¿Qué es outsourcing para que sirve en una empresa? | Crehana
¿Qué es outsourcing? Simplifica las tareas y enfócate en tu crecimiento

¿Qué es outsourcing? Simplifica las tareas y enfócate en tu crecimiento

Última actualización 24 de Agosto del 2022Tiempo de lectura: 10 min.

Flor Medina

¿Conoces cuáles son los beneficios del outsourcing? Cuando una empresa va creciendo y se van creando nuevas áreas, el equipo de trabajo también se expande y las tareas se incrementan. Esto puede traer ciertas dificultades, sin embargo, a través del outsourcing, es posible simplificar los procesos de tu negocio. 

Pero, ¿qué es el outsourcing? Si es la primera vez que escuchas este término, ¡no te preocupes! En esta nota, te contaremos qué es el outsourcing y para qué sirve, por qué está ganando tanta popularidad entre las empresas y qué debes tomar en consideración antes de externalizar un servicio. 

Conocer cómo funciona el outsourcing es muy importante, ya que te permitirá concentrarte solo en lo que sabes y amas hacer. Delegando otras actividades a profesionales capacitados a quienes podrás confiar la seguridad de tu negocio. 

¿Qué es el outsourcing?

Si eres un emprendedor que recién está empezando, seguro te estarás preguntando qué es el outsourcing y cómo puede beneficiar a tu empresa. La respuesta es sencilla, mediante el outsourcing, podrás identificar qué tareas o rutinas podrían optimizarse si terceros se encargaran de ellas. 

Es decir, la definición de outsourcing consiste en delegar funciones a una empresa o equipo especializado en ellas, para aumentar la producción, acceder a nuevas tecnologías o abaratar los costos dentro de la organización. 

¿Es esto posible? ¡Claro que sí! Dentro del mercado podrás encontrar diferentes tipos de empresas outsourcing que se encargan de ofrecer servicios especializados a entidades u organizaciones. Estos pueden abarcar desde el servicio de limpieza, pasando por la contabilidad hasta la asesoría estratégica en comunicaciones.

Qué es el outsourcingFuente: Pexels

¿Para qué sirve el outsourcing dentro de una empresa?

El outsourcing, también conocido como tercerizar o subcontratar, consiste en externalizar un trabajo mediante la contratación de una empresa o persona que no pertenece a la organización. 

El objetivo del outsourcing es reducir los gastos en operaciones fuera del giro del negocio para obtener una mayor rentabilidad. Por ejemplo, las agencias de publicidad, diseño gráfico, comunicación o contabilidad pueden ayudar a las empresas a elevar su productividad y les permite enfocarse exclusivamente en los objetivos de su negocio.

Por otro lado, contratar una empresa outsourcing es una forma de poder acceder a herramientas más complejas o de mayor calidad que, de manera individual, resultaría difícil de conseguir. Por ejemplo, existen negocios especializados en ofrecer tecnología de primer nivel o capacidades que la empresa no posee.

Ejemplos de outsourcing

¿Quieres saber cómo se usa el outsourcing? Aquí te dejamos algunos ejemplos de los procesos más comunes que se suelen tercerizar dentro de las empresas:

1. Contabilidad

Todos los negocios necesitan tener un área de contabilidad, sin embargo, existen firmas especializadas que pueden gestionar esta actividad demandante a un costo más bajo que el que representaría contratar un profesional. En ese sentido, solo se le debe proveer de información al servicio de outsourcing y este será el encargado de calcular los egresos, ingresos y de generar los demás reportes. Esto resultará más económico, ya que se hace un pago único en vez de pagarle a todo un departamento. Debes recordar que esto no solo incluye el sueldo, sino también los beneficios sociales, seguro, bonos, etc.

2. Comunicación y publicidad

El outsourcing también es muy frecuente dentro de las áreas creativas, como la publicidad, la comunicación y el marketing. Generalmente, las organizaciones contratan a agencias que se encargan de diseñar y ejecutar las actividades de promoción para poder difundir el mensaje de la empresa a su público objetivo. 

3. Atención al cliente

El servicio de atención al cliente es uno de los más frecuentes dentro de las estrategias de outsourcing. Los conocidos call centers se encargan de tener un equipo preparado para recepcionar las llamadas telefónicas y brindar una atención personalizada de acuerdo a las necesidades de los clientes. 

4. Fabricación de productos

En muchas ocasiones, empresas grandes optan por contratar servicios de outsourcing para producir sus productos en lugares donde los recursos tengan un precio más económico. Así, la empresa solo se ocupa de su distribución y comercialización. 

Ejemplos de outsourcingFuente: Pexels

¿Cómo contratar un servicio de outsourcing?

Ahora que ya sabes qué es outsourcing, es momento de conocer cuáles son las medida que debes tomar al momento de contratar este tipo de servicio. 

¿Sabías que casi todos los servicios se pueden tercerizar bajo la modalidad de outsourcing? La clave estará en comparar los costos de lo que se va a contratar con los costos de hacerlo en la misma empresa. Esto indicará cuándo es mejor contratar a profesionales especializados.

