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Reclutamiento & Contratación

¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo en el trabajo? ¬°Aumenta tu productividad desde el primer minuto del d√≠a!

Alexandra Carranza - 25 Oct 22

Articulo

7 min.

Alguna vez te has preguntado: "¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo en el trabajo?". Probablemente s√≠. La cuesti√≥n se complica un poco m√°s cuando quieres compaginar la vida laboral con la personal. Tal vez, porque quieres dedicar m√°s tiempo a alg√ļn hobby, porque tienes familiares a cargo o porque est√°s cursando la universidad.

Saber organizar el tiempo es uno de los desaf√≠os que se nos suele presentar a lo largo de nuestra vida, quiz√°s en m√°s de una oportunidad, seg√ļn las circunstancias. Lo primero que tienes que saber es que la sabia organizaci√≥n del tiempo de trabajo implica un mayor grado de productividad. Por ende, si quieres ser m√°s productivo tendr√°s que ser¬†organizado en tus tareas y en la distribuci√≥n del tiempo.

¬ŅSientes que no tienes tiempo para dedicarte a ti mismo? ¬ŅEl trabajo acapara todo tu d√≠a¬†desde la ma√Īana hasta la noche? ¬ŅNo llegas con el estudio? Entonces, estamos frente a un problema en la organizaci√≥n del tiempo. No solo te has preguntado: "¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo para ser m√°s productivo?", sino que est√°s aqu√≠ tratando de encontrar una soluci√≥n y eso ya es un gran paso. ¬°Bien hecho! Por eso, en este art√≠culo te compartiremos¬†una serie de tips de organizaci√≥n en el trabajo.

 

Planifica tu jornada

Unos de los primeros aspectos que debes considerar para responder a la pregunta: ‚Äú¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo en el trabajo?‚ÄĚ es precisamente sobre la planificaci√≥n. Gracias a ella podr√°s hacer un listado de prioridades y saber si puedes dejar para ma√Īana una tarea porque ha surgido otra que es m√°s prioritaria.¬†

Establece tiempos para cada tarea y calcula si podrás hacer todo lo importante y urgente en una misma jornada. Presta mucha atención a los plazos que se deben cumplir. En tu planificación debes priorizar lo que sea urgente e importante, todo el resto puede esperar. La organización del tiempo de trabajo y la priorización van de la mano. Puedes administrar tu tiempo de manera efectiva solo cuando sabes qué debes hacer y cuándo.

Como menciona Forbes Argentina, tienes que ser muy detallista y colocar cuándo y cuánto tardas en trabajar, estudiar, comer, hacer deporte, dormir y un largo etcétera. El objetivo es dejar expuesto cómo se utilizan todos los minutos que tiene un día.

Otro factor clave que debes tener en cuenta¬†para gestionar el tiempo en el trabajo es el hecho de conocerte a ti mismo. ¬ŅSabes en qu√© horarios eres m√°s o menos productivo? Esto te permitir√° organizar la jornada de trabajo de acuerdo al tipo de tarea que eres m√°s proclive a hacer con eficiencia en determinado momento del d√≠a.

agenda de planificaciónFuente: Pixabay

Haz una tarea por vez

Si te enorgulleces de hacer malabarismos con demasiadas tareas a la vez, aqu√≠ tienes una noticia: una investigaci√≥n de Psychology Today sugiere que solo el 2% de las personas pueden realizar m√ļltiples tareas de manera efectiva. Para el 98% restante de las personas, la multitarea en realidad les hace perder el tiempo y reduce su productividad general.

En lugar de dividir tu atención en tres actividades diferentes, es mejor concentrarte por completo en una tarea. Para hacerlo más efectivo, debes cronometrarla. Se refiere al acto de asignar un marco de tiempo para cada tarea que, a cambio, aumenta la probabilidad de que se complete con éxito.

Si comienzas una tarea, procura finalizarla. Haz foco en esa tarea. Evita, a toda costa, las interrupciones o distracciones que pueden quedar para los momentos de descanso. Una de las t√©cnicas para organizar el trabajo diario es segmentar tus actividades o labores en tareas peque√Īas, de modo que pueda ser m√°s factible realizarlas y evites perder tiempo en el trabajo.

