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Estrategias de gestión de tiempo para mejorar tu productividad

Estrategias de gestión de tiempo para mejorar tu productividad

Última actualización 25 de Julio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Milagros Bleger

La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes para una persona o equipo de trabajo en cualquier proyecto. 

No importa si te desempeñas como profesional freelance, director de una empresa o emprendedor, sabemos que uno de los grandes problemas del día a día, es la cantidad de tareas pendientes del día a día y aprender cómo llegar a tiempo con las mismas.  

Sobre todo, si estas tasks son parte de un proyecto que necesita cumplir con un cronograma determinado o bien aquellas actividades personales que otorgan bienestar y satisfacción, cruciales para lograr un mejor desempeño en lo laboral. 

Entonces, ¿qué es gestión de tiempo? La gestión del tiempo es la habilidad de asignar y repartir el tiempo para cumplir cierto número de tareas y, consecuentemente, completar un proyecto. 

El primer secreto es entender que el tiempo es limitado, no existen más que las 24 horas por día y, como todo recurso limitado, hay que saber administrarlo. En este sentido, la gestión de tiempo es una habilidad crucial para el éxito todos los ámbitos de la vida.

Veamos a continuación 10 estrategias para administrar mejor tu tiempo para aplicar a tu metodología de trabajo y los beneficios de gestionar bien el tiempo. 

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Planifica los pasos a seguir

La primera estrategia de gestión del tiempo es la planificación. Si bien a muchos puede resultarles obvio, todavía existen equipos de trabajo que se organizan sobre la marcha o de palabra. Es decir, no cuentan con un plan integral que defina qué se quiere lograr, cuáles son los pasos a seguir, en qué tiempo se pretenden concretar y quién es el responsable de hacerlo. 

Aplicar esta estrategia de gestión de proyectos o procesos, no sólo te ayudará a ahorrar trabajo y dinero, sino que es una de las claves fundamentales de cualquier método de gestión del tiempo. ¿No sabes por dónde empezar? Estos son los pasos claves de cualquier plan:

  1. En primer lugar, todo proyecto o equipo de trabajo debe delimitar con claridad cuál es o cuáles son sus objetivos: el horizonte al que desean llegar. 
  2. Luego, el equipo estará en condiciones de desglosar esa meta en tareas más pequeñas. Recomendamos que este paso se realice en una reunión con todos los integrantes del equipo, o de lo contrario, por un Project Manager con mucha experiencia en proyectos similares, ya que las tareas pueden necesitar de diferentes factores para realizarse. 
  3. Una vez que las tareas están reducidas al mínimo, es momento de aplicarles un tiempo determinado. Los tiempos son específicos al proyecto y al contexto. No será lo mismo contar con un equipo de trabajo de 20 personas expertas en la materia, que ser 5 entrepreneurs sin experiencia en el tema. De esta manera sabremos cuál es el aproximado para la finalización del proyecto. 
  4. Por último, es momento de designar responsables a cada tarea. Al igual que el punto anterior, esta estrategia de la gestión del tiempo es única para cada contexto. Dependerá de quiénes integren el equipo de trabajo o de la disponibilidad de financiamiento para contratar proveedores externos. 

Crea un ambiente ideal

No importa si todos los miembros del equipo se encuentran en remoto o si comparten una pequeña oficina. Es crucial proporcionar un ambiente laboral idóneo para concretar las tareas de la mejor manera posible, y así lograr una buena gestión del tiempo. 

Si bien para corrientes más tradicionales esta estrategia de gestión del tiempo no es del todo válida, ya que se acostumbraba a hacer el trabajo sin importar las circunstancias. Es bien sabido que los equipos de trabajo logran un alto rendimiento en las mejores condiciones posibles.

Con lo anterior mencionado, no nos referimos a gastar grandes cantidades de dinero en las instalaciones más modernas, sino en proveer de espacios funcionales y especialmente pensados para promover la productividad de las personas que realizan las tareas. 

