La base de datos de recursos humanos es un recurso clave con el que deben contar todas las empresas, ya que les permite abordar de manera efectiva diversas situaciones que se presentan en un negocio. Por ejemplo, puedes aprovechar para cubrir una posición de forma más rápida, o conocer mejor los intereses de cada miembro de tu organización. 

“Una base de datos de empresa es un soporte informático en el que se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Esta información está alojada digitalmente en un servidor, de modo que cualquier miembro de la empresa puede consultar los datos a través de distintos programas informáticos”, comenta Grupo P&A.

Es decir, la base de datos de una empresa se trata, básicamente, de un soporte que almacena información importante sobre el personal de la organización, por este motivo es clave que el Departamento de Recursos Humanos sepa cómo crearla y gestionarla. En este blog, te presentamos una serie de tips para realizar una base de datos de RR. HH. con éxito.

Determina cómo se clasificará la base de datos

Lo primero que debes hacer si deseas realizar una base de datos para recursos humanos es determinar cómo será organizada. Para ello, es necesario que definas cuál es el fin del soporte con data; es decir qué es lo que se pretende realizar con la información de los contactos y tener claro los indicadores fundamentales en la gestión de talentos. 

Para ello, contamos con una guía sobre los KPI de recursos humanos que puedes descargar y emplear de forma gratuita para conocer los principales indicadores que se emplean para medir el rendimiento de los equipos de trabajo.

De esta manera, podrás tener claro qué información deberás recoger de cada uno de ellos. Esto te permitirá saber a qué segmento dirigirte para definir cómo recopilar su información. Es importante, tener presente que antes de acceder, almacenar y organizar la data de las personas, se les deberá informar y solicitar su consentimiento. 

Fuente: Crehana

Organiza la información en la base de datos

Una vez se hayan definido los campos que se emplearán para estructurar la base de datos de recursos humanos, deberás empezar a pasar toda la información y organizarla en cada uno de ellos. 

Para este proceso de organización de la información puedes apoyarte en algún software de base de datos de recursos humanos que te permita realizar está tarea de una forma más rápida, el cual también ofrece un menor margen de error al ordenar toda la data, pues se trata de un método automatizado.

Por otro lado, también tienes la opción de organizar y administrar la base de datos de recursos humanos en Excel. Esta opción sigue siendo muy utilizada; sin embargo, debido a que se trata de un método manual, el proceso es más tedioso y lento. 

Asegura la protección de la base de datos

Luego de estructurar la base de datos de recursos humanos con la información que has recogido, es importante que se garantice la protección de toda la data para que los usuarios se sientan seguros de que lo que han compartido con la empresa no será empleado para fines que puedan afectar algún aspecto de su vida o su tranquilidad. 

Es así que, desde la gestión recursos humanos, se deberá tomar las medidas necesarias para encriptar toda la información, con el fin de impedir que hackers accedan a ella y la puedan utilizar con malas intenciones. 

En el caso de contar con un software para base de datos de recursos humanos, esto suele ser automático. Es decir, el programa suele contar con un sistema de seguridad que protege la información. Por otro lado, en caso de haber organizado la información en Excel, se deberá buscar sistemas alternos para cifrar los datos que se hayan almacenado. 

Gestiona el acceso a la base de datos

Para realizar una base de datos de recursos humanos efectiva, es necesario que se gestione los accesos a la información. Con esto nos referimos a que se deberá determinar qué personas, departamentos de la empresa o encargados tendrán permiso para revisar y utilizar la data almacenada. 

“La adopción de herramientas que brinden apoyo a las organizaciones y permitan que los usuarios accedan de manera segura, auditada y controlada a los sistemas de información, mitiga el alto riesgo de la pérdida de información y accesos no autorizados”, señala B Secure.

Es necesario indicar que para la administración de los permisos sobre la base de datos del personal, también se podrá definir a qué tipo de información tendrá acceso un departamento de la empresa o persona determinada. Para ello, se deberá tener en cuenta qué tipo de trabajo realiza y qué clase de información puede requerir. 

Finalmente, recuerda que la importancia de la base de datos de recursos humanos se apoya en el acceso y la gestión de la información, así puede ser aprovechada para tomar mejores decisiones dentro de la organización. 

Prioriza el diseño de la base de datos

Antes de comenzar a recopilar datos, es crucial diseñar una estructura de base de datos coherente y escalable. Como te mencionamos antes, organiza los campos en categorías lógicas, como información personal, experiencia laboral, habilidades y certificaciones. 

Utiliza un sistema de etiquetas o categorías para facilitar la búsqueda y clasificación de datos. Asegúrate de que la base de datos de RR. HH. sea fácil de navegar y que cumpla con los requisitos de privacidad y seguridad de datos.

Haz una recopilación integral de datos de empleados

Para mantener una base de datos de recursos humanos efectiva, es fundamental recopilar información completa y actualizada. Además de los datos personales básicos, incluye detalles sobre puestos anteriores, historial de promociones, evaluaciones de desempeño y capacitaciones recibidas. Mantén la información de contacto al día de tu comunidad de talentos potenciales para garantizar la comunicación fluida.

Integra tu base de datos con sistemas de gestión de personal

Integrar la base de datos de recursos humanos con otros sistemas de gestión, como la nómina y la planificación de recursos, agiliza los procesos administrativos y operativos de esta área. La automatización de flujos de trabajo reduce errores y garantiza que los datos estén siempre sincronizados en todas las plataformas. Esto ahorra tiempo y recursos, al tiempo que mejora la precisión de los informes y análisis.

