Entrevista por competencias: ¿cómo saber si el candidato es ideal para tu empresa?

La entrevista por competencias es una de las herramientas más usadas en los procesos de selección para evaluar a los candidatos y saber si son adecuados para el puesto en cuestión. 

Aunque pueda parecer una entrevista de trabajo ordinaria, la verdad es que las entrevistas por competencias están elaboradas estratégicamente para que el candidato pueda demostrar aquellas capacidades que le ayudarán a rendir satisfactoriamente en el puesto. Asimismo, pueden ayudar a evidenciar sus carencias. 

En la siguiente nota te explicaremos a profundidad qué es una entrevista por competencias y sus beneficios. Además, te diremos cómo realizar una entrevista por competencias y, de tener que afrontar una, cómo puedes responder correctamente a las preguntas que te formule el entrevistador.

¿Qué es una entrevista por competencias?

Para entender qué es la entrevista por competencias, primero debes saber qué son las competencias. Estas se refieren a un conjunto de características de personalidad que están devenidas en diferentes comportamientos que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo específico. 

En ese sentido, una entrevista por competencias se refiere al encuentro entre un aspirante a un puesto y el reclutador, en donde este último realiza una serie de preguntas que buscan profundizar en las fortalezas y debilidades del entrevistado. 

El objetivo de una entrevista por competencias es comprobar si el candidato cuenta con las habilidades y destrezas necesarias para desempeñar las funciones del puesto. Esta etapa del proceso de selección es el primer filtro importante, en el cual se eliminan las postulaciones que no cumplen con el perfil requerido por la empresa. 

Tipos de competencias 

Mariana Macazaga, profesora de Crehana, menciona que existen dos tipos de competencias principales que los reclutadores consideran al momento de elaborar una entrevista por competencias: 

1. Competencias cardinales

Las competencias cardinales, también conocidas como competencias generales, hacen referencia a aquellos aspectos que son importantes y fundamentales dentro del ámbito de la organización. Por lo general, son las características que buscan diferenciar una organización de otra y reflejan lo necesario para alcanzar la estrategia que se plantea. 

2. Competencias específicas

Mientras que las competencias cardinales son requeridas por todos los equipos de una empresa, las competencias específicas solamente aplican a un cierto grupo de personas que pueden pertenecer a un rango jerárquico o a un área en específico. Estas se subdividen en:

• Competencias específicas gerenciales: cuando aplican a todos aquellos que tienen a su cargo un grupo de personas.      

• Competencias específicas por área: se requieren a los que trabajan en un área en particular, por ejemplo, marketing. 

¿Cuál es la importancia de una entrevista por competencias?

Una reciente investigación de American Progress ha demostrado que las técnicas de entrevistas no enfocadas conducen a un gran número de contrataciones insatisfactorias cada año, cada una de las cuales cuesta el equivalente a alrededor de una quinta parte del salario del puesto. 

Contratar a la persona equivocada puede dar como resultado un trabajo deficiente y el incumplimiento de los plazos, lo que provoca una sobrecarga del equipo, ya que otras personas se ven obligadas a tomar el relevo. Es posible que debas gastar en más capacitación y desarrollo de lo que habías planeado, o incluso en un segundo proceso de reclutamiento.

En ese sentido, seguir un formato de entrevistas por competencias puede ayudarte a evitar esta ineficiencia, al concentrar el esfuerzo en las primeras etapas del reclutamiento.

Beneficio win to win

Este criterio de selección garantiza que puedas identificar y evitar a los candidatos que no encajan con el modelo de gestión por competencias establecido en tu organización.

Tanto la empresa como tus equipos pueden beneficiarse de una entrevista por competencias. Después de todo, un perfil competente y capaz será mucho más feliz en el trabajo que alguien que no lo es, y es más probable que se quede. Por el contrario, un solicitante puede descubrir antes de comprometerse con un puesto que no lo disfrutaría y, a la larga, te ahorrará tiempo y dinero si decide abandonar el proceso.

En resumen, una entrevista por competencias y personalidad puede ayudarte con la gestión de procesos de contratación, siendo más transparentes y basados en evidencia que utiliza criterios específicos para evaluar a todos los candidatos de manera equitativa, justa y consistente.

¿Cómo hacer una entrevista por competencias?

Para formular las preguntas de una entrevista por competencias a los candidatos, es necesario seguir una serie de pasos previos que te explicaremos a continuación. Dicho esto, te compartiremos las etapas de una entrevista por competencias. ¡Toma nota!

1. Define las competencias clave

Partiendo desde la misión y visión de la organización, debes empezar a definir cuáles son las competencias esenciales que deben tener los miembros de tu organización. En este proceso, sería acertado también involucrar a los directivos y otras áreas. Recuerda tener en cuenta las competencias cardinales y las específicas. 