Usa herramientas específicas

Antes de conocer el resto de las estrategia de gestión del tiempo es momento de investigar las gran variedad de herramientas digitales que existen especialmente para la gestión de proyectos.

Sin bien crear listas de tareas o mapas mentales que ordenen en pocos minutos nuestros quehaceres del día es súper funcional para algunos casos, en proyectos de mayor complejidad se recomienda acudir a herramientas de gestión de tareas que mejoran exponencialmente estos procesos. Veamos algunos ejemplos:

  • Trello
  • Asana: 
  • Click Up
  • Jira
  • Slack

personas trabahando alrededor de una mesa

Fuente: Pexels

Do - Hacer 

Los autores Jack Canfield, Mark Victor Hansen y Les Hewitt, en su libro The power of focus, comparten 4 estrategias para ayudar a Project Managers que buscan gestionar mejor su tiempo. “Do” es la primera de las 4 D para la gestión del tiempo. 

Si puedes hacer algo que no tome mucho tiempo, no lo dejes para mañana y hazlo de inmediato. A la hora de aplicar este consejo deberás tener mucho criterio, pues no sería para nada eficiente que te sientes frente al escritorio y comiences a ejecutar sin planificar.

Pero sí es de gran ayuda sacarse de encima los pendientes que conforman una larga lista en tus “TO DOs” y no llevan tanto tiempo. Para esto, puedes usar la regla de los dos minutos de David Allen: si lo puedes hacer en menos de dos minutos, hazlo. 

Hacer las tareas más sencillas pero necesarias y reducir la pila de tareas es crucial para administrar bien el tiempo. Luego de varios minutos verás como te sobra tiempo para continuar con el resto de la lista, pero por sobre todo, un alto nivel de satisfacción por haber comenzado.

Delete - Eliminar 

Probablemente, la estrategia más sencilla de las cuatro. Antes de hacer cualquier tarea, por más acostumbrado que estés en tu rutina a realizarla, pregúntate: ¿la actividad te ayudará a obtener el resultado que necesitas?

Dependiendo de la respuesta, podrás decidir si eliminar, conservar o realizar la tarea. Para esta estrategia de gestión del tiempo, puedes acudir al principio de Pareto o la regla 80/20, donde el 80% de los resultados son causados por el 20% de las tareas o actividades realizadas. 

En la gestión de proyectos es muy común encontrarse en situaciones en las que sí o sí se necesita priorizar diferentes tareas para su ejecución efectiva. ¿Te gustaría aprender a reaccionar de la mejor manera en estos casos y aplicar estrategias de gestión del tiempo casi sin pensarlo? Revisa nuestro ​​curso de gestión de proyectos y tareas

Defer - Aplazar 

La tercera estrategia de gestión de tiempo se relaciona mucho a la anterior. No todas las actividades o tareas para cumplir los objetivos se pueden cumplir inmediatamente, pero son imposibles de eliminar. 

De acuerdo con Atlassian, esta estrategia de gestión del tiempo es aplicable a varias metodologías de trabajo. Por ejemplo, en las metodologías ágiles, el Product Owner es el encargado de gestionar el backlog y determinar cuáles son las tareas importantes y cuáles las urgentes. Por otra parte, muchos expertos en productividad recomiendan usar un tablero kanban y agregar una columna de tareas aplazadas. 

Es importante recalcar, que aplazar, al igual que crear una tarea nueva tiene un tiempo definido, ya que uno de los peores enemigos de la gestión de tiempo es la postergación indefinida de las tareas porque solo se irían acumulando las cosas por hacer. De esta manera, un exceso de esta estrategia sería la “procrastinación”. Y es una práctica que se debe evitar no sólo en ámbitos personales, sino especialmente en el trabajo. 

