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Herramientas de gestión del tiempo: exprime cada segundo del día

Ignacio Risso - 09 Mar 22

Articulo

7 min.

¿No sabes manejar las herramientas de gestión del tiempo y por eso te tomas descansos de 20 minutos que se extienden a una hora? ¿Necesitas identificar a los enemigos del tiempo internos y externos para controlar tus rutinas y no retrasar tus responsabilidades? 

Como todos sabemos, el tiempo es ese recurso preciado del que siempre tenemos poco, mientras que las obligaciones siempre están en aumento y corren el riesgo de caer en una lista de tareas sin resolver. 

¿Te ha pasado de llenar cada espacio de tu agenda con acciones, eventos y obligaciones que crees que podrás cumplirlas, pero no lo consigues? ¡No te preocupes! Es algo muy normal. Pero, si quieres eliminar esa sensación de tu vida, debes aprender qué son las herramientas de gestión del tiempo y qué necesitas para dominarlas. 

Entonces, no te pierdas este artículo en donde te enseñaremos a organizar tu tiempo y a alcanzar todas tus metas en tiempo y forma, para olvidarte de los retrasos incómodos.

¡No postergues esta lectura porque ha llegado el momento de averiguar qué es la gestión del tiempo y qué debes hacer para identificar las herramientas de gestión de tiempo!

¿Cuáles son los enemigos del tiempo?

En este artículo te trajimos las mejores herramientas para organizar el tiempo, pero eres tú quien debe identificar y trabajar esas situaciones en las que el tiempo se te va de las manos.

Entonces, veamos cuáles son los enemigos del tiempo más frecuentes, vinculados a factores externos o internos. ¡Tienes que aprender a controlarlos!  

Enemigos del tiempo externos

  • Llamadas de télefono inesperadas o demasiado largas - No es necesario responder al llamado e interrumpir lo que estás haciendo. Es fundamental saber desconectar el teléfono cuando sea necesario para poner en práctica los métodos de organización del tiempo.
  • La casilla de correo electrónico - Los avisos de emails entrantes provocan una distracción innecesaria. Entonces, para lograr un manejo eficiente de tu tiempo puedes desactivar las notificaciones de nuevos emails o establecer hasta 3 franjas horarias al día para revisarlos.
  • Reuniones demasiado frecuentes, muy extensas o mal preparadas - Seas o no el organizador, es importante haber hecho el trabajo previo para sacarle provecho y que no sea una pérdida de tiempo.
  • La falta de información.
  • La mala organización del equipo.
  • Los procedimientos demasiado engorrosos
  • Las interrupciones de colegas.

En conclusión, saber dónde pierdes el tiempo te permite tomar el control. Y, para lograrlo sin inconvenientes, necesitas aprender a decir “no” para evitar que interrumpan tu trabajo.

Pero aquí no termina todo. También existen enemigos del tiempo internos que son más difíciles de manejar, aunque con las técnicas de gestión de tiempo lo conseguirás en simples pasos.

Entonces, aplicar correctamente las herramientas de gestión del tiempo y llegar a dominarlas puede significar un aumento exponencial en tu eficacia y productividad y evitarte momentos de estrés. 

Hombre se pregunta como mejorar con las herramientas de gestión del tiempo Fuente: Pexels

Enemigos del tiempo internos

  • Falta de planificación - Como vimos, llevar una agenda o lista a principio del día y repasarla hacia el final es la base de una buena gestión del tiempo.
  • Objetivos y prioridades confusas y cambiantes - Prioriza las tareas que aportan más valor a tu trabajo. Es decir, organiza tus tareas por similitud e intenta fijar límites de tiempo para cada una con la ayuda de las herramientas para administrar el tiempo.
  • Multitasking - No es posible prestar atención a dos cosas al mismo tiempo. Saltar de una tarea a otra te deja sin energía y da como resultado un trabajo de menor calidad. Debes enfocarte en una tarea y no comenzar la que sigue hasta que hayas terminado es realmente saber cómo aprovechar tu tiempo.
  • El perfeccionismo extremo
  • La falta de orden y clasificación.
  • La dificultad para decir que no.