 

Descansa tu mente

No podr√°s descubrir la respuesta a la pregunta: ‚Äú¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo en el trabajo?‚ÄĚ si primero tu mente no descansa.¬†El descanso es fundamental para recuperar energ√≠as y tener la mente activa y saludable para llevar adelante la jornada de la mejor manera posible.

Si sabes que en tu calendario contemplas las tareas más importantes, entonces, tu mente estará tranquila, porque sabe que puedes confiar en esa planificación. Tu mente podrá estar más relajada. Para organizar el tiempo y ser productivo tienes que estar tranquilo y sentirte seguro. El estrés es el enemigo de la productividad.

mujer haciendo mindfulnessFuente: Pexels

Delega las tareas m√°s operativas

¬ŅLideras un equipo de trabajo? Puedes delegar las tareas m√°s operativas que est√©s haciendo en la actualidad;¬†para enfocarte en las m√°s estrat√©gicas del √°rea. Adem√°s, aquello incentivar√° y motivar√° a los integrantes del grupo al encontrarse frente a un nuevo desaf√≠o.

Si te resulta difícil delegar el trabajo u organizar tu tiempo de trabajo para capacitar a otros para ciertas tareas, siempre puedes subcontratar o contratar a un profesional independiente. Si se hace correctamente, tanto la delegación como la subcontratación pueden ahorrarte mucho tiempo a ti y a tu empresa.

En caso que realices trabajo remoto y vivas con una o más personas en el mismo hogar, entonces deberían de distribuirse las tareas para que organizar el tiempo de trabajo y de otras áreas de tu vida sea pan comido para ti. Que una sola persona cargue con todas las responsabilidades no es justo, por ello, debes involucrar a los demás miembros del hogar.

Habla con tu familia y plantea las tareas que hay que hacer en el hogar, asimismo,¬†preg√ļntales cu√°les pueden asumir cada uno. Incluso, podr√≠an distribuirse las tareas por d√≠a, si todas son muy repetitivas.

persona delegando las tareasFuente: Pixabay

Prepara tus comidas con anticipación

Para un buen manejo del tiempo en el trabajo, también debes tener en cuenta el motor de tu cuerpo: la comida. Los alimentos son nuestro combustible y sus nutrientes proporcionan a las células del cuerpo la energía y las sustancias que necesitan para funcionar.

Puedes dejar para el fin de semana, por ejemplo, los platos más elaborados. Durante la semana puedes prepararte almuerzos y cenas que sean fáciles de realizar. También podrías, los sábados y domingos, dedicarte a preparar las viandas para la semana. De esta manera, estarás optimizando tu tiempo y sabrás cómo organizar tu día de trabajo de forma óptima.

mujer preparando un s√°ndwichFuente: Pexels

Fija horarios para las tareas 

¬ŅAlguna vez te has quedado trabajando hasta la 1 de la madrugada? Evita hacer tareas sin seguir una planificaci√≥n para poder tener tiempo para ti mismo¬†y aprender c√≥mo organizarse en el trabajo de manera efectiva.

Como te mencionamos antes, fija horarios para las tareas del trabajo y deja un margen para tu tiempo de ocio. Descansar la mente es m√°s que importante.

ejecutiva planificando sus tareas diariasFuente: Pexels

Divide tu tiempo para estudiar y trabajar

¬ŅHas comenzado a trabajar y estudiar a la vez?¬†Si ya te has preguntado: ‚Äú¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo para estudiar y trabajar?‚ÄĚ en m√°s de una oportunidad, tienes que saber que hay soluci√≥n. Al principio es todo un reto, pero, si ordenas las tareas y horarios, podr√°s hacerlo sin mayores inconvenientes.

La clave de c√≥mo organizar tu tiempo para estudiar y trabajar est√° en saber distribuir tus tiempos: tienes una determinada franja horaria para trabajar y otra para estudiar. Claro que la situaci√≥n es diferente seg√ļn el tipo de empleo que tengas. Lo m√°s recomendable, tanto si trabajas de forma freelance como si cumples una jornada full time, es pautar un horario de comienzo y fin para el trabajo.