Delegate - Delegar 

Muchas veces para gestionar el tiempo de la manera más eficiente posible, tendremos que delegar el trabajo a otras personas y confiar en el resultado. Esta estrategia determinará una buena gestión del tiempo, pero también del proyecto. No hay mejor Project Manager que aquel que confía en su equipo y sabe delegar.

Los resultados de delegar pueden ser sorprendentes, sobre todo al trabajar con personas mucho más capacitadas y expertas en sus respectivos temas. Es decir, delegar, no se trata solo de asignar roles, sino de encontrar la tarea adecuada para la persona correcta y guiarla para que pueda realizar la tarea sin ningún impedimento. 

Para lograrlo con mayo efectividad, tener en claro cuáles son las necesidades técnicas de cada tarea será muy útil a la hora de buscar qué expertise debe cumplir la persona que se ocupe de la misma. 

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Programa los tiempos

Según Asana, otras de las metodologías de gestión del tiempo se basan justamente en otorgar determinados períodos de tiempo para cada tarea o conjunto de tareas. Por un lado, podemos aplicar el Time Boxing, “una estrategia de gestión del tiempo orientada hacia los objetivos en la que se finaliza el trabajo dentro de “timeboxes” o bloques de tiempo”. 

De esta manera, lo que se busca es predeterminar un período de tiempo específico en el cual se espera concretar con esa tarea o grupo. Por ejemplo, imagina que tienes una lista de pendientes hace varias semanas y necesitas sacártela de encima, entonces propones que todos los lunes, a primera hora, se dediquen 3 horas diarias para resolverlas. 

Por otro lado, el Time Blocking es un método muy similar al anterior, pero en este caso lo que se busca es mejorar la gestión del tiempo mediante la imposición de tiempos libres o tiempos dedicados a otras tareas. Si necesitas un plus para organizar tus tareas, descarga totalmente gratis nuestro planificador de eventos en Word

mujer con post it de fondo

Fuente: Pexels

Método Pomodoro

Otra estrategia de gestión del tiempo es el Método Pomodoro. Si todo esto de bloquear tiempos o agrupar tiempos predefinidos no es lo tuyo, directamente puedes dividir tus tiempos entre trabajo y recreos para no saturar las horas de productividad. 

El Método Pomodoro es ideal para aquellas personas que necesitan mantener su nivel de motivación en lo alto de la pirámide. 

Esta metodología se aplica de la siguiente manera:

  • Determina una serie de minutos en los que enfocarás 100% tu mente en el trabajo.
  • Inicia el temporizador e intenta no desenfocarte hasta que suene la alarma.
  • Toma los minutos de descanso que configuraste e inicia nuevamente el ciclo.

Get Things Done

También conocido como GTD, esta estrategia de gestión del tiempo inicia con escribir una lista de todas las tareas pendientes que quedan por hacer y así visualizarlas en un sólo lugar. Al liberar espacio mental, es posible dedicar esfuerzo a realizar la tarea en sí, sin preocuparse por olvidos o tiempos. 

Combinar este método con herramientas de gestión de proyectos es clave para hacer aún más eficiente el trabajo. 

 

Los beneficios de una buena gestión del tiempo 

¿Por qué es importante la gestión del tiempo? Ya sabemos que no tenemos todo el tiempo en el mundo y necesitamos administrar de la mejor manera este recurso limitado. Pero en el caso de proyectos laborales, llevar a cabo estrategias de gestión del tiempo tiene varios beneficios:

1. Aumenta tu productividad y eficiencia 

¿Cómo lograr más con menos? Dadas las horas limitadas, el objetivo de la gestión del tiempo será lograr más en menos tiempo. La idea de gestionar el tiempo va ligada a ser más eficientes en nuestras tareas y aprovechar mejor nuestro día. 

Para aumentar tu eficiencia y productividad en las tareas que tienes que realizar, el orden juega un papel muy importante. Los japoneses sabían sobre la importancia del orden, por eso inventaron la metodología 5s para tener un lugar más ordenado y aumentar su productividad. 