Imaginamos que has tildado mentalmente los enemigos del tiempo internos y externos que te atormentan diariamente. Entonces, tenlos en la mira, a continuación, los eliminaremos de raíz con este método de organización de tiempo y tareas que se divide en 5 pasos.

¿Cómo mejorar tus rutinas con las herramientas de gestión del tiempo?

Si vives postergando tus actividades importantes y las reemplazas por otras, o sea, no sabes cómo dejar de procrastinar, es necesario que trabajes sobre los puntos claves que afectan tu productividad con la ayuda de las herramientas de gestión de tiempo.

Si bien el inconveniente es el resultado de un conjunto de situaciones, hay cuatro factores en especial que perjudican la gestión del tiempo personal y profesional:

1. Organización - La forma en la que procesas las tareas que tienes que hacer en un día, una semana o un mes.

2. Información - De qué manera accedes a la información que necesitas.

3. Automatización - Si puedes hacer algo igual o mejor y en menos tiempo.

4. Distracciones - En qué has perdido el tiempo y cómo evitarlo la próxima.

Entonces, identificar cuáles son tus puntos débiles te ayudará a revertir esta situación y entender cómo aprovechar mejor tu tiempo para que tu día realmente te rinda.

¿Y cuál es una de las formas de combatir esos puntos débiles? ¡Simple! Conocer los hábitos que enumeramos a continuación: 

1. Olvida la irresponsabilidad - Si no te esfuerzas por cumplir con todos los métodos de organización de tiempo y no te importa procrastinar, nunca notarás los cambios en tu rutina. 

2. Toma descansos - ¡Así es! Aprender a manejar tu tiempo de forma eficiente requiere de un gran esfuerzo, por lo tanto, nunca debes apurarte o trabajar cansado, ya que de esa manera solo obtendrás resultados negativos. 

3. Despeja la mente - A pesar de que tu agenda se encuentre a punto de explorar, debes encontrar el momento para hacer ejercicios de gestión de tiempo, al mismo tiempo que haces otras actividades para relajar como, por ejemplo, realizar un deporte. 

4. Pide ayuda - ¡Nadie llega al mundo sabiendo! Todos alguna vez se han equivocado, por eso, si no logras controlar los enemigos del tiempo internos y externos, un consejo excelente es el que te motiva a pedir ayuda. 

 

Método de 5 pasos para organizar las tareas

A pesar de que cada uno puede tener sus propias estrategias, este método es tan simple que solo necesitarás dos herramientas para organizar el tiempo:

  1. Calendario online como Google Calendar o el de tu preferencia. Te recordará las tareas o compromisos que tienen una hora concreta.
  2. Documento de Word alojado en la nube, por lo tanto, sincronizado en todos tus dispositivos. Este archivo lo usarás para ordenar tus tareas de la jornada por importancia.

Ahora sí. Una vez que hayas recurrido a esas dos herramientas digitales para gestionar el tiempo, o elijas algunas de las que mencionaremos en el final del artículo, ha llegado el momento de ver en detalle los pasos de este método de organización de tareas.

Mujer prueba uno de los métodos de organización de tiempoFuente: Pexels

1. Planifica el día anterior

Lo primero que debes hacer, sin excepciones, es que al final de cada día de trabajo delimites cuáles son las tareas que harás al día siguiente. Puede ser cansador, pero, al mismo tiempo, es muy necesario para hacer una correcta gestión del tiempo personal y profesional. 

Es decir, comenzar el día sentándose en el ordenador y pensar “a ver qué tengo que hacer” no es lo ideal para un manejo eficiente del tiempo. ¡Perderás mucho tiempo intentando recordar tus obligaciones! 

