Automatización de recursos humanos: las mejores prácticas para optimizar procesos

La automatización de recursos humanos permite agilizar los procesos orientados a la principal fuerza de la empresa: el talento humano. Contar con un departamento actualizado permitirá que los procedimientos a realizar sean mucho más ágiles y eficaces, por lo que se ha convertido en un recurso a aplicar dentro de muchas organizaciones de gran tamaño.

Debido a que el Departamento de RR. HH. se enfoca en el bienestar, la implementación de formación continua o el cumplimiento de políticas y contratos de los miembros, es importante que cuente con herramientas que le permitan potenciar sus gestiones, mejorar sus estrategias y optimizar sus resultados. 

En este blog post, te compartimos algunos consejos para automatizar procesos de recursos humanos. Algunos corresponden a herramientas y recursos tecnológicos que se pueden aplicar, mientras que otros tips corresponden a la implementación de nuevas conductas y acciones determinadas por el contexto laboral actual.

¿Qué es la automatización en recursos humanos?

La automatización de recursos humanos se refiere al uso de tecnología y sistemas para realizar tareas relacionadas con la gestión de personal o el capital humano en una organización. Esta automatización tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad en las funciones asociadas con la administración de recursos humanos.

La automatización en recursos humanos no busca reemplazar completamente la intervención humana, sino más bien liberar tiempo y recursos para que los profesionales de RR. HH. se centren en tareas más sustanciales o de valor agregado, como la planificación estratégica, la retención de talento y el desarrollo organizacional.

Beneficios de la automatización en el área de recursos humanos

La automatización en recursos humanos ofrece varios beneficios que pueden contribuir significativamente a la eficiencia y efectividad de la gestión de personal en una organización. Aquí algunos de los beneficios clave:

1. Eficiencia operativa

La automatización permite realizar tareas rutinarias de manera más rápida y precisa, liberando tiempo para que los profesionales de RR. HH. se enfoquen en actividades estratégicas que requieren análisis y toma de decisiones.

2. Reducción de errores

Al minimizar la intervención humana en procesos repetitivos, se reduce la probabilidad de errores humanos, lo que contribuye a la precisión en el procesamiento de la información relacionada con la nómina, el tiempo y la asistencia, entre otros.

3. Ahorro de tiempo

La automatización en RR. HH. acelera la ejecución de procesos, como la selección de candidatos, el procesamiento de nómina y la gestión de beneficios, lo que resulta en un ahorro significativo de tiempo en comparación con los métodos manuales.

4. Mejora en la gestión del talento

La automatización facilita el seguimiento del desempeño y el progreso de los empleados, lo que puede contribuir a una gestión más efectiva del talento, identificando áreas de mejora y facilitando el desarrollo profesional.

5. Disminución de costos

Aunque la implementación inicial puede tener un costo, a largo plazo, la automatización en recursos humanos puede reducir los costos asociados con errores, tiempos de procesamiento prolongados y necesidades de personal para tareas repetitivas.

¿Cómo automatizar los procesos de recursos humanos?

En este apartado te contaremos qué actividades del Departamento de Recursos Humanos se pueden automatizar y cómo hacer esta automatización de manera efectiva.

1. Analiza bien cada proceso

Uno de los principales consejos que podemos brindar para la automatización de recursos humanos es conocer bien cuál es el objetivo de cada proceso. Aunque este punto pueda considerarse un paso obvio dentro del proceso de automatizar tu empresa, no resulta así, puesto que son muchos entornos laborales que omiten este paso o consideran que está suficientemente cubierto, cuando en realidad no lo es.

Si bien es cierto, el ideal en una empresa es contar con gran parte de los procesos automatizados, ya que esto permite reducir costos, tiempo y mejorar los resultados. Es importante tener claro que si estás comenzando con el proceso de automatización de recursos humanos, lo más adecuado sería identificar cuáles son las tareas que demandan más tiempo o son más complejas.

La idea de realizar un análisis certero y eficaz de las actividades dentro del Departamento de Recursos Humanos es poder iniciar el proceso de automatización con esas funciones, de tal forma que se pueda aprovechar mejor el tiempo para otros objetivos. 

2. Integra los procesos de tu empresa

Otra clave para una correcta automatización de recursos humanos es integrar los distintos procesos que se llevan a cabo en tu empresa, pues esto ayudará a poder administrar de una manera más eficiente la información que se recoge a partir de cada tarea, con la finalidad de que pueda ser aprovechada de mejor forma en las distintas gestiones. 

