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Transformación cultural

Aprende cómo ser un líder organizado e ¡incrementa la productividad de tu equipo!

Alexandra Carranza - 04 Oct 22

Articulo

7 min.

Saber cómo ser un líder organizado es vital para aumentar tu productividad laboral y garantizar el cumplimiento de metas de tu organización. Muchas veces, se piensa que el líder tiene todo bajo control, sin embargo, siempre es necesario monitorear los avances y la organización de tareas para asegurar el éxito de tu equipo.

La clave está en administrar las horas de la jornada laboral para cumplir con todas las tareas asignadas. Suena fácil, pero a veces el ritmo de trabajo hace que laboremos sin llevar un orden y control. Por eso, detrás de la pregunta cómo ser organizado en el trabajo, hay un líder que busca satisfacer las
necesidades de su equipo e impulsarlos a mejorar su trabajo en un ambiente físico, virtual o híbrido.

¬ŅQuieres saber c√≥mo ser m√°s organizado y productivo en el trabajo?¬†En este blog post te brindaremos una serie de recomendaciones para ser un l√≠der organizado.¬†A partir de estos consejos para ser m√°s organizado en el trabajo,¬†tendr√°s la posibilidad de mejorar el flujo de trabajo con tu equipo y sacar¬†el m√°ximo provecho al tiempo.¬†

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1. Aplica la técnica Pomodoro

La optimización del tiempo es un aspecto que muchos equipos que realizan trabajo remoto o híbrido desean mejorar. Esta técnica fue inventada por Frances Cirillo en la década de 1980, la cual consiste en dividir el tiempo en periodos de 25 minutos -denominados pomodoros- separados por pausas de 5 minutos dedicadas al descanso.

Esta t√©cnica de gesti√≥n de tiempo lleva ese nombre por la forma de tomate del cl√°sico reloj de cocina que us√≥ Cirillo¬†cuando estudiaba en la universidad. La t√©cnica Pomodoro es muy efectiva debido a la implementaci√≥n de pausas frecuentes que ayudan a mejorar la agilidad mental. Asimismo, contribuye a la productividad y a disminuir interrupciones,¬†de modo que es una herramienta muy √ļtil para ser un l√≠der organizado.

¬ŅC√≥mo implementar la t√©cnica Pomodoro?

  1. Escoge una tarea para completar.

  2. Programa un temporizador de 25 minutos.

  3. Trabaja en la tarea sin descanso y con mucha concentración hasta que pasen los 25 minutos.

  4. Toma un peque√Īo descanso de cinco minutos. Con esto ya puedes anotar que terminaste un ‚Äėpomodoro‚Äô.

  5. Repite los pasos del 1 al 4.

  6. Después de completar cuatro pomodoros, toma un descanso más largo, pueden ser de 20 minutos a más.

técnica PomodoroFuente: Freepik

2. Programa tus pausas activas

Para ser un líder organizado y productivo día a día, también es importante tener en cuenta en tu horario de trabajo espacios para realizar estas pausas y evitar dolores en el cuello y espalda. Si a las largas jornadas de trabajo se le suma una mala postura, tendrás dolores lumbares que se pueden complicar con el tiempo.

Para ello, te recomendamos contar con un espacio de trabajo cómodo, conseguir una mesa que tenga una buena altura para que no te canse la vista, una silla cómoda y una buena ubicación para que trabajes con luz natural. A comparación de la oficina, en la casa muchas veces es complicado encontrar ese spot perfecto, pero siempre hay alternativas para mejorar tu ambiente de trabajo.

Para programar estas pausas activas y aprender c√≥mo ser organizado en el trabajo, ay√ļdate de herramientas¬†de organizaci√≥n como Google Calendar o los recordatorios de tu celular para mapear el tiempo de esta actividad. La Fundaci√≥n Argentina de Ergonom√≠a recomienda per√≠odos breves de 3 a 5 minutos de pausas activas cada dos horas de trabajo, m√≠nimo 2 veces al d√≠a.

Ejercicios de pausas activas

Bien, si estás listo para ser un líder organizado, a continuación, te recomendamos algunos estiramientos y ejercicios para prevenir dolencias musculares:

Respiración profunda

Cierra los ojos e inhala aire por la nariz mientras cuentas hasta tres. Aguanta el aire otros 3 segundos y exhala por la nariz hasta contar 6 segundos.