2. Reduce la lista al mínimo

Si quieres cumplir este método de organización de tiempo, es recomendable que no establezcas más de tres tareas importantes por día y, al mismo tiempo, que las anotes en el archivo de Word por orden de prioridad. ¡Obvio que no incluyen contestar emails ni actividades similares!

Pero, en el caso de que estés llevando a cabo un proyecto de trabajo grupal, puedes utilizar alguna aplicación de trabajo colaborativo como Trello o Asana. Ambas son opciones perfectas para lograr una correcta gestión de tiempo y productividad. 

3. Delimita los tiempos

Si te encuentras aprendiendo sobre la planeación del tiempo y sus herramientas, es muy importante que cada tarea tenga un tiempo concreto delimitado y cumplirlo en todo momento. 

Para ello, es conveniente que identifiques cuál es tu momento de mayor productividad en el día y reservarlo para esas tareas más relevantes. ¡Aprovecha tu energía! 

Luego, el siguiente paso es hacer uso de las herramientas de gestión del tiempo para planificar el resto del tiempo para dedicárselo a tareas necesarias pero de bajo valor como enviar emails, temas administrativos, etc.

4. Agrupa los imprevistos aparte

Otra de las claves para gestionar tu tiempo personal y profesional de forma eficaz es hacer a un lado las tareas, ideas y todo lo que vaya surgiendo en el momento, para planificarlo en otro momento más adecuado.

Lo más recomendable en estos casos es anotarlo en una lista aparte o, si es algo que tienes que recordar o hacer en una hora determinada, agendarlo en el calendario para hacerlo a un lado.

Recuerda no trabajar en nada que no esté planificado como tarea importante, salvo que se trate de una excepción. Es decir, si el imprevisto que surge es urgente, por ejemplo, tu principal cliente tiene un problema grave, sí debes resolverlo al instante. 

5. Repasa los pendientes al final del día

Por último, cuando termine tu jornada tómate cinco minutos para verificar tus compromisos pendientes en tu calendario y documento. 

¿Te resulta conocida esa indicación para aplicar este método de organización de tiempo? ¡Sí! Lo que tienes que hacer es volver al primer paso para establecer cuáles serán las tres tareas importantes de mañana. 

Repaso como uno de los pasos en la planeación del tiempo y sus herramientasFuente: Pexels

Técnicas para realizar una correcta gestión del tiempo

Luego de muchos estudios, se ha logrado desarrollar un listado de cuatro técnicas de gestión de tiempo que son fáciles de entender e ideales para poner en práctica sin muchos preparativos. Y lo mejor… ¡Sus resultados se notan al instante! 

1. Eisenhower

La técnica de Eisenhower “propone una lista de tareas para ser más productivo y ofrece la clave para que tenga éxito al saber diferenciar lo urgente de lo importante”, según el sitio web llamado Bienestando. 

Y, además, también tiene todo lo necesario para aprender a manejar el estrés laboral de mejor forma y a mantener un orden diario en tus tareas. ¡Tu vida será más placentera si la pones en práctica!

Pero… ¿De qué se trata este método de organización del tiempo? ¡Simple! Consiste en clasificar tus tareas en cuatro cuadrantes:

1. Urgente e importante - Tareas que hay que realizar de inmediato.

2. Importante, pero no urgente - Tareas que puedes programar para hacer más adelante.

3. Urgente, pero no importante - Tareas que puedes delegar en otra persona.

4. Ni urgente ni importante - Tareas que puedes descartar o eliminar.

Finalmente, una vez que consigas detectar qué poner en cada uno, debes proceder a ordenarlos para que la técnica de gestión de tiempo cumpla su función. Pero recuerda: solo se puede colocar un máximo de ocho tareas en cada uno.

Por otro lado, ten en cuenta que aquí la clave se encuentra en diferenciar entre urgente e importante. ¿Un ejemplo? Responder la llamada de tu jefe puede ser urgente, mientras que revisar los emails del proveedor puede esperar.