Es posible que tu organización ya tenga un marco de competencias y es probable que tenga una matriz de habilidades de equipo. Complétalos investigando el rol particular que necesitas añadir a la empresa.

Por ejemplo, para un puesto existente, concéntrate en la descripción del trabajo: ¿refleja con precisión las competencias necesarias para realizar el trabajo? Habla con la persona que actualmente ocupa el cargo sobre lo que hace para comprobar si es necesario actualizar la descripción del puesto.

Decide qué habilidades son esenciales para el puesto y cuáles son simplemente deseables. Es posible que un candidato cumpla con la mayoría de los criterios de competencia, pero no con todos. Esto no significa que debas "descartarlo" automáticamente durante la entrevista por competencias. El candidato aún podría ser una gran adición a tu equipo siempre que esté dispuesto a aprender y, como líder, puedas brindarle apoyo y capacitación.

2. Elabora un manual de competencias

Este documento contiene las funciones y competencias laborales que los talentos deben tener dentro de la instituciones. Además, se debe precisar cuáles son los conocimientos requeridos y la experiencia laboral necesaria para la ejecución del puesto. 

3. Formula las preguntas para la entrevista por competencias

Después de realizar la convocatoria para el puesto de trabajo y hacer un filtro de las hojas de vida. Es momento de elaborar las preguntas que realizarás en la entrevista por competencias. Estas deben estar enfocadas en las competencias previamente establecidas. Puedes plantearles situaciones ficticias para ver cómo las resuelven o solicitarles algún ejemplo de cómo hicieron uso de sus capacidades. 

Por ejemplo, puedes preguntar: "¿Cuándo fue la última vez que tuviste que lidiar con un colega que tuvo problemas para organizar su carga de trabajo? ¿Qué hiciste?". Esto es más informativo que preguntar lo hipotético, "¿Qué harías si tuvieras un miembro del equipo que fuera desorganizado?"

Del mismo modo, una descripción de lo que hizo el candidato como parte de un equipo no te dirá qué hizo o qué decisiones tomó como individuo. Por lo tanto, indaga más con preguntas de seguimiento.

Método STAR

La técnica STAR puede ser particularmente útil aquí, la cual significa Situación, Tarea, Acción y Resultado. Por lo general, se usa como un método para responder preguntas de entrevistas, pero puede proporcionar un marco excelente para estructurar tus preguntas por competencias.

Por ejemplo, podrías usarlo para formular una pregunta sobre la resolución de conflictos de la siguiente manera:

• Situación: "¿Cuéntame sobre un momento en el que tuviste que resolver un conflicto en tu equipo?"

• Tarea: "¿Qué decidiste hacer para resolverlo y por qué decidiste manejarlo de esa manera?"

• Acción: "¿Qué acción tomaste y qué habilidades usaste?"

• Resultados: "¿Qué lograste? ¿Cómo se benefició tu equipo?"

Está perfectamente bien pedir ejemplos de cuando las cosas no salieron tan bien. De hecho, esto puede ayudar a evaluar qué tan bien trabaja el candidato bajo presión y si demostró resiliencia. Pero asegúrate de mantener un tono equilibrado y razonable, y evita centrarte en lo negativo. ¡Los buenos candidatos pueden desanimarse si sienten que están siendo interrogados!

También deberás pensar en cómo vas a probar los atributos que has identificado. Considera una variedad de pruebas de aptitud, competencia y personalidad según corresponda para que la entrevista por competencias STAR sea efectiva.

Método CAR

Otra de las técnicas de entrevista por competencias más populares que se recomiendan a los reclutadores y candidatos es el método CAR (contexto, acción y resultado).

• Contexto: los candidatos deben indicar el contexto de la situación y los desafíos que enfrentaron. ¿Qué metas estaban tratando de lograr? ¿Qué problemas u obstáculos impedían el logro de estos objetivos? En general, deben establecer la escena para explicar lo que sucedió como resultado de sus acciones.

• Acción: el solicitante debe indicar lo que hizo dentro del contexto establecido anteriormente. Debe dejar en claro cuáles fueron sus acciones, cómo las implementó y por qué decidió ese curso de acción en particular. Esta sección le permite al reclutador saber de una competencia específica.

• Resultado: el candidato debe indicar el resultado de sus acciones dentro del contexto dado. Esta etapa permite proporcionar evidencia de la efectividad de sus acciones, lo que puede traducirse bien en el desempeño laboral.

Como puedes ver, ambos métodos brindan una base útil para estructurar preguntas por competencias, y te permiten obtener evidencia de una manera precisa y coherente.

4. Ejecuta un proceso de entrevista estructurada

Una buena entrevista por competencias debe estar estructurada y tener objetivos definidos con precisión. Por lo tanto, recuerda ser disciplinado y mantener tu enfoque.

