetivos

• Proporcionar retroalimentación continua

• Realizar evaluaciones de desempeño

• Generar informes analíticos

5. Plataformas de comunicación interna y colaboración

Estas herramientas facilitan la comunicación y colaboración entre los miembros de los diferentes equipos. Incluyen aplicaciones de mensajería instantánea, intranets, redes sociales internas y herramientas de colaboración en proyectos, como por ejemplo Slack o Microsoft Teams.

6. Herramientas de encuestas y retroalimentación

En la digitalización de Recursos Humanos estas herramientas permiten recopilar la opinión de los colaboradores mediante encuestas y cuestionarios en línea. 

Además, ayudan a medir la satisfacción de los colaboradores, recopilar comentarios sobre el clima laboral y detectar áreas de mejora.

7. Analítica y visualización de datos

Estas herramientas permiten recopilar y analizar datos relacionados con el personal, lo que permite que el proceso de digitalización de Recursos Humanos se lleve más rápido de lo esperado. Entre los aspectos que abarcan este tipo de herramientas están:

• Rotación del talento

• Productividad

• Compromiso

Básicamente, son aplicaciones que ayudan a identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora, por lo que pueden ser muy aprovechables para cualquier organización.

Estas son algunas de las soluciones tecnológicas utilizadas en la digitalización de Recursos Humanos. Es importante evaluar las necesidades específicas de cada organización y seleccionar las soluciones que mejor se adapten a sus requerimientos y objetivos.

Selecciona la solución adecuada

La selección de la solución tecnológica adecuada para la digitalización de Recursos Humanos es un proceso crítico que requiere una evaluación cuidadosa de las necesidades y objetivos específicos de la empresa. Se deben considerar otros aspectos como:

• Escalabilidad: debes asegurarte que la solución tecnológica que elijas puede crecer a medida que tu organización continúe haciéndolo.

• Facilidad de uso: la solución que decidas implementar dentro de tu empresa debe ser lo más sencilla posible de utilizar para tu equipo de trabajo.

• Integración con otros sistemas: debes tomar en cuenta que la opción que decidas sea compatible con otros sistemas que estén implantados en tu organización o que quieras implantar a futuro.

• Soporte técnico: uno de los factores determinantes a la hora de escoger una solución tecnológica para grandes empresas, es saber que tipo de soporte técnico proporciona el proveedor, lo que abarca y lo que no.

Recuerda, el proceso de digitalización de Recursos Humanos es vital dentro de organizaciones que están creciendo constantemente, por lo que debes asegurarte de escoger la mejor solución tecnológica para este proceso.

Planifica la implementación

Para la implementación de la plataforma de Recursos Humanos seleccionada, crea un equipo que se encargue de este proceso. Este equipo debe incluir representantes del departamento de Recursos Humanos, personal técnico y expertos en la solución elegida. Además, se deben definir los roles y responsabilidades de cada colaborador dentro de esta gestión. 

Por otro lado, se debe establecer un cronograma de capacitación para la implementación, que incluya todas las etapas, desde la configuración inicial hasta la formación de los usuarios finales. Es fundamental establecer plazos realistas y asignar recursos adecuados para cada fase.

Considera la capacitación del personal involucrado y comunica claramente los cambios y beneficios que se esperan con la digitalización de los Recursos Humanos.

Implementa y configura la solución

Trabaja junto con el proveedor de la solución tecnológica para configurar y personalizar la plataforma de acuerdo con las necesidades específicas de la organización para que la digitalización de Recursos Humanos sea lo más eficiente posible.

Por otro lado, durante la digitalización de los procesos de Recursos Humanos se deben realizar pruebas exhaustivas para determinar que la solución tecnológica funcione correctamente y cumpla con los requisitos establecidos. 

Capacita al personal

Proporciona formación y capacitación adecuada a los usuarios finales para asegurar que comprendan cómo utilizar la solución tecnológica de manera efectiva. Esto incluye tanto la formación inicial como la capacitación continua a medida que se realizan actualizaciones o mejoras. 

Además, en el proceso de digitalización de los Recursos Humanos se debe comunicar a los miembros del equipo como aprovechar al máximo los beneficios de la solución tecnológica implementada. 

Gracias a las herramientas digitales para transformar la gestión de RR.HH. aprenderás cómo optimizar la administración de este departamento y mejorar el rendimiento, tanto de los colaboradores como de la propia empresa.

Fuente: Crehana

Monitorea y evalúa

Realiza un seguimiento continuo de la implementación y evalúa los resultados. Recopila datos relevantes para medir el impacto de la digitalización en el área de Recursos Humanos y los indicadores clave de rendimiento (KPI). 

La idea es que puedas aplicar los ajustes si es necesario para maximizar los beneficios obtenidos.

Promueve el cambio y la adopción

Comunica activamente los beneficios de la digitalización de Recursos Humanos a los colaboradores y fomenta su adopción. Se deben destacar los resultados positivos y cómo la digitalización está mejorando los procesos y la experiencia de los miembros del equipo.

Mantén la mejora continua

La digitalización de Recursos Humanos es un proceso en constante evolución. Como HR Manager, debes actualizarte acerca de las últimas tendencias y tecnologías en el campo de la digitalización de los RR.HH. y buscar oportunidades para mejorar y optimizar los procesos continuamente.

Según el portal Forbes, no todas las organizaciones están preparadas para la automatización de los Recursos Humanos, pues aún no visualizan que su activo más importante es su capital humano y no la tecnología.

Recuerda que la digitalización de Recursos Humanos no solo implica implementar nuevas tecnologías, sino también cambiar la forma en que se realizan los procesos y cómo se abordan las tareas diarias por parte de los colaboradores a través de estas herramientas tecnológicas. Es importante involucrar a todo el equipo de Recursos Humanos y a los colaboradores en este proceso de transformación para lograr los objetivos a largo plazo.

¡Éxitos!