El profesiograma es un recurso eficiente para determinar e identificar rápidamente cuáles son las competencias, conocimientos y requisitos excluyentes que requiere un puesto de trabajo en particular. En otras palabras, el profesiograma de Recursos Humanos indica las características que debe cumplir un candidato para hacer frente a los retos actuales y del futuro del trabajo.

De hecho, una investigación de Gartner destacó que el 40% de los responsables de contratación dicen que su contratación más reciente no mejoró a su equipo en términos de tener las habilidades necesarias para enfrentar los desafíos del futuro. La creación de un profesiograma adecuado es tan solo uno de los puntos clave que debes abordar con suma atención en los procesos de selección y reclutamiento de tu empresa para no repetir esta situación. En esta guía, te compartimos el paso a paso sobre cómo hacer un profesiograma en Excel con ejemplos.

1. Comprende la definición de profesiograma y su alcance en detalle

En primer lugar, es necesario tener en claro cuál es la definición de profesiograma. Este concepto remite a un documento en el que se pueden asentar todas las características y requerimientos que debe reunir el candidato para ser el más adecuado, según cada puesto de trabajo vacante. Asimismo, este recurso puede presentarse ante un juez como documento que acredita las funciones laborales. Es decir, es útil ante reclamos por una pensión impaga, juicios laborales o procesos en los que se declara la incapacidad laboral de una persona.

De esta forma, un profesional de Recursos Humanos que se dedica a la selección de personal, puede aprovechar el profesiograma como herramienta para verificar punto por punto si un determinado candidato reúne las cualidades que exige el puesto. A propósito, es importante también considerar cómo ha cambiado el panorama en los últimos años en relación con la búsqueda de talento. ¿Qué consideran las compañías como indispensable al momento de reclutar talento? Escucha este episodio de Amazing People by Crehana junto a Alejandro Paz, Country Director México en Robert Walters:

Beneficios del profesiograma para Recursos Humanos

Estas son las principales ventajas del profesiograma para profesionales de RRHH:

• Incremento en la eficacia del proceso de contratación: uno de los mayores desafíos para los profesionales de Recursos Humanos es contratar a personas que no contribuyen al crecimiento de la empresa o que falsifican información en sus currículums. Un profesiograma puede ayudarte a evitar estos obstáculos, facilitando la identificación del candidato idóneo.
• Generación de un mayor conocimiento empresarial: el análisis detallado de las características de un puesto en tu empresa conlleva una revisión exhaustiva de las diferentes áreas que componen el negocio. Esto se traduce en una especie de "auditoría" interna que revela tanto las fortalezas como las debilidades de la organización.
• Facilidad y agilidad en la creación de equipos altamente productivos: una adecuada selección de talento para tu equipo de trabajo reduce considerablemente la probabilidad de tener desaciertos. Al implementar profesiogramas, fomentas la construcción de entornos laborales más cohesionados y productivos, con una mayor probabilidad de lograr los objetivos empresariales establecidos.
• Unificación de criterios en el proceso de selección: a veces, los criterios para evaluar a los candidatos y decidir quién es el más apto para un puesto pueden volverse subjetivos o caóticos. Sin embargo, un profesiograma unifica estos criterios y favorece la objetividad en los procesos de reclutamiento.

 

2. Reúnete con el líder del equipo o gerente

El siguiente paso para acertar en la redacción del profesiograma es que te reúnas con el líder del departamento o equipo que tiene necesidades de incorporación de nuevo talento. ¿Cuál es el objetivo de este encuentro? Que puedas obtener una perspectiva clara acerca de las necesidades y demandas, tanto actuales como futuras, dentro del equipo. Aquí tienes algunos ejemplos de preguntas que podrías hacer para indagar en el tema:

• ¿Cuál es el propósito y objetivo principal del puesto vacante en el equipo?
• ¿Qué funciones y responsabilidades clave desempeñará el candidato en el día a día?
• ¿Cuáles son los retos y desafíos más importantes que enfrenta el equipo actualmente?
• ¿Qué habilidades y competencias comportamentales son esenciales para encajar bien en el equipo y la cultura de la empresa?
• ¿Cuál es el nivel de experiencia y conocimientos técnicos que se espera del candidato?
• ¿Hay alguna certificación o formación específica que sea obligatoria para el puesto?

3. Investiga la brecha de habilidades existente

Los datos alertan sobre este tema, ya sea en relación al personal actual como a las nuevas contrataciones. Según Gartner, sólo el 16% de los nuevos contratados poseen todas las habilidades que necesitan para estar preparados tanto para su puesto actual como para el futuro. Por eso, la investigación sobre la brecha de habilidades existente es el tercer paso que no debes dejar fuera del proceso de elaboración del profesiograma. Porque brinda información crítica acerca de las competencias actuales y las áreas en las que es necesario fortalecer el equipo para que entregue mejores resultados.

Así, como reclutador de personal, podrás tomar decisiones más informadas y estratégicas al entrevistar y contratar nuevos empleados. Buscarás aquellos perfiles que no solo cubran las competencias requeridas para el puesto, sino que también complementen las habilidades presentes. Pero, ¿cómo llevarlo a cabo? ¿Cómo obtener información confiable y objetiva?

Una buena práctica es implementar una plataforma de Desarrollo de personal que facilite la identificación de habilidades y competencias del equipo actual. Por ejemplo, a través de la herramienta Skill XP Evolution del software de Recursos Humanos de Crehana, puedes medir las habilidades de tu talento y tomar decisiones en base a estadísticas relacionadas.