Estiramiento de cuello

Lleva tu oreja a tu hombro izquierdo y luego al derecho. Cada estiramiento debe durar un promedio de 15 segundos. Después, baja el mentón en diagonal hasta el pecho.  

Rotación de cabeza

Coloca tus codos sobre tu escritorio y pon tus manos sobre el cuello haciendo una leve presión. Seguidamente, haz una rotación levantando los codos de lado a lado.

Inclinación pélvica

Haz elevaciones con la pelvis arqueando la espalda, con esto ayudar√°s a llevar sangre a la parte baja de la espalda.

Flexiones

Dobla la rodilla, ll√©vala a tocar el pecho, b√°jala y cambia de pierna. Tambi√©n puedes llevar tu pierna hacia atr√°s sostenida con la mano tratando de tocar el gl√ļteo e ir alternando.

mujer haciendo pausa activa en el trabajoFuente: Freepik

3. Define tus horarios

Lo primero que debes hacer en el día para ser un líder organizado es definir las actividades que realizarás y cuánto tiempo te tomará cada una de ellas. Luego, es importante tener recordatorios o alarmas que te ayuden a medir el tiempo y tu productividad.

Una muy buena opci√≥n es organizar todas tus actividades en tu celular o calendario. Ten en cuenta¬†que un l√≠der debe ser organizado tambi√©n con su equipo, por lo que¬†siempre debes motivar a tu equipo a mantener sus actividades programadas para que no se escape ning√ļn detalle.

Recuerda que no solo se trata de definir horarios, sino también de cumplirlos. A inicio de día siempre es necesario una reunión de pocos minutos con tu equipo para acordar prioridades y a cierre de día para mapear el avance que se ha realizado. Con esto, podrás darte cuenta si es necesario ajustar tiempos y distribuir mejor las actividades.

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4. Establece tus prioridades en la semana

Otro de los consejos para ser más organizado en el trabajo es definir las prioridades que guiarán el trabajo de la semana y en base a eso planificar la asignación de tareas. Estas prioridades deben ser conversadas con tu equipo para estar sincronizados y trabajar todos en un mismo objetivo.

Con el pasar de los días es normal que algunas prioridades puedan ir cambiando, pero no olvides que siempre debe existir una buena comunicación para evitar confusiones o retrasos. Igualmente, evita realizar checklists que serán imposibles de cumplir, lo más recomendable es fijar objetivos que se puedan alcanzar.

mujer líder estableciendo prioridades semanales en el trabajoFuente: Freepik

5. Delega el trabajo

Delegar es una de las cualidades de un líder más importantes, sin embargo, no todos la dominan. Un líder organizado y eficaz comprende su importancia para que un proyecto funcione sin problemas.

Es imposible manejar cada aspecto de un proyecto por ti mismo, y ahí es donde debes delegar tareas a los miembros de tu equipo. Ser consciente de quién es el mejor para una tarea en particular te liberará del trabajo de supervisar cada aspecto del proyecto.

Un l√≠der organizado conoce a su equipo y est√° al tanto de sus fortalezas y debilidades. Saber delegar funciones y tareas te resultar√° √ļtil cuando surja un problema, ya que sabr√°s a qui√©n llamar para pedir ayuda.

Gracias a la delegación de tareas, tu equipo trabajará de manera más eficiente y completará cada tarea con menos estrés sobre tus hombros. De hecho, es uno de los primeros pasos de cómo aprender a ser organizado en el trabajo.

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6. Marca tus limitaciones laborales

Si hablamos de una persona muy organizada, supongo que no te imaginas a alguien agotado, estresado y constantemente luchando contra sus actividades diarias, que es exactamente lo que sucede si no pones límites a la carga de trabajo para ti y tu equipo.

Un líder organizado sabe cómo limitar el trabajo en curso y cómo no estresarse demasiado a sí mismo ni a otras personas. Todos tenemos límites diarios de cuánto podemos hacer realmente, y tendemos a sobrestimar nuestras capacidades energéticas y cuánto trabajo significativo podemos hacer en un día.

