Los permisos laborales son elementos vitales dentro de cualquier ambiente laboral. Saber cómo gestionarlos de una manera ordenada y efectiva es muy importante para mantener el orden dentro de la compañía y a su vez le demuestra al talento que se interesa por su bienestar. 

Asimismo, gestionar los permisos laborales ayuda a mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal de los colaboradores, siendo la empresa el puente por medio del cual esto es posible. Por ello, en este blog post te enseñaremos algunas recomendaciones para administrar este tipo de autorizaciones laborales de la forma más efectiva posible.

Crea una política para solicitar permisos laborales

Una de las primeras recomendaciones para gestionar permisos laborales pasa por establecer políticas claras dentro de la organización. Esto se puede lograr implementando condiciones y estableciendo procedimientos para solicitar y aprobar estas ausencias.

Para crear estas políticas y validar los permisos laborales es necesario conocer las leyes nacionales, ya que en muchos países el Ministerio del Trabajo establece normativas para este tipo de ausencias dentro del trabajo. Por esto, es necesario que antes de aprobar o negar uno de estos permisos se conozcan cuáles son las leyes laborales más relevantes.

Entender estos lineamientos evitará que el departamento de Recursos Humanos cometa errores. Si es necesario se puede recurrir a un abogado que conozca las legislaciones para tramitar cualquier tipo de solicitud de permisos laborales.

A continuación, te presentamos algunos consejos para implantar este tipo de políticas de permisos laborales.

1. Considerar los tiempos de antelación

Una de las políticas que debe implementar la organización es establecer un tiempo de antelación para que cada colaborador solicite un permiso laboral. Es recomendable que la notificación se realice lo más pronto posible, ya que esto ayudará al líder del equipo a planificar la cobertura de esas actividades en el tiempo de la ausencia. 

Para poder fomentar que los miembros de la empresa soliciten los permisos laborales con tiempo, como en el caso de las vacaciones, se pueden diseñar políticas que recompensen los permisos tempranos. Un ejemplo es priorizar a aquellos que las presenten primero y no considerar los años de servicio, lo cual ayudará a que no se vea afectado ningún ciclo de producción, en especial si la ausencia se da en un período que la carga de trabajo es más elevada. 

2. Recomendar la solicitud por escrito

Ya que la gestión de permisos laborales es una de las actividades más habituales que realiza el departamento de RR.HH., otra de las políticas que se deben implementar es que las solicitudes para estas ausencias se realicen de manera escrita y firmada, con una copia para el colaborador. De esta forma, se puede evitar algún inconveniente o error. 

Desde Crehana queremos ayudarte en los procesos que se realizan en tu compañía, por ello, te ofrecemos nuestro modelo de carta de permiso laboral para dejar por escrito esta solicitud. En este documento, se podrá detallar los motivos de la ausencia y las fechas tentativas para ausentarse.

Fuente: Crehana

3. Mantener transparencia sobre los departamentos

Otra de las ventajas que ofrece este tipo de políticas de permisos laborales es llevar un orden en cada uno de los departamentos, ya que conocer el estado de cada plantilla permitirá saber quién está disponible o quién no. Además, de evitar o controlar el absentismo dado que el personal tendrá seguridad que podrá optar con permisos para ausentarse y no decidirá abandonar sus actividades de forma deliberada.

La comunicación con la plantilla sobre los permisos laborales es importante, por lo tanto cualquier medida que se tome para mejorar este aspecto se debe informar a todo el talento. Esto ayudará a que tengan transparencia y confianza en la compañía.

Automatiza la gestión de permisos

Si Recursos Humanos cuenta con muchas dificultades durante la gestión de permisos laborales una solución es automatizar este proceso. Sumar la tecnología a esta dinámica ayudará a reducir tiempos y planificar de una manera más eficiente.

De acuerdo a Forbes, la automatización de los procesos realizados por el departamento de recursos humanos hace que las cargas de trabajo disminuyan. Por esto realizar permisos laborales de una manera más efectiva y rápida permitirá tener un equipo más productivo.

Existen múltiples herramientas que puede utilizar el departamento de RR.HH. para automatizar los permisos laborales y así mantenerse actualizado en todo lo relacionado a solicitudes de ausencias.

Al agregar un software de permisos laborales, tendrás algunas ventajas importantes, como son las siguientes:

• Si se sube a una nube la información sobre quién tiene un permiso laboral, los datos estarán a disposición en cualquier lugar que te encuentres. 

• Reduce el tiempo que se utiliza para estas tareas, siendo un proceso más rápido y llevadero para todos, tanto para el colaborador como para RR.HH.

• Evita los errores humanos que a veces suelen ser comunes por cuestiones de tiempo o un pequeño descuido.

Colocar los diferentes motivos para solicitar permisos laborales en la herramienta es importante, ya que hay algunos que son retribuidos y a esos se les debe dar un trato especial, ya que como el colaborador seguirá recibiendo su pago, no puede haber error en la nómina.

Entre los permisos laborales que se pueden colocar en el software están los siguientes: 

• Vacaciones pagadas.

• Días de enfermedad.

• Bajas por maternidad o paternidad.

• Muerte por un familiar.

Es importante definir qué procedimiento llevará cada una de estas ausencias, porque no todos poseen los mismos requisitos. A continuación, te explicamos el procedimiento para organizar los permisos laborales de forma automatizada.

1. Crear un formulario online

El primer paso a realizar es crear un formulario en línea en el que los colaboradores podrán vaciar todos los datos necesarios para planificar los permisos laborales. En este cuestionario podrán añadir los motivos de la ausencia, el rango de las fechas en que no podrán cumplir con sus actividades y adjuntar los documentos necesarios para cada permiso.