Selección de tests con Skill XP Evolution de Crehana

4. Identifica las funciones, responsabilidades y habilidades del puesto

En esta instancia de creación del profesiograma, tienes que profundizar sobre las funciones, responsabilidades y competencias comportamentales y técnicas del puesto a cubrir. Para eso, es clave la obtención de una descripción detallada de cada uno de estos factores, lo cual asegurará una base sólida para la construcción de un profesiograma realmente efectivo. La misma debe contemplar:

• Definición de funciones y responsabilidades: ¿cuáles son las tareas clave? ¿Cuáles son los objetivos que debería perseguir este puesto de trabajo? ¿Qué responsabilidades forman parte del rol de manera inherente?
• Identificación de las competencias técnicas requeridas: es esencial determinar las competencias técnicas necesarias en el profesiograma de la empresa, como conocimientos específicos, habilidades técnicas y experiencia relevante. Pueden ser aptitudes especializadas que cuentan con certificaciones de respaldo, o la necesidad de dominar ciertas herramientas o tecnologías específicas, entre otras competencias.
• Especificación de competencias comportamentales: ¿qué habilidades blandas debe manejar el candidato para ser elegido? Pueden ser habilidades de comunicación, trabajo en equipo, liderazgo, adaptabilidad y ética profesional. Es fundamental la evaluación de la idoneidad del candidato y su alineación con la cultura y valores de la empresa en función de este aspecto.

Puedes profundizar aún más al respecto con nuestra guía de reclutamiento:

Ebook Guía completa de reclutamiento y selección de personal

5. Escoge el tipo de profesiograma más adecuado

Según el análisis que hayas hecho en base a los pasos anteriores, podrás identificar cuál es el tipo de profesiograma que mejor se adapta al perfil que necesitas cubrir. Aquí te proporcionamos los dos tipos de profesiogramas por excelencia:

Profesiograma por factores

Este tipo de profesiograma está enfocado en las aptitudes y habilidades que la empresa necesita para un desempeño correcto del rol vacante. Es una lista organizada de estudios, experiencia o logros requeridos para cumplir las expectativas del puesto. 

Profesiograma por competencias

El fin principal de hacer un profesiograma es organizar toda la información necesaria para el reclutamiento, tanto lo que espera la empresa de sus colaboradores cómo las capacidades de los postulantes al puesto. El profesiograma por competencia se enfoca en esta última parte: es un documento en donde se enumeran los conocimientos profesionales de las personas que buscan conseguir el trabajo.

 

6. Desarrolla el profesiograma siguiendo una estructura

Puedes segmentar el profesiograma en tres partes, como en este ejemplo de plantilla de profesiograma que te compartimos gratuitamente:

• Datos básicos: nombre y apellido del candidato, puesto a cubrir y categoría, en que área de la empresa se realizan las tareas del puesto y la empresa (indicarlo en caso de que el trabajo de reclutamiento es externo por parte de una agencia u otra organización).
• Datos objetivos: especifica los aspectos a evaluar como la antigüedad laboral, conocimientos y la edad.
• Habilidades y conocimientos: indica las herramientas profesionales y técnicas que requiere el puesto, si es un trabajo individual o en equipo, las expectativas que se tienen de quien ocupe el rol en materia de soft y hard skills,  entre otros.

Plantilla de profesiograma elaborado por Crehana

Luego, emplea el profesiograma para evaluar a cada uno de los candidatos y calificar su desempeño en el proceso de selección en base a todos los aspectos listados en este recurso. Por ejemplo, imaginemos que eres el responsable de Recursos Humanos de una agencia de publicidad que necesita incorporar un nuevo Social Media Manager, debido a que se están cerrando nuevos contratos de trabajo y el equipo actual no da abasto. Tienes en claro que:

• La antigüedad en la empresa no es un dato relevante ya que necesitas un nuevo empleado.
• La edad no es un factor limitante.
• Los conocimientos y comportamientos son un aspecto relevante a evaluar.
• Las habilidades blandas y conocimientos técnicos deben incluir en el profesiograma, como el análisis de métricas, el liderazgo para coordinar varios perfiles dentro del área de Social Media, la revisión de tendencias para mantener las cuentas relevantes, la posibilidad de proponer ideas innovadoras en los contenidos para atraer nuevas audiencias y conectar de una mejor manera con los seguidores actuales, entre otros.

Un ejemplo de profesiograma, para este puesto de Social Media Manager, podría verse de la siguiente manera en el contexto de evaluación de un candidato en particular:

Ejemplo de profesiograma elaborado por Crehana

7. Valida el profesiograma con el líder de equipo

Ya tienes tu profesiograma listo. Sin embargo, antes de empezar a utilizarlo, lo recomendable es que obtengas la validación de por parte del líder de equipo que requiere el perfil sobre el que has diseñado este recurso. ¿Por qué no omitir esta instancia? Esta instancia de verificación y validación permitirá tener una noción clara sobre si esta herramienta está alineada con las necesidades específicas del equipo y si las competencias requeridas reflejan con precisión las responsabilidades y objetivos del puesto.

Como profesional de RRHH debes reunirte nuevamente con el líder de equipo para hacer la presentación del profesiograma final.

• Resalta las competencias identificadas y los requisitos excluyentes del puesto.
• Solicita feedback para hacer los ajustes finales.

Una vez aprobado el profesiograma, asegúrate de que esté disponible para todos los involucrados en el proceso de selección, como los responsables de entrevistas y evaluadores. Este recurso es una guía clave para evaluar a los candidatos y asegurarte de que los perfiles contratados cumplen con las competencias necesarias. No olvides actualizar el profesiograma periódicamente, sobre todo si las funciones de los puestos cambian con frecuencia.

¡Crea tu profesiograma y contrata los mejores perfiles para tu equipo!