Entonces, esta herramienta de gestión del tiempo te muestra de forma clara y visual cuáles son las tareas que debes hacer y cuáles puedes eliminar de tu itinerario.

Eisenhower como una de las técnicas de gestión del tiempoFuente: Eisenhower

2. Pomodoro

Otra de las técnica de gestión del tiempo más adecuada para organizar tus tiempos es la de Pomodoro, que trabaja sobre la ansiedad que nos genera tener muchas tareas pendientes, lo que entorpece nuestra productividad.

Con ella, podrás gestionar tu tiempo en el trabajo de forma eficaz siguiendo estos simples pasos:

1. Fracciona el tiempo en bloques de 20 minutos para enfocarte en tu tarea.

2. Cuando termine el bloque toma un descanso de 5 minutos.

3. Cada 4 bloques realizados haz un descanso de 20 minutos, en vez de solo 5 minutos.

En conclusión, son métodos de organización de tiempo de gran resultado, que se pueden realizar con la ayuda de cualquier dispositivo. Sin embargo, para mayor precisión, hay cronómetros online que ya cuentan con esta configuración como el que ofrece Pomodoro Tracker

Y, por último, también es importante señalar que la técnica de gestión de tiempo de Pomodoro es una buena forma de tomar consciencia de los minutos que le dedicas a cada tarea.

Pomodoro como una opción ideal para combatir enemigos del tiempo internos y externosFuente: Pexels

3. Posec

Si el nombre de esta técnica de gestión de tiempo te suena extraño, no te preocupes. Sucede que las cinco letras que conforman la palabra, en realidad, son las iniciales de cinco términos distintos. 

La misma fue desarrollada en base a la teoría de Abraham Maslow sobre la jerarquía de las necesidades y su único objetivo es ayudarte a que ordenes tu vida para que así puedas organizar el tiempo de la mejor manera.

Pero… ¿Cuáles son estos cinco términos que se vinculan a todas las herramientas de gestión de tiempo y sus características? Los siguientes: 

1. Priorizar.

2. Organizar. 

3. Racionalizar. 

4. Economizar. 

5. Contribuir. 

 

4. Dominó 

Es muy probable que en algún momento de tu vida hayas apilado piezas de dominó de forma vertical, para luego darle un pequeño empujón a una y observar cómo todas las demás se derriban. 

Y, quizás, has llegado a realizar el mismo movimiento pero con piezas que van desde un tamaño pequeño a uno gigantesco. Ahora bien… ¿qué tiene que ver este antiguo hábito con las herramientas de gestión de tiempo?

Sucede que el Dominó es una técnica de gestión de tiempo por lo que representa el movimiento descrito. El mensaje, que oculta entre líneas, es demostrar cómo cada avance pequeño beneficia y te impulsa a cumplir tus propias metas. 

Dominó dentro de los ejercicios para administrar el tiempoFuente: Pexels

Herramientas de gestión del tiempo

Saber aplicar las técnicas para la gestión del tiempo es de gran ayuda para vivir más organizado y no perder tiempo en actividades sin sentido, pero de nada sirve saber dominarlas si no conoces cuáles son las mejores herramientas para ponerlas en práctica. 

Entonces, a continuación, vamos a enumerar aquellas que mayor cantidad de beneficios generan para los usuarios. ¡Vamos a conocerlas!

1. Slack

Si buscas una buena herramienta para la administración del tiempo, Slack puede ser la indicada. En simples palabras, es una plataforma de comunicación online que nació con el fin de reemplazar el correo electrónico

A través de sus funciones, podrás hacer un manejo eficiente de tu tiempo ya que te permite crear espacios según un proyecto o tarea en concreto para comunicarte con tus colegas y colaboradores.

Además, con la gestión de tiempo personal y profesional que obtienes en Slack puedes compartir archivos e, incluso, sincronizar la plataforma con Google Drive, lo que te ahorrará trabajo.