Lo mismo tienes que hacer con el estudio. Pauta qu√© d√≠as y cu√°nto tiempo le dedicar√°s al estudio. √Ārmate un calendario para estudiar, as√≠ tendr√°s a la mano las fechas de los ex√°menes y entregas de trabajos pr√°cticos. Si tu trabajo actual no te permite organizarte con la vida estudiantil, deber√≠as revisar qu√© profesiones te permiten trabajar desde casa y dedicarle tiempo al estudio con las horas de viaje que te ahorras.

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Usa apps para organizar tu tiempo

Mantener un orden en los distintos ámbitos de la vida te permitirá estar tranquilo y llevar adelante una vida saludable y de calidad. Hoy en día, la agenda virtual es la mejor amiga de la productividad y de la organización de tareas en el trabajo.

Sin dudas, para ser productivo tienes que organizar tus actividades. ¬ŅSabes cu√°les de tus tareas demandan m√°s tiempo y cu√°les podr√≠as automatizar con la ayuda de algunas herramientas de gesti√≥n del tiempo? ¬ŅHas prestado atenci√≥n a cu√°nto tiempo pierdes por la distracci√≥n?

Si eres de dejar las cosas para ‚Äúdespu√©s‚ÄĚ, adivina qu√©‚Ķ Ese ‚Äúdespu√©s‚ÄĚ nunca llegar√° o lo har√° en el momento menos oportuno. La desorganizaci√≥n afecta el buen desempe√Īo que podr√≠as tener y puede¬†incluso tener consecuencias en la salud.

Por suerte existen varias opciones de app para organizar las tareas diarias, las cuales te ayudarán a poner orden en los distintos ámbitos de tu vida y a ejercer un mejor control de tu tiempo. A continuación, te dejamos el listado de las mejores apps para organizarse en el trabajo:

1. Google Calendar

El calendario de Google es una de las herramientas m√°s utilizadas para organizar el tiempo en el trabajo. Podr√°s agendar reuniones con comentarios, incluir tareas recurrentes y m√°s.

2. Trello

Trello es una app s√ļper √ļtil como gestor de tareas. Puedes distribuir tareas a tu equipo y programar ciertas alertas al cumplirse determinadas condiciones o reglas.¬†Asimismo,¬†puedes hacer tu propio tablero con listas por d√≠a o¬†utilizar tarjetas para programar tareas recurrentes¬†y descubrir la respuesta a la pregunta: ‚Äú¬ŅC√≥mo organizar mis actividades laborales?‚ÄĚ.

3. Google Keep

Google Keep permite que crees notas y listas. Puedes redactar recordatorios de manera rápida, e incluso puedes grabar audios si así lo deseas. Si estás acostumbrado a utilizar los productos de Google, entonces, te será muy sencillo manejar Google Keep y organizar tu tiempo.

mujer usando apps de organización para el trabajoFuente: Pexels

Elimina las distracciones

Los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los mensajes de las redes sociales son algunas de las distracciones más comunes pero más grandes en el lugar de trabajo. 

Tanto es as√≠, que terminas desperdiciando 759 horas cada a√Īo debido a distracciones en el lugar de trabajo. Todo gracias a estas distracciones de que una tarea que requiere 60 minutos tarda m√°s de 3 horas en realizarse. As√≠ que cada vez que te preguntes: "¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo para ser m√°s productivo?", considera este aspecto.

Siempre que estés trabajando en tareas de alta prioridad, pon tu teléfono en modo silencioso y, si es posible, apaga los datos móviles o wifi. Aunque no lo creas, terminarás ahorrando mucho tiempo y elevando tus niveles de eficiencia un poco más.

mujer apagando su celularFuente: Pexels

Establece objetivos SMART

¬ŅSabes que hay una manera correcta e incorrecta de establecer metas? Cuando tus objetivos no est√°n cosechando beneficios, algo falta en tu enfoque. Mientras que si estableces objetivos de la manera correcta, tu productividad podr√≠a llegar al cielo.