Rosario Gianola, profesora del curso online de Simplificación de procesos para negocios, menciona algunos aspectos a considerar al momento de querer adquirir un servicio de outsourcing para tu negocio: 

  • Asegurar el cumplimiento de la calidad esperada: debes tener en claro tus expectativas, hacer un acuerdo del nivel de servicio predeterminado y hacer un seguimiento y control del trabajo del outsourcing. 
  • Necesidad de madurez organizacional para operar con terceros: a medida que una empresa crece, la empresa madura y la capacidad de especificar y controlar los procesos clave se incrementa y te permite subcontratar tareas más complejas. 
  • Generar planes de contingencia: en ocasiones, la contratación de outsourcings puede poner en riesgo la continuidad del negocio, ya sea porque el proveedor no puede cumplir con la entrega del trabajo o porque los costos aumenten a un nivel que exceda tus capacidades. Para esos casos, te recomendamos tener varios proveedores. 

contratar un outsourcingFuente: Pexels

¿Cuáles son las ventajas del outsourcing?

Liderar un negocio no es un trabajo sencillo. Y aunque cualquier emprendedor espera que su negocio crezca, la realidad es que con ello también se incrementan las tareas y responsabilidades. Sin embargo, ahora que ya sabes qué es outsourcing, podrás tener la oportunidad de delegar ciertos procesos y concentrarte en aquello en lo que eres bueno. 

Si quieres conocer lo beneficioso que es el outsourcing, a continuación te mencionaremos cómo puede ayudarte en el desarrollo de tu negocio: 

1. Reducirás los costos en tu empresa

Una de las principales ventajas del outsourcing es que te permitirá ahorrar dinero de manera significativa, ya que no tendrás que invertir en la contratación de nuevos empleados especializados en funciones ajenas a tu giro de negocio.

2. Transformarás tus costos fijos en variables

Otra de las características del outsourcing es que te permitirá reducir tu inversión en tecnología o infraestructura. Así ya no tendrás que comprar aparatos u oficinas con un elevado costo. Y por si fuera poco, no serías el / la responsable ante cualquier imprevisto.

3. Reducirás el riesgo

Siguiendo con la línea de la reducción de riesgos, contratar empresas outsourcing te permitirá trasladar parte del riesgo empresarial a tus proveedores. Con el dinero no invertido, podrás dar rienda suelta a nuevos proyectos de innovación o crecimiento para tu empresa.

4. Mejorarás la calidad de tu producto o servicio

Al recurrir a la modalidad outsourcing, adquirirás la experiencia de profesionales especializados en su área, quienes llevan bastante tiempo realizando un tipo de trabajo en específico, por lo que conocen perfectamente lo que hacen y saben cómo hacerlo de la mejor manera. Esto te permitirá asegurar un buen resultado en los proyectos.

5. Aumentarás la productividad en tu empresa

Al contratar servicios outsourcing, serás capaz de reducir los tiempos de entrega de los proyectos. Esto debido a que no tendrás que seleccionar o formar a un equipo. Además, cuando realizas este tipo de subcontratación, se establece un tiempo de entrega definido, así podrás comparar métricas y verificar que al hacer outsourcing, tu productividad se habrá incrementado.

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6. Mejorarás los procesos de innovación

Al tercerizar, reducirás los costos y el tiempo de ejecución de algunas actividades fuera de tu línea de negocio. De esta manera, podrás disponer de más tiempo y recursos para diseñar proyectos de innovación y posicionar tu marca dentro del mercado añadiéndole un valor diferencial.

7. Obtendrás mayor flexibilidad

El servicio de outsourcing te brindará la oportunidad de adaptarte más rápidamente al mercado. Existen diferentes tipos de empresas outsourcing y podrás escoger aquella que se acomode a tus necesidades y tu capacidad adquisitiva. De esta manera, tus gastos serán precisos y la inversión estará bien hecha.

8. Accederás a las últimas tecnologías

Al contratar de una empresa de outsourcing, dispondrás de tecnología disruptiva sin hacer grandes inversiones en equipos o personal especializado, ya que este tipo de empresas cuentan con todo el equipo necesario para garantizar la alta calidad de los procesos que llevan a cabo.

9. Aumentarás tu competitividad

Externalizar te servirá para lograr una buena posición estratégica en tu mercado competitivo. El outsourcing te permitirá reducir los costos de tu empresa y lograr una mayor productividad de forma flexible. Así podrás enfocarte en cómo sobresalir de la competencia y posicionarte como marca. 

ventajas del outsourcingFuente: Pexels

¿Cuáles son las desventajas del outsourcing?

Aunque aplicar el  outsourcing pueda sonar como algo maravilloso (y sí que lo es), debes tener en cuenta algunas limitaciones que forman parte de este modelo.  

En ese sentido, para que puedas considerar los diferentes aspectos que forman parte de lo que es outsourcing, presta atención a los siguientes detalles del modelo de tercerización:

  • Dependencia de terceros en cuanto a innovación.
  • Pérdida de contacto con las últimas tendencias y tecnologías.
  • Entrega de inteligencia comercial a terceros.
  • Retrasos inesperados por parte de la empresa de outsourcing.
  • Reducción de control en la realización de tareas específicas.