Actualiza tu base de datos de forma regular

Una base de datos de recursos humanos efectiva requiere actualización constante. Establece políticas y procedimientos para que los empleados y líderes de equipo actualicen sus perfiles a medida que cambian sus roles o responsabilidades. 

Programa revisiones periódicas para garantizar la integridad y precisión de los datos. La calidad de la información es crucial para tomar decisiones informadas en beneficio de la empresa.

Emplea herramientas de analítica

Aprovecha herramientas de análisis de datos para obtener información valiosa de la base de datos de recursos humanos. Identifica tendencias en rotación de empleados, habilidades más solicitadas y áreas de desarrollo. Estos insights ayudarán a la planificación estratégica de recursos humanos y al diseño de programas de capacitación personalizados.

Incorpora una base de datos de aspirantes

Mantener una base de datos de aspirantes sólida es fundamental para agilizar el proceso de contratación. Clasifica a los aspirantes según su experiencia, habilidades y roles deseados. Utiliza etiquetas para categorizarlos en función de las etapas del proceso de selección. Mantén una comunicación activa y personalizada con los candidatos para fomentar relaciones positivas, incluso si no son seleccionados en ese momento.

Además de tener un banco de datos de recursos humanos, puedes implementar un sistema de gestión de relaciones con candidatos (CRM) para mantener un seguimiento efectivo de la interacción con los aspirantes. Envía actualizaciones sobre el estado de su solicitud, proporciona retroalimentación constructiva y ofrece recursos relevantes para su desarrollo profesional. Esta estrategia mejora la imagen de la empresa y aumenta la posibilidad de atraer a candidatos talentosos en el futuro.

Permite la autoactualización de datos

Facilita a los empleados y aspirantes la capacidad de actualizar sus datos de forma autónoma. Proporciona un portal en línea donde puedan acceder a sus perfiles y realizar cambios cuando sea necesario. Esto reduce la carga administrativa del equipo de recursos humanos y garantiza la precisión de la información.

Segmenta los datos para desarrollar una estrategia personalizada

Utiliza segmentación para categorizar a los empleados según criterios como departamento, nivel de experiencia o habilidades específicas. Esto permite la personalización en la comunicación interna, el desarrollo profesional y la asignación de tareas. Una base de datos de RR. HH. segmentada mejora la eficiencia y la satisfacción de los empleados.

Establece alertas y recordatorios

Configura alertas y recordatorios automáticos en la base de datos de recursos humanos para fechas importantes, como evaluaciones de desempeño, vencimientos de certificaciones o aniversarios de empleados. Esto asegura que no se pasen por alto eventos cruciales y muestra a los empleados que la empresa valora su progreso y crecimiento.

Brinda retroalimentación y realiza mejoras continuas

Solicita retroalimentación regular de los empleados sobre la usabilidad y eficacia de la base de datos de recursos humanos. Utiliza esta información para realizar mejoras continuas y agregar características que satisfagan las necesidades cambiantes de la empresa y su personal.

Ofrece capacitación y soporte para usuarios

Proporciona capacitación adecuada a los empleados y gerentes para que puedan utilizar la base de datos de manera efectiva. Además, ofrece un sistema de soporte para resolver cualquier problema técnico o pregunta relacionada con la base de datos de RR. HH.

Explora nuevas tecnologías

Mantente al tanto de las últimas tendencias tecnológicas en la gestión de recursos humanos. La inteligencia artificial, la analítica avanzada y la automatización están transformando la forma en que se maneja la información de los empleados. Explora cómo estas tecnologías pueden mejorar la eficiencia y la precisión de tu base de datos de recursos humanos.

Evalúa la experiencia del candidato

Aplica la misma atención a la base de datos de aspirantes. Solicita retroalimentación a los candidatos sobre su experiencia durante el proceso de selección. Esto te ayudará a identificar posibles áreas de mejora en la comunicación, el proceso de entrevistas y la impresión general que tu empresa deja en los aspirantes.

Utiliza plataformas integrales de gestión y desarrollo de talento

Algunos softwares ofrecen soluciones integrales que utilizan el big data en recursos humanos para la gestión del talento y capacitación de equipos.  

Por ejemplo, Crehana es el software de desarrollo y gestión de talento que conecta el crecimiento de las personas con el de las compañías. Nuestra plataforma all in one ofrece soluciones de desarrollo, clima y desempeño en un solo lugar, digitalizando la base de datos de una empresa para elevar la satisfacción, compromiso y productividad de cada persona.

Algunas de las principales herramientas de Crehana son las siguientes:

• Plataforma de desarrollo: potencia la experiencia de desarrollo de tus equipos, con contenidos de alta calidad y centraliza todos tus recursos de capacitación.

• Plataforma de clima laboral: gestiona la cultura interna y satisfacción de tu equipo, mejorando el clima laboral y rendimiento de tu equipo.

• Plataforma de desempeño: alinea los objetivos de tu equipo con los del negocio, para lograr un equipo más eficiente y efectivo. 

Una base de datos de recursos humanos efectiva es esencial para el funcionamiento exitoso de una gran empresa. Permite a los equipos de recursos humanos gestionar de manera eficiente la información de los empleados y candidatos, lo que a su vez mejora los procesos de contratación, retención y desarrollo del personal.

Estas estrategias clave que te compartimos te servirán para crear y mantener una base de datos de recursos humanos efectiva, tanto para empleados como para aspirantes. ¡Organiza y aprovecha tus bases de datos!