2. Aprobar o rechazar la solicitud

Luego de que la plantilla ingrese toda la información en la plataforma, el Departamento de Recursos Humanos podrá revisarla para, posteriormente, aprobarla o rechazarla. Si estos datos están en una nube, estos permisos laborales podrán ser evaluados en cualquier lugar en que se encuentre, no necesariamente en la oficina.

Depende el software que adquiera la empresa, una vez aprueben o rechacen los permisos laborales solicitados, pueden enviar de manera automática un correo electrónico al colaborador sobre el estatus de su petición.. 

3. Establecer un cronograma

Una vez aprueben la solicitud, se podrá visualizar un calendario con las ausencias o permisos laborales de todos los miembros del equipo de trabajo en tiempo real. Este cronograma servirá para llevar un control y poder hacer seguimiento a las faltas de cada persona, lo cual facilitará y optimizará el trabajo de RR. HH.

Como ves, usar estas herramientas para automatizar el proceso para gestionar permisos laborales será de gran ayuda para tu organización. La automatización en Recursos Humanos es una herramienta cada vez más importante para la gestión de una organización, por lo que es importante tenerla siempre presente.

Fija la cantidad de colaboradores necesarios

Un aspecto indispensable al momento de abordar un tema como el de los permisos laborales es saber la cantidad mínima de personas que se necesitan para mantener la productividad de la empresa, sin que la continuidad de las operaciones se vean afectadas por alguna ausencia.

Si bien es importante que los miembros de tu equipo tomen días libres, es necesario que estas ausencias no afecten las actividades de la organización. Por ello, se debe saber cuál es el mínimo de personal con el que se puede contar para mantener la empresa operativa y poder preparar adecuadamente los permisos laborales solicitados por la plantilla.

Además, puedes tener planes de contingencia para garantizar la continuidad del trabajo cuando se tenga la ausencia de algún colaborador. Porque tener una mala gestión de permisos laborales generará que el talento de tu compañía no se sienta valorado, por lo que debes asegurar que tu equipo tome suficiente tiempo libre, o en caso que necesiten una ausencia evaluarla sin que afecte a la empresa.

Mantener a los colaboradores motivados es una de las tareas difíciles que tiene el departamento de RR.HH. Sin embargo, una buena estrategia para los permisos laborales puede ayudar a mantener un equilibrio entre la empresa y la vida personal del colaborador.

Que el personal de Recursos Humanos sepa cómo gestionar permisos laborales le traerá excelentes beneficios a la compañía. A continuación, te presentamos algunos de los principales beneficios de este recurso empresarial.

1. Se genera una mayor satisfacción en el equipo

Cuando los colaboradores ven que la empresa es flexible y les aprueba los permisos laborales, se sienten valorados y considerados. Lo cual genera una mayor satisfacción y entrega con su trabajo, fomentando el employee welfare o bienestar laboral, ya que se mantendrán motivados para seguir ayudando a la organización a cumplir los objetivos establecidos.

2. Existe una mayor retención del talento

Al ver que la empresa ofrece una gestión efectiva al momento de pedir permisos laborales, los colaboradores tienen la certeza de que sus necesidades son atendidas. Por lo tanto, es más probable que permanezcan en la compañía por un largo período. 

Esto es algo favorable para la reputación de la organización al momento de contratar nuevos talentos. De acuerdo a un estudio del portal Gallup, el 87% de los colaboradores a nivel mundial no se sienten comprometidos con su empresa, así que mantener una buena política con relación a los permisos laborales ayudará a que el talento de tu organización no sea parte de los números de este estudio.

3. Mantiene la salud mental de la plantilla

Aprobar o rechazar permisos laborales a los miembros de tu equipo de trabajo permitirá que puedan hacer diligencias pendientes o realicen actividades personales. Por lo tanto, al otorgarle esta ausencia se estaría contribuyendo a mantener su salud mental, ya que si no llevan a cabo estas actividades, podrían generar estrés, preocupación o disgusto en el colaborador. 

Es importante resaltar que los miembros de tu plantilla deben conocer cuáles son sus derechos laborales. Por ello, si la empresa respeta estas leyes y considera sus necesidades relacionadas con los permisos laborales, será un factor que contribuye a la lealtad del equipo hacia la organización. 

Por ello, garantizar una buena gestión para los permisos laborales ayudará a que el compromiso entre el talento y la organización se fortalezca. Para gestionar estos aspectos, soluciones como la de Clima laboral permitirán que conozcas con exactitud el estado de la plantilla y todo lo que debes saber sobre el ambiente interno dentro de tu equipo de trabajo.

Fuente: Crehana

Saber cómo gestionar  el tema de los permisos laborales en una organización ayudará a mantener un orden dentro de la misma, garantizando el cumplimiento de los objetivos y, a su vez, contar con una mayor satisfacción laboral dentro de la compañía. Además, al otorgar estas ausencias, los colaboradores verán lo flexible que puedes ser por sus necesidades.

Si bien otorgar permisos laborales todo el tiempo no es recomendable, sí es importante que las empresas hagan lo necesario para tener un buen ambiente laboral y a la vez garantizar la felicidad del capital humano, por lo que deben generar más estrategias necesarias para tener un equilibrio entre la organización y los miembros de su equipo de trabajo.

La clave es contar con una política clara y precisa de permisos laborales, establecer políticas claras, implementar las herramientas necesarias para automatizar procesos y mantener a tus colaboradores satisfechos y productivos. De esta manera, garantizarás el bienestar de tu compañía y el cumplimiento de los objetivos empresariales.