¿Qué tipos de outsourcing existen?

Si crees saber qué es el outsourcing en su totalidad, piénsalo de nuevo. A continuación, te comparto los distintos tipos de outsourcing que existen:

1. Táctico

Este modelo outsourcing sirve para la realización de una tarea específica y no tan imprescindible para la empresa. Su motivo principal es la reducción en los costos. Por ejemplo, un servicio de limpieza.

2. Estratégico

En este modelo de outsourcing, se establece una relación muy estable con un tercero. Se considera como una alianza estratégica que toma forma de acuerdo a la codependencia que existe entre la tarea y las demás funciones de la organización. Son buscadas para mejorar la capacidad de la empresa con respecto a una tarea específica. Por ejemplo, una agencia de marketing digital.

3. Co-Sourcing

En este modelo, tanto la empresa outsourcing como la empresa que contrata,  comparten responsabilidades y los riesgos que existen en la prestación del servicio. Es decir, existe una relación de sociedad entre las organizaciones.

4. In house

Esta modalidad de outsourcing se produce cuando el especialista contratado para el servicio de outsourcing, realiza sus tareas dentro de las instalaciones de la empresa que las solicita.

5. Offshoring

Este es el nombre de la modalidad de outsourcing que tiene lugar cuando una empresa contrata a una compañía extranjera para manejar tareas o manufacturar sus productos. Suele suceder que una empresa extranjera ofrece menores costos de producción. Por ejemplo, este suele ser el caso de China para muchos mercados en el mundo. 

6. Off Site

Estos son los servicios outsourcing ejecutados dentro de las instalaciones de las empresas que prestan el servicio y luego son distribuidos al consumidor.

tipos de outsourcingFuente: Pexels

¿Cuáles son las etapas del outsourcing?

Para implementar de manera correcta la externalización de los servicios de tu empresa, debes tomar en consideración las siguientes pasos para hacer outsourcing:

1. Análisis

En esta etapa, el equipo designado de la implementación deberá definir las áreas de la empresa que necesitan optimizarse. De esta manera, podrán saber qué tipo de outsourcing necesitan contratar. 

2. Selección

En segundo lugar, se deberán definir las tareas y actividades que deben delegarse a un proveedor de servicios de outsourcing. Esto es muy importante para el momento en el que se quiera llegar a un acuerdo con el proveedor, ya que de ello dependerá la cotización. 

3. Licitación

Hay diversas ofertas en el mercado para realizar los servicios de outsourcing que estás buscando. Por ese motivo, deberás listar las de tu agrado y conducirlas por un proceso de decisión de compra efectivo.

4. Contratación

Una vez que hayas elegido a la empresa de outsourcing que más se adapte a tus necesidades, deberás redactar un contrato que establezca las obligaciones, las restricciones y otros aspectos legales.

5. Adaptación

Como todo en la vida, existe un proceso de adaptación. En este proceso, ambas empresas se conocerán y adaptarán a la forma de trabajo. Lo ideal es que puedas construir una relación de confianza con la empresa outsourcing a través del cumplimiento del trabajo al tiempo acordado. 

6. Evaluación

Aquí deberás medir el desempeño y optimizar las estrategias de manera conjunta para mejores resultados. Si encuentra algo que no está funcionando bien, comunícaselo a la empresa de outsourcing para que puedan arreglarlo y realizar un mejor trabajo. 

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¿Cuál es el impacto del outsourcing en la era digital?

Los procesos de outsourcing son una práctica que se viene realizando desde hace algunos algunos años. Sin embargo, en la actualidad ocupan un papel importante en los procesos de transformación digital de las empresas. 

De acuerdo con el portal BMI, no basta con reconocer las necesidades que tiene un negocio en materia tecnológica e identificar las herramientas idóneas para satisfacerlas de manera interna, pues también es importante tener claras las posibilidades que se abren cuando se considera al outsourcing para dichas tareas.

Por ejemplo, hoy en día, muchas empresas suelen recurrir a diferentes servicios en la nube para poder ejecutar procesos y gestionar información importante. Los servicios de outsourcing son una alternativa que facilitan este tipo de trabajo y te liberan de aquellas funciones no esenciales que te quitan tiempo y te distancian de tus objetivos empresariales. 

outsourcing en la era digitalFuente: Pexels

El outsourcing es una solución que debes sí o sí considerar para que puedas centrarte en solo en lo que amas hacer. Sin importar el tamaño de tu empresa, esta herramienta puede ser de mucha utilidad y elevará la productividad de tu negocio. 

Ya tienes todos los conocimientos para empezar a implementar una estrategia de outsourcing dentro de tu empresa. En el caso de que desees ampliar tus conocimientos sobre gestión de negocios, te recomendamos darle un vistazo a nuestras Academias Crehana

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¡Nos vemos en la siguiente nota!

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