Saber cómo ser un líder organizado es vital para aumentar tu productividad laboral y garantizar el cumplimiento de metas de tu organización. Muchas veces, se piensa que el líder tiene todo bajo control, sin embargo, siempre es necesario monitorear los avances y la organización de tareas para asegurar el éxito de tu equipo.
La clave está en administrar las horas de la jornada laboral para cumplir con todas las tareas asignadas. Suena fácil, pero a veces el ritmo de trabajo hace que laboremos sin llevar un orden y control. Por eso, detrás de la pregunta cómo ser organizado en el trabajo, hay un líder que busca satisfacer las
necesidades de su equipo e impulsarlos a mejorar su trabajo en un ambiente físico, virtual o híbrido.
¿Quieres saber cómo ser más organizado y productivo en el trabajo? En este blog post te brindaremos una serie de recomendaciones para ser un líder organizado. A partir de estos consejos para ser más organizado en el trabajo, tendrás la posibilidad de mejorar el flujo de trabajo con tu equipo y sacar el máximo provecho al tiempo.
1. Aplica la técnica Pomodoro
La optimización del tiempo es un aspecto que muchos equipos que realizan trabajo remoto o híbrido desean mejorar. Esta técnica fue inventada por Frances Cirillo en la década de 1980, la cual consiste en dividir el tiempo en periodos de 25 minutos -denominados pomodoros- separados por pausas de 5 minutos dedicadas al descanso.
Esta técnica de gestión de tiempo lleva ese nombre por la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó Cirillo cuando estudiaba en la universidad. La técnica Pomodoro es muy efectiva debido a la implementación de pausas frecuentes que ayudan a mejorar la agilidad mental. Asimismo, contribuye a la productividad y a disminuir interrupciones, de modo que es una herramienta muy útil para ser un líder organizado.
¿Cómo implementar la técnica Pomodoro?
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Escoge una tarea para completar.
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Programa un temporizador de 25 minutos.
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Trabaja en la tarea sin descanso y con mucha concentración hasta que pasen los 25 minutos.
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Toma un pequeño descanso de cinco minutos. Con esto ya puedes anotar que terminaste un ‘pomodoro’.
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Repite los pasos del 1 al 4.
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Después de completar cuatro pomodoros, toma un descanso más largo, pueden ser de 20 minutos a más.
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2. Programa tus pausas activas
Para ser un líder organizado y productivo día a día, también es importante tener en cuenta en tu horario de trabajo espacios para realizar estas pausas y evitar dolores en el cuello y espalda. Si a las largas jornadas de trabajo se le suma una mala postura, tendrás dolores lumbares que se pueden complicar con el tiempo.
Para ello, te recomendamos contar con un espacio de trabajo cómodo, conseguir una mesa que tenga una buena altura para que no te canse la vista, una silla cómoda y una buena ubicación para que trabajes con luz natural. A comparación de la oficina, en la casa muchas veces es complicado encontrar ese spot perfecto, pero siempre hay alternativas para mejorar tu ambiente de trabajo.
Para programar estas pausas activas y aprender cómo ser organizado en el trabajo, ayúdate de herramientas de organización como Google Calendar o los recordatorios de tu celular para mapear el tiempo de esta actividad. La Fundación Argentina de Ergonomía recomienda períodos breves de 3 a 5 minutos de pausas activas cada dos horas de trabajo, mínimo 2 veces al día.
Ejercicios de pausas activas
Bien, si estás listo para ser un líder organizado, a continuación, te recomendamos algunos estiramientos y ejercicios para prevenir dolencias musculares:
Respiración profunda
Cierra los ojos e inhala aire por la nariz mientras cuentas hasta tres. Aguanta el aire otros 3 segundos y exhala por la nariz hasta contar 6 segundos.
Estiramiento de cuello
Lleva tu oreja a tu hombro izquierdo y luego al derecho. Cada estiramiento debe durar un promedio de 15 segundos. Después, baja el mentón en diagonal hasta el pecho.
Rotación de cabeza
Coloca tus codos sobre tu escritorio y pon tus manos sobre el cuello haciendo una leve presión. Seguidamente, haz una rotación levantando los codos de lado a lado.
Inclinación pélvica
Haz elevaciones con la pelvis arqueando la espalda, con esto ayudarás a llevar sangre a la parte baja de la espalda.
Flexiones
Dobla la rodilla, llévala a tocar el pecho, bájala y cambia de pierna. También puedes llevar tu pierna hacia atrás sostenida con la mano tratando de tocar el glúteo e ir alternando.
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3. Define tus horarios
Lo primero que debes hacer en el día para ser un líder organizado es definir las actividades que realizarás y cuánto tiempo te tomará cada una de ellas. Luego, es importante tener recordatorios o alarmas que te ayuden a medir el tiempo y tu productividad.
Una muy buena opción es organizar todas tus actividades en tu celular o calendario. Ten en cuenta que un líder debe ser organizado también con su equipo, por lo que siempre debes motivar a tu equipo a mantener sus actividades programadas para que no se escape ningún detalle.
Recuerda que no solo se trata de definir horarios, sino también de cumplirlos. A inicio de día siempre es necesario una reunión de pocos minutos con tu equipo para acordar prioridades y a cierre de día para mapear el avance que se ha realizado. Con esto, podrás darte cuenta si es necesario ajustar tiempos y distribuir mejor las actividades.
4. Establece tus prioridades en la semana
Otro de los consejos para ser más organizado en el trabajo es definir las prioridades que guiarán el trabajo de la semana y en base a eso planificar la asignación de tareas. Estas prioridades deben ser conversadas con tu equipo para estar sincronizados y trabajar todos en un mismo objetivo.