Como le estás pidiendo mucha información al candidato, necesitas poder retener, administrar y usar los datos que te brinda de manera efectiva. Los siguientes puntos pueden ayudarte a hacer esto:

Ten una estructura establecida

Haz a cada candidato exactamente las mismas preguntas por competencias iniciales. Asegúrate de que cada entrevistador en el panel comprenda el sistema de puntuación y cómo usarlo, para que cada postulante sea calificado de manera justa y consistente.

Escucha cuidadosamente

La escucha activa es particularmente útil cuando se necesita procesar y comprender información compleja. Presta atención al candidato y reconoce sus respuestas asintiendo con la cabeza o dando un "ajá" ocasional. Eso sí, asegúrate de que tus acciones sean conscientes y no mecánicas.

Permite tiempo para pensar 

No tengas miedo al silencio. Estás haciendo preguntas por competencias que requieren mucha reflexión, así que dale al candidato el espacio que necesita para pensar en sus respuestas. También es importante darte tiempo para evaluar lo que te están diciendo.

Toma nota

Las entrevistas por competencias son exhaustivas, y los entrevistadores a veces no recuerdan bien lo que dijo tal candidato u otro, así que asegúrate de tomar notas completas y precisas. 

Sin embargo, ten cuidado de evitar sesgos inconscientes en tus observaciones. Por ejemplo, "miraba mucho hacia abajo" es más objetivo que la interpretación "estaba avergonzado y nervioso".

5. Evalúa la entrevista por competencias

Una vez ejecutada la entrevista por competencia a los candidatos, es momento de evaluarlas para poder decidir quiénes serán aquellos que pasen a la siguiente etapa del proceso de selección. Recuerda que, para este paso, es necesario que hayas registrado correctamente las respuestas del candidato y también haber hecho anotaciones sobre el lenguaje no verbal que mostró durante la entrevista. 

Una buena forma de medir las entrevistas por competencias es otorgando un puntaje del 1 al 4 de acuerdo a la capacidad de dominio que el candidato evidenció para cada competencia. Al final, se realizará un informe para cada postulante en donde se realice un breve resumen de su perfil y el puntaje obtenido durante la entrevista. 

Para facilitarte este proceso, tenemos una plantilla sobre cómo hacer un informe de una entrevista en Word. Conoce qué debe incluir un reporte de entrevista en simples pasos.

¿Cómo responder en una entrevista por competencias?

Ahora ya sabes cómo hacer una entrevista por competencias; sin embargo, ¿qué pasa cuando tienes que afrontar una de ellas para conseguir un puesto de trabajo? 

Lo primero que tienes que hacer al prepararte para una entrevista por competencias es investigar a la empresa que vas a postular. Averigüa cuál es su misión y visión, así como los valores que busca fomentar en sus equipos. También, estudia la descripción del puesto, ya que contiene información sobre el tipo de perfil que están buscando.   

El portal Page Personnel recomienda utilizar la técnica STAR al momento de contestar las preguntas de una entrevista por competencias. Como te mencionamos antes, este método consiste en formular una respuesta clara y bien elaborada, la cual debe abarcar estos 4 componentes:

• Situación

• Tarea necesaria

• Acción que realizaste

• Resultado de esa acción

Por otro lado, recuerda que para llegar a la tan ansiada fase de entrevista por competencias, antes debes asegurarte de seguir un formato de currículum sencillo y conciso, en donde puedas resumir tu trayectoria profesional y los logros conseguidos. 

Ejemplos de preguntas por competencias

Hay preguntas populares que hacen los reclutadores debido a que exigen una respuesta que requiere una competencia deseada. 

De hecho, estas preguntas por competencias han sido diseñadas para evaluar ciertas cualidades clave que puedas tener. Vamos a enumerar algunas de ellas a continuación:

• ¿Alguna vez has recibido comentarios negativos de un gerente, empleador o compañero de trabajo? ¿Cómo lo manejaste?

• Háblame de un momento en el que demostraste habilidades efectivas de gestión del tiempo para ayudarte a tener éxito.

• ¿Alguna vez has tenido que trabajar con alguien con quien no te llevabas bien? Si es así, ¿cómo mejoraste la situación?

• Describe un momento en que usaste la iniciativa para resolver un problema.

• Cuéntame de un momento en el que trabajaste en equipo para completar una tarea difícil.

• Proporciona un ejemplo de un momento en el que enfrentaste un cambio y cómo lo hiciste.

Como puedes ver, tomando la experiencia laboral y las fortalezas existentes como indicadores del desempeño futuro, las entrevistas por competencias permiten a los reclutadores comparar fácilmente muchos candidatos y encontrar a la persona adecuada para el puesto.

Por un lado, como analista de Recursos Humanos, el proceso de selección por competencias te abre más posibilidades para poder reclutar al mejor talento posible. Por otro lado, como postulante, puedes demostrar que tienes las habilidades requeridas para el puesto laboral.

¡Nos vemos en la siguiente nota!