Slack como una de las herramientas digitales para gestionar el tiempoFuente: Slack

2. Evernote

De todas las herramientas de gestión del tiempo, Evernote es una de las más completas y por eso es elegida por más de 150 millones de usuarios, ubicados en todo el mundo. 

Una vez que te registres, con ella puedes apuntar todo, es decir, desde temas personales hasta imágenes o cualquier archivo. ¡Es excelente desde todos los puntos de vista!

Además, también te permite compartir tus notas con otras personas, se sincroniza en línea y cuenta con copias de seguridad. No hay dudas de que te ayudará a combatir todos los enemigos del tiempo externos e internos que te atormentan. 

Por último, ten en cuenta que Evernote se puede integrar con otras herramientas como Google Drive, Outlook, Salesforce y Slack. Pero, si ninguna te convence, puedes darle un vistazo a estas otras 10 apps para organizarte como un experto y elegir tu preferida.

Evernote identificada como una de las herramientas para la administración del tiempoFuente: Evernote

3. Trello

Trello es una herramienta de gestión de tareas que se basa en el método Kanban y organiza el trabajo a través de tableros virtuales, desde donde puedes “configurar y personalizar flujos de trabajo para prácticamente cualquier cosa”, según la página oficial.

Una vez que te registres y conozcas sus funciones, la plataforma te invita a crear tareas y clasificarlas en pendientes, realizadas o terminadas, para luego compartirlas con otras personas y asignarles nuevas responsabilidades.

Trello mencionada entre las herramientas para organizar el tiempoFuente: Trello

4. Google Calendar

Si aún no te decides alguna de las herramientas para organizar el tiempo, nunca debes descartar la idea de seleccionar Google Calendar: un programa muy similar al correo electrónico, pero diseñado para que agendes todas tus obligaciones. 

 

Obvio que el antiguo calendario de papel sigue vigente, pero, en el caso de que quieras acceder a su versión digital y aprovechar su evolución para que la misma plataforma te recuerde tus responsabilidades, esta opción es imposible de rechazar. 

Por último, también vale la pena mencionar que Google Calendar se encuentra totalmente relacionado con Gmail, por lo tanto, registrará las fechas mencionadas en mails importantes. ¡Ideal para cuidar la gestión del tiempo personal y profesional!

Google Calendar como una opción para la gestión de tiempo y productividadFuente: Google Calendar

Cursos de gestión de tiempo

Las técnicas de gestión de tiempo, al igual que las herramientas, son claves para poder tratar todas aquellas pérdidas de tiempo diarias y sin sentido. Pero, si realmente quieres adquirir grandes conocimientos para lograrlo, te ofrecemos cuatro cursos de gestión de tiempo y productividad que no vas a poder rechazar. 

Entonces, a continuación, los mencionamos para que puedas ubicarlos sin inconvenientes. 

Curso de manejo de tiempo y productividad

Curso online de toma de decisiones fundamentadas

Curso online de scrum: gestionando equipos de trabajo

Curso online de gestión de proyectos y tareas

Usuario asiste a uno de los cursos de gestión del tiempoFuente: Pexels

Lograr diseñar una rutina en donde los tiempos sean bien administrados y que contribuyan para que tu día sea agradable, es complicado. Por eso, para brindar una ayuda extra, te invitamos a seguir adquiriendo conocimientos para lograrlo con nuestros cursos de productividad y software.

Y, si sientes que el día no te alcanza ni para sentarte a intentar mejorar tu gestión de tiempo y productividad, no dudes en utilizar nuestro cronograma de actividades personales, ideal para administrar tus horarios y encontrar espacios libres. 

Entonces, en conclusión, no importa qué herramienta de gestión del tiempo eliges aplicar. Lo único que debes tener en cuenta es que sea la más acorde a tu rutina y que puedas volverla parte de tu organización diaria.

¡Éxitos!