Todos los procesos se dirigen a una meta en común, la cual responde a la visión de la empresa. Por tanto, la integración de los procesos es una gran ventaja para poder compartir datos relevantes que pueden ser usados para la resolución de problemas o la optimización de algunas operaciones.

3. Capacita a tu equipo de trabajo

Para alcanzar una automatización de recursos humanos óptima, es necesario que el equipo de trabajo esté capacitado y reciba la formación necesaria para los procesos que vayan a digitalizarse o emplear herramientas tecnológicas que les permitan desarrollar las tareas de una forma más rápida y segura. 

Al contar con personas que tienen claro la eficiencia que brinda la automatización de procesos y saben cuáles son las ventajas de realizar cambios en el modelo de gestión de recursos humanos, se garantizará el éxito de las tareas que se ejecuten dentro de la empresa, con el fin de tener un ambiente de trabajo más productivo y mejores resultados.

¿Quieres capacitar a tu equipo de trabajo de la mejor forma posible? Con nuestra plataforma de desarrollo, podrás formar a tu equipo de la mejor forma posible y garantizar el cumplimiento de un programa de aprendizaje didáctico y que cuente con las mejores herramientas para obtener el conocimiento y la información necesaria para la formación de tus talentos.

Plataforma Desarrollo de Crehana

4. Automatiza las solicitudes de ausencias

Dentro del Departamento de Recursos Humanos, las solicitudes están a la orden del día. En la actualidad, es clave que el sector asociado con el talento de la empresa esté a la altura para poder gestionar este tipo de autorizaciones y permisos de la mejor forma posible. 

¿A qué tipos de solicitudes hacen referencia en este punto? Principalmente, se refieren a peticiones como las siguientes:

• Ausencias de salud o por fuerza mayor

• Consultas sobre las vacaciones y permisos

Dentro de los entornos laborales tradicionales, este tipo de solicitudes suelen ser complejas y demandar más tiempo del esperado, por lo que automatizar recursos humanos y sus procedimientos ayudará a brindar una respuesta más rápida a cada miembro del equipo, con el fin poder enfocarse en otras operaciones del área. 

5. Digitaliza los contratos

Cada vez son más los procesos que pasan a ser digitalizados debido a las ventajas que ofrece la tecnología y la virtualización, la cual no solo permite agilizar las actividades, sino que también reduce el riesgo de error y posibles pérdidas de información. 

Uno de los principales focos de automatización de recursos humanos debe ser el de los contratos, pues la globalización y el avance tecnológico ha permitido que las empresas puedan migrar de un espacio de trabajo convencional hacia espacios como los siguientes:

• Casas

• Airbnb

• Coworking

• Hoteles

• Cafés

Este cambio de entorno ha permitido que las empresas puedan contar con personas de diversas partes del mundo que trabajan de forma remota, permitiendo el intercambio de experiencias, conocimientos, perspectivas, etc. La digitalización de RR. HH es una forma sencilla y rápida para conectar con proveedores o contratar a freelancers para proyectos específicos de tu negocio.

6. Aplica reclutamientos programáticos

El proceso de reclutamiento y selección de personal representa otra de las labores más valiosas dentro de una organización. Sin embargo, pese al valor que tiene dentro de las organizaciones, para las empresas sigue siendo un dolor de cabeza en la actualidad, ya que como bien señala Harvard Business Review, "a las empresas les sigue resultando difícil atraer y retener el talento adecuado".

Por lo que la automatización de recursos humanos también se puede aplicar en este campo, gracias a lo que se conoce como reclutamiento programático.

El reclutamiento programático implica la aplicación de la tecnología para garantizar el posicionamiento y la optimización de anuncios de empleo. Esto implica que los aspirantes más adecuados para una vacante serán quienes visualicen tu oferta de empleo, gracias a la aplicación directa de elementos como los siguientes:

• Aplicación de macrodatos

• Ofertas y anuncios de empleo

• Pujas y ofertas laborales en tiempo real

• Optimización de campañas en tiempo

Mediante la aplicación del reclutamiento programático, las empresas tendrán la posibilidad de conseguir al personal ideal para cubrir su vacante, sin tener que gastar tanto tiempo, esfuerzo y dinero como en los procesos tradicionales.

Y para ayudarte con este proceso, te presentamos nuestra guía completa de reclutamiento y selección de personal, por medio de la cual tendrás disponibles las mejores pautas y nociones para poder gestionar la contratación de tus colaboradores de la mejor forma posible.