Por lo tanto, otra de las formas de organizar el trabajo es establecer metas S.M.A.R.T., es decir, espec√≠fico, medible, alcanzable, realista y de duraci√≥n determinada. Estos objetivos te brindar√°n una estructura s√≥lida a tu vida laboral y te preparar√°n para lo que te espera ma√Īana.

objetivos SMARTFuente: Pexels

Lev√°ntate temprano

Todos tenemos 24 horas en un d√≠a, independientemente del cargo que uno tenga. Aunque no es posible cambiar la cantidad de horas en un d√≠a, definitivamente puedes intentar despertarte un poco m√°s temprano y hacer que tu d√≠a sea m√°s largo que otros. Idealmente, tu cuerpo requiere de 6 a 8 horas de sue√Īo para estar en tus niveles √≥ptimos de energ√≠a.

Otro de los tips de organización en el trabajo es configurar tu alarma 15 minutos antes del horario habitual para aumentar el marco de tiempo con el transcurso del día. Puedes usar este tiempo adicional para hacer ejercicio, meditar, planificar o incluso dedicarte a un pasatiempo. Gradualmente, aumentarás tu productividad diaria y el manejo del tiempo en el trabajo nunca será un problema.

configurar la alarma Fuente: Pexels

Agrupa tareas similares 

Las peque√Īas cosas, como organizar tareas similares, tambi√©n pueden ahorrarte una cantidad considerable de tiempo. Sabemos que distintas tareas exigen diferentes tipos de pensamiento y disposici√≥n. En lugar de saltar de una tarea a otra sin pensar, ser√≠a inteligente agruparlas juntas.

Por ejemplo, puedes designar un momento específico para responder correos electrónicos y llamadas telefónicas importantes en lugar de hacerlo de vez en cuando a lo largo del día. Te ayuda a priorizar tu trabajo y tu tiempo de forma estructurada. 

Adem√°s, cuando est√°s trabajando en tareas relacionadas, permite que tu cerebro se concentre mejor y las termine r√°pidamente de tu lista. Sin duda, puedes ahorrar mucho esfuerzo administrando tareas y eventos recurrentes por adelantado, de modo que gestionar el tiempo en el trabajo te resulte sencillo.

persona utilizando su planner digitalFuente: Pexels

Como puedes ver, saber cómo organizar el tiempo en el trabajo es clave para llevar adelante una vida más saludable y tranquila en tu vida laboral y en todos los ámbitos. Además, puedes compaginar el trabajo y el estudio de manera perfecta, si sabes cuánto tiempo le tienes o puedes dedicar a cada tarea.

Gracias a la planificación y organización del tiempo, podrás ahorrar tiempo y dinero, dedicarle más tiempo a tus seres queridos o darte un gusto de vez en cuando. También podrás identificar qué tareas son repetitivas y delegarlas en otra persona o, incluso, proponer su automatización a partir de alguna herramienta o app para organizar tareas diarias que te compartimos.

Saber administrar el tiempo no es una ciencia, sin embargo, no es algo que vaya a darse de un d√≠a para el otro de forma perfecta.¬†Esperamos que al poner en pr√°ctica nuestros consejos hayas respondido a la pregunta que origin√≥ este blog post: ‚Äú¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo en el trabajo?‚ÄĚ. Y m√°s que eso, tengas una ruta de acci√≥n para gestionar el tiempo en el trabajo seg√ļn tu horario y estilo de vida.

Como menciona Cristian Situ, profesor del curso online de Manejo de Tiempo y Productividad, "el manejo del tiempo y la productividad son clave para realizar nuestras metas".¬†Ahora, ya no tienes¬†excusa para la t√≠pica frase:¬†‚Äúno s√© c√≥mo organizar mi tiempo, solo lo puedo hacer as√≠‚ÄĚ.

¬ŅQuieres gestionar proyectos como todo un profesional? ¬ŅDeseas que cada hora del d√≠a sea productiva? Si es as√≠, en nuestra Academia de Gesti√≥n de Proyectos encontrar√°s distintas metodolog√≠as y herramientas para implementar proyectos en contextos de alta colaboraci√≥n y velocidad.

¬°Suerte!