No importa que tanto sepas cómo ser organizado y disciplinado en el trabajo, algunas partes de tu día probablemente estarán llenas de reuniones cortas, tiempo para divertirte y relajarte, etc. Siempre hay suficiente tiempo para hacer las tareas más importantes y disfrutar del resto del día, solo es cuestión de organizarte.

Por lo tanto, planifica un 70 ‚Äď 80 % (aproximadamente 6 horas) de trabajo significativo y aseg√ļrate de que nada interfiera con esas horas productivas, pero al mismo tiempo mant√©n cierta flexibilidad durante el d√≠a y no te sobrecargues a largo plazo. Un l√≠der estresado no es un l√≠der organizado.

líder motivando a su equipoFuente: Pexels

7. Desarrolla una rutina de trabajo para ti y tu equipo

Hay dos formas de hacer las cosas: o tienes que usar tu fuerza de voluntad y esfuerzo mental para hacer algo, o haces las cosas autom√°ticamente, como parte de un h√°bito, sin ning√ļn esfuerzo.

Es imposible ser un líder organizado sin desarrollar algunos hábitos y rutinas fundamentales. Este tipo de estructura también es muy beneficioso, ya que permite que las personas sientan que es parte de su día a día.

Metodología ágil

Para ser un líder organizado, los mejores hábitos que puedes establecer en el lugar de trabajo son las prácticas de liderazgo ágil. Emplear algunas rutinas básicas de la metodología ágil SCRUM puede hacer maravillas para tu productividad y la productividad de tu equipo. Algunos ejemplos de estas rutinas son:

  • Ten una reuni√≥n diaria de pie de 15 minutos con tu equipo.

  • Dise√Īa sprints de 7 o 14 d√≠as que comiencen con la planificaci√≥n del sprint y finalicen con reflexiones del sprint.¬†

  • Visualiza el trabajo en un tablero Kanban.

También puedes emplear otras rutinas que te ayuden a comprender cómo ser más organizado y productivo en el trabajo de manera automática, como tener coaching semanal con los miembros de tu equipo o informes directos, tener al menos un almuerzo por mes con cada uno de los miembros de tu equipo, etc.

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8. Ten un espacio de trabajo organizado

Una regla muy importante para ser un líder organizado es tener un espacio de trabajo limpio y con todas las cosas en su sitio. Esto no solo implica los elementos físicos, sino también el interior de tu computadora.

Una muy buena opci√≥n para organizar tus activos digitales es usando un software de almacenamiento en la nube. Si tienes todo en la nube, aunque pierdas tu dispositivo o se estropee, no perder√°s nada. Simplemente, compras un nuevo dispositivo, ingresas tu contrase√Īa y todo se sincroniza.

Puedes ser realmente un líder organizado y productivo teniendo tus documentos o archivos en la nube. Puedes trabajar desde cualquier lugar y no estás encadenado a tus pertenencias físicas.

Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que tu informaci√≥n en la nube tambi√©n est√© organizada. De esta manera, no perder√°s el tiempo buscando archivos, carpetas, notas o datos. Si tienes un buen sistema, hacer uso de la nube puede ser muy √ļtil para tu productividad personal y la de tu equipo.

Sé un modelo a seguir para las personas a las que te diriges; te ayudará en gran medida a concentrarte. Recuerda que el desorden y caos no son más que distracciones en tu proceso de cómo ser más organizado en el trabajo.

líder en su espacio de trabajoFuente: Pexels

Ahora que ya sabes c√≥mo ser una persona organizada en el trabajo para ser un mejor l√≠der, ¬Ņqu√© ser√° lo primero que pondr√°s en pr√°ctica? Recuerda siempre estar motivado para ayudar a los dem√°s a mejorar sus habilidades y seguir creciendo profesionalmente. De ti depende que dentro del equipo exista un buen ambiente de comunicaci√≥n para apoyarse ante cualquier circunstancia.

Como menciona Jose L. Pinheiro, fil√≥sofo y profesor del curso online de Introducci√≥n al liderazgo y management, ‚Äúes importante ser un buen l√≠der que impacte positivamente en la vida de los dem√°s y alcanzar tu m√°ximo potencial para ser m√°s felices en el trabajo y motivar a otros‚ÄĚ.

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¬°Nos vemos!