Te invitamos a mantener ordenada tu área de trabajo, verás como estar en un espacio más ordenado mejorará tu productividad. 

2. Logra tus objetivos

La mayor satisfacción que uno puede tener es lograr los objetivos que uno se propone alcanzar, no siempre es fácil, pero entender que la gestión de tiempo es una habilidad clave para lograrlos, ya es un paso adelante. 

Todo reto y tareas diarias que tenemos que realizar necesitan tener un tiempo alocado. De lo contrario, nuestros objetivos tendrían un suspenso para ser realizados y ,a la larga, podrían ser olvidados.

Para alcanzar tus objetivos, te invitamos a usar objetivos SMART, una metodología para creación de objetivos, donde uno de los componentes más importantes es definir el tiempo. 

3. Toma mejores decisiones

No es nada nuevo la relación entre la gestión de tiempo y la toma de decisiones. Cuando uno se siente apresurado por tomar una decisión, aumenta la probabilidad de tomar la decisión errónea. 

Con una administración efectiva del tiempo, te encontrarás en menos situaciones donde tengas que tomar una decisión bajo presión. 

Sin embargo, debes estar preparado para tomar decisiones difíciles en tu vida personal o profesional, ya que aún con la mejor gestión de tiempo, estas decisiones estarán presentes. 

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4. Incrementa tu confianza

Tal vez, te preguntes ¿por qué la gestión de tiempo aumentará tu confianza? La respuesta es muy simple: lograr nuestros objetivos, proyectos y tareas, tiene un efecto positivo en el cerebro. El sentido de satisfacción es, altamente, motivador y te da un incremento de confianza para realizar el siguiente proyecto. 

Por otro lado, si estamos constantemente intentando mantenernos a tiempo, uno se puede sentir desmotivado, agotado y, eventualmente, con menos confianza al realizar la siguiente tarea. 

La confianza en nosotros mismos es un factor importante para lograr nuestros objetivos a tiempo, pero la confianza en uno mismo también debe ser demostrada con las personas con las que nos relacionamos. 

Las relaciones que construimos, cuando queremos gestionar un proyecto, son muy importantes, ya que una buena relación llevará una comunicación efectiva.

5. Mejora tu autodisciplina 

Hacer las tareas diarias que uno tiene que hacer es un buen reto, pero hacerlas con un margen de tiempo es aún mucho mejor. 

Al gestionar el tiempo, administramos el esfuerzo que dedicaremos a nuestras tareas y responsabilidades. Esto incluye, la asignación de un horario y respetarlo. 

La autodisciplina de gestionar el tiempo propio o de un equipo tendrá un impacto directo en los objetivos que tengamos en mente. Además, cuanto mejor autodisciplina, mejor gestión de tiempo, mayor confianza en uno mismo, mejor toma de decisiones, entre otros temas que ya hemos tocado. 

6. Reduce el estrés 

¿Quién imaginaría que ponerse un plazo para cumplir objetivos reduciría el estrés? Así es, si gestionamos bien nuestro tiempo, evitaremos sentirnos agobiados y presionados. 

Además, reducir el estrés impacta directamente en el rendimiento de uno mismo. Si los niveles de ansiedad y estrés disminuyen, la energía para abordar las tareas diarias y los niveles de concentración aumentan. 

Te invitamos a reducir el estrés de tu día a día, como ya has leído esto te ayudará a concentrarte más, ser más eficiente y, por último, gestionar mejor el tiempo. 

tablet con graficos

Fuente: Pexels

Ahora depende de tí como empezar a gestionar tu tiempo de manera eficiente y alcanzar las metas que te propongas. Por nuestra parte, te recomendamos las academia de gestión de proyectos, en donde aprenderás todo el proceso desde el inicio hasta el final.

¡No olvides que el tiempo es oro pero un poco de flexibilidad nunca está de más!

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