Fuente: Crehana

7. Organiza datos sobre el desempeño de los colaboradores

Un punto vital dentro de la automatización de recursos humanos pasa por la recopilación de datos relacionados con la gestión del desempeño de los integrantes de una organización. Existen aplicaciones que permiten contar con fuentes de primera mano y realizar encuestas para medir el rendimiento de tu plantilla.

La idea de este proceso de automatización es poder preparar las mejores oportunidades para la mejora continua de los equipos de trabajo, al permitir el desarrollo de los siguientes elementos:

• Crecimiento integral

• Desarrollo personal

• Optimización de la gestión de los candidatos

Gracias a esta información, las organizaciones tendrán la posibilidad de contar con información crucial para mejorar la toma de decisiones en el Departamento de Recursos Humanos. Esto conlleva todo lo relacionado con el tema de la elección de promociones o ascensos, así como también para ofrecer reconocimientos a los colaboradores o, en tal caso, prescindir de algunos, en caso de que se den las condiciones para ello.

En ese sentido, usar un software de evaluación de desempeño es de suma utilidad para automatizar los procesos de recursos humanos en empresas de 500 colaboradores o más, ya que agiliza las tareas y facilita el incremento del rendimiento del equipo de gestión humana.

Además, desde la perspectiva de la empresa, un adecuado empleo de esta plataforma permite ahorrar dinero, ya que se anulan las etapas de los procesos manuales de medición de los niveles de desempeño.

Plataforma Desempeño de Crehana

8. Canaliza las solicitudes de los colaboradores

Una de las formas más sencillas para realizar la canalización de las peticiones de los colaboradores es a través de herramientas automáticas y digitales. En este sentido, existen softwares y aplicaciones con los cuales es posible canalizar varias aplicaciones de gestión de talento en un solo lugar.

Incluso, el correo electrónico sirve para este tipo de peticiones. Dentro de las solicitudes más importantes que pueden solicitar los colaboradores dentro de un equipo de trabajo, están las siguientes:

• Soporte técnico

• Comentarios y quejas

• Preguntas acerca de nóminas y contratos

• Solicitudes

La idea es demostrar que las empresas escuchan lo que tienen que decir los colaboradores y actuar en consecuencia, siempre que sea posible. Por ende, automatizar el Departamento de Recursos Humanos es una de las alternativas ideales para ello.

9. Controla los lapsos de tiempo

Un punto muy importante dentro de las empresas es la regulación del tiempo activo de los colaboradores dentro de la organización. Y este ha sido uno de los principales aspectos en los cuales la automatización de recursos humanos ha tenido mayor incidencia en los últimos tiempos.

En caso de que tu organización necesite llevar un control de horas es importante automatizar este proceso, ya que servirá para ahorrar tiempo y esfuerzo dentro del área de recursos humanos. Por ende, es clave que ubiques aquellas plataformas que puedan contar con integraciones nativas con otros softwares importantes dentro de tu empresa.

Para ello, esta solución empresarial debe contar con una API para intercambiar datos entre diferentes tipos de software, y así automatizar procesos de recursos humanos, procedimientos y desarrollar nuevas funcionalidades.

Plataforma Crehana

10. Automatiza los procesos de presentación y aprobación de gastos

La automatización de recursos humanos abarca también el tema financiero de una organización. Para evitar que las solicitudes de gastos se agrupen en tu empresa, la clave es contar con un proceso de gastos lo más ágil y dinámico posible.

En este sentido, existen herramientas digitales por medio de las cuales los representantes de recursos humanos podrán asegurar que los gastos (principalmente nómina, aunque abarca diversos aspectos) sean enviados a tiempo. Dentro de los principales softwares que se pueden aplicar son los siguientes:

• Concur

• Spendesk

11. Agiliza procedimientos de deslocalización

Los procedimientos de deslocalización también forman parte de la automatización de recursos humanos. Para ello, existe la posibilidad de crear procesos de baja, para poder garantizar una optimización adecuada de las operaciones dentro de este departamento.

¿Qué son los procesos de deslocalización? Se trata de trasladar una actividad industrial desde una región o país hacia otro. Según explica el portal Forbes, este tipo de procedimiento es clave para "crear alternativas para dinamizar el crecimiento, la creación de empleos y la productividad".

Y mantener automatizado los recursos humanos implica contar con software o programas de recopilación de datos, para garantizar la selección más adecuada de candidatos. De esta manera, los procesos son más eficientes y se garantiza un acoplamiento adecuado de los colaboradores a la organización.