Con el pasar de los días es normal que algunas prioridades puedan ir cambiando, pero no olvides que siempre debe existir una buena comunicación para evitar confusiones o retrasos. Igualmente, evita realizar checklists que serán imposibles de cumplir, lo más recomendable es fijar objetivos que se puedan alcanzar.
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5. Delega el trabajo
Delegar es una de las cualidades de un líder más importantes, sin embargo, no todos la dominan. Un líder organizado y eficaz comprende su importancia para que un proyecto funcione sin problemas.
Es imposible manejar cada aspecto de un proyecto por ti mismo, y ahí es donde debes delegar tareas a los miembros de tu equipo. Ser consciente de quién es el mejor para una tarea en particular te liberará del trabajo de supervisar cada aspecto del proyecto.
Un líder organizado conoce a su equipo y está al tanto de sus fortalezas y debilidades. Saber delegar funciones y tareas te resultará útil cuando surja un problema, ya que sabrás a quién llamar para pedir ayuda.
Gracias a la delegación de tareas, tu equipo trabajará de manera más eficiente y completará cada tarea con menos estrés sobre tus hombros. De hecho, es uno de los primeros pasos de cómo aprender a ser organizado en el trabajo.
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6. Marca tus limitaciones laborales
Si hablamos de una persona muy organizada, supongo que no te imaginas a alguien agotado, estresado y constantemente luchando contra sus actividades diarias, que es exactamente lo que sucede si no pones límites a la carga de trabajo para ti y tu equipo.
Un líder organizado sabe cómo limitar el trabajo en curso y cómo no estresarse demasiado a sí mismo ni a otras personas. Todos tenemos límites diarios de cuánto podemos hacer realmente, y tendemos a sobrestimar nuestras capacidades energéticas y cuánto trabajo significativo podemos hacer en un día.
No importa que tanto sepas cómo ser organizado y disciplinado en el trabajo, algunas partes de tu día probablemente estarán llenas de reuniones cortas, tiempo para divertirte y relajarte, etc. Siempre hay suficiente tiempo para hacer las tareas más importantes y disfrutar del resto del día, solo es cuestión de organizarte.
Por lo tanto, planifica un 70 – 80 % (aproximadamente 6 horas) de trabajo significativo y asegúrate de que nada interfiera con esas horas productivas, pero al mismo tiempo mantén cierta flexibilidad durante el día y no te sobrecargues a largo plazo. Un líder estresado no es un líder organizado.
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7. Desarrolla una rutina de trabajo para ti y tu equipo
Hay dos formas de hacer las cosas: o tienes que usar tu fuerza de voluntad y esfuerzo mental para hacer algo, o haces las cosas automáticamente, como parte de un hábito, sin ningún esfuerzo.
Es imposible ser un líder organizado sin desarrollar algunos hábitos y rutinas fundamentales. Este tipo de estructura también es muy beneficioso, ya que permite que las personas sientan que es parte de su día a día.
Metodología ágil
Para ser un líder organizado, los mejores hábitos que puedes establecer en el lugar de trabajo son las prácticas de liderazgo ágil. Emplear algunas rutinas básicas de la metodología ágil SCRUM puede hacer maravillas para tu productividad y la productividad de tu equipo. Algunos ejemplos de estas rutinas son:
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Ten una reunión diaria de pie de 15 minutos con tu equipo.
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Diseña sprints de 7 o 14 días que comiencen con la planificación del sprint y finalicen con reflexiones del sprint.
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Visualiza el trabajo en un tablero Kanban.
También puedes emplear otras rutinas que te ayuden a comprender cómo ser más organizado y productivo en el trabajo de manera automática, como tener coaching semanal con los miembros de tu equipo o informes directos, tener al menos un almuerzo por mes con cada uno de los miembros de tu equipo, etc.
8. Ten un espacio de trabajo organizado
Una regla muy importante para ser un líder organizado es tener un espacio de trabajo limpio y con todas las cosas en su sitio. Esto no solo implica los elementos físicos, sino también el interior de tu computadora.
Una muy buena opción para organizar tus activos digitales es usando un software de almacenamiento en la nube. Si tienes todo en la nube, aunque pierdas tu dispositivo o se estropee, no perderás nada. Simplemente, compras un nuevo dispositivo, ingresas tu contraseña y todo se sincroniza.
Puedes ser realmente un líder organizado y productivo teniendo tus documentos o archivos en la nube. Puedes trabajar desde cualquier lugar y no estás encadenado a tus pertenencias físicas.
Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que tu información en la nube también esté organizada. De esta manera, no perderás el tiempo buscando archivos, carpetas, notas o datos. Si tienes un buen sistema, hacer uso de la nube puede ser muy útil para tu productividad personal y la de tu equipo.
Sé un modelo a seguir para las personas a las que te diriges; te ayudará en gran medida a concentrarte. Recuerda que el desorden y caos no son más que distracciones en tu proceso de cómo ser más organizado en el trabajo.
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Ahora que ya sabes cómo ser una persona organizada en el trabajo para ser un mejor líder, ¿qué será lo primero que pondrás en práctica? Recuerda siempre estar motivado para ayudar a los demás a mejorar sus habilidades y seguir creciendo profesionalmente. De ti depende que dentro del equipo exista un buen ambiente de comunicación para apoyarse ante cualquier circunstancia.
Como menciona Jose L. Pinheiro, filósofo y profesor del curso online de Introducción al liderazgo y management, “es importante ser un buen líder que impacte positivamente en la vida de los demás y alcanzar tu máximo potencial para ser más felices en el trabajo y motivar a otros”.
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¡Nos vemos!