¿Conoces qué es el REPSE? Este mecanismo sirve para regular y transparentar la subcontratación en México, teniendo en cuenta que este país es la segunda mayor economía de América Latina y el 60% de la población es activa, según Statista. Por eso, ya sea que gestiones un pequeño o gran porcentaje de empleados como profesional de RR. HH, tienes que saber en qué consiste el REPSE si los trabajadores de tu empresa están a disposición de un tercero para los servicios especializados que prestan.
Para el cumplimiento, es importante que estés al día con las reformas y cambios en la normativa laboral para que tu empresa no sufra multas u otro tipo de consecuencias legales. Aquí, te compartimos los puntos más fundamentales sobre el Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas:
¿Qué es el REPSE?
Si te preguntas qué es el REPSE, el acrónimo hace referencia al Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas. Dicho registro es público y fue creado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) debido a la reforma de outsourcing en la Ley Federal del Trabajo, la cual fue aprobada en abril de 2021. Todas aquellas empresas que proporcionan servicios u obras especializadas deben tener este registro especial, al emplear personas que están a disposición del contratante.
¿Para qué sirve el REPSE?
Además de saber qué es el REPSE, este registro sirve para regular y hacer más transparente la subcontratación de trabajadores en el territorio mexicano. Así, la normativa busca proteger los derechos laborales de los empleados que son subcontratados. Esto para que tengan los mismos derechos que cualquier otro trabajador, como te contamos en el próximo apartado sobre qué es el REPSE en relación a sus beneficios.
¿Cuáles son los beneficios del REPSE?
Aquí las principales ventajas del REPSE:
- Protección de derechos de los trabajadores: asegura que todos los empleados subcontratados gocen de los mismos derechos y beneficios que los empleados directos.
- Previene la evasión fiscal y la economía informal: contribuye a que las empresas que optan por la subcontratación cumplan con las obligaciones fiscales y legales, para el desarrollo económico del país.
- Menos riesgos legales y fiscales: si tu empresa opera dentro de los límites legales establecidos, entonces, hay menos riesgos de tener sanciones o multas.
Por cierto, hay muchos factores por los que puedes distinguirte como un top employer. ¿Quieres conocerlos en detalle? Descúbrelos en este episodio de Amazing People Podcast by Crehana junto a Silvia Dávila, CEO de Danone:
¿Qué son los Servicios Especializados del REPSE?
Este enfoque responde a la necesidad de justificar la externalización de ciertas labores, siempre y cuando dichas actividades no formen parte del objeto social o la actividad principal de la empresa contratante. Ahora bien, ¿qué comprenden los servicios especializados? Abarcan una amplia gama de actividades, desde instalaciones y remodelaciones en entornos industriales hasta labores de limpieza, mantenimiento, jardinería, y servicios de vigilancia. Además, se incluyen en esta categoría empresas de tecnología de la información que implementan o capacitan en las instalaciones de sus clientes.
De esta forma, la obligatoriedad de registro en el REPSE para estos servicios se convierte en un factor determinante para garantizar la transparencia y equidad en las prácticas laborales.
¿Quiénes deben registrarse en el REPSE?
Si prestas servicios o ejecutas obras especializadas, y pones a trabajadores propios a disposición del contratante para su realización, debes registrarte en el padrón del REPSE (Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas). Para personas físicas o morales. Por lo tanto, si eres prestador de servicios especializados pero no tienes trabajadores a disposición de un tercero, entonces no debes registrarte.
Ahora bien, tienes que demostrar que te encuentras al día con tus obligaciones fiscales y de seguridad social, además de acreditar la naturaleza especializada de las actividades que quieres registrar.
¿Cuáles son los requisitos del REPSE?
Hay 2 requisitos fundamentales:
- Debes demostrar tu carácter especializado, así como también de la actividad que deseas registrar.
- Debes estar al corriente con tus obligaciones fiscales y de seguridad social ante el SAT, IMSS e INFONAVIT.
¿Cómo registrarse en el REPSE?
¿Debes registrarte en el REPSE? Aquí te compartimos el paso a paso para que puedas hacerlo sin inconvenientes, luego de que hayas ingresado a la página oficial:
1. Ingresa a la plataforma
Para eso, debes contar con la firma electrónica (e.firma).
2. Espera la verificación automática
El sistema del REPSE hará una consulta automática y en tiempo real para verificar si te encuentras en cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social con el IMSS, SAT e INFONAVIT. ¿Qué ocurre luego?
- Si la respuesta de las tres instituciones es positiva, pasarás a la siguiente fase.
- Si es negativa, el sistema dará por terminado el trámite de registro y deberás asistir a la institución correspondiente para solucionar el problema.
3. Escribe tus datos
Si la constatación de las obligaciones ha sido positiva, el sistema del REPSE te pedirá datos del representante legal, sobre el acta constitutiva o constancia de situación fiscal y del notario o corredor público.
4. Indica el nivel y categoría de riesgo
Para este paso, debes tener en cuenta el “catálogo de actividades para la clasificación de las empresas en el seguro de riesgos de trabajo” del IMSS.
5. Registra tu actividad
En el siguiente paso de registro en el REPSE, debes indicar cuál es la actividad que quieres registrar según la constancia de situación fiscal.
6. Carga la constancia de situación fiscal
Posteriormente, debes subir la página escaneada en la que se indican las actividades que quieres registrar o, en su defecto, el acta constitutiva en el que aparece el objeto social.