12. Haz una implementación gradual

No intentes automatizar todos los procesos de recursos humanos de una vez. Planifica una implementación gradual, comenzando con procesos menos críticos. Esto facilitará la adaptación del personal y minimizará posibles interrupciones en las operaciones diarias.

Comienza identificando y priorizando los procesos que serán objeto de automatización en recursos humanos. Enfócate en aquellos que brinden un impacto significativo y rápido retorno de inversión. Esto puede incluir tareas manuales intensivas, propensas a errores o que consumen mucho tiempo.

Antes de implementarlo a gran escala, realiza pruebas piloto con un grupo reducido de procesos o empleados. Esto permite identificar posibles obstáculos y ajustar la estrategia antes de una implementación más extensa.

Durante los pilotos, recopila comentarios valiosos del personal involucrado. Sus experiencias y percepciones ofrecerán información clave para refinar los procesos y abordar cualquier preocupación antes de una implementación completa.

Durante la implementación gradual, mantén un enfoque de mejora continua. Monitorea los resultados, identifica áreas de oportunidad y realiza ajustes según sea necesario. La flexibilidad es clave para adaptarse a las dinámicas cambiantes de la organización.

13. Aplica análisis avanzado

La automatización de recursos humanos, impulsada por tecnologías como el machine learning y el análisis predictivo, ha transformado la forma en que las organizaciones gestionan su talento. Este enfoque innovador permite una toma de decisiones más informada y eficiente, mejorando la productividad y la alineación de los empleados con los objetivos estratégicos de la empresa.

Algunos softwares de gestión de capital humano utilizan algoritmos avanzados para analizar las habilidades actuales de los empleados y compararlas con las habilidades requeridas para cumplir los objetivos de la organización. Este análisis identifica brechas de habilidades que podrían afectar el rendimiento general del equipo o del negocio. Al comprender estas brechas, los líderes de recursos humanos pueden desarrollar estrategias específicas para cerrarlas.

El análisis avanzado no se limita a la evaluación de habilidades individuales; también puede analizar patrones de rendimiento y eficiencia en el equipo. Esto facilita la identificación de oportunidades para optimizar la asignación de tareas y recursos. Los algoritmos pueden sugerir cambios en la distribución de responsabilidades para maximizar la eficiencia y asegurar que cada miembro del equipo esté trabajando en su capacidad óptima.

Plataforma Crehana

14. Prioriza la experiencia del empleado

Destaca cómo la automatización en RR. HH. puede mejorar la experiencia del empleado al simplificar procesos como solicitudes de tiempo libre, acceso a información de recursos humanos y comunicación interna.

Identifica los procesos rutinarios y repetitivos que pueden ser simplificados mediante la automatización. La meta es reducir la carga administrativa de los empleados, permitiéndoles concentrarse en tareas más estratégicas y gratificantes.

Asegúrate de que las interfaces de usuario de las nuevas herramientas sean intuitivas y fáciles de usar. Una curva de aprendizaje óptima contribuirá a una adopción más rápida y a una experiencia más positiva para el personal.

Mantén una comunicación clara y transparente sobre los cambios que resultarán de la automatización en recursos humanos. Informa a los empleados sobre cómo se beneficiarán y cómo sus roles pueden evolucionar positivamente con estas mejoras.

Al enfocarse en la mejora de la experiencia del empleado durante la automatización de procesos de recursos humanos, las organizaciones pueden crear un entorno de trabajo más eficiente, colaborativo y gratificante para su personal. La tecnología debería facilitar, no complicar, la vida de los empleados.

Básicamente, la automatización de los procesos de recursos humanos es una vía de mejora para las operaciones de las empresas. Permite reducir costos y tiempo en las gestiones, así como también concluir tareas de forma rápida, permitiendo enfocar los esfuerzos en otros aspectos que lo requieran. 

La automatización en recursos humanos no solo representa un avance tecnológico, sino una evolución fundamental en la gestión de personal. Al adoptar esta transformación con una mentalidad proactiva y centrada en las personas, las organizaciones no solo optimizan sus operaciones internas, sino que también cultivan un entorno laboral más satisfactorio y colaborativo. 

La automatización no reemplaza la esencia humana en la gestión, sino que la potencia, permitiendo que los profesionales de recursos humanos sean partícipes de la innovación empresarial.

¿Conocías todo lo que abarcaba la automatización de recursos humanos? Lo cierto es que todos estos procesos continúan en permanente evolución, simplificando las labores dentro de la organización y asegurando una gestión más eficaz del talento humano de la empresa, por lo que es probable que esta lista esté en constante actualización.

¡Éxitos!