7. Escribe las actividades a registrar
En la plataforma del REPSE, deberás redactarlas de forma literal tal como figuran en tu constancia de situación fiscal o en el objeto social.
8. Indica la categoría de las actividades
Asimismo, deberás verificar un cuestionario por cada una de las actividades que quieras registrar.
9. Sube la documentación en PDF
¿Qué documentos necesitas para culminar el registro en el REPSE? Los siguientes:
- Identificación oficial vigente de la persona física o representante legal.
- Poder notarial.
- Acta constitutiva o constancia de situación fiscal.
- Constancia de inscripción en el RFC.
- Registro patronal ante el IMSS.
- Comprobante de domicilio.
- Comprobante de la nómina.
A propósito, puedes agilizar la gestión de RR. HH. con una plantilla de nómina en Excel que puedes editar y reutilizar en todo momento. De esta forma, podrás simplificar esta tarea y ahorrar tiempo considerable.
Vista previa de la plantilla de nómina en Excel elaborada por Crehana
10. Recibirás un número de folio
Como consecuencia de haber realizado todo lo anterior, el sistema del REPSE te asignará un número de folio con el que podrás hacer seguimiento del registro. En caso de finalmente obtenerlo, quedarás inscripto en el padrón, el cual es público y está disponible en Internet.
¿Cómo saber el estado del trámite del REPSE?
Para conocer cuál es el estatus de tu trámite en el REPSE, primero debes ingresar a la plataforma con el número de folio correspondiente. Se te indicará la fecha en la que ingresó la solicitud de registro en el REPSE, la etapa en la que está y la fecha en la que deberías recibir una respuesta. En general, esto ocurre a partir de los 20 días hábiles desde que se ingresó la solicitud.
¿Por qué pueden denegar el registro en el REPSE?
En la mayoría de los casos, pueden denegar el registro si es que no se cumplen con las obligaciones fiscales y de seguridad social. También, puede ocurrir que los documentos que hayas cargado en la plataforma no sean legibles (procura que estén correctamente escaneados) o porque las actividades que quieres registrar no corresponden con las que figuran en el objeto social o en la constancia de la situación fiscal que has presentado. A pesar de eso, puedes volver a solicitar el registro, si primero has resuelto la inconsistencia o irregularidad detectada.
¿Hay que renovar el registro en el REPSE?
¡Claro que sí! No olvides hacerlo. Cada tres años debes tramitar la renovación a través de la plataforma online del REPSE.
Otros aspectos a considerar sobre qué es el REPSE y su aplicación
Además de saber qué es el REPSE, para qué sirve y cuáles son sus principales beneficios, tienes que conocer los puntos más sobresalientes de esta reforma a la Ley Federal del Trabajo para cumplir con las obligaciones en materia de registro. Aquí te las compartimos:
- Poner a disposición trabajadores propios en beneficio de un tercero tiene lugar cuando uno o más trabajadores llevan a cabo los servicios especializados en un espacio o centro de trabajo distinto de aquel con quien guardan una relación laboral.
- El contratista debe contar con el REPSE y debe quedar plasmado en el instrumento jurídico suscrito entre las partes.
- Si los trabajadores de una empresa desarrollan labores en las instalaciones de otra, se considera que se pone a disposición personal, cuando los trabajadores de la primera desempeñen sus labores en las instalaciones de la segunda de forma permanente, indefinida o periódica.
¿Qué gestiones de RR. HH. tener en cuenta?
En base a toda la información del REPSE que te hemos compartido aquí, es probable que te preguntes qué gestiones debes tener en cuenta desde Recursos Humanos para asegurar un ambiente laboral conforme a la nueva normativa. Al respecto, te compartimos algunas recomendaciones esenciales a continuación:
Control del cumplimiento normativo
La vigilancia ejercida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social sobre las prestadoras de servicios especializados y las empresas contratantes destaca la importancia de un control detallado desde Recursos Humanos. Este control busca establecer una colaboración beneficiosa para ambas partes, asegurándose de que se cumplan las obligaciones legales y normativas del REPSE.
Por ejemplo, una vez que se obtiene el registro, es importante incluirlo en cada uno de los contratos que se celebre. ¿Qué debe contener? “El número de registro y los folios de las actividades del objeto social o la constancia de situación fiscal registrados en el Padrón y que correspondan con la actividad específica subcontratada”, según el sitio oficial.
Actualización de la documentación del REPSE
La gestión eficiente de la documentación asociada a la subcontratación es esencial. Desde contratos hasta certificaciones de colaboración en conformidad con la ley, la documentación debe manejarse de manera centralizada. La implementación de sistemas de gestión documental en Recursos Humanos se vuelve crucial para acceder fácilmente a la información, compartir documentos necesarios y agilizar respuestas en caso de inspecciones por parte de la STPS.
A cuento de las gestiones de Recursos Humanos, recuerda que también es importante que cuides todo el ciclo de vida de tus empleados, teniendo en cuenta su desarrollo y desempeño, así como también el clima laboral. Para eso, las soluciones de Crehana son las indicadas.
El Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas en México es una parte integral de la reforma de outsourcing de la Ley Federal del Trabajo. Esta herramienta es clave para la regulación y para asegurar la transparencia en las subcontrataciones.
Si tu organización opta por este modelo, tienes que saber qué es el REPSE y en qué consiste la normativa, cuáles son los requisitos y cuál es el paso a paso para el registro en el padrón.
Sin duda, las gestiones desde Recursos Humanos juegan un papel crucial para el control del cumplimiento. ¡Mantente al día con las reformas!